トピックの導入の促進を開始する

導入を開始する前に、ナレッジ管理とトピックに関連する概念を理解する必要があります。 次の図は、トピックの検出とキュレーション中の動作を示しています。

トピック アーキテクチャのグラフィック。

  • 検出: ユーザーはトピック カードを使用して、毎日使用しているアプリのナレッジを発見できます。また、Microsoft Search でトピックを検索することもできます。
  • キュレーション: 対象分野の専門家 (SME) はトピック ページを通じてトピックを絞り込み、その入力情報から AI が学習します。 トピック センターには、ユーザーが探索できるトピック ページと専門家が管理できるトピック ページが含まれています。
  • 識別: Microsoft Graph と人工知能 (AI) の知識により、ナレッジとユーザー (トピックやスキルなど) が識別され、関連するトピックに自動的に編成されます。 SharePoint コンテンツには、セキュリティ コンテンツでインデックスが作成されます。
  • 拡張機能: Microsoft Graph コンテンツ コネクタ (近日公開予定) では、外部サービスとデータ リポジトリからナレッジを取り込むことができます。

詳細については、概要の 概要 を確認できます。

次の点に注意してください。

  • より多くのコンテンツが利用可能なほど、トピック検出が改善されます。
  • 新しいエクスペリエンスで情報が表示された場合でも、データのセキュリティ、プライバシー、場所は保持されます。
  • トピックを表示するには、ユーザーにライセンスが必要です。
  • 検出は、最初に英語のコンテンツで行われます。

準備のために、次の質問を考えます。

  • トピックの検出にどんなコンテンツを使用しますか?
  • 誰がトピックを管理しますか?
  • 誰がトピック カードやハイライトを閲覧しますか?
  • どんなトピックを必要ですか?

トピックを最大限に活用するための前提条件の一覧を確認します。

製品または機能 説明
SharePoint Online と最新の SharePoint ページ トピック マイニングには SharePoint サイトのコンテンツのみが含まれており、トピック カードはモダン ページでのみ表示できます。
Microsoft Graph Microsoft Graph の設定を使用して、Search または Delve にトピックを含めるか除外するかどうかを制御できます。

導入計画

トピックの導入を計画するには、次の作業を行う必要があります。

導入を計画する手順を示す図。

  1. アプローチとターゲット シナリオを計画する:

    • シナリオの定義と優先順位付けを考 えてみましょう
    • 関与する必要がある 利害関係者 とプロジェクト チーム メンバーについて考えます。
    • 目的のビジネス結果と 、成功を測定する方法を決定します。
  2. 組織を関与させる:

    • 関与する必要があるビジネス グループとビジネス チームを特定し、計画しているシナリオに合わせて調整します。
    • 重要な早期のフィードバックを得られるよう、早期導入者を関与させる方法を考え始めます。こうして、最良のソリューションに至るための反復ができるようになります。
    • コミュニティの構築を開始し、organizationのさまざまなグループでトピックを使用する方法について考えます。
  3. organizationをトレーニングする: ほとんどのユーザーは、トピックの概念とトピック カードが関連情報をコンパイルする方法を直感的に理解し、値を理解して確認します。 ただし、トピックの使用方法を示すために、独自のカルチャとorganizationに合わせたトレーニングを作成することもできます。 一部のトレーニング リソース:

  4. チャンピオン ネットワークを構築する:

    • 専門家から成るコミュニティ、つまり推進者のネットワークが既に機能している場合もあります。 これらのネットワークは、交流と伝道を行い、仲間が互いに助け合う優れた方法です。 そして、彼らは成功事例を共有することができます。これは貴重な可能性があります。 アドバイスや刺激を与えてもらうことができます。
  5. 導入サイトで他のリソースを表示します

ターゲット シナリオ

トピックを正常に使用できるように、organizationでトピックを使用する方法を決定します。 ナレッジ管理とトピックがorganizationに役立つシナリオをいくつか次に示します。

  • ロールオンボード & トレーニング: 新しいorganizationの用語、主要なプロジェクト、カルチャを理解することは、オンボードの重要な手順です。 トピックを簡単に見つけることができれば、新しい従業員は新しい仕事、役割、プロジェクトをすぐに把握することができます。
  • 専門知識の検索と情報共有: トピックを管理して共有すると、組織内のユーザーは、日々の作業に役立つ情報や専門家をより簡単に見つけることができます。
  • 意思決定の拡大と市場投入までの時間の短縮: 情報や専門家に容易にアクセスできる場合、より簡単に意思決定を行い、プロジェクトにかかる時間を短縮できます。

ロールオンボードのシナリオ例

人事管理者は、新しい従業員に対して会社と所属するチームの新人研修を行うための情報を提供する必要があります。 迅速かつ効率的にオンボードする必要がある適切なリソース、ドキュメント、チーム メンバーをポイントしたいと考えています。 新しい従業員が複数のリポジトリを検索したり、既に使用しているアプリケーションから離れたりすることなく、必要な情報をすばやく見つけることができるソリューションを探しています。

例:

  • 従業員 (ヨルダン) が新しいロールを引き受けているか、新しく採用され、ロールから始まったばかりです。 ヨルダンはできるだけ早く関与し、生産性を高めたいと考えています。 しかし、ヨルダンは出発点を見つけるのにも助けが必要です。
  • ジョーダンが新しい従業員やその情報を探している他の人を助けることができるトピック ページを作成する前に、ロールを務めていた同僚 (キム)。
  • Kim は SME であり、未確認のトピック ページを見るアクセス許可を持っていました。 未確認のトピック ページは、AI が検出して作成したページに関する優れた出発点です。また、Kim はそのページを編集して専門家のリソース、定義を追加し、その他のリソースをピン留めすることもできます。
  • ヨルダンが SharePoint の新しい投稿を読み上げると、トピックの強調表示が表示され、その上にカーソルを合わせて用語の定義をすばやく取得し、他の質問に連絡するユーザーが表示されます。 以前は、Jordan は、この情報を探し回り、ある事柄について質問する人を同僚に確認することが必要な場合がありました。
  • トピックを通じてこの情報を公開することは強力な場合があります。 この情報は以前から入手していたかもしれませんが、サイロ化されていて見つけづらかった可能性があります。 ヨルダンが使用しているアプリケーションにそれを取り込み、これらの専門家を見つけるのを助けることも、エンゲージメントとコミュニティの感覚を促進することができます。 また、これにより、新しい役割に取り組む際に権限が付与されていると感じることもできます。

このシナリオを自動化すると、次のことを確認できます。

  • 新しい従業員は、適切なプロジェクトで適切な担当者とすばやくつながることができます。
  • 新しい従業員は、仕事の流れの中で最新のプロジェクト情報にすぐにアクセスできます。
  • 検索の時間が大幅に短縮されます。
  • 新人研修の時間が大幅に短縮されます。

カスタマー コール センターのシナリオ例

顧客サービスがファイルや専門家をすばやく見つけて、通常とは異なる税金の質問に役立ち、他のユーザーがトピックに簡単にアクセスできるように回答をすばやく文書化することができます。

たとえば、サポート担当者は、顧客をサポートできるように、サポート情報記事、ドキュメント、ポリシーをすばやく見つける必要があります。 複数のデータ ベース、リポジトリ、またはアプリケーションを手動で処理したり、呼び出しをディスパッチしたりすることなく、適切なタイミングで適切な情報を見つけたいと考えています。 また、会話の流れの中で、メインの通話プロンプトとアクセス ポリシー、規制、ガイドライン内に留まるソリューションを探しています。これにより、質問に迅速に対応し、ケースを更新できます。

トピックを使用してこのシナリオを自動化すると、次のことを確認できます。

  • サポートの通話時間を短縮します。
  • 第 2 層と第 3 層のサポートへのエスカレーションを削減します。
  • 特定のケースでの折り返し電話の数を減らします。
  • 顧客満足度を向上させます。

シナリオに優先順位を付ける

シナリオを特定したら、シナリオに優先順位を付けることができます。

優先順位を付ける 1 つの方法は、シナリオをグリッドにプロットして、影響に対する実装の容易さを示すことです。 影響が大きく、実装が簡単で、それらを最優先事項にするシナリオを探します。 影響が小さく、実装が困難なシナリオの優先順位は最も低くします。 影響が大きく、実装が容易なシナリオですばやく成果を上げると、ユーザーは盛り上がり、そのトピックを使用してみたいと考えるようになります。

影響が大きく、実装が容易なシナリオは優先度が高いです。

最初に、最も重要なシナリオを 2 つ選んで焦点をしぼり、早期導入者と協力してフィードバックを得てから、段階的にロールアウトします。 これにより、反復、改善、フィードバックを得ることができ、時間の経過とともに導入を拡大できます。

関係者の特定

プロジェクトの関係者を特定します。 重要な役割は、エグゼクティブ スポンサー、サクセス オーナー、チャンピオンです。

ロール 責任 部署
エグゼクティブ スポンサー ハイレベルなビジョンと価値を会社に伝える 経営幹部のリーダー
プロジェクト リード 起動の実行と展開プロセス全体を監視する プロジェクト管理
ナレッジ管理者 トピックの設定と構成 IT 部門
ナレッジ マネージャー トピックを管理し、分類を監視する 任意の部署
分類マネージャー 分類を監視する 任意の部署
主題の専門家とトピックの共同作成者 トピックと説明を生成または確認する 任意の部署
チャンピオン 宣伝とクレーム処理の管理を支援する 任意の部署 (スタッフ)
テナント管理者 テナント レベルの設定を構成する IT 部門
Power プラットフォーム管理者 Dataverse 環境を構成する IT 部門
検索管理者または検索マネージャー 検索の設定を構成する IT 部門

大規模なorganizationでは、これらのロールに複数のユーザーが含まれる場合もあり、それらの間の調整を促進する必要があります。 小規模な会社では、1 人のユーザーがこの役割のいくつかを実行する場合があります。 プロジェクトのフェーズごとに異なる役割が関与するかもしれません。 たとえば、管理者は機能の設定に関与しますが、トピックの定義を開始するまで、主題の専門家やチャンピオンは関与しません。

ロールアウトを通じてこれらの各ロールを満たすことをお勧めしますが、特定されたソリューションの使用を開始するために、それらすべてを必要としない場合があります。

成功計画を作成する

これらのインジケーターを使用して、organizationのトピックの成功を測定します。 見てください:

  1. トピックの使用法:
    • トピックの印象。
    • トピックの量 (自分がキュレーションしたトピック一覧にある、確認済みのものと、未確認のものの両方)。
    • 公開されているトピック ページ数。
  2. トピック カードからのエンドユーザーのフィードバック。
  3. 従業員の満足度調査を行います。 トピックは、従業員が情報を見つける能力を向上させる必要があるため、そのエクスペリエンスに関する入力とフィードバックを収集する方法を見つけます。
  4. 検索分析へのプラスの影響。 トピックは検索エクスペリエンスに表示されるため、時間の経過と同時に、検索でトピックを見つけやすくなるため、破棄された検索の割合が低下する可能性があります。

チャンピオン ネットワークを構築する

organizationでチャンピオン ネットワークを構築します。 チャンピオンは次のことができますので重要です。

  • チーム内で影響力の円を作成する
  • トピック管理 & メンテナンスを推進する

ナレッジ マネージャーや分野の専門家など、さまざまなロールからチャンピオンを募集できます。

多くのチャンピオン ネットワークでは、プラットフォームとしてViva Engageが使用されています。 Viva Engageでは、ユーザーは質問を投稿して回答を得たり、成功事例を共有したりできます。 会社全体の人々のネットワークに頼って、同僚にアドバイスを提供し、他のチームが自分のシナリオについて考えることができるように、チームがどのようにトピックを使用しているかを示すことができます。

一部の組織では、ハッカソン (正式または非公式、仮想、または個人) を使用して、特定のプロジェクトに取り組む人々のグループを収集しています。 たとえば、主題の専門家を集め、それらを連携させてトピック ページのセットをキュレーションできます。

チャンピオンを認識する方法について考えてみましょう。 活動に報い、認識を与え、魅力的なコミュニティを生み出すことにより、従業員は投資から何かを取り戻しながら、重要な何かに貢献していると感じることができます。

ロールアウトの準備ができたので、継続的なエンゲージメントを奨励していることを確認します。

  • チャンピオンのアクティブなViva Engage グループを維持します。
  • 成功事例を共有する。
  • ストーリーを共有したり、新機能を導入したりするために、定期的にエンゲージメント イベントをホストします。
  • ユーザーに課題を設定し、コンテストを実行します。

次の手順

トピックをロールアウトする準備ができたら、ユーザーを関与させる必要があります。

  • 機能セットを紹介したり、参加者に自分のシナリオを考えてもらったりします。
  • 関係者を集め、シナリオを作成します。
  • コミュニティを活発化させ、参加者を関与させる方法を考えます。
  • 次に、準備手順を完了します。 技術的な準備とビジネスの準備が可能なものもあります。
  • 最後に、交流と推進を行います。
  • ディスカッションに参加し、 トピック コミュニティで最新のイベントを確認します。