Excel データが Word の差し込み印刷操作で書式設定を保持しない

Microsoft Word で差し込み印刷を実行し、受信者の一覧のデータソースとして Microsoft Excel ワークシートを使用する場合、一部の数値データは、差し込み印刷時に書式設定を保持しない場合があります。

この動作は、次の表に示すように、書式設定されたパーセンテージ、通貨値、郵便番号に適用されます。

フォーマット Excel データ内 Word 差し込みフィールド内
パーセンテージ 50% 0.5
通貨 $12.50 12.5
郵便番号 07865 7895

原因

この動作は、Word の受信者の一覧のデータが、データを保持するワークシート セルに適用される書式設定を使用せずに、Excel が格納するネイティブの書式設定で表示されるために発生します。

解決方法

この動作を解決するには、以下のいずれかの方法を使用します。

方法 1

動的データ交換 (DDE) を使用して、使用するデータを含む Excel ワークシートに接続します。

  1. Word を起動し、新しい空白の文書を開きます。
  2. [ファイル] > [オプション] を選択します。
  3. [詳細設定] タブで、[全般] セクションに移動します。
  4. [文書を開くときにファイル形式の変換を確認する] チェック ボックスをオンにして、[OK] を選択します。
  5. [差し込み文書] タブで、[差し込み印刷の開始] を選択し、[差し込み印刷ウィザード] を選択します。
  6. [差し込み印刷] 作業ウィンドウで、作業する文書の種類を選択し、[次へ] を選択します。
  7. [ひな形の選択] で、ひな形を選択し、[次へ] を選択します。
  8. [受信者の選択] で、[既存のリストを使用] を選択し、[参照] を選択します。
  9. [データソースの選択] ダイアログ ボックスで、データ ソースとして使用する Excel ブックが含まれているフォルダーを見つけ、[ブック] を選択して、[開く] を選択します。
  10. [データ ファイル形式の確認] ダイアログボックスで、[すべて表示] チェック ボックスをオンにします。 [Microsoft Excel ワークシート DDE (*.xls)] を選択し、[OK] を選択します。
  11. [Microsoft Excel] ダイアログ ボックスの [範囲名またはセル範囲] で、使用するデータを含むセル範囲またはワークシートを選択し、[OK] を選択します。

注意

これで、Excel ワークシートに表示されるのと同じ書式設定でデータが [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスに表示されます。

方法 2

郵便番号を含む Excel フィールドをテキストとして書式設定します。

  1. Excel で、[郵便番号] フィールドを含む列を選択します。
  2. [ホーム] タブで、[セル] グループに移動します。 次に、[書式設定] を選択し、[セルの書式設定] を選択します。
  3. [数値] タブを選択します。
  4. [分類] で、[文字列] を選択し、[OK] を選択します。
  5. データ ソースを保存します。 次に、Word で差し込み印刷操作を続行します。

関連情報

Word で Access または Excel データ ソースを使用すると、日付、電話番号、および通貨フィールドが正しく差し込まれない