SharePoint 情報アーキテクチャの概要

適切に計画され実行された情報アーキテクチャは、インテリジェントで高性能なイントラネット、ハブ、またはサイトの前提条件です。 効果的な情報アーキテクチャを計画するための最も重要なステップは、ユーザーを理解し、ユーザーにとって最も意味のある方法でタスクを完了するために何が必要かを見つける手助けをすることです。

情報アーキテクチャは、IT コスト、情報のオーバーロードを軽減し、コンプライアンスとセキュリティのリスクを最小限に抑えながら、ユーザーの活用、満足度、生産性を向上させるのにも役立ちます。

この記事の内容:

SharePoint の情報アーキテクチャの要素

情報アーキテクチャは、コンテンツを整理してラベルを付ける方法と、訪問者がそのコンテンツを操作して作業を完了する方法に関係します。 これには、ナビゲーション、検索、サイト階層、分類、セキュリティなどの要素が含まれます。 最新の SharePoint 情報アーキテクチャは、さらに、適切なコンテンツを適切なユーザーに確実に届け、組織のコンテンツ コンプライアンス規制に準拠する方法にも関係します。

情報アーキテクチャは、SharePoint での情報の見つけ方に関連する 6 つの主要な要素をカバーします。

  • グローバル ナビゲーション構造 – SharePoint テナント全体の最上位レベルのナビゲーションと、ユーザーがイントラネットの ホーム サイトを含むコンテンツを検索できるように、サイトを構造化する方法が考慮されます。
  • ハブ構造と編成ハブを使用して、類似したトピック、タスク、コンテンツをグループ化することができます。
  • ローカル サイトとページ ナビゲーション構造 - ユーザーがコンテンツをさらに効率的にナビゲートまたは利用できるように、各サイトおよびページでコンテンツを編成する方法。
  • メタデータ アーキテクチャメタデータは、検索と閲覧の構造、およびコンプライアンス ポリシーと保持ポリシーに影響を与えます。
  • 検索エクスペリエンス – 閲覧に加えて、ユーザーがどのように情報アーキテクチャを "消費" するか。
  • パーソナライズされたコンテンツ エクスペリエンス – 特定のコンテンツがどのように特定のユーザーおよびユーザー グループ向けにされるか。

ハブ、サイト、ページの最適な構造を設計するには、十分な計画が必要です。 また、ドメインやコンテンツに関する知識、ユーザー操作の理解、設計アプローチや Microsoft SharePoint のベスト プラクティスに関する認識も必要です。 いい計画でも、情報アーキテクチャは継続的なプロセスです。 時間の経過と共に組織を変更したり、ユーザーを変更したり、プロジェクトを変更したりします。 時間をかけて、ユーザーについて理解を深めます。これにより、コンテンツを見つけやすくすることが可能になります。

自分の役割と共同作業する方法を理解する

組織の情報アーキテクチャは、イントラネットに関与するさまざまな種類の役割 (イントラネットの所有者、部門のビジネス所有者、IT 管理者、ハブの所有者など) との共同作業により、最も効果的になります。 各役割が、どのように組織の情報アーキテクチャの継続的な保守の計画、実装、および管理を分担するのかについて詳しく説明します。

情報アーキテクチャの役割

組織のイントラネットの所有者 – 組織のイントラネットの所有者は、組織のイントラネットの全体的な方向性と調整を管理するための、意思決定者と職務部門の組み合わせで構成されます。 組織のイントラネットの所有者は、ビジネス所有者 (部門) や IT 管理者と協力して、グローバル レベルおよびハブ レベルのナビゲーションを確立します。 組織のイントラネットの所有者は、ほとんどの時間をグローバル レベルおよびハブ レベルのナビゲーションの計画と実装に費やします。

部門のビジネス所有者 – 部門のビジネス所有者は、人事、マーケティング、エンジニアリングなどの組織の広い領域を代表します。 部門のビジネス所有者は、組織のイントラネット所有者と協力して、ビジネスの領域がグローバル ナビゲーションおよびハブ ナビゲーションで適切に表現されていることを確認します。 組織のイントラネットの所有者は、ビジネスおよびユーザーのニーズが確実に満たされるように、計画段階の初期に含める必要があります。

IT 管理者 – IT 管理者は、組織のイントラネットの所有者および部門のビジネス所有者と協力して、スタート ページハブなどの高レベルのナビゲーション構造を実装します。 また、IT 管理者はサイトの作成と使用に関する特定のガバナンス ポリシーの実装も支援します。 IT 管理者は、ビジネスの変化や規模に応じて、情報アーキテクチャの計画、実装、および保守を行います。 ハブの所有者 – ハブの所有者は、組織のイントラネットのハブ レベルのコンテンツ、ブランディング、アクセス許可、およびナビゲーション要素を管理します。 ハブの所有者は、部門のビジネス所有者と IT 管理者と協力して、組織のイントラネット アーキテクチャのライフサイクル全体を通してハブの計画、作成、管理を行います。

サイトの所有者 – サイトの所有者は、サイト レベルのコンテンツ、ブランディング、アクセス許可、ナビゲーションを管理します。 サイトの所有者は、ビジネスとユーザーのニーズに応じて、ハブの所有者が許可している場合に、サイトをハブに関連付けることができます。

コンテンツ作成者 – コンテンツ作成者は、サイト コンテンツを更新したり、ニュースを発行したりする役割を果たします。 コンテンツ作成者には、サイトおよびページを変更するためのサイト メンバーのアクセス許可レベルが与えられている必要があります。 コンテンツ作成者は、実装および管理段階でサイト所有者と協力します。

コンテンツの消費者 – コンテンツの消費者は、ナビゲーションの 3 つのレベル全体でコンテンツを使用および表示する人であるため、数えられていません。 イントラネットの所有者、部門のビジネス所有者、ハブの所有者、サイトの所有者は、適切なコンテンツが見つけられ使用されるようにするために、定期的に (特に計画プロセス中に) コンテンツの消費者と関わる必要があります。

ガイドの原則 – 世界はフラットである

通常、クラシックな SharePoint アーキテクチャは、継承されたナビゲーション、アクセス許可、サイト設計と共にサイト コレクションとサブサイトの階層システムを使用して構築されます。 一度構築されると、この構造の柔軟性はなくなり、維持が困難になる可能性があります。 モダンな SharePoint エクスペリエンスでは、サブサイトは推奨されていません。 最新の SharePoint の新しい "フラット" な世界では、個別のトピック、タスク、または作業単位ごとに 1 つのサイトを作成するように計画します。 これにより、各コンテンツ コレクションの管理や責任を簡単に分散させることができます。また、リンクを壊すことなくナビゲーション アーキテクチャ内でサイトを移動する機能をサポートできるようになります。 さらに、トピックが不要になった場合には、影響を最小限に抑えながらサイトを簡単にアーカイブしたり、削除したりすることができます。

新しいフラットな世界では、情報アーキテクチャ ツールキットの一部として、サイトやコンテンツを相互に接続する方法がいくつかあります。

ナビゲーションのレベル

最新の SharePoint エクスペリエンスについて考えるべき 3 つのレベルのナビゲーションがあります:

ナビゲーション レベル

  • イントラネットを構成するサイト コレクション全体のグローバル ナビゲーション
  • 関連サイトのグループに対するハブ ナビゲーション
  • 個々のサイトでのローカル ナビゲーション

多くのイントラネットには、すべてのサイトで保持されるトップ ナビゲーションが含まれています。 グローバル ナビゲーションを使用すると、閲覧者が作業をするために必要なすべてのサイト、コンテンツ、およびツールを視覚的に結び付ける、イントラネット用の全体的なナビゲーション ストーリーを作成できます。 グローバル ナビゲーションでは組織ごとに要件が異なりますが、よく使用されるいくつかのカテゴリ ラベルには次のような概念があります。

  • ホーム
  • 会社紹介
  • ニュース
  • 採用情報/リソース/管理サービス/管理
  • 業務/業務サービス
  • 給料と福利厚生
  • 生活とキャリア
  • 場所
  • ポリシーと手順/ツールとリソース/安全性とセキュリティ

グローバル ナビゲーションの目的はコンテンツの閲覧をサポートすることですが、グローバル ナビゲーション リンクに使用できるスペースは限られています。そのため、グローバル リンクは通常、主要なカテゴリ ナビゲーション ページ、サブリンク、またはメガ メニュー エクスペリエンスを用意して、閲覧者が必要なコンテンツに移動するのに役立つ十分な「情報への手がかり」を提供する必要があります。 グローバル ナビゲーションのコンテキストは広くなければならないので、ラベルを包括的で有用なものにすることは困難です。 グローバル ナビゲーションを実装する予定の場合は、提案されたナビゲーションをテストして、ユーザーに響き合う必要があります。

グローバル ナビゲーションは、ホーム サイトのSharePointバー有効になります。 グローバル ナビゲーションを有効にするには、ホーム サイトが必要です。 グローバル ナビゲーションは、すべてのサイトとページの左側に表示されます。

ハブ ナビゲーション

SharePointハブは、プロジェクト、部門、部門、地域、または概念に基づいて関連サイトを整理するのに役立ちます。 ハブを使用すると、ニュースや他のサイト アクティビティなどの関連コンテンツを簡単に検出し、関連付けられたサイト間で共通のナビゲーション、ブランド化、サイト構造を適用し、関連付けられているすべてのサイト を検索できます。 重要なハブの計画決定 の 1 つは、ハブ ナビゲーションの計画です。

ハブ ナビゲーション

この記事の前半の画像に示すように、各サイトのローカル ナビゲーションの上、スイート バーのすぐ下に、ハブ ナビゲーションが表示されます。 ハブ ナビゲーションは、ハブとして宣言されているサイト上で確立されます。 これはハブの所有者によって定義され、関連付けられているすべてのサイトによって共有されます。

SharePoint のハブの例

それぞれのサイトは一度に 1 つのハブにしか所属できませんが、ナビゲーション リンクと関連付けられたハブを組み合わせて、ナビゲーション エクスペリエンスの一部としてハブを関連付けることができます。 詳細については、「Planning your SharePoint」を参照してください

ローカル ナビゲーション

ローカル ナビゲーションは、サイトのすべてのページで閲覧者に表示される静的ナビゲーションです。 チーム サイトの場合、ローカル ナビゲーションはページの左側の「クイック起動」と呼ばれるエリアに表示されます。 通信サイトの場合、ページの上部にローカル ナビゲーションが表示されます。 ローカル ナビゲーションは、サイト内のすべてのページにあります。 永続的なエクスペリエンスを作成し、サイトの訪問者が各サイトのページとコンテンツの間で前後に移動できます。 閲覧者がコンテンツをどのように探索するかについて考え、その探索をサポートするためにローカル ナビゲーションを使用します。

例: 旅行サイトには、"自分に許されていること" という観点から旅行サイトを探索している閲覧者をサポートする、次のようなローカル ナビゲーション リンクがあります。 また旅行の過程 (出発前、旅行中、帰着後) という観点から旅行サイトを探索している閲覧者をサポートする、次のようなローカル ナビゲーション リンクがあります。

  • 旅行のガイドライン
    • 航空
    • 自動車
    • 地上交通
    • ホテル
    • 列車
  • 出発前
    • 渡航許可
    • 予約サービス
  • 旅行中
    • 旅の安全
    • 旅程の変更
  • 帰着後
    • 経費報告書
    • 旅行のレポート

ローカル ナビゲーション要素が見つかる場所:

チーム サイトのナビゲーション

チーム サイトのナビゲーション

コミュニケーション サイトのナビゲーション

コミュニケーション サイトのナビゲーション

サイト

イントラネットとポータルは、チーム サイトとコミュニケーションサイトで構成され、サイトのページ、リスト、およびライブラリにさらにアクセスできます。

情報アーキテクチャの実装と保守を容易にする最新の SharePoint チームサイトの 1 つのコンポーネントは、Microsoft 365 グループです。 Microsoft 365グループは、ハブとサイトのアクセス許可を簡単に行えるメンバーシップ サービスを提供し、チーム サイトとチーム サイトのSharePoint機能をMicrosoft Teams。 Microsoft 365 グループを使用すると、ユーザーのグループに対して、Planner、OneNote、SharePoint のチーム サイトなどの共同作業リソースのコレクションへのアクセス権を割り当てることができます。 M365 グループは、SharePoint チーム サイトでのみ使用できます。

ページ

チーム サイトやコミュニケーション サイト内のページでは、 ニュース強調表示されたコンテンツサイトの Web パーツなど、他のサイトやページのコンテンツを自動的に更新する動的な Web パーツを使用できます。 各サイトのすべてのページは、読者にストーリーを伝えます。

サイトには、通常 3 種類のページが含まれています。

  • コンテンツの概要を提供し、読者にサイトの内容を紹介する ホーム ページ
  • オプションや概要情報を提供し、読者が次に進む場所についての決定ポイントへと到達するのをサポートする ナビゲーション ページ
  • 読者の移動の終着点となる ジャンプ先ページ。 ここでは、読んだり、印刷したり、ダウンロードしたりするための情報を提示します。 ジャンプ先ページに情報が多い場合や、詳しい内容について補足説明をしたい場合には、補助ページを作成することができます。

ほとんどの読者は Web ページのすべての単語を読んだり、下までスクロールしたりしないことがわかっています。そのため、各ページでの情報の提示方法には注意を払う必要があります。 最も重要な情報、つまりコミュニケーションを成功させるために読者が持っている必要がある情報を、ページの一番上に置くようにしましょう。 ページが続くにつれて、役に立つが重要ではない情報を追加することができます。 要約や結論を最後ではなく、前に出して書くものと考えましょう。 セクション、見出し、箇条書きを使用して、ページを読みやすくしましょう。 詳細については、「Add sections and columns on SharePoint modern page (SharePoint モダン ページにセクションと列を追加する)」を参照してください。

ナビゲーション要素は、メガ メニュー、カスケード メニュー、フッター メニューなどのメニュー スタイルです。 第 2 のナビゲーション要素には、インライン リンクボタンがあります。

ナビゲーション要素

パーソナライズ要素

対象ユーザーの設定 - 対象ユーザーの絞り込みは、最も関連性の高いコンテンツを適切な対象ユーザーに届けるのに役立ちます。 対象ユーザーの設定を有効にすると、SharePoint Web パーツ、ページ ライブラリ、およびナビゲーション リンクを介して、特定の対象ユーザーに対して特定のコンテンツが優先されます。

SharePoint のハブ

情報バリア - 情報バリアは Microsoft 365 のポリシーであり、コンプライアンス管理者がユーザーが互いに通信したり共同作業したりできないように構成できます。 これは、たとえば、ある事業部が他の特定の事業部と共有してはならない情報を処理している場合や、事業部が事業部以外のすべてのユーザーと共同作業することを防止または分離する必要がある場合に役立ちます。 情報バリアは、規制の厳しい業界や、金融、法律、政府機関などのコンプライアンス要件を持つ業界でよく使用されます。

多言語に関する考慮事項 - 組織がさまざまな地域にまたがる場合は、イントラネット サイト内のコンテンツを複数の言語で利用できるようにすることができます。 サイト ナビゲーション、サイトのタイトル、サイトの説明などのユーザー インターフェイス要素は、ユーザーの優先言語で表示することができます。 また、コミュニケーション サイト上のページやニュース投稿を翻訳し、ユーザーの優先言語で表示することもできます。

使用可能な別の言語でサイトのサイト名、ナビゲーション、フッターを表示するには、それぞれを手動で翻訳する必要があります。 たとえば、英語を既定の言語とするコミュニケーション サイトを作成し、スペイン語とドイツ語のサイトを有効にしているとします。 サイトを作成するときに、既定の言語 (この場合、英語) でサイト名と説明を設定します。 サイトの作成後に、サイト名と説明を更新することもできます。 次に、ナビゲーション ノードとフッター コンテンツを英語で作成します。

サイトを英語で設定した後に、スペイン語を優先個人言語として使用しているユーザーは、タイトル、説明、ナビゲーション、フッター コンテンツを手動で編集してスペイン語に翻訳します。 ドイツ語を優先個人言語として使用しているユーザーは、ドイツ語でも同じようになります。 コンテンツが翻訳されると、それらの優先言語のすべてのユーザーに表示されます。

メタデータ アーキテクチャ

コンテンツ タイプは、SharePoint サイト内のドキュメントやページを整理するために使用する、最も重要な 2 つのメタデータ要素です。 メタデータは、ユーザーがリストまたはライブラリ内のコンテンツをフィルター処理したり、並べ替えたりするのに役立ちますが、検索にも役立ちます。 強調表示されたコンテンツ Web パーツを使用して、共有されたメタデータに基づいて関連ページを動的に接続できるように、サイト ページ ライブラリの列も使用します。

フォルダーはドキュメント コンテンツを整理するためのもう 1 つの方法ですが、フォルダーは柔軟性が限定されている物理構造です。 フォルダーは必ずしも悪いものではありません。ドキュメント ライブラリのパフォーマンスやセキュリティの管理の役に立つものですが、階層が 1 つまたは 2 つ以上になる入れ子構造を持つフォルダー構造は、ユーザーにとっての見つけやすさに大きな負担をかけるため、避ける必要があります。 すべてのサイトにはドキュメント ライブラリが 1 つ付属していますが、使用できるライブラリが 1 つに限定されているわけではありません。 イントラネット サイトで既定のドキュメント ライブラリを 1 つのみ使用するのではなく、トピック別にライブラリを追加したり、サイト列を追加してライブラリ内でコンテンツを整理したりして、複数階層の入れ子になっているフォルダーを作成しないようにすることをご検討ください。

検索エクスペリエンス

検索は、アーキテクチャ内のどこにコンテンツがあるかがわからない場合に、情報アーキテクチャへの投資を活用してユーザーによるコンテンツの発見をサポートします。 また、ユーザーが認知していなかったコンテンツを発見するサポートもします。

頭字語、ブックマーク、Q&A、フロア プラン、場所などの検索機能を活用することで、ユーザーによるコンテンツの発見をサポートし、検索結果を改善させることができます。 詳細については、「コンテンツを見つけやすくする」と「SharePoint の検索エクスペリエンス」を参照してください。

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