Teams 会議参加者のベスト プラクティス

• 適用対象:

  Microsoft Teams

これらのベスト プラクティスをユーザーと共有して、会議を最大限に活用できるようにします。

会議の開催者と発表者

会議の開催者と発表者は、会議のトーンを設定し、室内参加者とリモート参加者の両方のエクスペリエンスに大きな影響を与える可能性があります。 これらのベスト プラクティスに従うことで、会議をより包括的にし、すべての受信者間の情報共有を向上させます。

タスク	メモ
部屋の準備
Teams Rooms対応領域を選択する	このソリューションまたは同様のソリューションを使用して設定されたTeams Roomsスペースは、参加者に最適な Teams 会議エクスペリエンスを提供します。
室内カメラをオンにする	室内カメラをオンにすると、リモート参加者は誰が話しているのか確認でき、部屋の中の人とよりつながりを感じることができます。 リモート参加者は、チーム メンバーが表示されないと、より孤立した状態になります。
会議室ディスプレイにフロント行を表示する	リモート参加者のカメラのフロント行ディスプレイをオンにします。 Front Row は、室内ディスプレイにリモート参加者のカメラを目立つように表示し、ルーム内の参加者と同じプレゼンスを部屋に提供します。
会議の準備
室内アシスタントを指名する	室内アシスタントは、リモートの開催者や発表者が会議の会議室を設定したり、会議中に発生する可能性のある室内の問題を解決したり、リモート参加者が会議のディスカッションに参加する機会が均等になるようにするのに役立ちます。
チャットとリアクション モニターを指名する	会議モニターは、開催者と発表者がチャットで質問を収集または回答し、"手を挙げる" 反応を使用する参加者を見ることで、コンテンツに集中するのに役立ちます。
会議内タスク
室内およびリモート参加者を歓迎する	会議室とリモートの両方の参加者を歓迎し、会議の進行に関するガイドラインを確立して、参加者が互いに話し合ったり、ディスカッション中に見落とされたりしないようにします。
室内およびリモート参加者カメラの使用を奨励する	参加者カメラを使用すると、すべての参加者が話しているユーザーを確認できます。 ルーム カメラが遠すぎる場合や電源がオフになっている場合、リモートの参加者が誰が話しているかを見にくくなっている可能性があるため、これは室内の参加者にとって特に重要です。
会議室やリモートの参加者に会議チャットの使用を促す	会議チャットを使用すると、すべての参加者が会議中にサイドの会話や質問に従うことができます。
「手を挙げる」などの反応の使用を奨励する	室内参加者とリモート参加者の両方による "手挙げ" やその他の反応の使用は、すべての参加者がディスカッションに追加する機会が均等になるようにするのに役立ちます。
「手を上げる」反応を見て対応する	発表者や開催者、または会議モニターは、役に立つ "手を挙げる" やその他の反応を探す必要があります。 会議全体でこれらの反応を定期的に確認します。
定期的な通話品質チェックインを実行する	リモート参加者に定期的に確認して、通話音声とビデオ、PowerPoint 側などの会議コンテンツにノイズやアーティファクトがないことを確認します。
会議後のタスク
会議後のフィードバックを参加者に要求する	会議の内容と改善方法について、参加者にフィードバックを送信してもらいます。 リモート参加者と室内参加者間の対話をどのように改善できるかを尋ねます。
会議チャットを確認し、参加者をフォローアップする	会議チャットをチェックして、未処理の質問に回答するか、サイド ディスカッションに入力を追加してください。
会議後のフィードバックを確認する	会議のフィードバックを確認し、参加者、IT 部門、オーディオ ビジュアル部門などと話し合い、将来の会議エクスペリエンスを向上させる計画を立てます。

リモート参加者

リモート ユーザーは、有意義な方法でディスカッションに貢献できるように、会議で等しい参加者として扱われる必要があります。 会議の前後に適用できるベスト プラクティスは、影響を大幅に高めることができます。

タスク	メモ
会議スペースを設定する
ドア付きの静かな部屋を見つける	自宅で作業すると、気が散る可能性があります。 ペットや他の家庭のメンバーのような気晴らしのない静かな空間を見つけてください。 ドアのあるスペースが見つからない場合は、会議中であり、静かな時間が必要であることを他のユーザーに知らせます。
高品質のカメラを使用する	高品質のカメラは、鮮明でプロフェッショナルな画像を提供するだけでなく、暗い空間にいる場合は照明を大幅に向上させることができます。 カメラを視線の上に置き、角度が膨らまないようにします。
高品質のマイクまたはヘッドセットを使用する	ほとんどの外部カメラには高品質のマイクがあり、Teams のノイズ抑制と組み合わせると、音声が大きく明瞭にキャプチャされます。 しかし、喫茶店のような一部の大きな環境では、特に会議が聞こえにくい場合は、ヘッドセットの方が理にかなっている可能性があります。
照明を確認する	ブラインドを開き、ライトをオンにして、カメラが画像を拾うのに役立ちます。 顔の影を避けるには、窓に向けて座ったり、リングライトを購入したり、目の前の壁に光を当てないでください。 壁にライトを向けると、直接照明ほど過酷ではない照明が提供されます。
背後にあるものを確認するか、背景を使用する	カメラは、あなただけでなく、あなたの背後にあるものをキャプチャすることを忘れないでください。 会議室が乱雑な場合や、共有したくない機密情報がある場合は、Teams の会議の背景や背景のぼかしを使用します。 会議に参加する前に、これらをオンにして背景をチェックできます。
ホーム アシスタントをミュートする	会議に参加する前に、ホーム アシスタント デバイスを削除またはミュートすることをお勧めします。 製造元は、これらのデバイスが常に聞くわけではありませんが、誤って "ウェイク ワード" を使用して、デバイスが会話の一部をキャプチャする可能性があると言います。
会議内タスク
カメラの電源を入れる	他のユーザーに見せてください。 カメラの電源を入れると、会話中にユーザーに表示され、反応や表現が表示されます。
チャットの監視と参加	会議チャットを使用して、サイド ディスカッションに参加したり、会議の開催者やモニターが発表者のために会議を開催している場合に質問を提起したりします。
"手を上げる" などの反応を使用する	質問がある場合、または通話に関するディスカッションに追加する場合は、"手を挙げる" 反応を使用します。 これにより、主催者または発表者に、誰かが発言することを通知します。
ディスカッションに参加する	会議チャットや「手を挙げる」反応を使用する場合でも、必ず参加してください! リモート参加者は、会議のディスカッションで同等の意見を持ち、それらに貢献する機会を持つ必要があります。
通話品質の問題を報告する	会議が聞こえない場合、室内のビデオが表示されない場合、または資料が表示されない場合は、開催者または発表者に知らせてください。 "手を挙げる" 反応を使用するか、チャットでメッセージを送信するか、ディスカッションを中断して認識させます。
会議後のタスク
開催者にフィードバックを提供する	会議がどのように行われたかを開催者に知らせます。 問題を解決できるように、発生した問題を通知することが重要です。 室内の開催者や発表者は、リモート参加者が経験した問題を認識していない可能性があります。

室内参加者

室内の参加者は、隣の人と話し合う方が自然だと感じるかもしれません。 ただし、これらのベスト プラクティスを適用することで、話し合いの範囲を簡単に増やして、自宅や国/地域全体で働くユーザーを含めることができます。

タスク	メモ
会議の準備
デバイスから会議に参加する	会議室にいる場合でも、デバイスから会議に参加します。 会議に参加すると、カメラの電源を入れ、リアクションを使用し、会議チャットに従うことができます。
カメラの電源を入れる	リモート参加者が誰が話しているのかを簡単に知ることができるように、カメラの電源を入れます。 カメラの電源を入れると、会話中に誰もが見ることができるときに、より良い接続を確立することもできます。
カメラ フィードを開いたままにする	リモート参加者のカメラを表示できるように、Teams を開いたままにします。 カメラ フィードを開いたままにすると、反応や体の言語を確認でき、カメラとの接続を維持するのに役立ちます。
マイクとスピーカーをミュートする	Teams ルームに参加すると、Teams はマイクとマイクを自動的にミュートしますが、参加すると二重チェックされます。 マイクとスピーカーをミュートすると、オーディオのエコーが発生しなくなります。
会議内タスク
リモート参加者に注意する	リモート参加者が会議に存在する可能性があることに注意してください。 発表者を簡単にかき消すことができるので、騒音や室内側のディスカッションは最小限に抑えます。 リモート参加者が聞こえるように、スピーカーを明確に表示します。 リモート参加者にディスカッションに貢献する機会を与えます。
チャットの監視と参加	会議室側の会話を保持するのではなく、会議チャットに追加します。 これにより、すべての会議参加者がディスカッションに参加でき、室内の騒音は最小限に抑えられます。
「手を挙げる」反応を見守る	開催者または発表者に、誰かが "手を挙げる" 反応を使用しているかどうかを知らせます。 これは、彼らが質問を持っているか、議論に貢献したいと思っていることを意味します。
リアクションを使用してコンテンツやディスカッションに反応する	すべてのユーザーがプレゼンテーションやディスカッションに対する気持ちを確認できるように、リアクションを使用します。 他の人があなたに同意し、参加するかもしれません!
会議後のタスク
開催者にフィードバックを提供する	会議がどのように行われたかを開催者に知らせます。 問題を解決できるように、発生した問題を通知することが重要です。

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