SharePoint Server 2013 でのデジタル アセットの管理の概要Overview of managing digital assets in SharePoint Server 2013

に適用されます:はい2013なし2016なし2019なしSharePoint OnlineAPPLIES TO: yes2013 no2016 no2019 noSharePoint Online

この記事では、デジタル アセット (リッチ メディアとも呼ばれます) について説明し、SharePoint Server 2013 のデジタル アセットの管理に関連して使用される主な用語を定義します。また、SharePoint Server 2013 でのアセット ライブラリの使用によるデジタル アセットの管理の側面や、アセット ライブラリの主なユーザーについて説明し、SharePoint Server 2013 のアセット ライブラリを使用するときの一般的なシナリオの概要を示します。This article describes digital assets (also known as rich media) and defines key terms that are used in relation to managing digital assets in SharePoint Server 2013. It also explains aspects of managing digital assets by using the assets library in SharePoint Server 2013, describes the primary users of an asset library, and outlines common scenarios for using the asset library in SharePoint Server 2013.

デジタル アセットの管理のソリューションを計画する方法の詳細については、「SharePoint Server 2013 のデジタル アセット ライブラリを計画する」を参照してください。For more information about how to plan a solution for managing digital assets, see Plan digital asset libraries in SharePoint Server 2013.

画像などのリッチ メディア アセットの作成や再利用を日常業務の一部として行うオフィスの作業者の数は、ますます増加しています。しかし、それらのアセット の保存に最適化された部門レベルや企業レベルの一元的なリポジトリが存在しないこともよくあります。一元的なリポジトリによって、ユーザーは他のユーザーがすでに作成したリッチ メディア アセットを容易に発見して再利用できます。SharePoint Server 2013 のアセット ライブラリは、デジタル アセットの保存と管理に特化したリポジトリを提供することで、組織の時間やその他のリソースを節約することができます。ユーザーは、ネットワーク越しに複数の場所でアセットを探すことも、アセットを最初から作成し直すことも必要なくなります。デジタル アセットを管理する一元的なリポジトリを使用することで、組織はブランドの機密コンテンツの管理をさらに厳格化し、製品の承認されたアセットのみを適切なユーザーが利用できるようにすることが可能になります。Increasing numbers of office workers create or reuse images and other rich media assets as part of their daily tasks. Often, however, no centralized repository exists at the departmental or enterprise level that is optimized for storing these assets. A centralized repository lets users easily discover and reuse rich media assets that others have already created. The asset library in SharePoint Server 2013 can save an organization time and other resources by providing a specialized repository for storing and managing digital assets. Users no longer have to look for assets in multiple locations over the network, or re-create assets from scratch. By using a centralized repository for managing digital assets, the organization also exerts tighter control over brand-sensitive content and can make sure that only approved assets for products are made available to the appropriate users.

デジタル アセットの管理についてAbout managing digital assets

デジタル アセット とは、組織が全社のアプリケーションで使用する、画像、オーディオ、ビデオ ファイルなど、豊富に存在する再利用可能なコンテンツの断片のことです。SharePoint Server 2013 のアセット ライブラリによって、ユーザーは組織内の既存のデジタル アセットを、容易に作成、発見、再利用することができます。A digital asset is an image, audio, or video file, or other reusable rich content fragment that an organization uses in applications across the enterprise. The asset library in SharePoint Server 2013 enables users to easily create, discover, and reuse existing digital assets within the organization.

SharePoint Server 2013 では、アセット ライブラリを使用して、デジタル アセットを保存してユーザーと共有します。アセット ライブラリは SharePoint Server 2013 のライブラリ テンプレートで、リッチ メディア アセットの保存とカタログ化のために用意されたコンテンツ タイプを使用するようカスタマイズされています。In SharePoint Server 2013 you use an asset library to store and share digital assets with users. The asset library is a SharePoint Server 2013 library template that is customized to use content types designed specifically for storing and cataloging rich media assets.

デジタル アセットの管理に効果的なソリューションでは、次の点を明らかにします。An effective solution for managing digital assets specifies the following:

  • アセットの種類ごとに提供するメタデータ。The metadata to provide for each kind of asset.

  • アセットのために必要なストレージの大きさと、ユーザーにアセットを提供する場合に考慮すべきパフォーマンスの問題。The amount of storage space that is required for the assets, and the performance issues to consider for serving the assets to users.

  • アセットのライフ サイクルの各段階でアセットを保存する場所。Where to store assets at each stage of the life cycle of an asset.

  • ライフ サイクルの各段階でアセットへのアクセスを制御する方法。How to control access to an asset at each stage of its life cycle.

  • チーム メンバーがアセットの作成、確認、承認、発行、および処分を投稿するときに、組織内でアセットを移動する方法。How to move assets within the organization as team members contribute to creation, review, approval, publication, and disposition of assets.

  • アセット関連のアクションの監査、アセットの適切な保持または処分、および組織の重要なアセットの保護のために、アセットに適用するポリシー。Which policies to apply to assets so that asset-related actions are audited, assets are retained or disposed of correctly, and assets that are important to the organization are protected.

  • 要件および企業ガイドラインに従って保持する必要のある、企業レコードとしてのアセットの処理方法。How assets are treated as corporate records, which must be retained according to requirements and corporate guidelines.

SharePoint Server 2013 を使用したデジタル アセット ソリューションの計画方法の詳細については、「SharePoint Server 2013 のデジタル アセット ライブラリを計画する」を参照してください。For information about how to plan a digital asset solution by using SharePoint Server 2013, see Plan digital asset libraries in SharePoint Server 2013.

アセット ライブラリのユーザーUsers of an asset library

SharePoint Server 2013 のアセット ライブラリのユーザーは、通常次の 3 つのカテゴリのいずれかに該当します。Users of an asset library in SharePoint Server 2013 generally fall into one of the following three categories:

  • アセットの作成者。 グラフィック アーティスト、ビデオ プロデューサー、マーケティング コピーライターなど、個々のアセットを作成する人と、アセットをアセット ライブラリに送信する人が含まれます。たとえば、グラフィック アーティストは、複数の解像度とサイズ、カラーと白黒で製品のロゴを作成し、すべてのバージョンのロゴをアセット ライブラリにアップロードして、製品のマーケティング チームの他のメンバーが利用できるようにします。Asset creators. This includes people who create individual assets, such as graphic artists, video producers, or marketing copywriters, and who submit assets to the asset library. For example, a graphic artist might create a product logo in multiple resolutions and sizes, and in both color and black and white, and then upload all versions of the logo to the asset library for use by other members of a product marketing team.

  • アセット マネージャー。 ライブラリのアセットを管理する人が含まれます。アセットを最初に送信してから、発行、そしてアセットの有効期限が切れるまでのエンドツーエンドのワークフローを担当します、また、ライブラリのアセットの管理と整理も担当します。たとえば、アセット マネージャーが複数のバージョンの製品ロゴを入手して、ライブラリで適切に分類し、キーワードなどの重要なメタデータを追加して、アセットを利用できなくなる日付を設定します。Asset managers. This includes people who manage the assets in the library. They are in charge of the end-to-end workflow from the time that an asset is first submitted, through publication, to the time when an asset expires. They are also in charge of managing and organizing assets in the library. For example, an asset manager might take multiple versions of a product logo and categorize them appropriately in the library, add important metadata such as keywords, and set a date after which the asset cannot be used.

  • アセットの消費者。 ライブラリからアセットを検索して使用し、他の作業生産物を作成しなければならない人が含まれます。たとえば、Web デザイナーは、製品の Web サイトのマーケティング ページを作成するときに、アセット ライブラリの製品のロゴを利用することができます。Asset consumers. This includes people who have to find and use assets from the library to create other work products. For example, web designers can use a product logo from the asset library when they create marketing pages for product websites.

シナリオによっては、これらのユーザーがクロスオーバーしている場合があります。たとえば、ライブラリにアセットをアップロードする権限を持つユーザーは、アーカイブに送信するアセットを分類して管理する権限も持っている可能性があります。アセットの作成者が他の作業生産物に追加されているアセットを検索して利用し、その後そのアセットが別のアセットとしてアップロードされる場合、そのアセットの作成者はアセットの消費者にもなります。たとえば、ビデオ プロデューサーは、製品のマーケティング ビデオを作成しているときに製品のロゴを使用し、ビデオを別のアセットととしてライブラリにアップロードすることができます。Depending on the scenario, there can be crossover between these users. For example, users who have permission to upload assets to the library may also have permission to categorize and manage the assets they submit to the archive. Asset creators can also be asset consumers if they look for and use assets that are added to other work products, which in turn are uploaded as separate assets. For example, a video producer might use a product logo while making a marketing video for a product, and then upload the video to the library as a separate asset.

SharePoint Server 2013 でのデジタル アセットの管理Managing digital assets in SharePoint Server 2013

SharePoint Server 2013 は、リッチ メディア アセットの保存と分類のために用意され、新しい画像、オーディオ、ビデオのコンテンツ タイプを使用してカスタマイズされるアセット ライブラリという名前のライブラリ テンプレートを提供します。これらの新しいコンテンツ タイプは、[プレビュー]、[画像のサイズ]、[画像の作成日]、[長さ (秒)] など、特定のアセットに対するメタデータを投稿する新しい列のタイプを使用します。アセット ライブラリには、アセットの上にポインタを置いたときにサムネイルとこのメタデータの一部を表示するプレビュー モードもあります。エンタープライズ キーワードをアセットに割り当て、検索での検出をさらに容易にすることができます。 キーワードは、新しいアセットがアップロードされるときにアセットの作成者が割り当てることも、アセット マネージャーが後で追加することもできます。ユーザーはアセットの追加のメタデータを提供する機能である、アセットの評価を行うことができます。これで、アセットが Web パーツで表示されるときにメタデータを使用できます。たとえば、ユーザーが表示および評価しているトレーニング ビデオのライブラリがある場合、Web パーツを使用して Web ページで評価の高いビデオを表示することができます。SharePoint Server 2013 provides a library template named Asset Library that is customized to use new image, audio, and video content types designed specifically for storing and cataloging rich media assets. These new content types use new column types such as Preview, Picture Size, Date Picture Taken, and Length (seconds) that contribute to the metadata for a particular asset. The asset library also has a preview mode that displays a thumbnail and some of this metadata when you rest the pointer over an asset. Enterprise keywords can be assigned to assets to make them more easily discovered by searching. Keywords can be assigned by an asset creator when a new asset is uploaded, or keywords can be added later by an asset manager. Users can rate assets, a capability that provides additional metadata for assets. The metadata can then be used when assets are displayed in a Web Part. For example, if you have a library of training videos that users have viewed and rated, you can use a Web Part to display the top-rated videos on a web page.

アセットの作成者とアセット マネージャーは、アセット ライブラリで直接作業して、アセットのアップロード、分類、管理を行います。アセットの消費者は、ライブラリを参照して、他のアプリケーションのプロジェクトに挿入するアセットを検索できます。アセットの消費者は、アセット ライブラリを Office アプリケーションから参照して、Word や PowerPoint などの開いているアプリケーションにアセットを挿入できます。Asset creators and asset managers work directly in the asset library to upload, categorize, and manage assets. Asset consumers can browse the library to find assets for inserting into projects in other applications. Asset consumers can browse an asset library from Office applications and insert an asset into the open application, such as Word or PowerPoint.

SharePoint Server 2013 では、デジタル アセットを次の方法でユーザーに表示できます。You can display digital assets to users in SharePoint Server 2013 in the following ways:

  • ユーザーがアセット ライブラリを参照できるようにします。Allow users to browse the asset library.

  • Web パーツをチームのサイトの Web ページに挿入します。Insert a Web Part into a web page on a team site.

  • 発行サイトの発行ページでビデオ フィールド コントロールを使用します。Use the video field control on a publishing page on a publishing site.

  • コンテンツ クエリ Web パーツを使用します。Use the Content Query Web Part.

アセット ライブラリのユーザーにアセットを表示するために使用する具体的な方法は、誰がユーザーで、ライブラリのアセットをどのように使用する必要があり、アセットを表示するのにどの方法がシナリオに最適なのかによって変わります。The specific methods that you use to display assets to users of the asset library will vary depending on who the users are, how they have to use assets from the library, and which methods for displaying assets are most appropriate for a scenario.

アセット ライブラリの一部である機能の他に、ワークフロー、ルーティング、ルール、ポリシーなど、SharePoint Server 2013 の機能を利用できます。これらの機能により、アセット ライブラリに送信されたアセットの管理、アセットの進行状況の追跡、承認時のアセットの自動発行、アセットの有効期限の設定などを行うことができます。In addition to the features that are part of the asset library, you can take advantage of SharePoint Server 2013 features such as workflows, routing, rules, and policies. These features help manage the assets as they come into the asset library, track the progress of assets, automate publication of assets on approval, and set the expiration for assets.

アセット ライブラリを使用するためのシナリオScenarios for using the asset library

編集権限を持つユーザーは、アセット ライブラリを SharePoint Server 2013 サイト コレクションまたはサイトに追加できます。次の表で、デジタル アセット ライブラリを使用する可能性があるシナリオについて説明します。Users with Edit permissions can add an asset library to any SharePoint Server 2013 site collection or site. The following table describes possible scenarios in which you might use a digital asset library.

シナリオScenario 説明Description
企業ブランド ライブラリCorporate brand library
アセット ライブラリはロゴ、アートワークやその他のデジタル アセットなど、ブランド化された企業資産を保存し、ワークフローとポリシーは、コンテンツの管理に役立ちます。クリエイティブ チームは、確認と発行が行われるアセット ライブラリにデジタル アセットを送信できます。コンテンツ管理者は、デジタル アセットの管理と編集を行い、適切なタグ付けと整理が行われるようにします。企業のロゴとブランド アセットが必要なインフォメーション ワーカーとエクストラネットのパートナーは、ライブラリを使用して、必要なコンテンツを検索します。The asset library stores branded corporate assets such as logos, artwork, and other digital assets, and workflows and policies help manage the content. Creative teams can submit digital assets to the asset library where they are reviewed and published. Content stewards manage and edit the digital assets to make sure that they are correctly tagged and organized. Information workers and extranet partners who want corporate logos or brand assets use the library to find the content they require.
部門ポータルDivisional portal
アセット ライブラリは、単一のポータル サイトの画像とリッチ メディア ファイルのためのリポジトリです。このシナリオでは、投稿者やデザイナーがロゴや画像をライブラリにアップロードして、他の人が表示して利用できるようにします。通常、コンテンツは投稿者が管理し、コンテンツの追加や管理に関連するワークフローやポリシーはほとんどありません。たとえば、部門ポータル ライブラリには、複数の投稿者がいるが、承認者は少数しかいない場合があります。サイトの作成者と Web デザイナーは、ドキュメントやプレゼンテーションなど、作業生産物に表示、ダウンロード、挿入して、ライブラリのコンテンツを使用します。The asset library is a repository for images and rich media files for a single portal site. In this scenario, any contributor or designer can upload logos and images to the library for other people to view and use. The content is typically managed by contributors, and there is minimal workflow or policy associated with adding and managing content. For example, the divisional portal library might have multiple contributors but only a few approvers. Authors and web designers of the site use content in the library by viewing, downloading, and inserting it into their work products, such as documents or presentations.
チーム サイトTeam site
部門ポータルに似ていますが、それよりも小さいです。アセット ライブラリは、単一チーム サイトの画像やリッチ メディアのためのリポジトリです。このシナリオでは、チーム メンバーは他のチーム メンバーが表示して使用するために、アセットをライブラリにアップロードします。コンテンツは必要に応じて投稿者によって管理され、ワークフローまたはポリシーはほとんどありません。チーム メンバーはドキュメントやプレゼンテーションなど、作業生産物に表示、ダウンロード、挿入して、ライブラリのコンテンツを使用します。Similar to a divisional portal but smaller. The asset library is a repository for images and rich media for a single team site. In this scenario, any team member can upload assets to the library for other team members to view and use. The content is managed as necessary by contributors, and there is minimal workflow or policy. Team members use content in the library by viewing, downloading, and inserting it into their work products, such as documents or presentations.
企業アーカイブCorporate archive
アセット ライブラリは、画像、ビデオ、ドキュメントなど、組織にとって歴史的な価値があるアセットを保存します。ユーザーは現在と過去のアイテムを投稿でき、それらはライブラリを管理するキュレーターによって収集、スキャン、整理、タグ付けが行われます。The asset library stores pictures, video, documents, and other assets that have historical value to the organization. Users can submit current and past items, which are collected, scanned, organized, and tagged by curators who manage the library so that other users can browse, search, and view archived content.
部門メディア共有サイトDivisional media sharing site
アセット ライブラリでは、オーディオ ファイルとビデオ ファイルが保存されます。このシナリオでは、誰でもライブラリに投稿でき、ライブラリでのアイテムの管理は最小限、またはまったくありません。ライブラリでは評価が有効にされ、アセットのソーシャル タグと組み合わされてライブラリ内でのアセットの構成や表示に役立ちます。The asset library stores audio and video files. In this scenario, anyone can contribute to the library, and there is minimal or no management of items in the library. Ratings are enabled for the library, and are combined with social tagging of assets to drive the structure and presentation of assets within the library.