ビジネスプロセスフローを使った作業の概要

[アーティクル]
03/22/2023

このトピックは、Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) に適用されます。オンラインユーザーの場合は、Power Automate ドキュメントのビジネスプロセスフローの概要を参照してください。

業務プロセスフローを作成することによって、データを一貫して入力し、顧客と作業するたびに同じステップを実行するように確認することができます。たとえば、すべてのユーザーが顧客のサービス要求を同じ方法で処理できるようにビジネスプロセスフローを作成したり、注文を送信する前に請求書の承認を得ることを必要としたりすることができます。ビジネスプロセスフローでは、他のプロセスと同じ基盤テクノロジーが使用されていますが、提供する機能は、プロセスを使用する他の機能とは大きく異なります。業務プロセスフローの作成または編集の方法については、「業務プロセスフローの作成」を参照してください。

業務プロセスフローに関する短いビデオ (4:49) を参照してください

業務プロセスフローを使用する理由。

業務プロセスフローは、ユーザーがタスクを完了する手引を提供します。合理化されたユーザーエクスペリエンスが用意され、何らかの目標に向けて進めるために組織が定義したプロセスを通してユーザーを導きます。このユーザーエクスペリエンスは、異なるセキュリティロールを持つユーザーが各自の作業で最適なエクスペリエンスを得るように調整されます。

業務プロセスフローを使用して、望む結果を得るためにユーザーが踏むべき一連の手順を定義します。これらのステップにより、ユーザーはビジネスプロセスのどの段階にいるかが視覚的にわかります。ビジネスプロセスフローを使用すると、新しいユーザーは自分が使用する必要があるエンティティに集中する必要がないため、トレーニングの必要性が軽減されます。新しいユーザーはプロセスに沿って操作します。業務プロセスフローを構成して、営業グループがより良い結果に達成できるような共通の営業方法をサポートします。サービスグループに対しては、業務プロセスフローは、新しいスタッフがすばやく現状を把握し、顧客の不満足に至る失敗を防止することを助けます。

業務プロセスフローの役割

業務プロセスフロー定義はユーザー定義エンティティとして表され、プロセスのインスタンスはそのエンティティ内のレコードとして保存されます。各レコードはデータレコード (取引先企業、取引先担当者、潜在顧客、または営業案件など) と関連付けられ、エンティティ間プロセスの場合は参加エンティティそれぞれのデータレコードに関連付けられます。

業務プロセスフローを使用して、一連のステージ と ステップ を定義します。それらはフォームの上部のコントロールに表示されます。

複数のステージに分かれたビジネスプロセス。

ステージごとに、一連のステップが含まれます。 1 つのステップは、データを入力できる 1 つのフィールドに対応します。ユーザーは、次のステージボタンを使用して次のステージに進みます。次のステージに進む前に、対応するフィールドのデータを入力するように要求する手順を作成することができます。これは通常 "ステージゲーティング" と呼びます。

業務プロセスフローは、他のプロセスに比べて比較的簡単に感じます。ステージへのデータ入力や入力制御のための効率化されたエクスペリエンス以外は、条件付きビジネスロジックまたは自動化が提供されないからです。ただし、他のプロセスやカスタマイズと結合するすると、時間の節約、トレーニングのコストの削減、およびユーザーの適用向上に重要な役割を果たします。

使用可能な既成の業務プロセスフローが多数あります。詳細: 既成のビジネスプロセスの追加

他のカスタマイズと統合された業務プロセスフロー

業務プロセスフローを使用してデータを入力すると、データ変更はフォームフィールドにも適用され、業務ルールやフォームスクリプトで提供された自動化は直ちに適用されます。フォームにはないフィールドの値を設定する手順を加えて、これらのフィールドをフォームスクリプトで使用されるクライアント API オブジェクトモデルに追加することができます。ビジネスプロセスフローに含まれるフィールドに対する変更によって開始されるワークフローは、フォームのデータが保存されるときに適用されます。自動化がリアルタイムワークフローによって適用される場合、レコードが保存された後フォーム内のデータが更新されるときに、変更はユーザーにすぐに表示されます。

フォームの業務プロセスフローコントロールはクライアント側のプログラミングを提供しませんが、業務ルールまたはフォームスクリプトによって適用された変更は業務プロセスフローコントロールに自動的に適用されます。フォームのフィールドを非表示にすると、そのフィールドは、ビジネスプロセスのフロー制御でも非表示になります。業務ルールまたはフォームスクリプトを使用して値を設定すると、その値は業務プロセスフロー内に設定されます。

同時実行処理フロー

コンカレントビジネスプロセスフローによって、カスタマイザーは複数のビジネスプロセスを構成し、同じ開始レコードを使用することでこれらを関連付けることができます。ユーザーは同時に実行されている複数のビジネスプロセス間で切り替えでき、事前に作業していた、プロセス内のステージから作業を再開できます。

システム業務プロセスフロー

次の業務プロセスフローが組み込まれています。業務プロセスフローの仕組みを理解するには、次のシステム業務プロセスフローを確認します。

潜在顧客から営業案件への Sales Process
営業案件の Sales Process
サポート案件への電話のプロセス

業務プロセスフローの複数のエンティティ

単一のエンティテや複数のエンティティにまたがって、ビジネスプロセスのフローを使用できます。たとえば、営業案件で始まり、見積もり、受注、請求に進み、最後に営業案件に戻って閉じるというプロセスがあるとします。

最大 5 つの異なるエンティティのレコードを単一のプロセスにまとめる業務プロセスフローを設計できます。それにより、このアプリを使用するユーザーは、作業中のエンティティに集中するのではなくプロセスのフローに集中できます。関連するエンティティレコード間をさらに容易に移動できます。

複数の業務プロセスフローは、エンティティごとに使用できる

組織のすべてのユーザーが同じ手順に従うわけではないので、さまざまなプロセスに当てはまる様々な条件が必要な場合があります。エンティティごとに最大 10 件のアクティブな業務プロセスフローがあり、さまざまな状況に合ったプロセスが提供されます。

業務プロセスフローが適用されるコントロール

セキュリティロールに業務プロセスフローを関連付けて、これらのセキュリティロールを持っているユーザーだけに表示され使用できるようにることができます。業務プロセスフローの順序を設定して、どの業務プロセスフローを既定に設定するかを制御できます。ビジネスプロセスフローの順序を設定するには、デザイナーでビジネスプロセスフローを開き、コマンドバーで 注文プロセスの流れ を選択します。上矢印と下矢印を選択して、ビジネスプロセスフローを希望する順序に動かします。

ユーザーが新規エンティティレコードを作成するとき、使用可能なアクティブなビジネスプロセス定義の一覧がユーザーのセキュリティロールによってフィルター処理されます。プロセス受注一覧に従ってユーザーのセキュリティロールで使用できる最初のアクティブなビジネスプロセス定義は、既定で適用される定義です。複数のアクティブなビジネスプロセス定義を利用できる場合は、[プロセスの切り替え] ダイアログから別の定義を読み込むことができます。プロセスが切り替えられるときはいつでも、現在表示されているプロセスはバックグラウンドに移動して選択されたプロセスに置き換わりますが、その状態を維持していて元の状態に切り替えることができます。各レコードに複数のプロセスインスタンスを関連付けることができます (各インスタンスに対して異なる業務プロセスフロー定義を最大合計 10 まで)。フォームの読み込み時には、1 つの業務プロセスフローのみが表示されます。ユーザーが別のプロセスを適用すると、そのプロセスは、その特定のユーザーの既定としてのみロードされる場合があります。

ビジネスプロセスをすべてのユーザーの既定として確実に読み込むために (プロセスの「ピン留め」と同等の動作)、ビジネスプロセス定義 ID に基づいて既存のビジネスプロセスのインスタンスを特別に読み込む、ユーザー定義のクライアント API スクリプト (Web リソース) をフォームの読み込み時に追加することができます。

業務プロセスフローの特権

ユーザー定義エンティティとして表される業務プロセスフロー定義は、他のシステムまたはユーザー定義エンティティなどのように、セキュリティロール内で編集することができる独自の特権セットに付属しています。特権はセキュリティロールの業務プロセスフロー タブで指定することができます。

ビジネスプロセスフローの特権を設定する。

以下の特権を業務プロセスフロー上で割り当てることができます。

作成: 業務プロセスフローのインスタンスを作成することができ、これはレコードを新規作成するときに実行されます。
読み取り: 作成されたレコード上に業務プロセスフローを表示することができます。
書き込み: 業務プロセスフローを更新することができます。たとえば、状態およびナビゲーションの変更です。
削除: レコードが削除されたときなどにインスタンスを削除することができます。
追加: エンティティからのクロスエンティティナビゲーションを使用することができます。たとえば、潜在顧客から営業案件への営業プロセス業務プロセスフロー内の潜在顧客エンティティです。
追加先: エンティティへのクロスエンティティナビゲーションを使用することができます。たとえば、潜在顧客から営業案件への営業プロセス業務プロセスフロー内の営業案件エンティティです。

Note

システム管理者とシステムカスタマイザーのセキュリティロールは、既定ですべての業務プロセスフローにアクセスすることができます。

業務プロセスフローに関する考慮事項

業務プロセスフローをサポートするエンティティに業務プロセスフローを定義できます。追加できるプロセス、ステージおよび手順の数の上限を認識する必要があります。

ワークフローを呼び出す業務プロセスフロー

オンデマンドワークフローは、業務プロセスフロー内から呼び出すことができます。ワークフローコンポーネントをプロセスステージまたはグローバルワークフローセクションにドラッグすることによリ、新しい業務プロセスフローデザイナーからこれを設定できます。業務プロセスフローでのワークフローの使用の詳細については、ブログ: Dynamics 365 for Customer Engagement での業務プロセスフローの自動化を参照してください。

業務プロセスフローの [ステージの終了] ステージでトリガーするワークフローを含め、そのステージがフローの最後のステージである場合は、デザイナーは、そのステージが完了したときにワークフローがトリガーされるという印象を与えます。ただし、ステージの移行が行われないため、ワークフローはトリガされません。ステージにワークフローを含めることを妨げる警告またはエラーは表示されません。ユーザーが業務プロセスフローと対話するとき、プロセスの終了または放棄はステージの移行にはならず、したがってワークフローはトリガーされません。以下の例を参照してください:

ステージ S2 でワークフローを使用して S1 を S2 に接続し、トリガーをステージの終了に設定する 2 つのステージで業務プロセスフローを作成します。
業務プロセスフローを作成するには、S1 を S2 に接続し、S2 を S3 に接続します。 S2 にワークフローを含め、トリガーをステージの終了に設定します。

どちらの場合でもワークフローはトリガーされません。この問題を回避するには、グローバルワークフローを追加し、トリガーするワークフローを追加して、プロセスの段階ではなくビジネスプロセスに対してワークフローがトリガーされるようにします。グローバルワークフローのトリガーを [破棄されたプロセス] または [完了されたプロセス] に設定して、ユーザーがビジネスプロセスを中止または完了したときにワークフローをトリガーさせることができます。

業務プロセスフローを使用できるエンティティ

更新されたフォームを使用するエンティティだけが、業務プロセスフローを使用できます。これはユーザー定義エンティティと次のシステムエンティティが含まれます。

取引先企業
予定
キャンペーン
キャンペーン活動
キャンペーンの反応
競合企業
取引先担当者
電子メールの送信
権利
FAX
サポート案件
請求書
リード
レター
マーケティングリスト
営業案件
電話
製品
価格表品目
見積もり
定期的な予定
営業資料
ソーシャル活動
順序
ユーザー
タスク
チーム

業務プロセスフローのユーザー定義エンティティを有効にするには、エンティティの定義の業務プロセスフロー (フィールドが作成されます) チェックボックスを選択します。この操作は元に戻すことに留意してください。

Note

Social Activity エンティティが含まれているビジネスプロセスフローのステージに移動して、次のステージボタンを選択すると、作成オプションが表示されます。作成を選択すると、ソーシャル活動フォームが読み込まれます。ただし、Social Activity はアプリユーザーインターフェイスからの Create に対して有効ではないので、フォームを保存できない場合は、エラーメッセージ "予期しないエラーが発生しました" が表示されます。

プロセス、ステージおよび手順の最大数

許容可能なパフォーマンスとユーザーインターフェイスの利便性を実現するには、業務プロセスフローを使用する際に留意する必要のある制限があります。

エンティティごとには最大 10 つのアクティブ化した業務プロセスフローのプロセスしかありません。
各プロセスには 30 以上のステージを含めることはできません。
複数のエンティティプロセスには 5 つ以上のエンティティを含めることはできません。

業務プロセスフローエンティティカスタマイズサポート

業務プロセスフローのエンティティがシステムに表示され、グリッド、ビュー、グラフ、およびダッシュボードでエンティティレコードデータを使用することができます。

グリッド、ビュー、グラフ、およびダッシュボードで業務プロセスフローのエンティティレコードを使用する

エンティティとして利用可能な業務プロセスフローを使用して、潜在顧客または営業案件などの指定されたエンティティのために、業務プロセスフローデータに由来する高度な検索、ビュー、グラフ、およびダッシュボードを使用することができるようになりました。システム管理者およびカスタマイザーは、他の任意のエンティティで作成したものと似た、カスタム業務プロセスフローグリッド、ビュー、グラフ、およびダッシュボードを作成することができます。

潜在顧客から営業案件への営業プロセスなどの業務プロセスフローは、ソリューションエクスプローラー内にカスタマイズ可能なエンティティとして表示されます。

潜在顧客から営業案件へのプロセスエンティティを持つソリューションエクスプローラー。

既定の業務プロセスフローのビューにアクセスするには、ソリューションエクスプローラーを開き、エンティティ>を展開し、潜在顧客から営業案件への営業プロセスなどの必要なプロセスを展開し、ビューを選択してから、必要なビューを選択します。

アクティブな営業案件の営業プロセスビューなど、グラフとして表示することができる複数の既定のビューが使用可能です。

アクティブな営業案件の営業プロセスビュー。

ビジネスプロセスフローエンティティの使用に関する制限

現在、業務プロセスフローに基づいてエンティティのユーザー定義フォームを作成することはできません。

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ビジネスプロセスフローを使った作業の概要

業務プロセスフローを使用する理由。