ポータルに取引先担当者を招待

Dynamics 365 for Customer Engagement ポータルの招待機能を使用して Dynamics 365 for Customer Engagement システムで自動作成された電子メールを使って自社のポータルに取引先担当者を招待します。 招待される相手は、完全にカスタム化され、ポータルへのリンクと招待コードが記載された電子メールを受信します。 このコードを使って特別に構成されたアクセス権を得ることができます。 この機能によって次の操作を実行できます。

  • 1 人またはグループへの招待状の送信
  • 必要に応じた期日の指定
  • 必要に応じてユーザーまたはポータル担当者を招待者として指定
  • 招待の承諾後に招待した取引先担当者をアカウントに自動割り当て
  • 招待の承諾後にワークフローを自動実行
  • 招待の承諾後に招待した取引先担当者 Web ロールに自動割り当て

招待の承諾は、多くの認証オプションのいずれかを使用して実行することができます。 ポータル認証に関するドキュメントについては、ポータル用の認証 ID の設定 を参照し、お使いのポータルのバージョンと構成に該当するモデルを選択してください。 承諾後、ユーザーは管理者から提供された何れかの設定を使用します。 招待の承諾の活動は、招待状と取引先担当者に対して作成されます。

招待状は、招待状の送信のワークフローによって送信されます。 既定では、ワークフローは汎用メッセージを使用して電子メールを作成し、招待する取引先担当者の主要電子メール アドレスに送信します。 招待状の送信ワークフローには、自身のポータルやポータルの招待の承諾ページへの正しいハイパーリンクを含む具体的なメッセージを追加するための編集を必要とする電子メールのテンプレートが含まれています。

招待状の送信ワークフローの電子メール テンプレートを編集するには、それを見つけて非アクティブ化します。 無効化した後、電子メールのテンプレートを編集して必要なメッセージを送信し、ポータルの招待の承諾ページへのリンクを提供します。

注意

招待状は、取引先担当者の既定電子メール (emailaddress1) にのみ送信されます。 招待状は、取引先担当者レコードの電子メール アドレス 2 (emailaddress2) や連絡用電子メール アドレス (emailaddress3) には送信されません。

Web クライアントでの招待状の作成および構成

Dynamics 365 for Customer Engagement 内で招待状のレコードを作成するには、コマンド バーの招待状の作成ボタンを選択します。 取引先担当者ビューで 1 人の取引先担当者が選択され、さらに取引先担当者レコードが表示されている場合は、ボタンを使用できます。 ボタンを選択すると、取引先担当者に対する新しい招待状のフォームが開きます。 招待状は、+新規を選択して招待状ビューで作成することもできます。 招待のレコードが作成されると、ワークフローの実行ボタンが表示され、取引先担当者に招待状を送信することができます。 招待状の送信 ワークフローが開始されない限り、招待状は取引先担当者に送信されません。

Dynamics 365 ポータル アプリで招待状を作成する

  1. ポータル > 取引先担当者 に移動します。

  2. 取引先担当者を選択するか、招待する取引先担当者レコードを開きます。

  3. コマンド バーで、招待状の作成 を選択します。

  4. 招待状 ページで、フィールドに適切な値を入力します。 詳細: 招待状の属性

  5. 保存を選択します。

  6. コマンド バーで、フロー > 招待状の送信 を選択します。

    招待状のワークフローの送信

  7. 確認メッセージで、OK を選択します。 招待は、選択した取引先担当者に送信されます。

    招待状の送信確認

複数の招待の送信

取引先担当者用の招待状を作成し、すべての招待状を一度に送信できます。

  1. 必要な取引先担当者用の招待状を作成し、ポータル > 招待状 に移動します。

  2. 作成した招待状を選択します。

  3. コマンド バーで、フロー > 招待状の送信 を選択します。

    招待状のワークフローの送信

  4. 確認メッセージで、OK を選択します。 招待は、選択した取引先担当者に送信されます。

    複数の招待状の送信確認

招待状の属性

以下の表は、招待状 ページの属性を説明したものです。

Name 説明
Name 招待状の内容を分かりやすくするための名前です。
種類 単独またはグループです。 単独では 1 人の取引先担当者だけが招待され、承諾も 1 度だけです。 グループの場合は複数の取引先担当者が招待され、承諾も複数回行われます。
招待者/送信者 招待状を送信した送信者である Dynamics 365 for Customer Engagement ユーザーです。 送信元フィールドにすでに含まれているユーザーの電子メールが作成された場合、招待状の送信ワークフローで上書きされます。
招待コード 招待された相手だけが見ることができる招待状の一意のコードです。 新しい招待状を作成した際に自動的に生成されます。
期日 招待状が承諾できなくなる日付です。 省略可。
招待者 取引先担当者が招待状の送信者である場合に使用できます。 省略可。
招待する取引先担当者 ポータルに招待する取引先担当者です。
割当先の取引先企業 招待が承諾された際に関連付ける、招待を承諾した取引先担当者が属する取引先企業レコードです。 省略可。
承諾した取引先担当者に対するワークフローの実行 招待が承諾された際に実行されるワークフロー プロセスです。 ワークフローには、承諾した取引先担当者が主エンティティとして渡されます。 省略可。
Web ロールへの割り当て 招待が承諾された際に承諾した取引先担当者に関連付けられる Web ロールのセットです。 省略可。
承諾した取引先担当者 招待を承諾した取引先担当者です。
許可されている最大承諾数 招待を承諾できる回数です。 招待状の種類が「グループ」の場合のみ使用できます。

関連項目

取引先担当者をポータルで使用できるように設定
ポータル用の認証 ID の設定