代理人アクセスを使用する
代理人アクセスは、他の人の Microsoft Outlook および Dynamics 365 に関する情報の特定事項を管理するユーザーに与えられます。
Microsoft Outlook で代理人アクセスを設定して、作業の代行許可を人に与えます。 たとえば、アシスタントにメールまたは会議の出席依頼を作成して返信してもらい、Dynamics 365 App for Outlook を使用してその後の Microsoft Dataverse 情報を追跡することができます。 代理人アクセスの設定方法の詳細については、代理人アクセスを設定する を参照してください。
代理人アクセスを使用して実行する追跡は、非同期的に同期されます。 追跡機能を使用して、代理人としてメールの項目を追跡すると、Outlook 用アプリは、ユーザーと代理人の両方の情報を同時に同期します。
重要
- 追跡のテータスは、ユーザーと委任されたユーザーの両方の同期サイクルが完了するまで更新されない場合があります。 この処理には数分かかる場合があります。
- 委任されたユーザーは、プライマリ ユーザーのメールボックスにアクセスして対話ができる必要があります。
- 委任されたユーザーは、委任されたメールボックスの連絡先を追跡できません。
- 委任されたユーザーは新しい連絡先の 関連情報 設定をできません。 電子メールと予定は、既存の連絡先についてのみ追跡できます。
代理人メールボックスから Dynamics 365 で電子メールを追跡すると、これらの列に次の情報が入力されます。
- 作成者: システム (サーバー側同期が促すため、これが表示されます)
- 所有者: 主メールボックスの所有者である代理人ユーザーのマネージャーです。
- センダー: 主メールボックスの所有者である代理人ユーザーのマネージャーです。
代理人が予定を作成し、予定が Dynamics 365 まで追跡されると、次の列には、主メールボックスの所有者である代理人ユーザーのマネージャー情報が入力されます。
- CreatedBy
- 担当者
- 開催者
Dynamics 365 でメール メッセージを追跡して、特定の行にリンクします
関連を設定 を使用してメールを追跡し、アプリの特定の行にリンクします。
代理人が代理する人のメール フォルダに移動し、追跡するメールのメッセージを開きます。
Dynamics 365 を選択し、Dynamics 365 ペインを開きます。
関連の設定 テキストボックスに検索テキストを入力し、メールをリンクさせる行を選択します。
行を選択すると、システムはメールを選択された行にリンクします。 追跡が完了したときに 追跡成功 メッセージが表示されます。
アプリで [関連を設定] を使用してリンクした項目を表示する
メール項目は、Dynamics 365 でメール アクティビティとして作成され、関連を設定 を使用して選択した行にリンクされます。
アプリで項目を表示するには、関連を追跡 の隣で、その他のコマンド
>Dynamics 365 で表示 の順に選択します。
リンクされた電子メールは、Dynamics 365 でこのように表示されます。
関連を設定 を使用して選択した行名。
メール アクティビティは、行のタイムラインに表示されます (タイムラインが有効になっている場合)。
Dynamics 365 で特定の行にリンクせずにメールを追跡します
関連を設定せずに追跡 を使用してメールを追跡し、特定の行にリンクせずに、Dynamics 365 でメールをアクティビティに追加します。
代理人が代理する人のメール フォルダに移動し、追跡するメールを開きます。
Dynamics 365 を選択し、Dynamics 365 ペインを開きます。
追跡されていません の隣で、その他のコマンド>関連を設定せずに追跡 の順に選択します。
ユーザーと代理人ユーザーの会議への招待状の状態が、処理中です、お待ちくださいに変わります。 状態が 追跡保留中 に変わるまで、Outlook の項目を閉じないでください。 閉じるのが早すぎると、項目が正常に追跡されない場合があります。 Microsoft Dataverse でメールの同期が終了したら、ユーザーと代理人ユーザーの会議への招待状の状態が 追跡済み に変わります。
アプリで [関連を設定せずに追跡] を使用してリンクした項目を表示する
アプリで項目を表示するには、関連を追跡 の隣で、その他のコマンド
>Dynamics 365 で表示 の順に選択します。項目は Dynamics 365 でメール アクティビティとして作成され、特定の行にリンクされていません。
