買掛金請求書照合

買掛金勘定の請求書照合は、仕入先請求書、発注書、および製品受領情報を照合するプロセスです。

ドキュメントを照合する際に、これらのドキュメント間の差異を照合不一致と呼びます。 照合不一致は、指定した許容範囲と比較します。 照合不一致が許容率や許容金額を超えると、仕入先請求書ページおよび請求書履歴と照合の詳細ページに照合差異アイコンが表示されます。

たとえば、1 行の品目が単価 1.00 の電池 1,000 本の発注書を入力したとします。 この発注書が承認され、仕入先に送られます。 仕入先が 1,000 本の電池を出荷したので、1,000 本の電池の梱包明細票を単価 1.00 で入力します。 この電池の在庫価格は、この価格に更新されます。

単価 1.10 で 1,000 本の電池に対する請求書が届いていています 勤務先の法人ポリシーでは、この品目カテゴリの単価の許容範囲は 5 パーセントです。 価格 1.05 は許容範囲内ですが、1.10 は許容範囲を超えています。 請求書情報を入力すると、価格照合の不一致を抽出し、不一致が解消されるまで、請求書を保存できます。

使用できる買掛金請求書照合のタイプは以下のとおりです。

  • 請求合計照合 – 請求書の合計額を発注書の合計金額と照合します。 このタイプの請求書照合では、最小限の詳細情報で処理します。したがって、請求書照合情報を確認するためのスタッフの所用時間が最小限で済むようにコントロールを設定するときは、このオプションを使用します。
  • 双方向照合 – 請求書の価格情報を発注書の価格情報と照合します。
  • スリーウェイ マッチング – 請求書の価格情報を発注書の価格情報と照合します。 さらに、請求書の数量情報を、この請求書に対して選択した製品受領書の数量情報と照合します。
  • 料金照合 – 請求書の請求金額情報 (数量) を発注書の請求金額情報 (数量) と照合します。

注意

その他の形式の請求書の検証は、仕入先請求書ポリシーで実行できます。

ツーウェイ マッチングとスリーウェイ マッチングでは、必ず単価で価格照合を行います。 また、これらの照合ポリシーは、合計価格別に価格情報を照合する構成にできます。

  • 正味単価の照合 – 請求書の各明細行の正味単価を、発注書で対応する正味単価と比較して、ツーウェイ マッチングまたはスリーウェイ マッチングの価格情報を照合します。 この正味単価は、明細行の正味金額/数量という式で計算します。
  • 合計価格の照合 – 請求書の各明細行の正味金額 (合計価格) を、発注書で対応する正味金額 (合計価格) と比較して、ツーウェイ マッチングまたはスリーウェイ マッチングの価格情報を照合します。 この正味金額は、(単価 * 行数) + 行請求金額 - 行割引という式で計算します。

通常、請求書照合の計算は、仕入先請求書ページで仕入先請求書を編集すると自動的に実行されます。 または、必要に応じて請求書照合を実行できます。 必要に応じた請求書照合は、[請求書検証] タブの買掛金管理パラメーター ページにある [請求書ヘッダーの状態を自動的に更新] で法人に対して制御されます。請求書照合は、請求書の確認プロセスの一部でも実行できます。 請求書照合の結果は、仕入先請求書ページと関連する請求書照合ページで確認できます。

請求合計の照合

合計請求書の照合により、合計請求書金が、許容差を超えて予測金額から逸脱していないことを確認できます。 6 つの合計は、次の表に示すように、請求合計照合の詳細ページで比較されます。 合計請求金額照合の許容範囲が 20% の場合、合計割引金額の差異が 100% は、照合不一致と見なします。

合計フィールド 実際の請求書合計 予想請求書合計 差異の割合 照合状態
残高 495.00 495.00 0% 成功
割引合計 0.00 9.90 100% 失敗
諸掛 64.90 64.90 0% 成功
消費税 139.98 137.50 2% 成功
丸め 0.00 0.00 0% 成功
請求金額 699.88 687.50 2% 成功

請求合計の照合は、買掛金勘定パラメーター ページの [請求合計の照合] の切り替えで法人に対して制御されます。 照合は、予想請求書合計と実際の請求書合計で行います。 予想請求合計は、発注書の価格、請求金額、売上税の情報と、請求書の数量に基づいて計算します。

双方向、価格合計の照合

発注書と請求書の価格情報の差異が許容範囲内であるか確認するための双方向照合。 請求書の各明細行の正味金額の価格情報、保留されている請求書明細行、転記済みの請求書の明細行を、対応する購買注文明細行の正味金額と比較できます。 これは、価格合計の照合と呼びます。

価格合計の照合は、割合、金額、割合と金額の組み合わせを基準に実行できます。

購買価格合計の許容割合を指定すると、次の表のように、5 つのフィールドを比較します。 購買価格合計の許容率が 10% なので、合計価格差の割合が 50% は照合不一致になります。

照合状態 請求書正味金額 予定正味金額 一致しない購買価格合計 (差異金額) 一致しない購買価格合計の割合 (差異金額) 購買価格合計許容率
成功 105.00 100.00 5.00 5% 10%
失敗 150.00 100.00 50.00 50% 10%

購買価格合計の許容金額を指定すると、次の表のように 5 つのフィールドを比較します。 購買価格合計の許容率が 100.00 なので、合計価格の差額が 105.00 は照合不一致となります。

照合状態 請求書正味金額 予定正味金額 一致しない購買価格合計 (差異金額) 会計通貨での一致しない購買価格合計 (差異金額) 購買価格合計許容
成功 150.00 100.00 50.00 50.00 100.00
失敗 205.00 100.00 105.00 105.00 100.00

価格合計の一致条件に割合と金額 (上限金額とも言う) による許容範囲が設定されている場合、ある行が照合不一致かどうかを判断するとき、両方の許容範囲を考慮します。 以下の表で 150.00 行と 205.00 行のように、割合または金額が許容範囲を超えている場合は、その行は照合不一致になります。

照合状態 請求書正味金額 予定正味金額 一致しない購買価格合計の割合 (差異金額) 購買価格合計許容率 会計通貨での一致しない購買価格合計 (差異金額) 購買価格合計許容
成功 105.00 100.00 5% 10% 5.00 100.00
失敗 150.00 100.00 50% 10% 50.00 100.00
失敗 205.00 100.00 105% 10% 105.00 100.00

ツーウェイ マッチングは、買掛金勘定パラメーター ページの [明細行照合ポリシー] フィールドで法人に対して指定されます。 [照合ポリシーの上書きを許可する] フィールドの選択内容に応じて、照合ポリシー ページで特定の仕入先、品目、または品目と仕入先の組み合わせのツーウェイ マッチングと、発注書ページで特定の発注書のツーウェイ マッチングを選択できます。

価格合計の照合は、買掛金勘定パラメーター ページの [照合価格合計] フィールドで法人に対して制御されます。 購買合計価格の許容率と許容金額 (上限値) もこのページで指定します。

双方向の正味単価の照合

発注書と請求書の価格情報の差異が許容範囲内であるか確認するための双方向照合。 請求書の各品目の正味単価について価格情報を比較できます。 これを正味単価照合と呼びます。

9 つの明細行は、次の表に示すように、請求書照合の詳細ページで比較されます。 正味単価を照合するときの価格許容範囲が 10% のとき、正味単価差 22.61% は照合不一致と見なします。

明細行のフィールド 請求値 発注書の値 差異の割合 照合状態
単価 55.40 55.38 0% 成功
価格単位 1.00 1.00 0% 成功
仕入諸掛 50.00 0.00 100% 失敗
割引 0.00 0.00 0% 成功
割引率 0.00 0.00 0% 成功
複数行割引 0.00 0.00 0% 成功
複数行割引の割合 0.00 0.00 0% 成功
正味金額 271.60 221.52 22.61% 失敗
正味単価 67.9000 55.3800 22.61% 失敗

ツーウェイ マッチングは、買掛金勘定パラメーター ページの [明細行照合ポリシー] フィールドで法人に対して指定されます。 [照合ポリシーの上書きを許可する] フィールドの選択内容に応じて、照合ポリシー ページで特定の仕入先、品目、または品目と仕入先の組み合わせのツーウェイ マッチングと、発注書ページで特定の発注書のツーウェイ マッチングを選択できます。

正味単価照合は、買掛金勘定パラメーター ページの [請求書照合の検証を有効にする] フィールドで法人に対して制御されます。 正味単価の許容率は、価格許容範囲ページで、品目、品目グループ、仕入先、仕入先グループ、品目と仕入先の組み合わせ、または法人を対象に構成できます。

双方向の価格合計照合と正味単価照合

価格合計照合と正味単価照合を合わせて使用できます。 この例では、次の構成を想定しています:

  • USB ドライブの品目の正味単価の許容範囲は 10% です。
  • この法人の価格合計の一致許容範囲は 15% または 500.00 です。

発注書の明細行は以下のとおりです。

品目番号 件数 単価 正味金額
USB ドライブ 1.000 10.00 10,000.00

以下の表のように、3 件の請求書が入力されています。 その差異の 1,880.00 は、購買価格の合計許容金額の 500.00 を超えるため、請求書 3 の請求書の照合結果は不一致になります。 価格合計照合の場合、請求書の正味金額には、現在処理中の請求書に加えて、転記済みのすべての請求書が含まれます。

品目番号 件数 単価 正味金額 価格照合 価格合計の照合
請求書 1: USB ドライブ 800 10.80 8,640.00 成功 成功
請求書 2: USB ドライブ 100 10.80 1,080.00 成功 成功
請求書 3: USB ドライブ 200 10.80 2,160.00 成功 失敗
小計 11,880.00

スリーウェイ マッチング

発注書の価格情報と請求書の価格情報間の差異が許容範囲内であって、その請求書の数量が対応する製品受領書の数量と一致していることを確認するには、スリーウェイ マッチングを使用します。

同じ明細行は、ツーウェイ マッチングのように、請求書照合の詳細ページで比較されます。 また、請求の数量を受領した製品受領書の数量と照合します。 請求の数量が、照合した製品受領書の数量と異なる場合、数量の照合エラーがあります。

明細行のフィールド 請求値 発注書の値 差異の割合 照合状態
単価 55.40 55.38 0% 成功
価格単位 1.00 1.00 0% 成功
仕入諸掛 50.00 0.00 100% 失敗
割引 0.00 0.00 0% 成功
割引率 0.00 0.00 0% 成功
複数行割引 0.00 0.00 0% 成功
複数行割引の割合 0.00 0.00 0% 成功
正味金額 271.60 221.52 22.61% 失敗
正味単価 67.9000 55.3800 22.61% 失敗
明細行のフィールド 請求値 照合状態
請求数量 4.00
一致した製品受領書の合計 0.00 失敗

スリーウェイ マッチングは、買掛金勘定パラメーター ページの [明細行照合ポリシー] フィールドで法人に対して指定されます。 [照合ポリシーの上書きを許可する] のフィールドの選択内容に応じて、照合ポリシー ページで特定の仕入先、品目、または品目と仕入先の組み合わせのスリーウェイ マッチングと、発注書ページで特定の発注書のスリーウェイ マッチングを選択できます。

諸費用の照合

請求金額の照合により、請求金額が、許容率を超えて予測金額から逸脱していないことを確認できます。 請求書と発注書に適用される各請求書コードの合計金額は、以下の表のように、費用金額の比較 - 請求書: ページで比較します。 請求書金額コードの許容範囲が 25% のとき、ライセンスの請求書金額コードの差異の割合が 99,999,999,999.99% は照合不一致になります。

注意

差異の割合が 99,999,999,999.99% のおき、発注書による予想請求書金額はゼロで、請求書の実際の金額は正の値になります。

諸費用照合状態 請求書諸費用コード 実際の合計算出金額 予定の合計算出金額 差異金額 差異の割合 許容率
失敗 ライセンス 25 0 25 99,999,999,999.99% 25%
成功 運賃 200 200 0 0% 25%
失敗 急送 4 2 2 100% 25%

諸費用の照合は、買掛金勘定パラメーター ページの [諸費用の照合] の切り替えで法人に対して制御されます。 諸費用の許容範囲ページでは、請求金額の差異の許容範囲の割合を設定できます。

注意

諸費用の照合は、諸費用コード ページで [発注書の価額と請求書の価額を比較する] の切り替えが選択されている諸費用コードにのみ実行されます。

仕入先請求書が、発注書ではなく、実際の出荷を表す製品受領書に基づいて発行されることはめずらしくありません。 請求金額が発注書の金額と一致しない場合や、出荷数量が請求された数量と一致しない場合があります。 この情報は、以下の方法で管理できます。

  • 製品受領書に基づいて仕入先請求書を作成する。 請求書に対して製品受領書は自動的に提示され、ユーザーは使用する製品受領書を選択できます。 また、必要に応じて、複数の発注書から特定の製品受領書の行品目を選択できます。
  • 請求書の請求数量と製品受領書の入庫済数量の数量差を表示して承認する。 これで数量差がある場合は、請求書を保存しておき、後で別の製品受領書と照合するか、請求数量を入庫済数量と照合することができます。
  • 元の発注書には記載されていなかった請求金額を入力して、請求書情報を仕入先から受け取った請求書と照合する。 発注書の請求金額は請求書の請求金額と比較できます。 必要に応じて、請求書に請求金額を追加して、請求明細行に割り当てることができます。
  • 請求書の正味単価と発注書の正味単価の間の価格照合不一致を表示して承認する。 法人、仕入先、品目に品目を価格の許容率を設定できます。 仕入先請求書の明細行価格が価格許容範囲外にある場合は、転記の承認が得られるまで、あるいは仕入先から訂正を受け取るまで、請求書を保存できます。

詳細については、3状況照合ポリシー および 買掛金請求書照合の検証の設定を参照してください。