予算管理の概要

重要

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この記事では、予算管理機能について紹介し、組織の財源管理を最適化するための予算管理の構成に役立つ情報を提供します。

予算管理は、勘定科目表、ワークフロー、ユーザー グループ、元伝票と仕訳帳、コンフィギュレーション可能な使用できる資金の計算、予算サイクル、しきい値などにより、組織の財源管理をサポートします。 適切に操作される場合、組織は会計年度中の財務資源の計画、測定、管理、予測が可能になります。

システムで予算が承認された後に、予算計画を使用して予算登録エントリを生成し、組織の支出予算を記録できます。 または、予算計画機能を使用しないで、サード パーティ製プログラムから予算登録エントリを作成するか、またはインポートできます。

支出は、主勘定と財務分析コードを使用して記録することができます。 財務分析コードおよび主勘定の組み合わせをグループ化して、組織のポリシーと要件に合うよう全体的な支出予算の管理を構成できます。

次の図は、一般的な予算サイクルのステージでの予算管理の場所を示します。

複数の要因によって予算管理をコンフィギュレーションできます:

• 財務分析コード- どの財務分析コードが予算と実績の報告に使用され、どの財務分析コードが予算を管理するために必要ですか? 特定の分析コードの組み合わせ、または特に注意を払う必要がある主勘定がありますか? たとえば、原価部門およびプログラムにより、予算と実績を追跡する要件がありますか? 旅費に対して特別な関心が必要ですか?
• 時間 - 使用可能な予算財源を評価するために使用される時間枠 (会計期間、会計年度期間の累計など) は何ですか?
• 元伝票 – 予算管理のために評価される必要がある元伝票は何ですか？ 伝票は明細行または伝票ごとに評価される必要がありますか？
• 使用可能な資金の計算 - 購買要求 (債務) および発注書 (債務) などの伝票は使用可能な資金の計算で考慮する必要がありますか? ドラフト ステータスの伝票は、計算で考慮されますか?
• 上書きのアクセス許可 - 利用可能な予算を超過する許可が与えられているのは誰ですか?

予算管理は、次のアプリケーションと完全に統合されています。 したがって、計画発注書と実際の購買の両方に使用できる予算を評価できます。 予算の照会およびレポートを使用できます。 したがって、予算のリビジョンや移動の形式で、ユーザーが予算サイクル中の予算を評価し、必要に応じて調整を行うことができます。 予算マネージャーは、予算と実績を Microsoft Excel にエクスポートすることにより、必要に応じてより良い分析および予測を行うことも可能です。

予算管理のコンフィギュレーション

予算期間

予算作成の基本的なコンフィギュレーションが完了した後、予算サイクル期間ページで、時間または予算作成と予算管理の開始期間と終了期間を定義できます。 予算サイクルは、通常会計カレンダーに対応しますが、会計年度をまたがることができます。

コンフィギュレーションの次の手順は、予算管理コンフィギュレーション ページから開かれるタブで完了されます。

パラメーターの定義

予算に対して有効にされる財務分析コードに基づいて、予算管理の財務分析コードのすべてまたはその一部を使用できます。

また、関連する予算期間中に実行される予算管理の既定の時間間隔 (たとえば、会計年度、会計年度の累計、会計年度期間 または 四半期) を指定できます。 既定の予算マネージャを指定し、しきい値に達したらユーザーに通知されるしきい値を指定することもできます。 これらのフィールドの値は、新しい予算管理ルールまたは作成された予算グループで既定値として使用されます。 ただし、既定の値は個々のグループまたはルールで変更できます。

予算が作成されて予算登録に記録される方法は、使用可能な予算財源を評価するときに、選択する期間を決定することに役立ちます。 分析コード値を組み合わせた年換算の金額を開発して使用すると、会計年度または今会計年度累計のアプローチが意味のあるものとなる場合があります。 ただし、組織が会計年度期間による予算を作成するか、または会計年度に割り当ててより詳細を管理する場合、会計年度期間または四半期の期間を考慮する場合があります。

さらに、予算作成と予算管理に関連する組織のカルチャが定義の指定に役立ちます。

予算超過の許可

次に、予算超過の許可タブで、ユーザー グループを指定できます。 また、ユーザーが予算超過の許可があるグループのメンバかどうかを指定できます。 ユーザーが予算のパラメータページに設定された予算しきい値を超過することを阻止するか、またはしきい値に関係なくどの金額も予算を超過することを阻止できます。 組織がどれほどプロアクティブに支出を管理するかに応じて、これらのアクセス許可は財務資源の管理に役立ちます。

利用可能な予算財源

次に、利用可能な予算財源タブで、利用可能な予算財源を計算するのに使用される式を定義できます。 組織が財務資源をどれほど保守的に管理するか、また規制または業界の要件に応じて、その計算にはドラフトまたは未転記の伝票を含めることができます。

メモ

予算サイクルの過程で計算が変更された場合でも、以前に予算管理のチェックを通過し、計上または完了した文書には変更が影響しません。 予算資金の計算で利用可能な金額のみを追跡するという名前の機能を使用すると、BudgetSourceTracking テーブルで追跡されるデータを変更できます。 この機能を有効にすると、金額は使用可能な予算財源の計算で使用するために選択されている場合にのみ格納されます。 詳細については、 使用可能な予算資金を参照してください。

ドキュメントと仕訳帳

伝票と仕訳帳ページで、どの元伝票と仕訳帳が予算管理検査の対象か、また明細行の入力時に検査が発生するのか、または伝票全体を検査するのかを選択できます。 さらに、Microsoft Dynamics 365 Finance バージョン 10.0.27 の時点で使用可能な新しい予算管理ドキュメント フィルター処理の強化機能は、予算管理に含まれる各ドキュメントにクエリ ベースのフィルター オプションを提供します。 したがって、予算チェックする予算管理ドキュメントを指定できます。 このように、この機能により、ドキュメント タイプのサブセットのみを予算チェックすることができます。 たとえば、プール フィールドが 01 に設定されている発注書のみを確認できます。 ドキュメントと仕訳帳タブに追加される新しい列は、選択したドキュメント タイプに対してクエリが定義されているかどうかを示します。 さらに、ドキュメント グリッドの上のツールバーに追加された 2 つの新しいボタンを使用すると、フィルター処理を追加、編集、または削除できます。

予算財源に使用できる計算が含まれた残高用のチェック ボックスで選択された元伝票を照合する必要があります。 たとえば、債務に対する予算引当 を選択した場合、発注書オプションを選択します。 予算チェックを購入明細行の金額と勘定に対して実行すると、引当に割り当てられた予算管理のカテゴリは 債務 になります。 予算チェックを購入明細行の金額と勘定に対して実行すると、引当に割り当てられた予算管理のカテゴリは 事前債務 になります。

債務に対する予算引当または事前の債務に対する予算引当が使用可能な予算財源の計算に含まれ、一般会計への転記によって反映されている必要がある場合は、一般会計パラメーター ページの約定会計グループでこれらの選択肢をマークする必要があります。

予算モデルの割り当て

次に、予算モデルの割り当てページで、予算モデルを予算管理に含める予算サイクル期間に割り当てます。

予算管理ルールの定義

次に、予算管理ルールの定義タブで、予算管理が有効化された財務分析コードに基づいて特定のルールを作成する必要があります。 たとえば、部門の支出または支出の範囲にフォーカスがある場合、このタブの設定を使用して支出を定義および評価できます。 各予算管理ルール対して異なるしきい値が定義できます。

重要

予算管理は 損益、経費、収益、貸借対照表、負債、株主資本、または資産タイプの主勘定に対して有効になります。 予算管理ルールの定義タブに空の基準を含むルールが含まれている場合、予算管理は、これらのタイプの主勘定を含むすべての財務分析コードの組み合わせに対して有効になります。 したがって、予算管理を有効にした財務分析コードの組み合わせの範囲内で定義された予算管理ルールがオンになっていることを確認してください。

主勘定の選択

主勘定がパラメーターの定義ページで予算管理分析コードとして選択されていないものの、特定の経費が管理されている場合、主勘定の選択タブで支出を選択できます。主勘定が予算管理分析コードとして選択されている場合、エントリは必要ありません。

予算グループの定義

続いて、予算グループの定義ページで、必要に応じて予算リソースが副次予算チェックに対してプールされている財務分析コードの一意な組み合わせを定義できます。 組織全体を含む、1 つのレコードを作成するか、個々の部門または原価部門を表すための複数のグループを定義できます。

メッセージ レベルを定義します

予算管理の警告メッセージがユーザー グループに対して抑制される必要がある場合、メッセージ レベルの定義ページでそれらのグループを指定できます。 ユーザー グループのメンバには、予算超過許可に基づいて 使用可能な予算財源を超過すると、引き続きエラー メッセージが表示されます。

予算管理の有効化

予算管理は、コンフィギュレーション後、予算管理の有効化タブでオンにして有効にできます。すると、ドラフト バージョンが有効になります。

重要

予算管理がオンになり有効化されトランザクションが転記された後は、年半ばに無効にしないでください。 予算管理を無効になると、活動が予算管理目的で記録されず、予算チェックが実行されません。 したがって、既に転記されている伝票は、削除された金額、予算管理に関連した照会およびレポートなどの残高を正確に反映していない可能性があります。 これらには、下流の予算管理統計または調整伝票および仕訳帳が含まれます。

さらに、予算登録エントリを含む予算管理が起動する前に転記されたトランザクションが、予算管理に対して考慮されないように注意してください。 したがって、新しい予算サイクルの最初に予算管理を有効化することをお勧めします。 予算管理が起動した後だけに、予算管理の開始予算残高を含む予算登録エントリの予算残高が更新されることを確認します。 開かれた伝票 (たとえば、発注書) はすべて予算財源が利用可能かどうか確認され、ユーザーが手動で伝票の予算管理のチェックインをトリガする場合に、予算管理の予算引当が割り当てられます。

予算管理の使用

予算管理が有効化された後、予算管理のためにコンフィギュレーションされた伝票と仕訳帳で、予算管理の警告とエラー メッセージが表示されます。 ユーザーが予算財源を超過したときに警告されるが、トランザクションは確認または転記続行できるよう、予算管理をコンフィギュレーションすることができることに注意してください。 予算管理のエラーおよび警告ページで失敗した予算チェックの詳細を表示できます。

このページから、ユーザーは期間別の予算管理統計ページを詳細表示し、予算の利用可能性の詳細および選択された予算管理分析コードの組み合わせの引当を表示できます。 ユーザーは、予算管理統計ページを詳細表示し、予算管理で使用されるすべての財務分析コードの組み合わせの予算の利用可能性を表示できます。

予算管理が発注書に対して有効化されると、予算マネージャーは元帳予算および予測ワークスペースを使用して、予算チェックの警告が付いたすべての未確認の発注書および元帳予算のエラーのキューを確認できます。 予算マネージャーに予算に関するアクセス許可がある場合、ワークスペースで直接発注書を確認することができます。