経費管理モバイル ワークスペース

このトピックでは、経費管理 モバイル ワークスペースに関する情報を提供します。 このワークスペースにより、ユーザーは領収書を取得し、アップロードできるため、経費精算書に後から添付することができます。 ユーザーも関連付けられているレシートを使用して経費明細行を迅速に作成し、経費精算書を作成および管理できます。 承認者をさらに、経費管理モバイル ワークスペースを使用し、割り当てられている経費精算書を表示し、経費承清算書の承認または否認のいずれかを行えます。

このモバイル ワークスペースは、Microsoft Dynamics 365 for Unified Operations モバイル アプリで使用するためのものです。

概要

多くの組織は、従業員が払い戻しのために提出する出張関連または事業関連の経費報告書に領収書のコピーを添付することを要求しています。 経費管理 モバイル ワークスペースにより、領収書のコピーを添付して、任意のモバイル デバイスで新しい経費の明細行をすばやく作成できます。 また、ユーザーは、領収書の写真を撮り、その後で経費精算書に添付することもできます。 従業員も、経費精算書を作成および管理でき、モバイル デバイスを使用して、承認および払い戻しの申請を送信できます。

特に、経費管理 モバイル ワークスペースにより、ユーザーは次のタスクを実行できます。

  • 領収書の写真を撮り、Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Enterprise エディションにアップロードします。 その後にユーザーはその写真を経費精算書に添付できます。
  • キャプチャした領収書としてファイルをアップロードします。 その後にユーザーはそのファイルを経費精算書に添付できます。
  • 新しい経費明細行を作成するには、添付されている領収書を使用します。 ユーザーはその後に、経費精算書に明細行品目を追加し、承認と払い戻しのために送信します。

Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Enterprise エディション 2017 年 7 月の更新プログラムを使用している場合、これらの機能も使用できます。

  • 新しい経費精算書を作成します。
  • 経費精算書にクレジット カード トランザクションと以前に作成したその他の経費を関連付けます。
  • 経費精算書に対して新しい経費を作成します。
  • 領収書の写真を撮る、またはキャプチャした領収書としてファイルをアップロードして、レシートを経費精算書のすべての経費に関連付けます。
  • 会社の経費ポリシーに基づいて、経費にゲストの一覧を追加します。
  • 会社の経費ポリシーに基づいて、経費を明細化します。
  • 承認および払い戻しのために経費精算書を提出します。
  • 承認を割り当てられた経費精算書を承認または否認します。

前提条件

組織に配置されている Microsoft Dynamics 365 のバージョンに基づいて、前提条件は異なります。

Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations、Enterprise Edition 2017 年 7 月の更新プログラムを使用している場合の前提条件

Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations、Enterprise Edition 2017 年 7 月の更新プログラムを組織に配置している場合、システム管理者は [経費管理] モバイル ワークスペースを公開する必要があります。 手順については、「モバイル ワークスペースの公開」を参照してください。

Microsoft Dynamics 365 for Operations バージョン 1611 およびプラットフォーム更新プログラム 3 以降を使用している場合の前提条件

Microsoft Dynamics 365 for Operations バージョン 1611 およびプラットフォーム 更新プログラム 3 以降を組織に配置している場合、システム管理者は次の前提条件を満たす必要があります。

前提条件 役割 説明
KB 4019015 を実装します。 システム管理者 KB 4019015 は、[経費管理] モバイル ワークスペースを含む X++ の更新またはメタデータ修正プログラムです。 KB 4019015 を実装するには、システム管理者は次の手順に従う必要があります。
  1. Microsoft Dynamics Lifecycle Services (LCS) からメタデータ修正プログラムをダウンロードします
  2. メタデータ修正プログラムをインストールします。
  3. アプリケーション スイートExpenseMobile モデルを含む配置可能パッケージを作成し、配置可能パッケージを LCS にアップロードします。
  4. 配置可能パッケージを適用します
[経費管理] モバイル ワークスペースを公開します。 システム管理者 モバイル ワークスペースの公開」を参照してください。

Dynamics 365 for Operations モバイル アプリをダウンロードしてインストールする

Dynamics 365 for Unified Operations モバイル アプリをダウンロードしてインストールします。

モバイル アプリにログインします。

  1. モバイル デバイスでアプリを起動します。
  2. Dynamics 365 の URL を入力します。
  3. 初めてサインインすると、ユーザー名とパスワードを要求されます。 資格情報を入力します。
  4. サインインすると、使用可能な会社のワークスペースが表示されます。 なお、システム管理者が後で新しいワークスペースを公開すると、モバイル ワークスペースのリストを更新する必要があります。

プルして更新

経費管理のモバイル ワークスペースを使用して、領収書を取得します。

  1. モバイル デバイスで、[経費管理] ワークスペースを開きます。
  2. 領収書の取得 を選択します。
  3. 写真を撮る または 画像の選択 を選択します。
  4. 次の手順のいずれかを実行します。

    • 写真を撮る を選択した場合は、次の手順に従います。

      1. モバイル デバイスのカメラが用意され、領収書の写真を撮ることができるようになります。 写真が撮り終わったら、[OK] を選択して写真を確定します。
      2. オプション: 写真の名前とメモを入力します。
    • [画像の選択] を選択した場合は、次の手順に従います。

      1. リストで画像を選択します。
      2. オプション: 画像の名前とメモを入力します。
  5. 完了 を選択します。

経費管理モバイル ワークスペースを使用して、経費を簡単に入力します。

  1. モバイル デバイスで、[経費管理] ワークスペースを開きます。
  2. 経費簡単入力 を選択します。
  3. 経費のカテゴリを選択します。 オフラインで使用する場合のために、アプリにロードされた経費カテゴリのリストが表示されます。 既定では、50 の品目がロードされますが、開発者はこの数値を変更できます。 詳細については、開発者は モバイル プラットフォーム を確認する必要があります。 カテゴリが一覧にない場合は、[検索] を選択し、オンライン検索を行います。 経費カテゴリで検索するか、経費タイプでの検索に切り替えます。
  4. 経費のトランザクションの日付を入力します。
  5. オプション: 経費の商社を入力します。
  6. 経費金額を入力します。
  7. 経費の通貨を選択します。 オフラインで使用する場合のために、アプリにロードされた通貨コードが一覧表示されます。 既定では、400 種類の通貨がロードされますが、開発者はこの数値を変更できます。 詳細については、開発者は モバイル プラットフォーム を確認する必要があります。 通貨が一覧にない場合は、[検索] を選択し、オンライン検索を行います。 通貨で検索するか、名前での検索に切り替えます。
  8. 写真を撮る または 画像の選択 を選択します。
  9. 次の手順のいずれかを実行します。

    • 写真を撮る を選択した場合は、モバイル デバイスのカメラが用意され、領収書の写真を撮ることができます。 写真が撮り終わったら、[OK] を選択して写真を確定します。
    • [画像の選択] を選択した場合は、一覧から画像を選択します。
  10. 完了 を選択します。

(2017 年 7 月の更新プログラムを使用する) 場合は、経費管理モバイル ワークスペースを使用して経費精算書を承認します。

  1. モバイル デバイスで、[経費管理] ワークスペースを開きます。
  2. [経費の承認] には自分が承認者に割り当てられている経費精算書の番号が表示されます。 番号はおよそ 30 分ごとに更新されます。 [経費の承認] を選択します。

    自分が承認者に割り当てられている経費の承認の一覧が表示されます。

  3. その経費の詳細を表示する経費精算書を選択します。

  4. その経費の詳細を表示する経費を選択します。 経費に表示される情報には、領収書、ゲスト、および明細化された詳細が含まれています。
  5. [経費精算書] ページに戻り、経費精算書の承認または否認を選択します。
  6. 承認アクションのコメントを入力します。
  7. 完了 を選択します。

(2017 年 7 月の更新プログラムを使用する) 場合は、経費管理モバイル ワークスペースを使用して、新しい経費精算書を作成し、承認の申請を送信します。

  1. モバイル デバイスで、[経費管理] ワークスペースを開きます。
  2. [経費入力] を選択します。
  3. [新しい経費精算書] を選択する、または一覧から既存の経費精算書を選択します。
  4. 新しい経費精算書では、目的と入手可能なその他の情報を入力します。 この情報は、自社の経費管理の設定方法によって異なります。
  5. 完了 を選択します。
  6. 経費精算書にクレジット カード トランザクションなどの既存の費用を追加するには、[添付] を選択します。
  7. 一覧から 1 つ以上の経費を選択します。
  8. 完了 を選択します。
  9. 新しい経費を経費精算書に追加するには、[新しい経費] を選択します。
  10. 経費のカテゴリを選択します。 オフラインで使用する場合のために、アプリにロードされた経費カテゴリのリストが表示されます。 既定では、50 の品目がロードされますが、開発者はこの数値を変更できます。 詳細については、開発者は モバイル プラットフォーム を確認する必要があります。 カテゴリが一覧にない場合は、[検索] を選択し、オンライン検索を行います。 経費カテゴリで検索するか、経費タイプでの検索に切り替えます。
  11. オプション: 経費の商社を入力します。
  12. 経費のトランザクションの日付を入力します。
  13. 経費金額を入力します。
  14. 経費の通貨を選択します。 オフラインで使用する場合のために、アプリにロードされた通貨コードが一覧表示されます。 既定では、400 種類の通貨がロードされますが、開発者はこの数値を変更できます。 詳細については、開発者は モバイル プラットフォーム を確認する必要があります。 通貨が一覧にない場合は、[検索] を選択し、オンライン検索を行います。 通貨で検索するか、名前での検索に切り替えます。
  15. 完了 を選択します。
  16. 経費に詳細を追加するには、[詳細の追加] を選択します。 使用できるフィールドは、自社の経費管理のコンフィギュレーションによって異なります。
  17. 会社のポリシーにより、経費の領収書を必要とする場合は、[領収書] を選択し、次の手順に従います。

    1. [領収書のキャプチャ] または [領収書の添付] を選択します。
    2. 次の手順のいずれかを実行します。

      • [領収書のキャプチャ] を選択した場合は、次の手順に従います。

        1. 写真を撮る または 画像の選択 を選択します。
        2. 次の手順のいずれかを実行します。

          • 写真を撮る を選択した場合は、次の手順に従います。

            1. モバイル デバイスのカメラが用意され、領収書の写真を撮ることができるようになります。 写真が撮り終わったら、[OK] を選択して写真を確定します。
            2. オプション: 写真の名前とメモを入力します。
          • [画像の選択] を選択した場合は、次の手順に従います。

            1. リストで画像を選択します。
            2. オプション: 画像の名前とメモを入力します。
        3. 完了 を選択します。

      • [領収書の添付] を選択した場合は、次の手順に従います。

        1. 一覧から 1 つ以上の画像を選択します。
        2. 完了 を選択します。
    3. 経費の詳細に戻るには、[戻る] ボタンを選択します。

  18. 会社のポリシーにより、経費の対象となるゲストを必要とする場合は、[ゲスト] を選択し、次の手順に従います。

    1. [ゲスト]、[以前のゲスト]、または [同僚] を選択します。
    2. 次の手順のいずれかを実行します。

      • [ゲスト] を選択した場合は、次の手順に従います。

        1. ゲストの名前を入力します。
        2. オプション: ゲストの組織や出身国を入力します。
        3. オプション: ゲストの役職を入力します。
        4. 完了 を選択します。
      • [以前のゲスト] を選択した場合は、次の手順に従います。

        1. 一覧から 1 つ以上の以前のゲストを選択します。 オフラインで使用するアプリケーションに読み込まれる以前の経費に追加した以前のゲストの一覧のレポートが表示されます。 既定では、50 の品目がロードされますが、開発者はこの数値を変更できます。 詳細については、開発者は モバイル プラットフォーム を確認する必要があります。 以前のゲストが一覧にない場合は、[検索] を選択し、オンライン検索を行います。 名前で検索するか、組織名、国名、または役職名での検索に切り替えます。
        2. 完了 を選択します。
      • [同僚] を選択した場合は、次の手順に従います。

        1. 一覧から 1 名以上の同僚を選択します。 オフラインで使用する場合のために、アプリにロードされた同僚のリストが表示されます。 既定では、50 の品目がロードされますが、開発者はこの数値を変更できます。 詳細については、開発者は モバイル プラットフォーム を確認する必要があります。 同僚が一覧にない場合は、[検索] を選択し、オンライン検索を行います。 名前で検索するか、組織名または役職名での検索に切り替えます。
        2. 完了 を選択します。
    3. 経費の詳細に戻るには、[戻る] ボタンを選択します。

  19. 会社のポリシーにより、経費の明細化を必要とする場合は、[明細化] を選択し、次の手順に従います。

    1. 明細化する最初の日付を選択します。
    2. [明細表示の追加] を選択します。
    3. 経費の明細化におけるサブカテゴリを選択します。 オフラインで使用する場合のために、アプリにロードされた経費サブカテゴリのリストが表示されます。 既定では、50 の品目がロードされますが、開発者はこの数値を変更できます。 詳細については、開発者は モバイル プラットフォーム を確認する必要があります。 サブカテゴリが一覧にない場合は、[検索] を選択し、オンライン検索を行います。 経費サブカテゴリ名で検索します。
    4. 明細化のトランザクション金額を入力します。
    5. 必要な場合は、トランザクションの日付を編集します。
    6. 完了 を選択します。
    7. 選択した日付のすべての明細化の追加が終了するまでは、上記の手順を繰り返します。
    8. 追加の日数については、[次の日にコピー] を選択し、翌日に明細化をコピーできます。 また、最初の日付の場合と同様に、明細化する日付を選択し、明細化を追加できます。
    9. 経費の明細化が終了したら、[戻る] ボタンを選択し、経費の詳細に戻ります。
  20. [戻る] ボタンを選択し、[経費精算書] ページに戻ります。

  21. すべての経費の追加が終了するまでは、上記の手順を繰り返します。
  22. [送信] を選択します。
  23. 承認者宛てにコメントを入力します。
  24. 完了 を選択します。