経費管理の構成

このトピックは、Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations、Enterprise エディションの経費管理をコンフィギュレーションする前に、計画プロセス中に決定する必要のある考慮事項について説明します。 [経費管理] で、支払方法、出張費要求、経費精算書、ポリシーなどの情報を格納できます。

経費管理に対するコンフィギュレーションを計画する場合の決定の多くが、組織の階層と財務構造に基づいているため、これらの領域の計画文書を参照する必要があります。

会社間経費

会社間経費を有効にすると、別の法人に代わって法人や従業員が経費を支払ったり、組織内の雇用法人から支払を回収したりできます。 たとえば、法人 A に属する従業員が法人 B のプロジェクトを完了し、そのプロジェクトには出張関連経費が発生するとします。 会社間経費が有効な場合、従業員は法人 B へ転記する経費の経費精算書をまとめ、その経費は法人 A により支払われる必要があります。組織に複数の法人がない場合、会社間経費を有効にする必要はありません。

意思決定: 会社間経費を有効にしますか。

財務管理

経費管理は、組織の財務管理と密に統合されています。 経費管理の多くのコンフィギュレーションは、組織の財務に関する決定に基づいています。 次のセクションでは、組織の財務上の決定および指導チームからのガイダンスに基づく、計画および決定が必要になるさまざまな領域について説明します。

日当

組織で提供する日当の従業員を定義する必要があります。 日当は通常、食費、宿泊費、その他の臨時費などの経費を負担するために使用されるため、組織が提供する日当ルールを作成できます。 日当レートは、時期、出張先、または両方を基準にされます。 日当ルールを定義する際に、作業者が無料の食事やサービスを受ける場合、日当レートから天引される割合を指定できます。 作業員の出張に適用できる日当レートの最大時間数と最小時間数を設定するために日当レート層を定義することもできます。

意思決定:

  • 最初と最後の日の既定の日当ルール:

    • 従業員が 1 日に要求し、日当を受け取る最小時間数はどのくらいですか。
    • 最初と最後の日の食事のために支給される金額に減額はありますか。 減額がある場合、減額の割合はどのくらいですか。
    • 最初と最後の日のホテルのために支給される金額に減額はありますか。 減額がある場合、減額の割合はどのくらいですか。
    • 最初と最後の日にかかるその他の経費に支給される金額に減額はありますか。 減額がある場合、減額の割合はどのくらいですか。
  • 既定の日当ルール:

    • 食事が無料の場合などの食事に関する日当に割合での減額はありますか。 減額がある場合、食事ごとの減額の割合はどのくらいですか。
    • 1 日あたり、出張あたり、または 1 日あたりの食事数で計算される食費減額はありますか。
    • 日当金額は通常どおりに丸められますか。または切り上げられますか。
    • 日当は、24 時間制期間またはカレンダー日に基づいて計算しますか。
  • 場所に基づく日当ルール:

    • 日当レートは場所に応じて異なりますか。 どのような場所が含まれますか。
    • 日当レートが場所ごとの所在地に応じて変化する場合、次の経費タイプに対する割合率が用意されています。

      • 食費
      • ホテル
      • その他の経費

経費管理仕訳帳および勘定

経費管理には、複数の仕訳帳および勘定を使用する必要があります。 たとえば、同じ勘定を、現金前貸しとクレジット カードの争議に使用するかどうか決定する必要があります。

意思決定:

  • どの仕訳元帳に承認済経費精算書を転記しますか。
  • どの勘定を現金前貸しに使用しますか。
  • 現金前貸しをすぐに転記しますか。

支払方法

従業員が業務のために経費を支払うことを許可するときに、従業員が使用できる支払方法を定義する必要があります。 たとえば、従業員による現金または会社のクレジット カードの使用を許可することができます。 また、従業員が個人のクレジット カードを使用して、後で払い戻すようにすることもできます。 許可する各支払方法に次の意思決定を行う必要があります。

意思決定:

  • どの支払方法を許可しますか。
  • 誰が支払方法の経費を所持しますか。
  • 相手勘定タイプはありますか。 相手勘定タイプがある場合、それは何ですか。
  • 相手勘定がある場合、勘定は何ですか。
  • 支払方法がクレジット カードである場合、その支払方法をインポートされたトランザクションでのみ使用しますか。

経費カテゴリおよび共有カテゴリ

従業員が経費精算書を作成する際、記録する各費用は経費カテゴリと関連付けている必要があります。 経費カテゴリは、組織の法人間で共有できる共有カテゴリから取得されます。 これらのカテゴリは、組織の定義方法に応じて、プロジェクト管理および会計で共有することもできます。 組織の定義および実装チームからのガイダンスに基づいて、[経費管理] に使用するカテゴリは [経費管理] のみで使用するか、または [プロジェクト管理と会計] および [経費管理] との間で共有する必要があるかを決定します。 これらのカテゴリは、プロジェクトと経費、またはプロジェクトと運用の間で共有できますが、経費と運用の間では共有できないことに注意してください。 各経費カテゴリに対して次の意思決定を行う必要があります。

意思決定:

  • 経費カテゴリは何ですか。 この例には、フライト、ホテル、またはマイレージのカテゴリが含まれます。
  • 経費カテゴリは、プロジェクト管理および会計でも使用できますか。
  • 経費タイプは何ですか。
  • 経費カテゴリの既定の支払方法は何ですか。
  • 経費カテゴリの経費を明細化する必要はありますか。
  • 経費カテゴリに対するメインの既定の勘定は何ですか。
  • 経費カテゴリに対する既定の品目売上税グループは何ですか。
  • この経費カテゴリに対して許可されている追加の支払方法はありますか。 追加の支払方法が許可されている場合、どんな方法がありますか。
  • この経費カテゴリ内に下位カテゴリはありますか。 下位カテゴリがある場合、次の決定をする必要があります。

    • 過誤納税の還付から除外される下位カテゴリはありますか。
    • 下位カテゴリの品目売上税グループは何ですか。

経費カテゴリがプロジェクト管理および会計でも使用されている場合、残りの質問にご回答ください。 それ以外の場合は、次のセクションに移動します。

  • 次の経費にどの原価勘定を使用しますか。

    • コスト
    • 給与配賦
    • 仕掛品 - 原価価値
    • 原価 - 品目
    • 仕掛品 - 原価価値 - 品目
    • 未収損益
    • 仕掛品 - 未収損失
  • 次のものにどの収益勘定を使用しますか。

    • 請求済み収益
    • 未収収益 - 販売額
    • 仕掛品 - 販売額
    • 未収収益 - 生産
    • 仕掛品 - 生産
    • 未収収益 - 利益
    • 仕掛品 - 利益
    • 未収収益 - 定期売買
    • 仕掛品 - 定期売買

経費に関係する税の場合、経費精算書に含まれるものや有効なものを判断する必要があります。

意思決定:

  • 売上税が経費金額に含まれていますか。
  • 過誤納税の還付は、経費で有効にしますか。

    注意

    一般会計を計画していた場合、米国消費税の適用と税規則の使用を決定すると、経費で過誤納税の還付を有効にできません。 (米国消費税の適用および税規則を使用するには、[売上税課税ルールの適用] オプションを [はい] に設定します。)

ポリシー

経費精算書のポリシーを作成により、従業員が変わって経費を負担した際、組織が時間とお金を節約するのに役立ちます。 ポリシーでは、従業員が予算の範囲内で、必要なすべての情報を入力し、必要に応じてのみ金銭を支出することを確認する助けになります。 作成した各経費精算書のポリシーおよび各経費精算書の承認ポリシーに対して次の意思決定を行う必要があります。

意思決定:

  • ポリシーの名前は何ですか。
  • 経費ポリシーの目的は何ですか。
  • 以前に、会社間経費を有効にすると決定した場合、どの会社にこのポリシーを適用しますか。
  • ポリシーはいつ有効にしますか。
  • ポリシーの有効期限はいつにしますか。
  • ポリシー ルールは何ですか。
  • ポリシー ルールの結果は何ですか。