仕入先ポータルを使用して、仕入先と連携

このトピックでは、購買担当者が仕入先ポータルを使用して、発注書の確認プロセス中に外部仕入先と連携して作業する方法について説明します。 この情報は、2016 年 2 月 & 2016 年 5 月バージョンの Dynamics AX にのみ適用されます。

このトピックの情報は、2016 年 2 月および 2016 年 5 月バージョンの Dynamics AX にのみ適用されます。 仕入先のポータルの機能は、Dynamics 365 for Operations バージョン 1611 で拡張された仕入先コラボレーション機能に変わりました。 新しい仕入先コラボレーション機能の詳細については、「仕入先コラボレーションでの外部仕入先との連携」を参照してください。

仕入先ポータルは、発注書 (PO) の情報を交換するための Microsoft Dynamics AX の電子データ交換 (EDI) の統合がない仕入先向けです。 ポータルでは、購買担当者は発注書を仕入先に送信でき、Dynamics AX から、確認または拒否の応答を直接受け取ることができます。

仕入先からの確認で自動的に注文を確定するように、プロセスをコンフィギュレーションすることができます。 この場合、フォローアップは注文が否認されたとき、または仕入先の確認が応答登録済だが発注書のステータスが確認プロセス中に [確認済] に更新されなかったときに必要になることがあります。

発注書の確認および否認

Dynamics AX で発注書が作成されます。 承認済ステータスの発注書がある場合、仕入先に確認要求を作成して送信します。 新しい発注書に仕入先の注意を向けたい場合は、印刷管理システムを使用して電子メールで発注書を送信できます。 発注書は仕入先ポータルで表示され、仕入先が確認または否認できるオプションがあります。 仕入先は、発注書に対する変更などの情報を伝える場合にコメントを追加できます。

仕入先ポータルで、仕入先は注文明細行を確認できます。 これらの明細行には、外部製品番号、分析コード、価格情報、数量、出荷日、配送先住所などの情報が含まれます。 仕入先は、発注書情報と合計金額を示すレポートを生成することができます。 仕入先に関連する請求金額は、ヘッダーまたは明細行の [請求金額] ボタンを仕入先がクリックすると表示されます。 仕入先は、Excel にエクスポート機能を使用して独自のシステムに発注書の情報をインポートできます。

次の表に、確認のために発注書を送った場合の仕入先の応答に応じた、一般的な情報交換を示しています:

応答のタイプ 結果
仕入先が注文を確定します。 システムは、仕入先が確認したときに自動的に発注書を確定するように構成されます。 注文のステータスが [確認済] に更新されます。 注文の更新が妨げられる場合、仕入先の応答が [確認済] でも、発注書は [外部で確認中] のままになります。
仕入先が注文を確定します。 システムは、仕入先が確認したときに自動的に発注書を確定するように構成されません。 仕入先の応答は [確認済] として記録されますが、発注書のステータスは [外部で確認中] のままになります。
仕入先が注文を否認します。 仕入先の応答は [否認] として記録され、発注書のステータスは [外部で確認中] のままになります。 否認は、理由および代替出荷日などの変更提案とともに、受信されます。 発注書を更新し、確認のために新しいバージョンを送信します。

発注書への変更

発注書に、既に確認された変更をする必要がある場合は、仕入先ポータルで仕入先に新しい発注書を送信できます。 新しい発注書には、以前伝達されたものから変更がある発注書バージョンであることを示すバージョン接尾語が付きます。 仕入先ポータルでは、仕入先が各オーダーの履歴を追跡することができます。 以前確認されたバージョンの発注書は、新しい発注書が確認されるまで、確認済の発注書の一覧に保持されます。

発注書をキャンセルすると、状態が [承認済] に戻されます。 発注書は、仕入先が取消を確認または否認できるように、仕入先ポータルで仕入先に返送する必要があります。 取消が確認されると、発注書は、仕入先の確認済の発注書の一覧で [キャンセル済] として表示されます。

バージョン、状態遷移、変更管理

特定のバージョンの発注書としてシステムで登録されている仕入先に発注書が送信されたとき、状態は承認済から外部確認に変更されます。 発注書を後で変更する場合は、発注書の新しいバージョンが作成され、ステータスが承認済に戻されます (または、変更管理が有効な場合、ステータスはドラフトへと変更されます)。

次の表に、発注書を配送できる状態およびバージョンの変更の例を示しています。

アクション 状態とバージョン
発注書の初期バージョンは Dynamics AX で作成します。 状態は承認済です。
発注書が仕入先ポータルに送信されます。 バージョンは仕入先ポータルに登録され、ステータスが外部で確認中に変更されます。
仕入先によって要求された変更を行います。 状態が承認済に戻されます。
仕入先ポータルに発注書の新しいバージョンを送信します。 新しいバージョンは仕入先ポータルに登録され、ステータスが外部で確認中に変更されます。
仕入先は、新しいバージョンの発注書を承認します ステータスが確認済に変更されます。

仕入先に送信された発注書のバージョンと回答を表示するには、発注書から [仕訳帳] > [確認要求] の順にクリックします。

応答として仕入先に送信された注文、およびステータスが外部で確認中の注文は、発注書が仕入先ポータルに送信されました、応答を待っていますリストまたは発注書が仕入先ポータルに送信されました、応答でアクションが要求されていますリストに表示されます。 仕入先に送信された注文を変更すると、状態が承認済に戻り、注文は一覧で表示されなくなります。 以前に仕入先から注文への応答があったかどうかを確認するには、[仕訳帳] > [確認要求] の順にクリックします。

仕入先は、仕入先ポータルで発注書を確認する必要はありません。 また、電子メール メッセージを送信するか、またはそのほかのチャンネルで、発注書の受入を伝達することができます。 その後、Dynamics AX で注文を手動で確認できます。 この場合、仕入先から反応がない場合でも、注文が確認されようとしていることについて警告が届きます。 発注書はその後、仕入先ポータルの確認履歴に、未応答の確認済の注文として表示されます。 また、仕入先には発注書を確認または否認するオプションがなくなります。

注記: Dynamics AX で他のプロセスに使用できる発注書のバージョンは、そのバージョンがまだ登録されていない場合でも、常に最新バージョンです。

変更管理

発注書の変更管理を有効にすると、発注書は承認ワークフローを実行して承認済ステータスに到達します。 このプロセスは仕入先に表示されません。

変更管理が発注書に対して有効な場合、発注書が承認されたときにそのバージョンが登録されます。発注書が仕入先に送信されたときや確認されたときではありません。

次の表に、変更管理が有効化されている場合、発注書を配送できる状態およびバージョンの変更の例を示しています。

アクション 状態とバージョン
発注書の初期バージョンは Dynamics AX で作成します。 ステータスはドラフトです。
発注書は、承認プロセスに送信されます。 (これは仕入先が関わらない内部プロセスです。) 承認プロセス中に発注書が却下されない場合、ステータスはドラフトから確認中に、そこから承認済に変更されます。 承認済の発注書は、バージョンとして登録されます。
発注書を仕入先ポータルに送信 バージョンは仕入先ポータルに登録され、ステータスが外部で確認中に変更されます。
仕入先によって要求された変更を行います。 状態がドラフトに戻されます。
発注書は、承認プロセスに再度送信されます。 承認プロセス中に発注書が却下されない場合、ステータスはドラフトから確認中に、そこから承認済に変更されます。 また、特定のフィールドの変更で再承認が必要ないようにコンフィギュレーションできます。 その場合、最初にステータスがドラフトに変更され、そのあと自動的に承認済に更新されます。 承認済の発注書は、新しいバージョンとして登録されます。
仕入先ポータルに発注書の新しいバージョンを送信します。 新しいバージョンが仕入先ポータルに登録され、ステータスが外部で確認中に変更されます。
仕入先は、新しいバージョンの発注書を承認します 状態は、自動的に、または仕入先からの応答を受信して確認したときに、確認済に変更されます。

参照

仕入先コラボレーション ユーザーのセキュリティのコンフィギュレーション

仕入先コラボレーションの請求ワークスペース