発注書の承認および確認

注意

このトピックは、Dynamics 365 for Finance and Operations Enterprise Edition と Dynamics 365 for Retail の両方に適用されます。

この資料は、発注書 (PO) が作成された後の一連の状態と、変更管理の有効化の効果について説明します。

注文書 (PO) が作成された後は、承認プロセスを経る必要があります。 仕入先が発注書に同意した後、発注書は [確認済] の状態に設定されます。

発注書の状態

変更管理を使用していない発注書では、作成後すぐに [承認済] の状態となります。一方、変更管理を使用している発注書の場合、初めて作成されるなら [ドラフト] の状態になります。 マスター プランから計画オーダーを確定することによって作成された発注書は、変更管理の設定に関係なく [承認済] に、常に設定されます。 発注書では、[承認済] 状態に達したときのみ、在庫トランザクションが作成されます。 したがってその在庫は注文が承諾されるまで、予約またはマーク向けに、在庫ありと表示されません。

[変更管理の有効化] オプションを、[調達パラメーター] ページで設定することで、発注書の変更管理が可能になります。 変更管理が有効化されると発注書は作成完了後、承認ワークフローを経る必要があります。 Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations には、承認プロセスを表すワークフローを定義できるワークフロー プロセス エディターがあります。 このワークフローには、自動承認のルールを特定の発注書に割り当てる承認を決定するルール、長期間承認待ちのワークフローのエスカレーション向けのルールを含めることができます。 すべての仕入先、または特定仕入先の変更管理プロセスを有効にできます。 個々の発注書が上書きできるようプロセスを設定することもできます。

変更管理が有効化されると、発注書は、[ドラフト] から [完了] までの 6 つの承認状態へと変化していきます。 注文が承認されると、それを修正したいユーザーは [変更の要求] アクションを使用する必要があります。

承認状態 説明 変更要求の有効化
ドラフト 発注書はドラフトで、発注書ワークフローの承認用に送信されていません。 第 条
確認中 発注書は、発注書ワークフローの承認のため送信されました。 承認は保留中です。 第 条
拒否済 発注書は、承認プロセス中に却下されました。 第 条
承認済 発注書が承認されました。
確認済み 発注書が確認されました。 発注書は承認されるまで確認できません。
完了 発注書は作成完了です。 これは財務上決済されており変更できません。 第 条

発注書の確認

[承認済] 状態の発注書では、確認前に追加の手順を実施できます。 例えば、価格、割引、配送日程について照会できるよう仕入先に購買の照会を送信する必要があるかもしれません。 この場合、[購買の照会] アクションを使用して、発注書を [外部レビュー中] の状態に設定できます。

仕入先ポータルを使用できるよう設定されている仕入先は、ポータルで発注書を確認、承認、または却下できます。 このレビュー プロセス中、発注書は [外部レビュー中] の状態になります。 仕入先からの確認により Finance and Operations で注文が自動的に確定されるよう、仕入先ポータルをコンフィギュレーションできます。 代わりに、仕入先からの確認を受信した後、発注書を手動で確認できます。 仕入先が発注書を拒否する場合、この拒否と共に、拒否理由と変更提案もあわせて受信します。 この場合、発注書の状態は [外部レビュー中] のままです。

実際の確認の処理が完了する前に、注文の見積確認を生成するオプションもあります。 このオプションでは、仕入先と共有できるレポートが作成されます。 仕訳帳情報は作成されません。

仕入先が注文に同意した後、次のステップは発注書が確定済みであることを記録することです。 [確認] アクション、または [確認する] アクションのどちらかを使用して、このステップを完了できます。 これらの両方のアクションでは、注文の承認状態が [確認済] に設定されます。 注文の確認により 2 つの追加のプロセスが開始されます。

  • システムで確認された内容の正確なコピーを保存するため、仕訳帳が作成されます。 場合によっては、注文の変更を必要とし、更新された注文の確認後に追加の仕訳帳を作成します。 これらの仕訳帳を使用して、確認された注文のさまざまなバージョンの履歴を表示できます。
  • 勘定配布が作成されこの機能が有効になっている場合、注文チェックと予算チェックが実施されます。 いずれかのチェックが失敗した場合、もう一度確認を実行する前に、発注書の変更を行う必要がありますというエラー メッセージを受信します。

仕入先は、購買に提供される支払い保証のいくつかのタイプを要求するかもしれません。 買掛金勘定プロセスでは、この保証を提供するためのさまざまなメソッドがあります。 例えば、[支払い] アクションでは、発注資金が確保され、この支払いは発注書に記録されます。

発注書の変更

状況によっては、[承認済] または [確認済] の承認状態に達した後、発注書を変更する必要があるかもしれません。

発注書が変更管理プロセスを使用して作成された場合、または注文が [要求の変更] アクションを使用してすでに承認されているなら、その注文を再度呼び出して変更できます。 この場合、承認状態は [ドラフト] に戻り、その注文を修正できるようになります。 変更が終了した後、再承認のため発注書を再送信する必要があります。 [購買ポリシー] ページにある [発注書の再承認ルール] ポリシー ルールを使用して、再承認を必要とする変更の種類をコンフィギュレートできます。

発注書明細行の注文数量の一部が配送された場合、注文数量は変更できません。 ただし明細行の [出荷更新待ち] の数量を変更できます。 明細行をキャンセルしそれ以降の処理を防ぐため、[確定] アクションを使用できます。

注文が確認済になると削除はできません。 ただし注文した数量が受領されていない、または請求書が送られていないなら、全数量か発注残の数量をキャンセルできます。

参照

発注書の概要

発注書の作成

発注書に対応する製品受領書

仕入先請求書の概要