購買要求ワークフロー
ワークフロー プロセスは、レビュー プロセスを介し、[ドラフト] の状態から [承認済] の最終状態へ購買要求を移動します。 購買要求が作成されレビュー用に送信されると、ワークフロー プロセスが開始されます。 購買要求が承認されると、発注書が購買要求明細行に対して生成され、仕入先に注文処理のために送信されます。
購買要求をレビューのために送信する前に、ワークフローを構成する必要があります。 ワークフロー プロセスには、任意の順序で 1 つ以上の確認ステップを含めることができます。 ワークフロー プロセスの構成により、レビュー タスを省いて自動的に購買要求を承認することもできます。 購買要求を単一ドキュメントとして送るように、ワークフローを構成できます。また、個々の購買要求明細行を適切なレビュー担当者に送ることもできます。 購買要求を一つのドキュメントとして複数のレビュー担当者に送り、選択した購買要求明細行を他のレビュー担当者に送るシナリオを作成できます。
購買要求の明細行が個々に確認される場合、確認プロセスがすべての購買要求明細行に関して完了してから、ワークフロー プロセスの次のステップに進み、購買要求の確認プロセスが全体として完了します。 購買要求およびすべての明細行の検証プロセスが完了した場合、購買要求の全体的な状態は承認済に更新されます。
組織の購買要求の業務プロセスを示すように、テンプレートを構成することができます。 自分の購買要求ワークフロー プロセスを構成する場合、次の疑問点を考慮します。
- どの経費を確認する必要がありますか。
- どの経費を自動的に承認しますか。
- だれが経費の要求を確認および承認する必要がありますか。 これらのユーザーには、どのロールが割り当てられますか。
- レビュー担当者がいない場合は、どのようなプロセスを経る必要がありますか。
次の例は、購買要求のワークフローを構成する 2 つの方法を説明します。
例 1: 購買要求をレビュー用に一つのドキュメントとして処理
次の例は、購買要求がワークフロー確認プロセスを単一文書ドキュメントとして処理する流れを説明します。 購買要求の明細行は個別処理されません。 次のロールがこの例のワークフロー プロセスに含まれています。
- 要求者 – 品目またはサービスを要求するユーザー。 要求者は購買要求を準備できますが、別の作業者も要求者の代わりに購買要求を準備できます。 この作業者は作成者です。 作成者はレビュー プロセス全体で購買要求の管理を担当します。 購買要求の作成者のみ変更できます。
注記: 作業者は、誰かの代わりに購買要求を作成する適切なアクセス許可を付与される必要があります。 購買要求アクセス許可ページを使用して、これらのアクセス許可を設定します。
- 購買担当者 – 調達の確認を実行し、ドキュメントを承認できるユーザー。
- 要求者のマネージャー – 経営上の確認を実行し、ドキュメントを承認できるユーザー。
この例では、購買要求のワークフロー プロセスに次の手順が含まれます。
- 作成者はレビューのために購買要求を送信します。
- 購買担当者が通知を受信します。 通知は、購買担当者に購買要求の情報を検証するように要求します。 必要な情報が不足している場合、購買担当者は情報を追加するか、または作成者に購買要求を返却して情報を追加させることができます。 すべての必須フィールドが入力されている場合、購買要求は確認プロセスの次のステップに送られます。
- 依頼者のマネージャが購買要求を確認します。 たとえば購買要求の量が依頼者の購買要求支出制限を超過した場合、購買要求は依頼者のマネージャーに送られます。 依頼者のマネージャは、購買要求を承認または却下したり、作成者に戻して変更させることができます。
例 2: 確認のための個々の購買要求明細行の処理
次の図は、個々の購買要求明細行がワークフロー内でどのように処理されるかを示します。 一般に、各行のプロセスは、一つのドキュメントとして確認される購買要求のプロセスとほとんど同じです。 ただし、購買要求が全体としてワークフローを完了する前に、各行はワークフロー プロセスを完了する必要があります。
この例では、作業者は、マーケティング キャンペーンのポスターおよび T シャツの依頼を入力します。 ポスターのコストは、マーケティング部門と販売部門の間で分割されます。 ポスターまたは T シャツのコストが部門マネージャの署名限度を超える場合も、購買要求がグループ マネージャによって確認される必要があります。
次のロールがこの例のワークフロー プロセスに含まれています。
- 要求者 – 品目またはサービスを要求するユーザー。 要求者は購買要求を準備できますが、別の作業者も要求者の代わりに購買要求を準備できます。 この作業者は作成者です。 作成者はレビュー プロセス全体で購買要求の管理を担当します。 購買要求の作成者のみ変更できます。
注記: 作業者は、誰かの代わりに購買要求を作成する適切なアクセス許可を付与される必要があります。 購買要求アクセス許可ページを使用して、これらのアクセス許可を設定します。
- 購買担当者 – 調達の確認を実行し、ドキュメントを承認できるユーザー。
- 要求者のマネージャー – 経営上の確認を実行し、ドキュメントを承認できるユーザー。
- 部門マネージャー – 経費の確認を実行し、ドキュメントを承認できるユーザー。
- グループ マネージャー – 署名権限上の確認を実行し、ドキュメントを承認できるユーザー。
この例では、購買要求明細行のワークフロー プロセスに次の手順が含まれます。
- 作成者はレビューのために購買要求を送信します。 各行は、受け取るようにワークフロー プロセスで構成されたレビュー担当者にルーティングされます。
- 購買担当者が通知を受信します。 通知は、購買担当者が購買要求および購買要求明細行の情報を検証するように要求します。 購買要求が購買担当者によって開始されたとき、すべての明細行が表示されますが、確認のために購買担当者に送信された明細行が視覚的なインジケーターで示されます。 必要な情報が不足している場合、購買担当者は情報を追加するか、または作成者に購買要求明細行を返却して情報を追加させることができます。 すべての必須フィールドが入力されている場合、購買要求明細行は確認プロセスの次のステップに送られます。 購買要求明細行は、各々無関係に確認プロセスを続けます。
- 依頼者の明細行マネージャーは購買要求明細行を確認および承認します。 たとえば購買要求明細行の量が依頼者の購買要求明細行の支出制限を超過した場合、承認は依頼者のマネージャーに送られます。 マネージャーは、購買要求明細行の 1 つまたは両方を承認または否認できます。
- マーケティング部門の部門マネージャーは、ポスターおよび T シャツ両方の購買要求明細行を確認します。 販売部門のマネージャーは、その販売部門に請求される唯一のコストであるため、ポスターのみの購買要求明細行を確認します。
- グループ マネージャーは、たとえば、T シャツの購買要求明細行の金額が部門のマネージャーの承認制限を超えるなど、グループ マネージャーの承認が必要な場合にのみ購買要求明細行を確認および承認します。 グループ マネージャーはポスターの購買要求明細行を承認する必要はありません。
メモ
購買要求のヘッダー ワークフローに署名限度に関連する承認が必要な場合は、システム通貨を設定する必要があります。
購買要求ワークフローの構成
確認の購買要求を処理するために、購買要求ワークフロー プロセスを構成する必要があります。 定義したワークフロー プロセスは、品目を要求したユーザー (依頼者) とレビュー担当者と承認者間のワークフロー上のやりとりを制御します。 購買要求のルーティングは、ワークフローの構成で指定された条件によって異なります。 たとえば、購買要求のルーティング先のユーザーやロール、ルーティングされたユーザーが実行できるアクションは、これらの条件によって決まります。
この記事の例では、1 つのドキュメントとしてまたは個々の購買要求明細行として、購買要求がワークフローをルーティングする方法を説明します。 また、組織に対して定義される購買要求の内部管理確認を反映するように、購買要求のワークフローを構成できます。
ワークフローでタスクが割り当てられる参加者やレビュー担当者は、特定のユーザー グループのメンバー、特定のセキュリティー ロールのあるユーザー、管理階層の送信者に関連付けられたユーザー、名前付きユーザーや特定の経費の責任があるユーザーです。
購買要求支出確認者
支出確認者のコンフィギュレーションを設定すると、プロジェクトのロールに割り当てられたユーザーまたは支出が請求されている財務分析コードに基づいて、確認を受ける支出を動的にルーティングできるようになります。 ワークフロー プロセスは、指定されたプロジェクト ロールまたは財務分析コードの所有者に基づいて、支出をルーティングする先の担当者を決定します。
支出確認者のコンフィギュレーションは 1 つ以上定義して、ワークフローの作成時にコンフィギュレーションを選択できます。 支出確認者の値は、組織のすべての法人に対してコンフィギュレーションできます。 支出確認者のコンフィギュレーションを定義したら、そのコンフィギュレーションをワークフロー タスクに割り当てます。
支出確認者のコンフィギュレーションを定義する必要はありません。 代わりに、ワークフローを定義するときに、特定のユーザーまたはユーザー グループをレビュー担当者として割り当てることができます。 ただし、組織が複雑な場合は、支出確認者が承認プロセスの効率を上げることができます。 また、支出確認者を設定すると、レビュー担当者がジョブ ロールを変更するたびにワークフローのレビュー担当者割り当てを更新する必要がなくなります。
購買要求支出確認者ページで、支出確認者を設定できます。 支出確認者のコンフィギュレーションを作成し、組織の各法人の値を入力します。 プロジェクトに割り当てられている請求については、請求の確認を担当するロールを指定できます: プロジェクト マネージャー、プロジェクト コントローラー、またはプロジェクト販売マネージャー。 支出は、指定されたロールに割り当てられたユーザーにルーティングされます。 また、組織配分タブの該当する財務分析コードのオプションを選択して、財務分析コードの所有者に支出をルーティングすることもできます。
ワークフローで設定した支出確認者のうちの 1 人を使用するには、関連するワークフロー要素の割り当てプロパティーの参加者のタイプオプションを支出実行者に設定する必要があります。