仕入れ先の設定

このトピックでは、新しい仕入先を作成する際に指定する必要がある情報のタイプを説明します。

仕入先を作成する際に、仕入先に関する情報を入力します。 この情報は自動的にドキュメントへデータを入力する、および仕入先が関係する活動を追跡する際に使用されます。 たとえば、仕入先に関して次の情報をコンフィギュレーションできます:

  • 仕入先グループを割り当てます。 仕入先グループに、すべての仕入先を割り当てる必要があります。 仕入先グループ内の仕入先に共有するパラメータがあります。 たとえば、同じ支払条件があります。
  • 仕入先をカタログ インポート用にコンフィギュレーションします。 仕入先は、それらの品目およびサービスのカタログを含むファイルを指定できます。 このファイルは、作業者が仕入先から注文できるようにアップロードできます。
  • 仕入先を調達カテゴリに割り当てます。
  • 既存の仕入先が組織内の別の法人と取引できるようにします。
  • トランザクションの特定のタイプに対する仕入先を保留にします。
  • 支払を電子的に送信できるように、仕入先の銀行情報を設定します。
  • 仕入先の税、配送、請求書、および支払情報を設定します。 既定では、これらの設定は、仕入先に対して作成する新しいドキュメントにコピーされます。
  • 仕入先とのトランザクションの財務会計への自動転記に使用される既定の財務分析コードを設定します。

仕入先を作成するプロセスの処理速度を上げるために、テンプレートを作成できます。 テンプレートを作成するには、[仕入先] ページの、アクション ウィンドウで、[オプション] > [レコードの情報] の順にクリックします。 次に、[会社コード テンプレート] をクリックします。 会社コード テンプレートは、他のユーザーと共有されます。

独自のユーザー テンプレートも作成できます。 連絡先または製品などの他のレコードに、関連付けられる仕入先を削除することはできません。

仕入先番号

仕入先番号は、仕入先の固有識別子です。 仕入先の作成の際に、自動的に生成されるよう仕入先番号を設定できます。 番号が手動で入力されるよう番号順序をコンフィギュレーションできます。 たとえば、識別子として仕入先の電話番号を使用する場合があります。

仕入先の組織、および個々の仕入先

新しい仕入先を作成する際、仕入先が組織または個人かを選択する必要があります。 この選択は、仕入先を入力する必要のある情報に影響します。 個人用として、この情報には名、姓および職位を含めます。 組織として、この情報には、組織番号および従業員数を含めます。

住所

仕入先ごとに、それぞれが別の目的で使用する複数のアドレスを定義できます。 たとえば、[請求書] 用の住所を作成できます。 または、仕入先への支払いを小切手で行う場合は、[送金先] 用の住所を設定できます。 外国銀行への振り込みに使用するための住所を指定する必要がある場合、目的は [SWIFT] となります。

仕入先連絡先

仕入先の連絡先を保存できます。 これらの連絡先は、発注書または見積依頼 (RFQs) などのドキュメントで使用できます。

仕入先の連絡先を追加するには、[すべての仕入先] ページの [仕入先] タブで、[設定] グループにある [連絡先] > [連絡先の追加] の順にクリックします。

仕入先連絡先を最初から作成できます。 または、Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations で既に登録されている他の人の詳細をコピーすること、および必要とする情報を編集することができます。

[注記:] 仕入先の連絡先を追加することは、仕入先の連絡先情報を追加することと同じではありません。 仕入先の一般的な連絡先情報を追加するかもしれませんが、その会社の複数の特定の人の連絡先、および個々の連絡先情報も含めるかもしれません。

連絡先がドキュメントで参照される連絡担当者レコードは削除できません。 代わりに、連絡先を無効にできます。

Microsoft Office 365の個人連絡先に仕入先の連絡先を追加できます。 ただし、最初に Microsoft Exchange Server の同期と Microsoft Outlook セットアップ ウィザードの両方で、Finance and Operations と Office 365 間の同期を設定する必要があります。

仕入先が組織の一つの法人として登録される場合、他の法人は同じ仕入先を登録する必要があります。[別の法人の仕入先の追加] ページを使用して、別の法人と取引がある仕入先をコンフィギュレーションします。 仕入先グループ、通貨、および選択された法人に対する仕入先の保留状態を選択する必要があります。

組織内の複数の法人が同じ仕入先と取引を行う場合、および各法人がその仕入先に対して別々の仕入先勘定を設けている場合、仕入先勘定の当事者 ID をマージします。 この方法で、住所および従業員数の情報を共有できます。そのためには、それらを 1 つの場所のみで更新する必要があります。

当事者 ID をマージするには、次の手順に従います。

  1. [グローバル アドレス帳] ページで、マッピングに含まれる各法人ごとの仕入先を表すアドレス帳レコードを選択します。
  2. アクション ウィンドウで [レコードのマージ] をクリックします。

契約

仕入先勘定を設定する際、仕入先との契約も登録したいと思うかもしれません。 アクションを使用して価格、および仕入先レコードの割引契約を設定できます。 または、[購買契約] ページで購買契約を設定できます。

仕入先の保留

さまざまなトランザクション タイプに対して仕入先を保留にできます。 次のオプションがあります。

  • [いいえ] – この仕入先は保留されていません。
  • [請求書] – この仕入先に対して転記された請求書はありません。
  • [すべて] – この仕入先は、すべてのトランザクション タイプに対して保留中です。 これらのトランザクション タイプには、購買要求、請求書や支払が含まれています。
  • [支払] – この仕入先に対して生成する支払はありません。
  • [要求] – 購買要求のみを作成できます。 その他のトランザクションは作成されません。
  • [なし] – 仕入先は非アクティブにするために保留状態になりません。

仕入先が保留中の場合、その理由、および保留中の状態が終了する日付を指定できます。 終了日を入力しなかった場合、仕入先の保留中状態は無期限に持続します。

[仕入先の無効化] ページで選択した基準に基づいて、仕入先の保留状態を [すべて] に一括更新し、仕入先が保留状態になっている理由を割り当てることができます。

次の条件は、ある期間中に無効化だった仕入先を含めるために使用され、従業員である仕入先を含めるか、または除外し、次の保留の前に支払猶予期間にある仕入先を除外します。

  • [仕入先の無効化] ページの [活動期間内] フィールドに入力した日数に基づいて、仕入先が活動を無効化と見なすことができる最新の日付が計算されます。 つまり、現在の日付から入力した日数を引いたものです。 日付が計算された最新の日付より後の仕入先のための 1 つ以上の請求書が存在する場合、仕入先は無効化から除外されます。 これは、仕入先にその日付以降の支払い、オープン購買要求、オープン発注書、見積依頼、または返信がある場合にも有効です。
  • [次の保留の前の支払猶予期間] フィールドは、最新の支払猶予期間を計算するために使用されます。 つまり、現在の日付から入力した日を引いたものです。 これは、以前に無効化されていた仕入先にのみ適用されます。 以前に無効化されていた場合、アプリケーションは仕入先の他の無効化の履歴を検証し、最新の支払猶予日前に最新の無効化が発生したかどうかをチェックします。 この場合、仕入先は無効化プロセスに含まれます。
  • [従業員を含める] パラメータは、従業員にリンクされている仕入先を指します。 これらの従業員を含めるかどうかを設定できます。

このプロセスでは、[仕入先保留] フィールドを保持する値が [なし] の仕入先は常に除外されます。

検証に合格した仕入先は保留状態になり、[仕入先保留] フィールド値は [すべて] に設定され、[理由] は選択されたものに設定されます。 保留履歴のレコードが仕入先に対して作成されます。

仕入先の請求先/元 ID

同じ請求先住所の仕入先が複数ある場合、またはサード パーティ経由で仕入先に請求する場合は、仕入先レコードで請求先/元 ID を指定します。 請求先/元 ID は、発注書から仕入先請求書を作成する場合に請求金額が貸方転記される勘定です。 仕入先レコードで請求先/元 IDを入力しない場合、仕入先勘定が請求先/元 ID として使用されます。

仕入先の銀行口座

仕入先の銀行口座へ支払をする必要がある場合、[仕入先の銀行口座] ページで仕入先の銀行および銀行口座に関する情報を入力できます。 銀行口座の検証および支払に関する情報も入力できます。 たとえば、仕入先の銀行口座に事前通知を追加できます。 これらの事前通知を使用して、処理番号、銀行口座番号などの口座データの正確性を検証します。 仕入先への支払の既定の口座を指定する必要があります。 ただし、実際の支払を行う際、この口座を仕入先の他の口座の 1 つに変更できます。

勘定科目

指定した仕入先の仕入先請求を自動的に表示する既定の勘定を指定できます。 同じ仕入先から同じタイプの品目またはサービスに対していつも支払を行っている場合は、このオプションを使用します。 既定の勘定を指定すると、請求仕訳帳で短時間および効率的に仕訳入力を入力することができます。 指定した既定の勘定は、発注書または [仕入先請求書] ページで入力される仕入先請求書では使用されません。

[既定の勘定の設定] ページで既定の勘定を選択すると、仕入先レコードの [請求書] タブを開くことができます。 ここで選択した勘定は、仕入先勘定のフィルタ処理されたリストで仕訳入力を入力すると表示されます。 既定の勘定として 1 つの勘定を設定できます。