外部仕入先との仕入先コラボレーション

このトピックでは、購買担当者が外部仕入先とコラボレーションして、発注書および委託販売在庫に関する情報を交換する方法について説明します。

[仕入先コラボレーション] モジュールは、Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations での電子データ交換 (EDI) の統合がない仕入先が対象とします。 仕入先は、発注書、請求書、および委託販売在庫情報で作業できます。 このトピックでは、仕入先コラボレーション インタフェースを使用して、発注書および委託販売在庫を使用している外部仕入先とコラボレーションする方法について説明します。 また、特定の仕入先が仕入先コラボレーションを使用できるようにする方法、すべての仕入先が発注書に応答する際に表示する情報を定義する方法についても説明します。 外部仕入先が仕入先コラボレーション インタフェースで実行する内容の詳細については、「顧客との仕入先コラボレーション」を参照してください。

仕入先が請求プロセスで仕入先コラボレーションを使用する方法の詳細については、「仕入先コラボレーションの請求ワークスペース」を参照してください。 新しい仕入先コラボレーション ユーザーをプロビジョニングする方法の詳細については、「仕入先コラボレーション ユーザーの管理」を参照してください。

仕入先が請求プロセスで仕入先コラボレーションを使用する方法の詳細については、「仕入先コラボレーションの請求ワークスペース」を参照してください。

新しい仕入先コラボレーション ユーザーをプロビジョニングする方法の詳細については、「仕入先コラボレーション ユーザーの管理」を参照してください。

発注書に応答したときに仕入先に表示される情報を定義します

仕入先がそれを送信する注文書に応答したときに、発注書の承認、否認、または変更の承認を確認する必要があるメッセージ ボックスが表示されます。 なぜなら仕入先に表示する必要のある情報は、その時点でビジネスに固有であるので、3 つの確認メッセージのそれぞれに表示されるテキストを指定できます。 たとえば、テキストはプロセスの次のステップに関して、または契約条件について仕入先に通知することができます。

注文書の応答に表示されるテキストを定義:

  1. [発注書に応答する仕入先の情報] ページを開きます。
  2. 応答タイプのいずれかを選択します。
  3. [編集] をクリックします。
  4. [情報メッセージ] ボックスに仕入先へ表示させる情報を入力します。

複数の言語でメッセージを追加する必要がある場合は、別のメッセージを作成し、それぞれに適切な言語コードを指定します。 仕入先に表示されるメッセージは、仕入先が使用する言語での表示です。

特定の仕入先の仕入先コラボレーション オプションを設定

Finance and Operations の仕入先コラボレーションの全般的な設定は、管理者によってコンフィギュレーションされます。 たとえば、管理者はコラボレーションするすべての仕入先に対して利用できるセキュリティ ロールを決定します。 仕入先勘定ごとに異なる設定もあり、これらを設定する必要があります:

  • 仕入先コラボレーションの有効化
  • 仕入先に価格情報を表示するかどうかを決定します。

仕入先コラボレーションの有効化します

外部仕入先の口座を作成する前に、仕入先コラボレーションの使用を許可する仕入先口座をコンフィグレーションする必要があります。 これを行うには、[仕入先] ページの [一般] タブで [コラボレーションの有効化] フィールドを有効に設定します。 選択できる 2 つのオプションがあります:

  • 有効 (発注書は自動で確認されます) - 仕入先が変更することなく受理した場合、発注書は自動的に確認されます。
  • 有効 (発注書は自動確認されません) - 発注書は仕入先が受理した後、組織によって手動で確認する必要があります。

仕入先に価格情報を表示するかどうかを決定します

コラボレーション インタフェースを使用して単価、割引、請求金額などの価格情報を共有する場合、発注書価格/金額オプションを仕入先口座で [はい] に設定する必要があります。 このオプションは、[発注書の既定値] タブで使用できます。

仕入先コラボレーションを使用する場合の発注書の処理

仕入先に発注書を送信

発注書は、Finance and Operations で作成されます。 発注書のステータスが承認済の場合、[発注書] のページで確認を取るために送信アクションを使用して仕入先に送信します。 注文書のステータスが外部で確認中に変更されます。 発注書が送信されると、仕入先は、仕入先コラボレーション インターフェイスの [確認用の発注書] ページでそれを閲覧できます。 仕入先はその後、発注の承認、否認、またはその変更を提案できます。 仕入先は、発注書に対する変更などの情報を伝える場合にコメントを追加できます。 新しい発注書に仕入先の注意を向けたい場合は、印刷管理システムを使用して電子メールで発注書を送信できます。

仕入先による発注書の確認および承認

仕入先が発注書を承認した場合、注文書は自動的に確認されるかまたは手動で確認する必要があります。 これは、仕入先によって [仕入先の有効化] フィールドが [有効 (発注書は自動確認)]、または [有効 (発注書は自動確認されない)] に設定されているかに依存します。

次の表に確認のために発注書を送信した場合の仕入先の応答方法に応じた、一般的な情報交換を示しています。

仕入先の応答 [結果]
仕入先は注文を受理します。 Finance and Operations は仕入先が受理したときに自動的に注文書を確定するようにコンフィギュレーションします。 注文のステータスが [確認済] に更新されます。 注文の更新が妨げられる場合、仕入先の応答は、[受理済] として記録されますが、発注書のステータスは [外部で確認中] のままです。 発注書が仕入先に送信され、[外部で確認中] ステータスが、明細行の確定配送日で更新されます。 更新によって開始する新しいバージョンは、自動的に [確認済] ステータスに更新されます。 発注書が確定されると、仕入先コラボレーション インターフェイスに表示されます。
仕入先は注文を受理します。 Finance and Operations は、仕入先が受理したときに自動的に発注書を確定するようにはコンフィギュレーションされません。 仕入先の応答は [受理済] として記録されますが、発注書のステータスは [外部で確認中] のままになります。 発注書が仕入先に送信され、[外部で確認中] ステータスで、明細行の確定配送日で更新されます。 更新によって開始する新しいバージョンは、[外部で確認中] に設定されます。 手動で発注書を確定できるようなります。
仕入先は注文を否認します。 仕入先の応答は [否認] として記録され、発注書のステータスは [外部で確認中] のままになります。 否認は仕入先メモとともに受信されます。
仕入先は 変更と共に注文を受理します。 変更は明細行レベルで表示されます。 個々の明細行を承認または否認することができます。 他の有効な変更は次のとおりです:
  • 日付や数量を変更。
  • 異なる配送日または数量の明細行を分割。
  • 品目の置き換え。
価格情報および請求金額は仕入先で変更することはできません。 これらへの変更の提案は、メモを使用できます。
仕入先の応答は [変更内容承認済]、および発注書のステータスは [外部で確認中] のままとして記録されます。 ステータスは、仕入先がどの種類の変更を提案したかを表示します。 変更の自動消費、についての詳細は、後述のセクションで、仕入先が変更提案時に発注書を更新する方法を参照してください。

発注書 準備 ワークスペースを使用して仕入先が応答した発注書を監視できます。 このワークスペースには 外部で確認中 ステータスの発注書を含む 2 つのリストが含まれます:

  • 外部で確認中の注文でアクションが必要です。
  • 外部で確認中、仕入先からの応答待ちです。

注文書の変更

発注書に、既に応答された変更をするには、仕入先に新しいバージョンの発注書を送信する必要があります。 新しい発注書には、以前伝達されたものから変更がある発注書バージョンであることを示すバージョン接尾語が付きます。 [発注書仕入先確認履歴] ページでは、ユーザーおよび仕入先が各注文の履歴を追跡することができます。 以前確認されたバージョンの発注書は、新しい発注書が確認されるまで、確認済の発注書の一覧に保持されます。

注文書のキャンセル

発注書をキャンセルすると、状態が承認済に変更されます。 発注書は、仕入先が取消を確認または否認できるように、仕入先ポータルで仕入先に返送する必要があります。 取消が確認されると、発注書は、仕入先の確認済の発注書の一覧でキャンセル済として表示されます。

注文書に添付ファイルを追加

ドキュメント管理システムを使用して注文書に、ファイル、画像、メモなどの添付ファイルを追加できます。 発注書を送信時に、[外部] タイプの添付ファイルが仕入先に表示されます。

仕入先の変更提案時に、発注書を更新します。

仕入先が発注書に応答し、変更を提案する場合、次のステップは応答を処理することです。 [発注書の準備ワークスペース] では、[外部で確認中] に、アクションの一覧が必要です。変更が受入済みとして仕入先が応答した発注書を識別することができます。 [外部で確認中] でアクションの一覧が必要です。仕入先の応答に移動することもできます。 応答では、仕入先は、ヘッダーで次の情報を変更できます。

  • 参照する仕入先ドキュメント
  • 荷渡方法
  • 配送条件
  • 確認済配送日

仕入先はメモや添付ファイルを追加することもできます。

明細行で、仕入先は数量や出荷日を変更したり、メモと添付ファイルの追加、明細行の否認、テキストとしてキー入力される別の製品と明細行の置き換え、および明細行を複数の配送に分割できます。 仕入先によって提案される変更によって、明細行のステータスはさまざまなステータスとなります。

  • [変更内容承認済]
  • [否認済み]
  • [代替済] この場合、[代替] ステータスを持つ追加明細行が追加されます。
  • [確認済] スケジュールに分割の場合 [スケジュール行] ステータスを持つ追加明細行が追加されます。

変更がない場合は、明細行のステータスは [受入済] となります。

応答の際、仕入先が実行した変更の種類を示す、前述の明細行ステータスを表示できます。 さらに、すべての変更されたフィールドが太字で表示され、変更を識別するのに役立ちます。

応答の際または一度に 1 つの明細行に対して [発注書更新の処理] アクションをクリックして、発注書を更新できます。 ヘッダーと明細行のインジケーター [発注書の更新は処理されましたか?] では、応答から生成される任意の潜在的な変更を伴う発注書を更新するために、システムがヘッダーまたは明細行を処理したかどうかを表示できます。 ヘッダーまたは明細行ごとに一度だけ [発注書更新の処理] プロセスを実行できます。

一部の提案された変更は、発注書で更新されません。 ヘッダーの更新、日付および明細行での数量の更新のみ、発注書で自動的に更新できます。 それ以外の変更は、手動で発注書を更新する必要があります。 この場合、[発注書の更新は処理されましたか?] インジケーターは [手動更新] を表示します。 手動で処理する必要のある変更の例は、仕入先が明細行をスケジュールに分割する場合です。

[受入済] のステータスを持つ明細行には、[発注書更新の処理] を実行するときに発注書に更新される確認済出荷日があります。 メモおよび添付ファイルは、現在の発注書に自動的に転送されません。 現在の発注書を [発注書更新の処理] アクション経由で更新すると、売買契約は発注書明細行で再評価されません。

発注書ステータスおよびバージョン

このセクションでは発注書が確認された時点でのさまざまなステータスについて説明します。 また、どの時点で、発注書の新しいバージョンが仕入先で使用できるようになるのかについても説明します。 動作は、発注書の変更管理を使用するかどうかによって異なります。

変更管理を使用しない場合のバージョンおよびステータス

次の表に、発注書を配送できる状態およびバージョンの変更の例を示しています。

アクション 状態とバージョン
発注書の初期バージョンは Finance and Operations で作成します。 状態は承認済です。
発注書を仕入先に送信します。 バージョンは仕入先コラボレーション インタフェースに登録され、ステータスが外部で確認中に変更されます。
仕入先は変更内容承認済応答を送信します。 ステータスはすでに外部で確認中です。
仕入先によって要求された変更を行います。 状態が承認済に変更されます。
仕入先に発注書の新しいバージョンを送信します。 新しいバージョンは仕入先コラボレーション インタフェースに登録され、ステータスが外部で確認中に変更されます。
仕入先は、新しいバージョンの発注書を受理します。 発注書を承諾したときに仕入先口座が発注書を自動的に確認済の状態に設定するようにコンフィギュレーションされなければ、ステータスは引き続き外部で確認中です。

仕入先は、仕入先コラボレーション インターフェイスを使用して発注書を確認する必要はありません。 また、電子メール メッセージを送信するか、またはそのほかのチャンネルで、発注書の受入を伝達することができます。 その後、Finance and Operations で注文を手動で確認できます。 この場合、仕入先から反応がない場合でも、注文が確認されようとしていることについて警告が届きます。 発注書はその後、確認履歴に未応答の確認済の注文として表示されます。 仕入先には発注書を確認または否認するオプションがなくなります。

注意

Dynamics 365 for Finance and Operations で他のプロセスに使用できる発注書のバージョンは、そのバージョンがまだ仕入先コラボレーション インターフェイスで登録されていない場合でも、常に最新バージョンです。

変更管理を使用する場合のバージョンおよびステータス

発注書の変更管理を有効にすると、発注書は承認ワークフローを実行して承認済ステータスに到達します。 このプロセスは仕入先に表示されません。

次の表に、変更管理が有効化されている場合、発注書を配送できる状態およびバージョンの変更の例を示しています。 発注書が承認されたときにそのバージョンが登録されます。発注書が仕入先に送信されたときや確認されたときではありません。

アクション 状態とバージョン
発注書の初期バージョンは Finance and Operations で作成します。 ステータスはドラフトです。
発注書は、承認プロセスに送信されます。 (承認プロセスは、仕入先が関わらない内部プロセスです。) 承認プロセス中に発注書が却下されない場合、ステータスはドラフトから確認中に、そこから承認済に変更されます。 承認済の発注書は、バージョンとして登録されます。
発注書を仕入先に送信します。 バージョンは仕入先コラボレーション インタフェースに登録され、ステータスが外部で確認中に変更されます。
手動または応答で発注書を更新するアクションを使用して、仕入先から要求された変更を加えます。 状態がドラフトに戻されます。
発注書は、承認プロセスに再度送信されます。 承認プロセス中に発注書が却下されない場合、ステータスはドラフトから確認中に、そこから承認済に変更されます。 または、システムは特定のフィールドの変更で再承認が必要ないようにコンフィギュレーションすることもできます。 その場合、最初にステータスがドラフトに変更され、そのあと自動的に承認済に更新されます。 承認済の発注書は、新しいバージョンとして登録されます。
仕入先に発注書の新しいバージョンを送信します。 新しいバージョンは仕入先コラボレーション インタフェースに登録され、ステータスが外部で確認中に変更されます。
仕入先は、新しいバージョンの発注書を承認します 状態は、自動的に、または仕入先からの応答を受信して確認したときに、確認済に変更されます。

委託販売在庫のついての情報を共有

委託販売在庫を使用している場合、仕入先は、仕入先コラボレーションインターフェイスを使用して、以下のページの情報を確認できます:

  • 委託販売在庫を消費する発注書 - 委託販売在庫の発注書は在庫の所有権を仕入先から会社に変更されたときに生成されます。 製品の受入が同時に転記されます。 これらの委託販売在庫発注書は、[委託販売在庫を消費する発注書] ページでのみ表示されます。 仕入先コラボレーションモジュールのすべての確認済発注書ページに含まれていません。
  • 委託販売在庫から受領された製品 - このページには、製品の所有権が仕入先から会社に移されたトランザクションすべてをリスト表示します。 仕入先はこの情報を使用して顧客に請求できます。
  • 手持委託販売在庫 - このページには、倉庫に保管された仕入先が所有する手持委託販売在庫を表示します。