Exchange Serverでアイテム保持ポリシーを作成する
アイテム保持ポリシーを使用して、Exchange 2016 と Exchange 2019 のメール ライフサイクルを管理する方法について説明します。 アイテム保持ポリシーは、保持タグを作成して、それらをアイテム保持ポリシーに適用し、そのポリシーをメールボックス ユーザーに適用することで適用されます。
始める前に把握しておくべき情報
このタスクの予想所要時間:30 分。
このトピックの手順には、特定のアクセス許可が必要です。 アクセス許可情報については、各手順を参照してください。
アイテム保持ポリシーを適用するメールボックスは、Exchange Server 2010 以降を実行しているサーバー上にある必要があります。
手順 1:保持タグを作成する
この手順を実行する際には、あらかじめアクセス許可が割り当てられている必要があります。 必要なアクセス許可を確認するには、「メッセージング ポリシーとコンプライアンスのアクセス許可」の「メッセージング レコード管理」エントリExchange Server参照してください。
Exchange 管理センター(EAC) を使用して保持タグを作成する
[コンプライアンス管理>の保持タグ] に移動し、[追加]
をクリックします。以下のいずれかのオプションを選択します。
メールボックス全体に自動的に適用されます (既定値): 既定のポリシー タグ (DPT) を作成します。 DPT を使用すると、メールボックスのすべてのアイテムに適用される既定の削除ポリシーと既定のアーカイブ ポリシーを作成できます。
注:
EAC を使用して、ボイス メール アイテムを削除する DPT を作成することはできません。 ボイス メール アイテムを削除する DPT を作成する方法の詳細については、以下の Exchange 管理シェル 例を参照してください。
既定のフォルダーに自動的に適用: 受信トレイ や 削除済みアイテムなどの既定のフォルダーのアイテム保持ポリシー タグ (RPT) を作成します。
注:
[削除して回復を許可する] または [完全に削除] アクションを持つ RPT だけを作成できます。
ユーザーがアイテムとフォルダー (個人用) に適用する: 個人用タグを作成します。 これらのタグにより、Outlook ユーザーおよび Web 上の Outlook ユーザーは、メールボックス全体の親フォルダーに適用された設定とは異なるアーカイブまたは削除の設定を、メッセージまたはフォルダーに適用できます。
[New retention tag (保持タグの新規作成)] ページのタイトルおよびオプションは、選択したタグの種類によって異なります。 以下のフィールドに入力します。
名前: 保持タグの名前を入力します。 保持タグ名が保持期間と共に Outlook と Web 上の Outlook のユーザーに表示されます。
このタグを次の既定のフォルダーに適用します。手順 2 でこのオプションを選択した場合にのみ使用できます。
保持アクション: アイテムが保持期間に達した後に実行する次のいずれかのアクションを選択します。
削除と回復の許可: アイテムを削除しますが、Outlook またはOutlook on the webの [削除済みアイテムの回復] オプションを使用してユーザーがアイテムを回復できるようにします。 アイテムは、メールボックス データベースまたはメールボックス ユーザーに対して設定された削除済みアイテムの保持期間に達するまで保持されます。
完全に削除: メールボックス データベースからアイテムを完全に削除します。
重要
インプレース保持または訴訟ホールドの対象であるメールボックスまたはアイテムは、インプレース電子情報開示検索に保持または返されます。 詳細については、「Exchange Serverでのインプレース ホールドと訴訟ホールド」を参照してください。
アーカイブに移動: DPT または個人用タグを作成している場合にのみ使用できます。 ユーザーのインプレース アーカイブにアイテムを移動するには、このアクションを選択します。
保有期間: 次のいずれかのオプションを選択します。
[なし]: アイテムを削除したり、アーカイブに移動したりしてはならないことを指定します。
アイテムが次の年齢 (日数) に達した場合: アイテムが移動または削除されるまでの保持日数を指定します。 サポートされるすべてのアイテム (予定表およびタスクを除く) の保持期間は、アイテムが受信または作成された日付から計算されます。 予定表およびタスクのアイテムの保持期間は終了日から計算されます。
コメント: 管理メモまたはコメントに使用される省略可能なフィールド。 このフィールドはユーザーに表示されません。
Exchange 管理シェル を使用して保持タグを作成する
保持タグを作成するには、 New-RetentionPolicyTag コマンドレットを使用します。 コマンドレットで利用できる異なるオプションを使用すると、異なる種類の保持タグを作成できます。 Type パラメーターを使用して、DPT ()、RPT (All既定のフォルダーの種類 (などInbox) や個人用タグ (Personal) を指定します) を作成します。
この例では、7 年 (2,556 日) 経過後にメールボックスのすべてのメッセージを削除する DPT を作成します。
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
この例では、2 年 (730 日) 経過後にメールボックスのすべてのメッセージをインプレース アーカイブに移動する DPT を作成します。
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Move" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive
この例では、20 日経過後にすべてのボイス メール メッセージを削除する DPT を作成します。
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Voicemail" -Type All -MessageClass Voicemail -AgeLimitForRetention 20 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
この例では、30 日経過後に [迷惑メール] フォルダーのメッセージを完全に削除する RPT を作成します。
New-RetentionPolicyTag -Name "RPT-Corp-JunkMail" -Type JunkEmail -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete
この例では、メッセージを削除しない個人タグを作成します。
New-RetentionPolicyTag -Name "Never Delete" -Type Personal -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery -RetentionEnabled $false
手順 2:アイテム保持ポリシーを作成する
この手順を実行する際には、あらかじめアクセス許可が割り当てられている必要があります。 必要なアクセス許可を確認するには、「メッセージング ポリシーとコンプライアンスのアクセス許可」の「メッセージング レコード管理」エントリExchange Server参照してください。
EAC を使用してアイテム保持ポリシーを作成する
[コンプライアンス管理>の保持ポリシー] に移動し、[追加]
をクリックします。[アイテム保持ポリシーの新規作成] で、次のフィールドを入力します。
[名前]: アイテム保持ポリシーの名前を入力します。
保持タグ: [ 追加]
をクリックします。このアイテム保持ポリシーに追加するタグを選択します。アイテム保持ポリシーには、次のタグを含めることができます。
[アーカイブへ移動] アクションを持つ 1 つの DPT
[削除して回復を許可する] または [完全に削除] アクションを持つ 1 つの DPT
[削除して回復を許可する] または [完全に削除] アクションを持つボイス メール メッセージ用の 1 つの DPT
[受信トレイ] などの既定のフォルダーごとに、アイテムを削除する １ つの RPT
個人タグの数
注:
アイテム保持ポリシーには個人タグをいくつでも追加できますが、さまざまな保存期間の設定がある個人タグを数多く設定するとユーザーを混乱させることがあります。 アイテム保持ポリシーにリンクする個人タグは 10 以下にすることをお勧めします。
保持タグを追加せずにアイテム保持ポリシーを作成できますが、ポリシーが適用されるメールボックスのアイテムは移動または削除されません。 アイテム保持ポリシーを作成した後で、アイテム保持ポリシーに保持タグを追加したり、アイテム保持ポリシーから保持タグを削除したりすることもできます。
Exchange 管理シェル を使用してアイテム保持ポリシーを作成する
この例では、アイテム保持ポリシー RetentionPolicy-Corpを作成し 、RetentionPolicyTagLinks パラメーターを使用して 5 つのタグをポリシーに関連付けます。
New-RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp" -RetentionPolicyTagLinks "DPT-Corp-Delete","DPT-Corp-Move","DPT-Corp-Voicemail","RPT-Corp-JunkMail","Never Delete"
構文およびパラメーターの詳細については、「New-RetentionPolicy」を参照してください。
手順 3:メールボックス ユーザーにアイテム保持ポリシーを適用する
アイテム保持ポリシーを作成した後は、それをメールボックス ユーザーに適用する必要があります。 異なるユーザーのセットに異なるアイテム保持ポリシーを適用することができます。 詳細な手順については、「Exchange Serverのメールボックスにアイテム保持ポリシーを適用する」を参照してください。
このタスクの検証方法
保持タグを作成した後は、それらをアイテム保持ポリシーに適用して、そのポリシーをメールボックス ユーザーに適用します。次回、MRM メールボックス アシスタントがメールボックスを処理するときに、保持タグで構成した設定に基づいてメッセージを移動または削除します。
アイテム保持ポリシーが適用されたことを確認するには、次の手順を実行します。
次の Exchange 管理シェル コマンドを実行して、単一のメールボックスに対して MRM アシスタントを手動で実行します。
Start-ManagedFolderAssistant -Identity <mailbox identity>Outlook または Web 上の Outlook を使用してメールボックスにログインし、ポリシーの構成に従ってメッセージが削除またはアーカイブに移動されていることを確認します。