Exchange Online での一般的なメッセージの承認シナリオCommon message approval scenarios in Exchange Online

組織では、法的またはコンプライアンス要件を満たすために、または特定のビジネス ワークフローを実装するために特定の種類のメッセージの承認が必要になることがあります。Your organization may require certain types of messages be approved in order to meet legal or compliance requirements, or to implement a specific business workflow. この記事では、Exchange を使用してセットアップできる一般的なシナリオの例について説明します。This article discusses examples of common scenarios that you can set up by using Exchange.

例 1: 大きな配布グループに対するメール ストームを回避するExample 1: Avoid mail storms to a large distribution group

大きな配布グループへのメッセージを制御するために、そのグループに送信されるメッセージを承認するようにモデレーターに要求することができます。 承認を必要とするメッセージに関する基準が存在しない場合、これをセットアップする最も簡単な方法は、メッセージの承認が必要なグループを構成することです。To control messages to a large distribution group, you can require that a moderator approve messages that are sent to that group. If there are no criteria for which messages require approval, the simplest way to set this up is to configure the group to require message approval.

この例では、送信者が Legal Team という配布グループのメンバーである場合を除き、All Employees グループに対するすべてのメッセージを承認する必要があります。In this example, all messages to the All Employees group must be approved, except if the senders are members of the distribution group named Legal Team.

配布グループのメッセージの承認の設定

特定の配布グループに対してメッセージの承認が必要になるようにするには、Exchange 管理センター (EAC) で、 [受信者] > [グループ] に移動し、配布グループを編集し、 [メッセージの承認] を選択します。To require that messages to a specific distribution group be approved, in the Exchange admin center (EAC), go to Recipients > Groups, edit the distribution group, and then select Message approval. EAC を開くには、「exchange Online の exchange 管理センター」を参照してください。To open the EAC, see Exchange admin center in Exchange Online.

例 2: 承認のためにメッセージを送信者の上司に転送するExample 2: Forward messages to a sender's manager for approval

以下に、上司の承認が必要な場合があるメッセージの一般的なタイプを示します。Here are some common types of messages for which you might want to require manager approval:

  • ユーザーから特定の配布グループまたは受信者に送信されるメッセージMessages sent from a user to certain distribution groups or recipients

  • 外部ユーザーまたはパートナーに送信されるメッセージMessages sent to external users or partners

  • 2 つのグループ間で送信されるメッセージMessage sent between two groups

  • 特定の顧客の名前など、特定の内容で送信されるメッセージMessages sent with specific content, such as the name of a specific customer

  • 研修中の社員によって送信されるメッセージMessages sent by a trainee

承認のためにメッセージを送信することを要求するには、最初にメールフロールール (トランスポートルールとも呼ばれます) を作成します。次のスクリーンショットに示すように、メッセージをモデレーターテンプレートに送信し、送信者の上司にメッセージを送信するように選択します。To require that a message be sent for approval, first, create a mail flow rule (also known as a transport rule) using the Send messages to a moderator template, and select that the messages should go to the sender's manager, as shown in the following screenshots.

テンプレートを使用して新しいルールを作成する

次に、承認を必要とするメッセージを定義します。Then, define which messages need approval.

Garth Fort という研修中の社員によって組織外の受信者に送信されるすべてのメッセージが上司の承認を必要とするという例を以下に示します。Here's an example where all messages sent out by a trainee, Garth Fort, to recipients outside the organization requires a manager's approval.

ユーザーの上司にメッセージを転送するルール

始めに、EAC > [メール フロー] > [ルール] に移動し、 [モデレーターにメッセージを送信する] テンプレートを使用して新しいルールを作成します。To get started, go to EAC > Mail flow > Rules, and create a new rule using the Send messages to a moderator template. EAC を開くには、「exchange Online の exchange 管理センター」を参照してください。To open the EAC, see Exchange admin center in Exchange Online.

重要

既定では、送信者の上司への転送など、一部の条件やアクションは [新しいルール] ページでは表示されません。すべての条件やアクションを表示するには、 [その他のオプション] を選択します。Some conditions and actions, including forwarding to the sender's manager, are hidden by default in the New rule page. To see all the conditions and actions, select More options.

例 3: メッセージ承認チェーンのセットアップExample 3: Set up a message approval chain

メッセージが複数の承認レベルを必要とするようにできます。たとえば、特定の顧客に対するメッセージが最初に顧客関係マネージャーによって承認され、続いてコンプライアンス責任者によって承認されることが必要になるようにできます。または、費用のレポートが 2 つのレベルのマネージャーによって承認されることが必要になるようにできます。You can require multiple levels of approval for messages. For example, you can require that messages to a specific customer be approved first by a customer relationship manager and then by a compliance officer, or you can require that expense reports be approved by two levels of managers.

この種類の複数レベルの承認を作成するには、承認のレベルごとに1つのメールフロールールを作成します。To create this type of multiple-level approval, create one mail flow rule for each level of approval. 各ルールでは、以下のようにメッセージ内に同じパターンが存在します。Each rule detects the same patterns in the messages, as follows:

  • 最初のルールはメッセージを最初の承認者に転送します。最初の承認者がメッセージを受け入れると、メッセージは自動的に 2 番目のルールの承認者に配信されます。The first rule forwards the message to the first approver. When the first approver accepts the message, the message automatically goes to the approver in the second rule.

  • 承認要求を受け取ったときにチェーン内のすべての承認者が [承認] を選択した場合、チェーン内の最後の承認が完了すると、元のメッセージは目的の受信者に送信されます。If all approvers in the chain select Approve when they receive the approval request, when the last approval in the chain is complete, the original message is sent to the intended recipients.

  • 承認要求を受け取ったときに承認チェーン内のいずれかの承認者が [拒否] を選択した場合、送信者は拒否メッセージを受け取ります。If anyone in the approval chain selects Reject when they receive the approval request, the sender receives a rejection message.

  • 承認要求のいずれかが有効期限内 (Exchange Online の場合は2日、Exchange Server の場合は5日) 以内に承認されない場合、送信者は有効期限切れメッセージを受け取ります。If any of the approval requests aren't approved within the expiration time (2 days for Exchange Online, 5 days for Exchange Server), the sender receives an expiration message.

以下の例では、Blue Yonder Airlines という顧客がおり、この顧客宛のすべてのメッセージを顧客関係マネージャーとコンプライアンス責任者の両方に承認してもらうということを前提とします。承認者ごとに 1 つずつ、合計 2 つのルールを作成します。最初のルールは最初のレベルの承認者に適用されます。2 番目のルールは 2 番目のレベルの承認者に適用されます。The following example assumes that you have a customer called Blue Yonder Airlines, and you want both the customer relationship manager and the compliance officer to approve all messages that go to this customer. You create two rules, one for each approver. The first rule goes to the first-level approver. The second rule goes to the second-level approver.

承認の 2 つのレベルに使用される 2 つのルール

最初のルールは、件名またはメッセージ内に会社名 Blue Yonder Airlines が含まれるすべてのメッセージを識別し、これらのメッセージを Blue Yonder Airlines を担当する内部顧客関係マネージャー Garret Vargas に送信します。The first rule identifies all messages with the company name Blue Yonder Airlines in the subject or message, and it sends these messages to the internal customer relationship manager for Blue Yonder Airlines, Garret Vargas.

最初のレベルの承認者のルール

2 番目のルールは、これらのメッセージをコンプライアンス責任者 Tony Krijnen に送信します。The second rule sends these messages to the compliance officer, Tony Krijnen.

同じ条件の、第 2 レベルの承認のルール

例 4: いくつかの基準のいずれかと一致するメッセージの転送Example 4: Forward messages that match one of several criteria

メールフロールール内では、ルール内で構成されているすべての条件を満たす必要があります。Within a mail flow rule, all conditions configured within the rule must be true for the rule to match. 同じアクションをいずれかの条件を満たした場合に適用するには、条件ごとに個別のルールを作成する必要があります。If you want the same actions applied for either condition, you should create a separate rule for each one.

これを行うには、EAC の [ルール] ページで、最初の条件に対してルールを作成します。次に、ルールを選択して [コピー] を選択し、新しいルールの条件を変更して 2 番目の条件と一致させます。To do this, on the Rules page in EAC, create a rule for the first condition. Then select the rule, select Copy, and change the conditions in the new rule to match the second condition.

「OR」条件を指定した複数のルールを作成する場合には、メッセージが承認者に複数回送信されることがないように注意してください。これを回避するには、最初のルールと一致したメッセージが無視されるように 2 番目のルールに例外を追加します。Be careful when you create multiple rules with "OR" conditions so you don't end up with a message being sent multiple times to the approver. To avoid this, add an exception to the second rule so it ignores messages that matched the first rule.

たとえば、1 つのルールではメッセージの件名または添付ファイルに「販売見積」が含まれているかどうか確認できません。メッセージが承認者に複数回送信されないようにするため、件名またはメッセージの本文に「販売見積」があるかどうかを最初のルールで確認する場合は、添付ファイルの内容に「販売見積」があるかどうかを確認する 2 番目のルールでは最初のルールの基準を例外に含めることが必要です。For example, a single rule can't check whether a message has "sales quote" in either the subject or in the attachment title. To avoid the message being sent multiple times to the approver, if the first rule checks for "sales quote" in the subject or body of the message, the second rule that checks for "sales quote" in attachment content needs an exception that contains the first rule's criteria.

2 番目のルールの例外を使用する

注意

既定では、例外は [新しいルール] ページでは表示されません。すべての条件やアクションを表示するには、 [その他のオプション] を選択します。Exceptions are hidden by default in the New rule page. To see all the conditions and actions, select More options.

例 5: 機密情報を含むメッセージの転送Example 5: Forward a message that contains sensitive information

データ損失防止 (DLP) 機能がある場合、多くの種類の機密情報が事前定義されています。DLP を使用すると、メッセージに機密情報条件が含まれている場合に検知できます。DLP の有無にかかわらず、組織に固有な特定の機密情報パターンを識別する条件を作成できます。If you have the Data loss prevention(DLP) feature, many types of sensitive information are predefined. With DLP, you see that the message contains a sensitive information condition. Whether or not you have DLP, you can create conditions that identify specific sensitive information patterns that are unique to your organization.

以下に、機密情報を含むメッセージが承認を必要とする例を示します。この例では、クレジット カード番号が含まれるメッセージで承認が必要です。Here's an example where messages with sensitive information require approval. In this example, messages that contain a credit card number require approval.

機密情報を含むメールを転送するルール

関連項目See also

メッセージ承認の管理Manage message approval