メッセージ承認シナリオでメール フロー ルールを使用Exchange Online

注意

この記事は、EOP (スタンドアロン Exchange Online Protectionには適用されません。

組織Exchange Online、モデレーターの受信者は、メッセージが受信者に配信される前に、1 人または複数のモデレーターの承認を必要とします。 詳細については、「Moderated recipients in Exchange Online」 を参照してください

ただし、特定の送信者からの例外を除き、受信者のプロパティでモデレート設定を構成する場合、受信者に送信されるメッセージはすべて、メッセージの内容や詳細に関係なく、配信前に承認が必要です。

モデレートが必要なメッセージの種類と状況を詳細に制御するには、メール フロー ルール (トランスポート ルールとも呼ばれる) を使用できます。 この記事では、特定の法的要件、コンプライアンス要件、またはビジネス要件を満たすために、メール フロー ルールをモデレートに使用する例について説明します。

承認のために送信者のマネージャーにメッセージを転送する

管理者の承認が必要になる可能性があるメッセージの一般的な種類を次に示します。

  • ユーザーから特定の配布グループまたは受信者に送信されるメッセージ
  • 外部ユーザーまたはパートナーに送信されるメッセージ
  • 2 つのグループ間で送信されるメッセージ
  • 特定の顧客の名前など、特定の内容で送信されるメッセージ
  • 研修中の社員によって送信されるメッセージ

承認のために送信者のマネージャーにメッセージを送信する必要がある場合は、次の手順を実行します。

  1. モデレーター テンプレートにメッセージを送信を 使用してメール フロー ルールを作成 します。

    モデレーター テンプレートにメッセージを送信して、新しいルールを作成します。

  2. 承認のために送信者のマネージャーにメッセージを送信するアクションを構成する: [ 送信者のマネージャーに転送して承認を > 受け取る] を実行します

  3. [このルールを適用する] で承認を必要とするメッセージを定義 する条件を構成します

Garth Fort という名前の研修生から送信された外部メッセージのすべてで、管理者による承認が必要な例を次に示します。

  • このルールを適用する場合 >送信者は、 >Garth Fort

    and

  • このルールを適用する場合 >受信者が見つ >組織外

  • 次の操作を実行する >送信者のマネージャーに転送して承認を受け取る

メッセージをユーザーのマネージャーに転送するルール。

注意

この例のように複数の条件や例外をルールに追加する機能など、一部のルール設定は既定で非表示になっています。 それらを表示するには、[その他のオプション ] をクリックします

メッセージ承認チェーンのセットアップ

メッセージが複数の承認レベルを必要とするようにできます。たとえば、特定の顧客に対するメッセージが最初に顧客関係マネージャーによって承認され、続いてコンプライアンス責任者によって承認されることが必要になるようにできます。または、費用のレポートが 2 つのレベルのマネージャーによって承認されることが必要になるようにできます。

この種類の複数レベルの承認を作成するには、承認レベルごとに 1 つのメール フロー ルールを作成します。 各ルールでは、以下のようにメッセージ内に同じパターンが存在します。

  • 最初のルールは、メッセージを最初のモデレーターに転送します。 最初のモデレーターがメッセージを承認すると、2 番目のルールがメッセージを 2 番目のルールに転送します。

  • チェーン内のすべてのモデレーターがメッセージを承認すると、元のメッセージが目的の受信者に送信されます。

  • チェーン内のモデレーターが承認要求を拒否した場合、送信者は拒否メッセージを受信します。

  • 有効期限内 (Exchange Online の 2 日間) に承認要求が承認されていない場合、送信者は有効期限メッセージを受信します。

    注意

    期限切れのモデレティメッセージの処理は、7 日ごとに実行されます。 したがって、モデレート メッセージが期限切れになるのは 2 日から 9 日の間になります。

次の例では、Blue Yonder Airlines という名前の顧客がいて、顧客リレーションシップ マネージャーとコンプライアンス担当者の両方が、この顧客に送信されるメッセージを承認する必要がある場合を想定しています。

次のスクリーンショットに示すように、2 つのルールを作成します。 最初のルールは最初のレベルの承認者に適用されます。 2 番目のルールは 2 番目のレベルの承認者に適用されます。

2 つのレベルの承認に使用される 2 つのルール。

最初のルールは、件名またはメッセージに会社名 Blue Yonder Airlines を含むすべてのメッセージを識別し、これらのメッセージを Garret Vargas という名前の内部顧客関係マネージャーに送信します。

  • 名前: Blue Yonder Airlines: リレーションシップ マネージャー#1承認

  • 優先度: 2 番目のルールの前。

  • このルールを適用する場合 >送信者が見つから >組織の内部

    and

  • このルールを適用する場合 >件名または少年は> 'B.Y.A' または 'BYA' または 'Blue Yonder Airlines' または 'Blue Yonder' と一致します。

  • 次の操作を実行する >メッセージを転送して承認を受け取る >Garret Vargas.

第 1 レベルの承認者のルール。

2 番目のルールは、コンプライアンス担当者である Tony Krijnen に次のメッセージを送信して承認を受け取っています。

  • 名前: Blue Yonder Airlines: コンプライアンス マネージャー#2承認

  • 優先度: 最初のルールの後。

  • このルールを適用する場合 >送信者が見つから >組織の内部

    and

  • このルールを適用する場合 >件名または少年は> 'B.Y.A' または 'BYA' または 'Blue Yonder Airlines' または 'Blue Yonder' と一致します。

  • 次の操作を実行する >メッセージを転送して承認を受け取る >Tony Krijnen.

同じ条件を持つ第 2 レベルの承認ルール。

複数の条件に一致するメッセージを転送する

メール フロー ルール内では、ルール内のすべての条件が一致する場合は true である必要があります (Condition1 AND Condition2)。 複数の条件 (Condition1 または Condition2) に同じアクションを適用する場合は、各条件に対して個別のルールを作成する必要があります。

これを行うには、EAC の [ルール] ページで、最初の条件に対してルールを作成します。次に、ルールを選択して [コピー] を選択し、新しいルールの条件を変更して 2 番目の条件と一致させます。

承認のシナリオでは、同じアクションを使用して複数のルールを作成し、同じメッセージがモデレーターに複数回送信しないように注意してください。 2 番目のルールに例外を追加して、最初のルールと一致するメッセージを無視します。

たとえば、メッセージが件名またはメッセージ本文または添付ファイルの内容に "販売見積もり" を含む場合は、モデレーターにメッセージを送信します。

2 つのルールが必要です。 最初のルールが件名またはメッセージ本文をチェックする場合、添付ファイルのコンテンツをチェックする 2 番目のルールでは、件名またはメッセージ本文 (最初のルールの条件) で "販売見積り" をチェックする例外が必要です。

  • 名前: 販売見積もりの承認: ルール 2
  • 優先度: 最初のルールより低い。
  • このルールを適用する場合 >添付ファイルのコンテンツには、次の内容が含まれます。 >販売見積もり。
  • 次の操作を実行する >送信者のマネージャーに転送して承認を受け取る
  • 場合を除く >件名または本文が一致する >販売見積もり。

2 番目のルールには例外を使用します。

注意

前述したように、この例のように複数の条件または例外をルールに追加する機能を含む一部のルール設定は、既定で非表示になっています。 それらを表示するには、[その他のオプション ] をクリックします

機密情報を含むメッセージを転送する

データ損失防止 (DLP) 機能がある 場合は、多くの種類の機密情報が事前定義されています。 DLP を使用すると、メッセージに機密情報条件が含まれている場合に検知できます。 DLP の有無にかかわらず、組織に固有な特定の機密情報パターンを識別する条件を作成できます。

クレジット カード番号を含むメッセージに承認が必要な例を次に示します。

  • このルールを適用する場合 >メッセージに機密情報が含まれている >クレジット カード番号
  • 次の操作を実行する >送信者のマネージャーに転送して承認を受け取る

機密情報を含むメールを転送するルール。