組織全体のメッセージの免責事項、署名、フッター、またはヘッダー Exchange Online

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Exchange Online メールボックスのない Exchange Online 組織またはスタンドアロン Exchange Online Protection (EOP) 組織では、HTML またはプレーン テキストの法的免責事項、開示ステートメント、署名、その他の情報を、組織に入力または退出する電子メール メッセージの上部または下部に追加できます。 これを行うには、必要な情報をメッセージに追加するメール フロー ルール (トランスポート ルールとも呼ばれる) を作成します。

注:

  • ユーザーは、ユーザーまたはユーザー (以前は Outlookと呼Outlook on the web) の送信メッセージに署名をOutlook Web App。 詳細については、「電子メール署名を作成して追加する」を参照Outlook on the web。

  • 送信メッセージにのみ情報を追加するには、受信者が組織の外部に存在するなどの対応する条件を追加する必要があります。既定では、メール フロー ルールは受信メッセージと送信メッセージに適用されます。

  • 1 つの電子メールのスレッドに複数の免責事項が追加されないようにするために、免責事項内の固有のテキストを検索する例外を追加します。これにより、免責条項は、確実に元のメッセージにのみ追加されます。

  • 免責事項をテストします。メール フロー ルールを作成するとき、即時に使用を開始するか ([強制])、またはまずテストしてメッセージング ログ内の結果を確認するかを選択できます。メール フロー ルールを [強制] に設定する前に、そのすべてをテストすることをお勧めします。

はじめに把握しておくべき情報

  • 各手順を完了する推定時間: 7 分。

  • Exchange 管理センター (EAC) へのアクセス方法については、「Exchange Online の Exchange 管理センター」を参照してください。 Exchange Online PowerShell へ接続するには、「Exchange Online PowerShell に接続する」を参照してください。 スタンドアロン EOP PowerShell に接続するには、「PowerShell ConnectにExchange Online Protectionしてください。

  • この手順を実行する際には、あらかじめアクセス許可が割り当てられている必要があります。 必要なアクセス許可を確認するには、この記事の「機能のアクセス許可」の「メール フロー 」Exchange Onlineしてください。

  • この記事の手順に適用されるキーボード ショートカットの詳細については、「管理者センターのキーボード ショートカット」をExchangeしてください。

ヒント

問題がある場合は、Exchange のフォーラム (Exchange Online または Exchange Online Protection) にアクセスして質問してください。

  1. EAC を開いて、 [メール フロー] > [ルール] に移動します。

  2. [追加 ] アイコン をクリックし 、[免責事項の適用] をクリックします。

    管理センターでExchangeルールを作成するには、[ルールの追加] > > をクリックします。

  3. 表示される [新しいルール] ウィンドウに、ルールの一意の名前を入力します。

  4. [次の場合、このルールを適用する] ボックスで、免責条項を表示する条件を選択します。たとえば、 [受信者の場所が次の場合] 条件を選択してから [組織外] を選択します。組織で着信または発信するすべてのメッセージに対してこのルールを適用するには、 [すべてのメッセージに適用] を選択します。

  5. [実行する処理] ボックスの横で、 [テキストの入力] を選択して免責事項のテキストを入力します。

  6. [1 つを選択] をクリックして、 免責事項を追加できなかった場合のフォールバック オプションのいずれかを選択します。

  7. 監査の重大度レベルを指定して、メッセージ ログに表示される重大度レベルを割り当てます。

  8. ルールのモードを選択します。 [強制] を選択して免責事項を即時にオンにするか、または [ポリシー ヒントなしのテスト] を選択してメッセージを免責事項に追加する代わりにメッセージ追跡ログに入れます。

  9. その他の条件または例外を追加する場合は、ページの下部にある [その他のオプション] をクリックします。その他の設定が表示されます。たとえば、1 つの電子メールのスレッドに複数の免責事項が追加されないようにする例外を追加するには、 [例外の追加] を選択し、 [件名または本文] > [件名または本文が次のテキスト パターンと一致する] の順に選択し、免責事項の語句を指定します。あるいは、免責事項を電子メール メッセージの下部にではなく上部に配置するには、 [実行する処理] で、 [メッセージに免責事項を適用する] > [先頭に免責事項を追加] の順に選択します。

  10. 完了したら、 [保存] をクリックします。

New-TransportRule コマンドレッドを使用して免責事項ルールを作成します。 パラメーターの詳細については、「メール フロー ルールの条件と例外(述語)」を参照Exchange Online。

この例では、組織の外部に送信されるすべての電子メール メッセージの末尾に画像付きの免責事項を追加する新しいメール フロー ルールを作成します。

New-TransportRule -Name "External Disclaimer" -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerText "<h3>Disclaimer Title</h3><p>This is the disclaimer text.</p><img alt='Contoso logo' src='http://www.contoso.com/images/logo.gif'>"

この例では、すべての送信メッセージの最初に広告を 1 か月間追加する、新しいメール フロー ルールを作成します。

New-TransportRule -Name "March Special" -Enabled $true -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerLocation Prepend -ActivationDate '03/1/2017' -ExpiryDate '03/31/2017'-ApplyHtmlDisclaimerText "<table align=center width=200 border=1 bordercolor=blue bgcolor=green cellpadding=10 cellspacing=0><tr><td nowrap><a href=http://www.contoso.com/marchspecials.htm>Click to see March specials</a></td></tr></table>"

正常な動作を確認する方法

免責事項が正常に作成されて、想定どおりに機能することを確認するには、次の手順を実行します。

  • 定義した条件と例外を満たすテキスト形式の電子メールと HTML 形式の電子メールの両方を自分宛てに送信して、テキストが意図したとおりになっていることを確認します。
  • スレッドの後続メッセージに免責事項を追加しないように例外を追加した場合、テキスト メッセージを自分宛てに転送して、免責事項の追加コピーが付加されていないことを確認します。
  • 免責事項が付加されないはずのメッセージを自分宛てに送信して、免責事項が含まれていないことを確認します。

詳細情報

免責事項または電子メール ヘッダーまたはフッターを構成した後、ルールを表示、変更、有効、無効、または削除する方法については、「メール フロー ルールの管理」を参照してください。