保持タグおよびアイテム保持ポリシーRetention tags and retention policies

Microsoft Exchange Server および Exchange Online では、メッセージングレコード管理 (MRM) により、組織は電子メールのライフサイクルを管理し、電子メールやその他の通信に関連する法的リスクを軽減することができます。In Microsoft Exchange Server and Exchange Online, Messaging records management (MRM) helps organizations to manage email lifecycle and reduce legal risks associated with e-mail and other communications. MRM を使用すると、企業ポリシー、政府規制、または法的要件への準拠に必要なメッセージを保持し、法的価値またはビジネス上の価値を持たなくなったコンテンツを削除することがより簡単になります。MRM makes it easier to keep messages needed to comply with company policy, government regulations, or legal needs, and to remove content that has no legal or business value.

Exchange Online のメールボックスに保持タグとアイテム保持ポリシーを適用する方法の簡単な概要については、このビデオをご覧ください。Watch this video for a quick overview of how to apply retention tags and a retention policy to a mailbox in Exchange Online.

Messaging Records Management strategyMessaging Records Management strategy

Exchange Server と Exchange Online の MRM は、保持タグとアイテム保持ポリシーを使用して実現されます。MRM in Exchange Server and Exchange Online is accomplished by using retention tags and retention policies. これらの各アイテム保持機能の詳細について説明する前に、MRM 戦略全体での機能の使用方法について理解することが重要です。Before discussing the details about each of these retention features, it's important to learn how the features are used in the overall MRM strategy. この戦略は次の点に基づいています。This strategy is based on:

  • 保持ポリシー タグ (RPTs) を [受信トレイ] や [削除済みアイテム] などの既定フォルダーに割り当てます。Assigning retention policy tags (RPTs) to default folders, such as the Inbox and Deleted Items.

  • 既定ポリシー タグ (DPT) をメールボックスに適用して、タグがないすべてのアイテムの保持を管理します。Applying default policy tags (DPTs) to mailboxes to manage the retention of all untagged items.

  • ユーザーに個人タグをカスタムフォルダーおよび個別アイテムに割り当てることを許可します。Allowing the user to assign personal tags to custom folders and individual items.

  • MRM 機能をユーザーの受信トレイの管理およびファイリング慣行から切り離します。ユーザーは、保持要件に基づいて管理フォルダー内のメッセージをファイリングする必要がありません。個々のメッセージには、それらが置かれたフォルダーに適用される保持タグではなく別の保持タグを設定できます。Separating MRM functionality from users' Inbox management and filing habits. Users aren't required to file messages in managed folders based on retention requirements. Individual messages can have a different retention tag than the one applied to the folder in which they're located.

次の図に、この方式の実装に必要になる作業を示します。The following figure illustrates the tasks involved in implementing this strategy.

メッセージ保持での保持ポリシーの使用

保持タグRetention tags

前の図に示されているように、保持タグを使用して、フォルダーと、電子メールメッセージやボイスメールなどの個々のアイテムに保持設定を適用します。As illustrated in the preceding figure, retention tags are used to apply retention settings to folders and individual items such as e-mail messages and voice mail. これらの設定は、メールボックス内にメッセージを残す期間と、指定された保持期限に達したときに実行されるアクションを指定します。These settings specify how long a message remains in a mailbox and the action to be taken when the message reaches the specified retention age. メッセージの保存期限に達すると、メッセージはユーザーのインプレース アーカイブに移動されるか、削除されます。When a message reaches its retention age, it's moved to the user's In-Place Archive or deleted.

保持タグの設定

保持タグを使用すると、ユーザーがメールボックス フォルダーと個別アイテムに保持用のタグを付けることができます。ユーザーは、メッセージ保持要件に基づいて管理者によって準備された管理フォルダー内のアイテムをファイリングする必要がなくなりました。Retention tags allow users to tag their own mailbox folders and individual items for retention. Users no longer have to file items in managed folders provisioned by an administrator based on message retention requirements.

保持タグの種類Types of retention tags

保持タグは、それらを適用できるユーザーや、適用できるメールボックス中の場所に基づいて次の 3 つの種類に分類されます。Retention tags are classified into the following three types based on who can apply them and where in a mailbox they can be applied.

保持タグの種類Type of retention tag 適用されます。Applied... 適用者...Applied by... 使用可能な操作...Available actions... 詳細Details
既定ポリシー タグ (DPT)Default policy tag (DPT) メールボックス全体に自動的に適用するAutomatically to entire mailbox
DPT は、タグがないアイテム、つまり、保持タグが直接またはフォルダーからの継承によって適用されていないメールボックス アイテムに適用されます。A DPT applies to untagged items, which are mailbox items that don't have a retention tag applied directly or by inheritance from the folder.
管理者Administrator アーカイブへ移動Move to archive
削除して回復を許可するDelete and allow recovery
完全に削除Permanently delete
ユーザーはメールボックスに適用される DPT を変更できません。Users can't change DPTs applied to a mailbox.
アイテム保持ポリシー タグ (RPT)Retention policy tag (RPT) 既定のフォルダーに自動的に適用するAutomatically to a default folder
既定のフォルダーは、すべてのメールボックスで自動的に作成されるフォルダーです。たとえば、次のようなフォルダーです。 [受信トレイ][削除済みアイテム]、および [送信済みアイテム]。「Default folders that support Retention Policy Tags」のサポートされる既定のフォルダーの一覧を参照してください。 Default folders are folders created automatically in all mailboxes, for example: Inbox, Deleted Items, and Sent Items. See the list of supported default folders in Default folders that support Retention Policy Tags.
管理者Administrator 削除して回復を許可するDelete and allow recovery
完全に削除Permanently delete
ユーザーは既定のフォルダーに適用される RPT を変更できません。Users can't change the RPT applied to a default folder.
個人タグPersonal tag アイテムおよびフォルダーに手動で適用するManually to items and folders
ユーザーは [受信トレイのルール] を使用して、特定のタグを含むフォルダーにメッセージを移動したり、個人タグをメッセージに適用したりすることによってタグ付けを自動化できます。Users can automate tagging by using Inbox rules to either move a message to a folder that has a particular tag or to apply a personal tag to the message.
ユーザーUsers アーカイブへ移動Move to archive
削除して回復を許可するDelete and allow recovery
完全に削除Permanently delete
個人タグにより、ユーザーはアイテムの保持期間を決定することができます。たとえば、7 年後にアイテムを削除するという DPT をメールボックスに設定できます。ただし、ユーザーはニュースレターや自動通知などのアイテムを 3 日後に削除するという個人タグを適用することによって、これらのアイテムに関する例外を作成できます。Personal tags allow your users to determine how long an item should be retained. For example, the mailbox can have a DPT to delete items in seven years, but a user can create an exception for items such as newsletters and automated notifications by applying a personal tag to delete them in three days.

個人タグの詳細More about personal tags

個人用タグは、アイテム保持ポリシーの一部として、Outlook 以降および web 上の Outlook (旧称: Outlook Web App) ユーザーが使用できます。Personal tags are available to Outlook or later and Outlook on the web (formerly known as Outlook Web App) users as part of their retention policy. Outlook および Outlook on the web では、次の図に示すように、[アーカイブに移動する] アクションを含む個人用タグがアーカイブポリシーとして表示され、[削除して回復を許可する] または [完全に削除] アクションがある個人用タグがアイテム保持ポリシーとして表示されます。In Outlook and Outlook on the web, personal tags with the Move to Archive action appear as Archive Policy, and personal tags with the Delete and Allow Recovery or Permanently Delete actions appear as Retention Policy, as shown in the following figure.

Outlook 2010 と web 上の Outlook の個人タグ

ユーザーは、作成するフォルダーや個別のアイテムに個人タグを適用できます。個人タグが適用されているメッセージは常に、その個人タグの設定に基づいて処理されます。ユーザーはメッセージに個人タグを適用して、DPT または RPT で指定した設定がユーザーのメールボックスに適用されて行われるよりも、早くまたは遅く移動または削除されるようにできます。また、保存期間の設定を無効化した保持タグを作成することも可能です。これにより、ユーザーはアイテムにタグ付けをすることで、アイテムがアーカイブに移動されたり、有効期限が切れたりしないようにします。Users can apply personal tags to folders they create or to individual items. Messages that have a personal tag applied are always processed based on the personal tag's settings. Users can apply a personal tag to a message so that it's moved or deleted sooner or later than the settings specified in the DPT or RPTs applied to that user's mailbox. You can also create personal tags with retention disabled. This allows users to tag items so they're never moved to an archive or never expire.

注意

ユーザーはアーカイブ ポリシーを既定のフォルダー、ユーザーが作成したフォルダーまたはサブフォルダー、および個別アイテムに適用できます。ユーザーはアイテム保持ポリシーを、ユーザーが作成したフォルダーまたはサブフォルダーおよび個別アイテム (サブフォルダーおよび既定のフォルダー内のアイテムを含む) に適用できますが、既定のフォルダーには適用できません。Users can apply archive policies to default folders, user-created folders or subfolders, and individual items. Users can apply a retention policy to user-created folders or subfolders and individual items (including subfolders and items in a default folder), but not to default folders.

ユーザーは Exchange 管理センター (EAC) を使用して、アイテム保持ポリシーにリンクしていない追加の個人タグを選択します。Users can also use the Exchange admin center (EAC) to select additional personal tags that aren't linked to their retention policy. 次に、選択したタグが Outlook 2010 および Outlook on the web で利用できるようになります。The selected tags then become available in Outlook 2010 and Outlook on the web. ユーザーが EAC から追加のタグを選択できるようにするには、MyRetentionPolicies Role をユーザーの役割の割り当てポリシーに追加する必要があります。To enable users to select additional tags from the EAC, you must add the MyRetentionPolicies Role to the user's role assignment policy. ユーザーの役割割り当てポリシーの詳細については、「 Understanding Management Role Assignment Policies」を参照してください。To learn more about role assignment policies for users, see Understanding Management Role Assignment Policies. ユーザーが追加の個人タグを選択できるようにすると、Exchange 組織のすべての個人タグをユーザーが利用できるようになります。If you allow users to select additional personal tags, all personal tags in your Exchange organization become available to them.

注意

個人タグは、プレミアム機能です。これらのタグを含むポリシーを持つ (またはユーザーがタグを自分で追加した) メールボックスには、Exchange Enterprise クライアント アクセス ライセンス (CAL) が必要です。Personal tags are a premium feature. Mailboxes with policies that contain these tags (or as a result of users adding the tags to their mailbox) require an Exchange Enterprise client access license (CAL).

保存期間Retention age

保持タグを有効にする場合、タグの保存期限を指定する必要があります。この保存期限とは、メッセージがユーザーのメールボックスに到着した後に保持される日数を指します。When you enable a retention tag, you must specify a retention age for the tag. This age indicates the number of days to retain a message after it arrives in the user's mailbox.

電子メール メッセージなどの定期的でないアイテムの保存期限は、終了日が設定されているアイテムや、会議やタスクなどの定期的なアイテムとは異なった方法で計算されます。各種アイテムの保存期限の計算方法については、「保存期間の計算方法」を参照してください。The retention age for non-recurring items (such as email messages) is calculated differently than items that have an end date or recurring items (such as meetings and tasks). To learn how retention age is calculated for different types of items, see How retention age is calculated.

保存期間の設定を無効化した保持タグを作成したり、保持タグの作成後にタグを無効化することも可能です。無効化されたタグが適用されているメッセージは処理されないため、保持アクションは行われません。そのため、ユーザーは無効化された個人タグを [移動しない] タグまたは [削除しない] タグとして使用すれば、普通ならメッセージに適用されるはずの DPT や RPT を無効にできます。You can also create retention tags with retention disabled or disable tags after they're created. Because messages that have a disabled tag applied aren't processed, no retention action is taken. As a result, users can use a disabled personal tag as a Never Move tag or a Never Delete tag to override a DPT or RPT that would otherwise apply to the message.

保持アクションRetention actions

保持タグを作成または構成する場合、アイテムが保存期限に達したときに行う保持アクションを次のいずれかから選択できます。When creating or configuring a retention tag, you can select one of the following retention actions to be taken when an item reaches its retention age:

保持アクションRetention action 実行されるアクションAction taken... 例外Except...
アーカイブ1に移動Move to Archive1 メッセージをユーザーのアーカイブ メールボックスに移動するMoves the message to the user's archive mailbox
DPT および個人タグでのみ使用可能Only available for DPTs and personal tags
アーカイブの詳細については、以下を参照してください。For details about archiving, see:
インプレース アーカイブIn-Place Archiving
Exchange Online のアーカイブメールボックスArchive Mailboxes in Exchange Online
ユーザーがアーカイブ メールボックスを持っていない場合は、何のアクションも実行されません。If the user doesn't have an archive mailbox, no action is taken.
[削除して回復を許可する]Delete and Allow Recovery ユーザーが [削除済みアイテム] フォルダーを空にした場合の動作をエミュレートします。Emulates the behavior when the user empties the Deleted Items folder.
アイテムは、メールボックス内の [回復可能なアイテム] フォルダーに移動され、削除済みアイテムの保存期間まで保持されます。Items are moved to the Recoverable Items Folder in the mailbox and preserved until the deleted item retention period.
Outlook または Web 上の Outlook 内の [削除済みアイテムを復元] ダイアログ ボックスを使用して、アイテムを回復する機会をユーザーにもう一度提供します。Provides the user a second chance to recover the item using the Recover Deleted Items dialog box in Outlook or Outlook on the web
削除済みアイテムの保存期間をゼロ日に設定した場合、アイテムは完全に削除されます。If you've set the deleted item retention period to zero days, items are permanently deleted. 詳細については、「 Exchange Online メールボックスの完全に削除されたアイテムの保持期間を変更する」を参照してください。For details, see Change how long permanently deleted items are kept for an Exchange Online mailbox.
[完全に削除]Permanently Delete メッセージを完全に削除します。Permanently deletes messages.
完全に削除した後で、メッセージを回復することはできません。You can't recover messages after they're permanently deleted.
メールボックスがインプレース保持と訴訟ホールドまたは訴訟ホールドの対象となっている場合、アイテムはホールド パラメーターに基づいて [回復可能なアイテム] フォルダーに保管されます。インプレース電子情報開示 (eDiscovery)は引き続き検索結果でこれらのアイテムを戻します。If mailbox is placed on In-Place Hold and Litigation Hold or Litigation Hold, items are preserved in the Recoverable Items folder based on hold parameters. In-Place eDiscovery will still return these items in search results.
[保存期限経過としてマークする]Mark as Past Retention Limit メッセージに期限切れとマークします。Marks a message as expired. Outlook 2010 以降、web 上の Outlook では、期限切れのアイテムが [このアイテムは期限切れになっています] という通知と共に表示され、[このアイテムは0日間で期限切れになります。In Outlook 2010 or later, and Outlook on the web, expired items are displayed with the notification stating 'This item has expired' and 'This item will expire in 0 days'. Outlook 2007 では、期限切れとしてマークされたアイテムが取り消し線付きのテキストを使用して表示されます。In Outlook 2007, items marked as expired are displayed by using strikethrough text. アンド.N. A.A.

注意

1 Exchange ハイブリッド展開では、クラウドベースのアーカイブメールボックスをオンプレミスのプライマリメールボックスに対して有効にすることができます。1 In an Exchange hybrid deployment, you can enable a cloud-based archive mailbox for an on-premises primary mailbox. オンプレミスのメールボックスにアーカイブ ポリシーを割り当てると、アイテムはクラウド ベースのアーカイブに移動されます。If you assign an archive policy to an on-premises mailbox, items are moved to the cloud-based archive. アーカイブ メールボックスにアイテムが移動される場合、オンプレミスのメールボックスにアイテムのコピーは保持されません。If an item is moved to the archive mailbox, a copy of it isn't retained in the on-premises mailbox. オンプレミスのメールボックスを保持の対象にすると、アイテムはこれまで通りアーカイブ ポリシーによってクラウド ベースのアーカイブ メールボックスに移動され、保持として指定された期間保持されます。If the on-premises mailbox is placed on hold, an archive policy will still move items to the cloud-based archive mailbox where they are preserved for the duration specified by the hold.

保持タグの作成方法については、「アイテム保持ポリシーの作成」を参照してください。For details about how to create retention tags, see Create a Retention Policy.

保持ポリシーRetention policies

1つまたは複数の保持タグをメールボックスに適用するには、それらをアイテム保持ポリシーに追加してから、そのポリシーをメールボックスに適用する必要があります。To apply one or more retention tags to a mailbox, you must add them to a retention policy and then apply the policy to mailboxes. メールボックスには複数のアイテム保持ポリシーを設定することはできません。A mailbox can't have more than one retention policy. 保持タグは、いつでもアイテム保持ポリシーにリンクしたり、アイテムをリンク解除したりすることができ、ポリシーが適用されているすべてのメールボックスに対して変更は自動的に有効になります。Retention tags can be linked to or unlinked from a retention policy at any time, and the changes automatically take effect for all mailboxes that have the policy applied.

アイテム保持ポリシーは、次の保持タグを持つことができます。A retention policy can have the following retention tags:

保持タグの種類Retention tag type ポリシー内のタグTags in a policy
既定ポリシー タグ (DPT)Default policy tag (DPT) [アーカイブへ移動] アクションを持つ 1 つの DPTOne DPT with the Move to Archive action
[削除して回復を許可する] または [完全に削除] アクションを持つ 1 つの DPTOne DPT with the Delete and Allow Recovery or Permanently Delete actions
[削除して回復を許可する] または [完全に削除] アクションを持つボイスメールメッセージ用の1つの DPTOne DPT for voice mail messages with the Delete and Allow Recovery or Permanently Delete action
保持ポリシー タグ (RPT)Retention policy tags (RPTs) サポートされている既定フォルダーごとに 1 つの RPTOne RPT for each supported default folder
> : 特定の既定フォルダー (削除済みアイテムなど) に対して、複数の RPT を同じアイテム保持ポリシーにリンクすることはできません。> Note: You can't link more than one RPT for a particular default folder (such as Deleted Items) to the same retention policy.
個人タグPersonal tags 個人タグの数Any number of personal tags
> ヒント: * * ポリシーに含まれる個人タグの多くは、ユーザーを混乱させる可能性があります。> Tip: **Many personal tags in a policy can confuse users. 保持ポリシーに追加する個人タグは 10 以下にすることをお勧めします。We recommend adding no more than 10 personal tags to a retention policy.

注意

アイテム保持ポリシーに保持タグをリンクする必要はありませんが、このシナリオの使用はお勧めしません。アイテム保持ポリシー付きのメールボックスに保持タグがリンクされていない場合、メールボックス アイテムが期限切れにならないことがあります。Although a retention policy doesn't need to have any retention tags linked to it, we don't recommend using this scenario. If mailboxes with retention policies don't have retention tags linked to them, this may cause mailbox items to never expire.

アイテム保持ポリシーには、アーカイブ タグ (個人用アーカイブ メールボックスにアイテムを移動するタグ) および削除タグ (アイテムを削除するタグ) の両方を含めることができます。 また、メールボックス アイテムには両方のタイプのタグを適用させることもできます。アーカイブ メールボックスには、別のアイテム保持ポリシーはありません。プライマリ メールボックスとアーカイブ メールボックスには同じアイテム保持ポリシーが適用されます。A retention policy can contain both archive tags (tags that move items to the personal archive mailbox) and deletion tags (tags that delete items). A mailbox item can also have both types of tags applied. Archive mailboxes don't have a separate retention policy. The same retention policy is applied to the primary and archive mailbox.

アイテム保持ポリシーの作成を計画する場合は、アイテム保持ポリシーにアーカイブ タグと削除タグの両方を含めるかどうかを検討する必要があります。When planning to create retention policies, you must consider whether they'll include both archive and deletion tags. 前述したように、アイテム保持ポリシーには、[アーカイブに移動する] アクションを使用する1つの DPT と、[削除して回復を許可する] または [完全に削除] アクションを使用する1つの DPT を含めることができます。As mentioned earlier, a retention policy can have one DPT that uses the Move to Archive action and one DPT that uses either the Delete and Allow Recovery or Permanently Delete action. "アーカイブに移動" アクションを使用する DPT の保存期間は、削除アクションを持つ DPT よりも低くなければなりません。The DPT with the Move to Archive action must have a lower retention age than the DPT with a deletion action. たとえば、[アーカイブに移動する] アクションを持つ DPT を使用して、アイテムをアーカイブメールボックスに2年間に移動し、削除アクションを伴う DPT を使用して、7年以内にメールボックスからアイテムを削除することができます。For example, you can use a DPT with the Move to Archive action to move items to the archive mailbox in two years, and a DPT with a deletion action to remove items from the mailbox in seven years. プライマリとアーカイブ両方のメールボックスのアイテムは、7 年後に削除されます。Items in both primary and archive mailboxes will be deleted after seven years.

アイテム保持ポリシーに関連する管理タスクの一覧については、「 Messaging Records Management Procedures」を参照してください。For a list of management tasks related to retention policies, see Messaging Records Management Procedures.

既定のアイテム保持ポリシーDefault retention policy

Exchange セットアップでは、 既定の MRM ポリシーのアイテム保持ポリシーが作成されます。Exchange Setup creates the retention policy Default MRM Policy. 既定の MRM ポリシーは、Exchange Online の新しいメールボックスに自動的に適用されます。The Default MRM Policy is applied automatically to new mailboxes in Exchange Online. Exchange Server では、新しいユーザーのアーカイブを作成し、アイテム保持ポリシーを指定しない場合、ポリシーが自動的に適用されます。In Exchange Server, the policy is applied automatically if you create an archive for the new user and don't specify a retention policy

規定の MRM ポリシーに含まれているタグを変更すること (保存の有効期限や保持アクションを変更するなど)、タグを無効にすること、またはポリシーを変更すること (そのタグを追加または削除する) ことができます。更新されたポリシーは、管理フォルダー アシスタントによって次回ポリシーが処理されたときにメールボックスに適用されます。You can modify tags included in the Default MRM Policy, for example by changing the retention age or retention action, disable a tag or modify the policy by adding or removing tags from it. The updated policy is applied to mailboxes the next time they're processed by the Managed Folder Assistant.

ポリシーにリンクされた保持タグの一覧などの詳細については、「Exchange Online および Exchange Server の既定のアイテム保持ポリシー」を参照してください。For more details, including a list of retention tags linked to the policy, see Default Retention Policy in Exchange Online and Exchange Server.

管理フォルダー アシスタントManaged Folder Assistant

管理フォルダー アシスタントは、メールボックス サーバー上で実行されるメールボックス アシスタントであり、アイテム保持ポリシーが適用されたメールボックスを処理します。The Managed Folder Assistant, a mailbox assistant that runs on Mailbox servers, processes mailboxes that have a retention policy applied.

管理フォルダー アシスタントは、メールボックス内のアイテムを検査し、保持するかどうかを確認することで、アイテム保持ポリシーを適用します。それから、適切な保持タグで保持するアイテムをスタンプして、それらの保存期限が過ぎたアイテムに対して指定の保持アクションを実行します。The Managed Folder Assistant applies the retention policy by inspecting items in the mailbox and determining whether they're subject to retention. It then stamps items subject to retention with the appropriate retention tags and takes the specified retention action on items past their retention age.

管理フォルダー アシスタントは調整ベースのアシスタントです。調整ベースのアシスタントは常に実行中であるため、スケジュールする必要はありません。消費可能なシステム リソースは調整されます。一定の期間 (ワーク サイクル) 内にメールボックス サーバーのすべてのメールボックスを処理するように管理フォルダー アシスタントを構成できます。 さらに、指定した間隔 (ワーク サイクル チェックポイント) で管理フォルダー アシスタントは処理対象となるメールボックスの一覧を更新します。更新中に、管理フォルダー アシスタントは新しく作成されたメールボックスや移動されたメールボックスをキューに追加します。また、失敗のため正常に処理されなかった既存のメールボックスを再度順位付けし、同じワーク サイクル中に処理できるようにキュー内のより高い優先順位に移動します。The Managed Folder Assistant is a throttle-based assistant. Throttle-based assistants are always running and don't need to be scheduled. The system resources they can consume are throttled. You can configure the Managed Folder Assistant to process all mailboxes on a Mailbox server within a certain period (known as a work cycle). Additionally, at a specified interval (known as the work cycle checkpoint), the assistant refreshes the list of mailboxes to be processed. During the refresh, the assistant adds newly created or moved mailboxes to the queue. It also reprioritizes existing mailboxes that haven't been processed successfully due to failures and moves them higher in the queue so they can be processed during the same work cycle.

指定したメールボックスを処理するようにアシスタントを手動で開始するには、Start-ManagedFolderAssistant コマンドレットも使用できます。詳細については、「 管理フォルダー アシスタントの構成」を参照してください。You can also use the Start-ManagedFolderAssistant cmdlet to manually trigger the assistant to process a specified mailbox. To learn more, see Configure the Managed Folder Assistant.

注意

管理フォルダー アシスタントは、保持しないメッセージに対してはアクションを実行しません。これは、保持タグを無効にすることによって指定されます。また、特定の保持タグを無効にして、その保持タグのアイテムの処理を一時的に中断することも可能です。The Managed Folder Assistant doesn't take any action on messages that aren't subject to retention, specified by disabling the retention tag. You can also disable a retention tag to temporarily suspend items with that tag from being processed.

MRM は、メールボックスに設定されている MaxSendSize および MaxReceiveSize の値よりも大きいアイテムを移動しません。MRM won't move items larger than the values of MaxSendSize and MaxReceiveSize set on the mailbox.

フォルダー間のアイテム移動Moving items between folders

フォルダー間で移動したメールボックス アイテムは、移動先のフォルダーに適用されるタグを継承します。タグが割り当てられていないフォルダーにアイテムが移動した場合、既定のポリシー タグ (DPT) が適用されます。アイテムにタグが明示的に割り当てられている場合、そのタグがフォルダーレベル タグまたは既定タグよりも常に優先されます。A mailbox item moved from one folder to another inherits any tags applied to the folder to which it's moved. If an item is moved to a folder that doesn't have a tag assigned, the DPT is applied to it. If the item has a tag explicitly assigned to it, the tag always takes precedence over any folder-level tags or the default tag.

アーカイブのフォルダーに保持タグを適用するApplying a retention tag to a folder in the archive

ユーザーがアーカイブにあるフォルダーに個人タグを適用する際、プライマリ メールボックスに名前が同じでタグが異なるフォルダーが存在する場合、アーカイブ内のそのフォルダーのタグが、プライマリ メールボックスのタグに合わせて 変更されます。設計により、アーカイブにあるフォルダーのアイテムが、ユーザーのプライマリ メールボックスにある同じフォルダーと有効期限の動作が異なることに関して混乱が起きないようになっています。たとえば、プライマリ メールボックスに、Project Contoso という名前で「削除 - 3 年」というタグを持つフォルダーがあり、Project Contoso フォルダーがアーカイブのメールボックスにも存在するとします。ユーザーが、1 年後にフォルダー内のアイテムが削除される「削除 — 1 年間」という個人タグを適用するとします。メールボックスがもう一度処理されると、フォルダーは「削除 - 3 年間」のタグに戻ります。When the user applies a personal tag to a folder in the archive, if a folder with the same name exists in the primary mailbox and has a different tag, the tag on that folder in the archive changes to match the one in the primary mailbox. This is by design to avoid any confusion about items in a folder in the archive having a different expiry behavior than the same folder in the user's primary mailbox. For example, the user has a folder named Project Contoso in the primary mailbox with a Delete - 3 years tag and a Project Contoso folder also exists in the archive mailbox. If the user applies a Delete - 1 year personal tag to delete items in the folder after 1 year. When the mailbox is processed again, the folder reverts to the Delete - 3 Years tag.

アイテム保持ポリシーからの保持タグの削除Removing or deleting a retention tag from a retention policy

メールボックスに適用される保持ポリシーから保持タグが削除されると、タグをユーザーが使用できなくなり、メールボックス内のアイテムに適用できなくなります。When a retention tag is removed from the retention policy applied to a mailbox, the tag is no longer available to the user and can't be applied to items in the mailbox.

そのタグでスタンプされた既存のアイテムは、引き続いて、それらの設定に基づき管理フォルダー アシスタントによって処理され、タグ内で指定された保持アクションがそれらのメッセージに適用されます。Existing items that have been stamped with that tag continue to be processed by the Managed Folder Assistant based on those settings and any retention action specified in the tag is applied to those messages.

ただし、タグを削除する場合、Active Directory に保存されたタグ定義が削除されます。このようにすると、管理フォルダー アシスタントはメールボックス内のすべてのアイテムを処理し、削除されたタグが適用されているアイテムを再スタンプします。メールボックスおよびメッセージの数に応じて、この処理は、削除されたタグを含むアイテム保持ポリシーのメールボックスで構成されるすべてのメールボックスに対して、著しくリソースを消費する場合があります。However, if you delete the tag, the tag definition stored in Active Directory is removed. This causes the Managed Folder Assistant to process all items in a mailbox and restamp the ones that have the removed tag applied. Depending on the number of mailboxes and messages, this process may significantly consume resources on all Mailbox servers that contain mailboxes with retention policies that include the removed tag.

重要

アイテム保持ポリシーから保持タグが削除されると、タグが適用された既存のメールボックス アイテムは引き続き、タグの設定に基づいて有効期限が切れます。If a retention tag is removed from a retention policy, any existing mailbox items with the tag applied will continue to expire based on the tag's settings. タグの設定をアイテムに適用しないためには、タグを削除する必要があります。To prevent the tag's settings from being applied to any items, you should delete the tag. タグを削除すると、タグが含まれているアイテム保持ポリシーから削除されます。Deleting a tag removes it from any retention policies in which it's included.

保持タグの無効化Disabling a retention tag

保持タグを無効にすると、管理フォルダー アシスタントはタグが適用されたアイテムを無視します。保存期間の設定が無効化された保持タグがあるアイテムは、指定されている保存期限用のアクションによって移動または削除されなくなります。これらのアイテムはタグ付けされたアイテムとまだ見なされるため、DPT がそれらに適用されません。たとえば、保持タグ設定のトラブルシューティングを行う場合、一時的に保持タグを無効にして、管理フォルダー アシスタントにそのタグ付きメッセージの処理を停止させることができます。If you disable a retention tag, the Managed Folder Assistant ignores items that have that tag applied. Items that have a retention tag for which retention is disabled are either never moved or never deleted, depending on the specified retention action. Because these items are still considered tagged items, the DPT doesn't apply to them. For example, if you want to troubleshoot retention tag settings, you can temporarily disable a retention tag to stop the Managed Folder Assistant from processing messages with that tag.

注意

無効化された保持タグの保存期限は、ユーザーには [実行しない] として表示されます。The retention period for a disabled retention tag is displayed to the user as Never. 決して削除されることはないと考えているアイテムにユーザーがタグを付けている場合、後になってそのタグを有効化すると、ユーザーが削除したくなかったアイテムが意図せずに削除されることがあります。If a user tags an item believing it will never be deleted, enabling the tag later may result in unintentional deletion of items the user didn't want to delete. [アーカイブに移動するアクションを含むタグにも当てはまります。The same is true for tags with the Move to Archive action.

保存機能Retention hold

ユーザーが一時的に作業を行っておらず、電子メールにアクセスできない場合は、作業に戻る前に、または電子メールにアクセスする前に、アイテム保持設定を新しいメッセージに適用することができます。When users are temporarily away from work and don't have access to their e-mail, retention settings can be applied to new messages before they return to work or access their e-mail. アイテム保持ポリシーに応じて、メッセージの削除またはユーザーの個人アーカイブへの移動を行います。Depending on the retention policy, messages may be deleted or moved to the user's personal archive. メールボックスの保存機能を有効にすることによって、指定の期間にアイテム保持ポリシーでメールボックスを処理することを一時的に停止できます。You can temporarily suspend retention policies from processing a mailbox for a specified period by placing the mailbox on retention hold. メールボックスの保存機能を有効にすると、保存機能の開始および終了スケジュールなど、保存機能についてメールボックス ユーザー (またはメールボックスへのアクセスが許可された別のユーザー) に知らせる保持コメントも指定できます。When you place a mailbox on retention hold, you can also specify a retention comment that informs the mailbox user (or another user authorized to access the mailbox) about the retention hold, including when the hold is scheduled to begin and end. 保持コメントは、サポートされた Outlook クライアントで表示されます。Retention comments are displayed in supported Outlook clients. 保存機能コメントは、ユーザーの優先言語でローカライズすることもできます。You can also localize the retention hold comment in the user's preferred language.

注意

メールボックスの保存機能を有効にしても、メールボックス格納域の制限の処理に影響しません。Placing a mailbox on retention hold doesn't affect how mailbox storage quotas are processed. メールボックスの使用状況や適用可能なメールボックスのクォータによっては、休暇が発生した場合や、長期間にわたる電子メールにアクセスできない場合に、メールボックスの格納域のクォータを一時的に増やすことを検討してください。Depending on the mailbox usage and applicable mailbox quotas, consider temporarily increasing the mailbox storage quota for users when they're on vacation or don't have access to e-mail for an extended period. メールボックスの格納域の制限の詳細については、「メールボックスのストレージクォータを構成する」を参照してください。For more information about mailbox storage quotas, see Configure Storage Quotas for a Mailbox.

勤務時間外の休暇中に、ユーザーは大量の電子メールを見越計上することがあります。During long absences from work, users may accrue a large amount of e-mail. 電子メールの量と欠勤期間によっては、これらのユーザーがメッセージを並べ替えるのに数週間かかる場合があります。Depending on the volume of e-mail and the length of absence, it may take these users several weeks to sort through their messages. そのような場合、保存機能からユーザーを削除する前にユーザーがメールの遅れを取り戻すために長い時間がかかることを考慮します。In these cases, consider the additional time it may take the users to catch up on their mail before removing them from retention hold.

組織が MRM を実装したことがなく、ユーザーがその機能に慣れていない場合は、MRM 展開の最初のウォームアップとトレーニング段階で保存機能を使用することもできます。アイテム保持ポリシーを作成および展開し、ユーザーがアイテムをタグ付けできるようになる前にアイテムを移動または削除するという危険を犯させないように、ポリシーについての十分な指導をユーザーに対して行ってください。ウォームアップとトレーニング期間が終了する数日前に、ユーザーに対してウォームアップの期限が近付いていることを通知する必要があります。期限が過ぎたら、ユーザーのメールボックスから保存機能を削除し、管理フォルダー アシスタントがメールボックス アイテムを処理し、指定した保持アクションを実行できるようにします。If your organization has never implemented MRM, and your users aren't familiar with its features, you can also use retention holds during the initial warm up and training phase of your MRM deployment. You can create and deploy retention policies and educate users about the policies without the risk of having items moved or deleted before users can tag them. A few days before the warm up and training period ends, you should remind users of the warm-up deadline. After the deadline, you can remove the retention hold from user mailboxes, allowing the Managed Folder Assistant to process mailbox items and take the specified retention action.

メールボックスの保存機能を有効にする方法の詳細については、「メールボックスの保存機能を有効にする」を参照してください。For details about how to place a mailbox on retention hold, see Place a mailbox on retention hold.