Microsoft Flow と Microsoft Common Data Service を使用した承認ループの作成Build an approval loop by using Microsoft Flow and the Microsoft Common Data Service

Common Data Service を使用すると、フローから独立しているデータベースに情報が格納されるフローを作成できます。The Common Data Service can give you a way to build flows that have information stored in a database independent of a flow. その最も良い例が、承認に関するものです。The best example of this is with approvals. 承認の状態をエンティティに格納すると、フローはそれを基盤にして動作することができます。If you store the status of the approval in an entity, your flow can work on top of it.

この例では、ユーザーが Dropbox にファイルを追加したときに開始される承認プロセスを作成します。In this example, you'll create an approval process that starts when a user adds a file to Dropbox. ファイルが追加されると、それに関する情報がアプリに表示されます。ここで、レビュー担当者が変更を承認または却下できます。When the file is added, information about it appears in an app, where a reviewer can approve or reject the change. レビュー担当者が変更を承認または却下すると、通知メールが送信され、却下されたファイルは Dropbox から削除されます。When the reviewer approves or rejects the change, notification mail is sent, and rejected files are deleted from Dropbox.

このセクションの手順に従うと、以下のものが作成されます。By following the steps in this section, you'll build:

  • カスタム エンティティDropbox に追加された各ファイルに関する情報と、ファイルの状態が承認済み、却下、保留中のいずれであるかが含まれます。a custom entity that will contain information about each file added to Dropbox and whether the file's status is approved, rejected, or pending.
  • フロー。このフローにより、Dropbox にファイルが追加されたときにカスタム エンティティに情報が追加され、ファイルが承認または却下されたときにメールが送信され、却下されたファイルが削除されます。a flow that adds information to the custom entity when a file is added to Dropbox, sends mail when the file is approved or rejected, and deletes rejected files. これらの手順は、このようなフローを一から作成する方法を示していますが、同様のフローをテンプレートから作成することもできます。These steps demonstrate how to build such a flow from scratch, but you can create a similar flow from a template.
  • Dropbox に追加されたファイルをレビュー担当者が承認または却下できるアプリan app in which a reviewer can approve or reject files added to Dropbox. PowerApps を使用すると、カスタム エンティティのフィールドに基づいて自動的にこのアプリが生成されます。You'll use PowerApps to generate this app automatically based on the fields in the custom entity.

前提条件Prerequisites

エンティティを作成するBuild the entity

  1. powerapps.com にサインインします。Sign in to powerapps.com.
  2. 既定で左側のナビゲーション バーが表示されない場合は、左上隅にある 3 本の横線のアイコンをクリックまたはタップします。If the left navigation bar doesn't appear by default, click or tap the icon with three horizontal lines in the upper-left corner.

    左側のナビゲーション バーを開く

  3. 左側のナビゲーション バーで、[管理][エンティティ] の順にクリックまたはタップします。In the left navigation bar, click or tap Manage, and then click or tap Entities.

    エンティティを管理する

  4. メッセージが表示されたら、[自分のデータベースを作成] クリックまたはタップします。If prompted, click or tap Create my database.

    データベースを作成する

  5. 右上隅の近くで、[新しいエンティティ] をクリックまたはタップします。Near the upper-right corner, click or tap New entity.

    エンティティを作成する

    ブラウザー ウィンドウが最大化されていない場合は、このボタンが別の場所に表示されることがあります。If your browser window isn't maximized, this button might appear in a different place.

  6. [エンティティ名] で、名前を指定します。名前にはスペースを含めず、データベース内の他のエンティティと異なる名前にします。Under Entity name, specify a name that doesn't contain spaces and that no other entity in your database has.

    この例に正確に従うには、「ReviewDropboxFiles」と指定します。To follow this example exactly, specify ReviewDropboxFiles.

    エンティティ名を指定する

  7. [表示名] で、わかりやすい名前を指定します。Under Display name, specify a friendly name.

    表示名を指定する

  8. [次へ] をクリックまたはタップします。Click or tap Next.

    [次へ] ボタン

エンティティにフィールドを追加するAdd fields to the entity

  1. 右上隅の近くで、[フィールドの追加] をクリックまたはタップします。Near the upper-right corner, click or tap Add field.

    フィールドを追加する

  2. フィールドの一覧の下部に表示される空白行で、Approver フィールドのプロパティを設定します In the blank row that appears at the bottom of the list of fields, set the properties of an Approver field. (これらのプロパティを設定しているときは、Tab キーを押して次の列に切り替えます)。(As you set these properties, you can switch to the next column by pressing Tab.)

    • [表示名] 列に「Approver」と入力します。In the Display Name column, type Approver.
    • [名前] 列に「ApproverEmail」と入力します。In the Name column, type ApproverEmail.
    • [種類] 列で [Email] オプションをクリックまたはタップします。In the Type column, click or tap the Email option.
    • [必須] 列でチェック ボックスをオンにします。In the Required column, select the checkbox.

      Approver フィールド

  3. 次の行で、Status フィールドのプロパティを設定します。In the next row, set the properties of a Status field:

    • [表示名] 列に「Status」と入力します。In the Display Name column, type Status.
    • [名前] 列に「Status」と入力します。In the Name column, type Status.
    • [種類] 列で [Text] オプションをクリックまたはタップします。In the Type column, click or tap the Text option.
    • [プロパティ] 列は、既定値のままにします。In the Properties column, leave the default value.
    • [必須] 列でチェック ボックスをオンにします。In the Required column, select the checkbox.

      Status フィールド

  4. 次の行で、FileID フィールドのプロパティを設定します。In the next row, set the properties of a FileID field:

    • [表示名] 列に「File identifier」と入力します。In the Display Name column, type File identifier.
    • [名前] 列に「FileID」と入力します。In the Name column, type FileID.
    • [種類] 列で [Text] オプションをクリックまたはタップします。In the Type column, click or tap the Text option.
    • [プロパティ] 列は、既定値のままにします。In the Properties column, leave the default value.
    • [一意] 列でチェック ボックスをオンにします。In the Unique column, select the checkbox.
    • [必須] 列でチェック ボックスをオンにします。In the Required column, select the checkbox.

      FileID フィールド

  5. FileID フィールドの右端にある省略記号 (...) をクリックまたはタップし、[タイトル フィールドとして設定] をクリックまたはタップします。Near the right edge, click or tap the ellipsis (...) for the FileID field, and then click or tap Set as Title field.

    タイトル フィールドを設定する

  6. 左下隅の近くの [作成] をクリックまたはタップします。Near the lower-left corner, click or tap Create.

    エンティティを作成する

  7. (省略可能) エンティティの一覧が再表示されたら、ブラウザー ウィンドウを最大化し (まだ最大化していない場合)、[種類] 列ヘッダーをクリックまたはタップします。(optional) When the list of entities reappears, maximize your browser window if it isn't already maximized, and then click or tap the Type column header. 一覧は、作成したばかりのエンティティなど、カスタム エンティティが先頭に表示されるように並べ替えられます。The list is sorted with the custom entities, such as the one you just created, appearing at the top.

サインインしてフローを作成するSign in and create a flow

  1. Microsoft Flow ポータルを開きます。Open the Microsoft Flow portal.
  2. ブラウザー ウィンドウをまだ最大化していない場合は最大化し、右上隅の近くの [サインイン] をクリックまたはタップします。Maximize your browser window if it isn't already maximized, and then click or tap Sign in near the upper-right corner.

    Microsoft Flow の [サインイン] ボタン

  3. 右上のメニューで、powerapps.com でデータベースを作成した環境を選択します。In the top right menu you select the environment that you created the database in powerapps.com.

    : 同じ環境を選択しなかった場合は、エンティティが表示されません。Note: if you do not select the same environment then you will not see your entity.

  4. 左上隅の近くの [自分のフロー] をクリックまたはタップします。Near the upper-left corner, click or tap My flows.

    [自分のフロー] ボタン

  5. 右上隅の近くの [一から作成] をクリックまたはタップします。Near the upper-right corner, click or tap Create new flow.

    一から作成ボタン

ファイルが追加されたときに開始するStart when a file is added

  1. [他のトリガーを検索してください] と表示されているボックスに「Dropbox」と入力するか貼り付けて、[Dropbox - ファイルが作成されたとき] をクリックまたはタップします。In the box that contains Search for more triggers, type or paste Dropbox, and then click or tap Dropbox - when a file is created.

    トリガーを作成する

  2. [フォルダー] でフォルダー アイコンをクリックまたはタップし、ファイルが追加されるフォルダーを参照します。Under Folder, click or tap the folder icon, and then browse to the folder where files will be added.

    フォルダーを選択する

エンティティにデータを追加するAdd data to the entity

  1. [新しいステップ] をクリックまたはタップし、[アクションの追加] をクリックまたはタップします。Click or tap New step, and then click or tap Add an action.

    アクションを追加する

  2. [他のアクションを検索してください] と表示されているボックスに「Common Data Service」と入力するか貼り付けて、[Common Data Service - Create object (Common Data Service - オブジェクトの作成)] をクリックまたはタップします。In the box that contains Search for more actions, type or paste Common Data Service, and then click or tap Common Data Service - Create object.

    Common Data Service のオブジェクトを作成する

  3. [The entity (エンティティ)] で「Review」と入力するか貼り付けて、[Review Dropbox files] をクリックまたはタップします。Under The entity, type or paste Review, and then click or tap Review Dropbox files.

    エンティティを選択する

  4. [Title (タイトル)] で、ボックス内をクリックまたはタップし、パラメーター トークンの一覧で [ファイル名] をクリックまたはタップして、そのトークンをフィールドに追加します。Under Title, click or tap in the box, and then click or tap File name in the list of parameter tokens to add that token to the field.

    ファイル名トークンを追加する

  5. [Approver (承認者)] で、ファイルのレビュー担当者の電子メール アドレスを入力するか貼り付けます。Under Approver, type or paste the email address of the person who will review the files.

    : フローのテストをより簡単にするには、自分のアドレスを指定してください。Note: To make testing the flow easier, specify your own address. フローを実際に使用する準備ができたときに、後でアドレスを変更できます。You can change it later, when the flow is ready for actual use.

    承認者を追加する

  6. [Status (状態)] で「Pending」と入力するか貼り付けます。Under Status, type or paste Pending.

    既定の状態を追加する

  7. [File Identifier (ファイル識別子)] で、ボックス内をクリックまたはタップし、パラメーター トークンの一覧で [ファイル識別子] をクリックまたはタップして、そのトークンをフィールドに追加します。Under File Identifier, click or tap in the box, and then click or tap File identifier in the list of parameter tokens to add that token to the field.

    ファイル識別子トークンを追加する

ファイルがレビューされたかどうかを確認するCheck whether the file has been reviewed

  1. [Create object (オブジェクトの作成)] アクションで、[新しいステップ][さらに追加][Do Until の追加] の順にクリックまたはタップします。Under the Create object action, click or tap New step, click or tap More, and then click or tap Add a do until.

    Do Until を追加する

  2. [Do until] アクションの左上隅で、[値の選択] と表示されているボックス内をクリックまたはタップします。In the upper-left corner of the Do until action, click or tap in the box that contains Choose a value.

    値を選択する

    : ブラウザー ウィンドウが最大化されていない場合は、[値の選択] と表示されている上部のボックス内をクリックまたはタップします。Note: If your browser window isn't maximized, click or tap in the upper box that contains Choose a value.

  3. [Create object (オブジェクトの作成) からの出力][Status] をクリックまたはタップし、このパラメーター トークンをフィールドに追加します。Under Outputs from Create object, click or tap Status to add that parameter token to the field.

    Status トークンを追加する

  4. [Do until] アクションの中央近くにある一覧を開き、[次の値に等しくない] をクリックまたはタップします。Open the list near the center of the Do until action, and then click or tap is not equal to.

    次の値に等しくないを指定する

  5. [Do until] アクションの右上隅で、[値の選択] と表示されているボックスに「Pending」と入力するか貼り付けます。In the upper-right corner of the Do until action, type or paste Pending in the box that contains Choose a value.

    監視する状態を指定する

    : ブラウザー ウィンドウが最大化されていない場合は、[値の選択] と表示されている下部のボックス内をクリックまたはタップします。Note: If your browser window isn't maximized, click or tap in the lower box that contains Choose a value.

  6. [Do until] アクションの下部にある [アクションの追加] をクリックまたはタップします。Near the bottom of the Do until action, click or tap Add an action.

    do until 内でアクションを追加する

  7. [他のアクションを検索してください] と表示されているボックスに「Common」と入力し、[Common Data Service - Get object (Common Data Service - オブジェクトの取得)] をクリックまたはタップします。In the box that contains Search for more actions, type Common, and then click or tap Common Data Service - Get object.

    オブジェクトを取得する

  8. [The namespace (名前空間)] でデータベースをクリックまたはタップします。Under The namespace, click or tap your database.
  9. [The entity (エンティティ)] で「Review」と入力するか貼り付けて、[Review Dropbox files] をクリックまたはタップします。Under The entity, type or paste Review, and then click or tap Review Dropbox files.

    エンティティを選択する

  10. [Object id (オブジェクト ID)] で、ボックス内をクリックまたはタップし、[ファイル識別子] パラメーター トークンをクリックまたはタップして、それをフィールドに追加します。Under Object id, click or tap in the box, and then click or tap the File identifier parameter token to add it to the field.

    オブジェクト識別子を追加する

項目が承認されたかどうかを確認するCheck whether the item has been approved

  1. [Do Until] アクションで、[新しいステップ][条件の追加] の順にクリックまたはタップします。Under the Do-Until action, click or tap New step, and then click or tap Add a condition.

    条件を追加する

  2. 条件の左上隅で、[値の選択] と表示されているボックス内をクリックまたはタップします。In the upper-left corner of the condition, click or tap in the box that contains Choose a value.

    条件の左上隅

    : ブラウザー ウィンドウが最大化されていない場合は、[値の選択] と表示されている上部のボックス内をクリックまたはタップします。Note: If your browser window isn't maximized, click or tap in the upper box that contains Choose a value.

  3. [Get object (オブジェクトの取得) からの出力][Status] パラメーター トークンをクリックまたはタップし、フィールドに追加します。Under Outputs from Get object, click or tap the Status parameter token to add it to the field.

    条件に状態を追加する

  4. 条件の右上隅で、[値の選択] と表示されているボックスに「Approved」を入力するか貼り付けます。In the upper-right corner of the condition, type or paste Approved in the box that contains Choose a value.

    状態が承認済みに設定されているかどうかを確認する

    : ブラウザー ウィンドウが最大化されていない場合は、[値の選択] と表示されている下部のボックスに「Approved」を入力するか貼り付けます。Note: If your browser window isn't maximized, type or paste Approved in the lower box that contains Choose a value.

通知メールを送信するSend notification mail

  1. [はいの場合、何もしない] で、[アクションの追加] をクリックまたはタップします。Under If yes, do nothing, click or tap Add an action.

    はいの場合のアクションを追加する

  2. [他のアクションを検索してください] と表示されているボックスで、「メールの送信」を入力するか貼り付けて、[Office 365 Outlook - 電子メールの送信] をクリックまたはタップします。In the box that contains Search for more actions, type or paste send mail, and then click or tap Office 365 Outlook - Send an email.

    はいの場合、メールを送信する

  3. [To (宛先)] に、項目が承諾されたときに通知するユーザーのアドレスを入力するか貼り付けます。Under To, type or paste the address of the person whom you want to notify when an item is accepted.

    : フローのテストをより簡単にするには、自分のアドレスを指定してください。Note: To make testing the flow easier, specify your own address. フローを実際に使用する準備ができたら、変更することができます。You can change it when the flow is ready for actual use.

    承認の受信者

  4. [Subject (件名)] で、ボックス内をクリックまたはタップし、[ファイル名] パラメーター トークンをクリックまたはタップして、それをフィールドに追加します。Under Subject, click or tap in the box, and then click or tap the File name parameter token to add it to the field.

    電子メールの件名としてファイル名を指定する

  5. [Body (本文)] で、「項目が承認されました。」と入力するか貼り付けます。Under Body, type or paste The item has been approved.

    承認メールの本文

  6. [いいえの場合、何もしない] で、この手順の 1. ~ 5. の手順を繰り返します。ただし、電子メール メッセージの本文には「項目が却下されました。」と指定します。Under If no, do nothing, repeat steps 1-5 in this procedure except specify the body of the email message as The item has been rejected.

    却下メールの本文

却下されたファイルを削除するDelete rejected files

  1. 却下メールのフィールドの下で、[アクションの追加] をクリックまたはタップします。Under the fields for the rejection mail, click or tap Add an action.

    削除アクションを追加する

  2. [他のアクションを検索してください] と表示されているボックスで「Dropbox」と入力するか貼り付けて、[Dropbox - ファイルの削除] をクリックまたはタップします。In the box that contains Search for more actions, type or paste Dropbox, and then click or tap Dropbox - Delete file.

    Dropbox からファイルを削除する

  3. [ファイル] で、ボックス内をクリックまたはタップし、[File identifier] パラメーター トークンをクリックまたはタップして、それをフィールドに追加します。Under File, click or tap in the box, and then click or tap the File identifier token parameter to add it to the field.

    削除するファイルを識別する

フローを保存するSave the flow

  1. 画面の上部で、作成しているフローの名前を入力するか貼り付けて、[フローの作成] をクリックまたはタップします。At the top of the screen, type or paste a name for the flow that you're creating, and then click or tap Create Flow.

    フローを保存する

  2. [閉じる] をクリックまたはタップし、[完了] をクリックまたはタップします。Click or tap Close and then click or tap Done.
  3. Dropbox では、指定したフォルダーに少なくとも 2 つのファイルを追加します。1 つは承認をテストするためのファイル、もう 1 つは却下をテストするためのファイルです。In Dropbox, add at least two files to the folder that you specified: one to test approval and one to test rejection.

アプリをビルドするBuild the app

  1. powerapps.com にサインインし、左側のナビゲーション バーの下部の [新しいアプリ] をクリックまたはタップします。Sign in to powerapps.com, and then click or tap New app near the bottom of the left navigation bar.

    ブラウザーでアプリを作成する

  2. 表示されるダイアログ ボックスで、Windows 用の PowerApps Studio と Web 用の PowerApps Studio のいずれかを開くオプションをクリックまたはタップします。In the dialog box that appears, click or tap the option to open either PowerApps Studio for Windows or PowerApps Studio for the web.
  3. Windows 用の PowerApps Studio を開いた場合は、左側のナビゲーション バーの [New (新規)] をクリックまたはタップします。If you opened PowerApps Studio for Windows, click or tap New in the left navigation bar.
  4. [Create an app from your data (データからアプリを作成する)] で、[Common Data Service] タイルの [Phone レイアウト] をクリックまたはタップします。Under Create an app from your data, click or tap Phone layout in the Common Data Service tile.

    アプリを作成する

  5. [Search (検索)] ボックスに「Review」と入力するか貼り付けます。In the Search box, type or paste Review.

    エンティティを検索する

  6. [Choose an entity (エンティティの選択)][Review Dropbox Files] をクリックまたはタップします。Under Choose an entity, click or tap Review Dropbox Files.

    エンティティを選択する

  7. 右下隅の近くの [Connect (接続)] をクリックまたはタップします。Near the lower-right corner, click or tap Connect.

    [Connect (接続)] ボタン

  8. 紹介ツアーの開始画面が表示されたら、ツアーを実行して PowerApps の概要を理解します (または、[Skip (スキップ)] をクリックまたはタップします)。If the opening screen of intro tour appears, take the tour to get familiar with PowerApps (or click or tap Skip).

    紹介ツアー

    ツアーは後でいつでも実行できます。実行するには、左上隅の疑問符アイコンをクリックまたはタップし、[Take the intro tour (紹介ツアーを見る)] をクリックまたはタップします。You can always take the tour later by clicking or tapping the question-mark icon near the upper-left corner and then clicking or tapping Take the intro tour.

  9. (省略可能) 画面の下部にあるスライダーをドラッグして拡大すると、アプリが見やすくなります。(optional) Near the bottom of the screen, drag the slider to increase the zoom so the app is easier to see.

    ズーム コントロール

アプリをカスタマイズするCustomize the app

  1. 右側のナビゲーション バーで、ヘッダーと説明が含まれているレイアウトをクリックまたはタップします。In the right navigation bar, click or tap the layout that includes a header and a description.

    [Connect (接続)] ボタン

  2. [BrowseScreen] で検索バーのすぐ下をクリックまたはタップし、より大きなテキスト ボックス コントロールを選択します。On the BrowseScreen, click or tap just under the search bar to select the larger text-box control.

    ヘッダーを選択する

  3. 右側のウィンドウの下側の一覧で、下向き矢印をクリックまたはタップして一覧を開きます。In the right-hand pane, open the lower list by clicking or tapping its down arrow.

    ドロップダウンを開く

  4. 下側の一覧で [Title (タイトル)] をクリックまたはタップし、追加されたファイルのファイル名を表示します。In the lower list, click or tap Title so show the file name of the added files.

    見出しデータを設定する

  5. 右側のウィンドウで上側の一覧を開き、[Status (状態)] をクリックまたはタップして、各ファイルの状態を表示します。In the right-hand pane, open the upper list, and then click or tap Status to show the status of each file.

    本文データを設定する

ソリューション全体をテストするTest the overall solution

  1. PowerApps で左上隅の再生ボタンをクリックまたはタップし、プレビュー モードを開きます。In PowerApps, open Preview mode by clicking or tapping the play button near the upper-left corner.

    プレビュー モードを開く

  2. 一覧の最初のファイルの矢印をクリックまたはタップし、そのファイルの詳細を表示します。For the first file in the list, click or tap the arrow to show details about that file.

    詳細画面を開く

  3. 右上隅の鉛筆アイコンをクリックまたはタップし、ファイルの詳細を変更します。In the upper-right corner, click or tap the pencil icon to change details about the file.

    編集画面を開く

  4. [Status (状態)] ボックスに「Approved」と入力するか貼り付けます。In the Status box, type or paste Approved.

    ファイルを承認する

  5. 右上隅のチェック マーク アイコンをクリックまたはタップして変更を保存し、詳細画面に戻ります。In the upper-right corner, click or tap the checkmark icon to save your changes and return to the details screen.

    変更を保存する

    数分後に、ファイルが承認されたことを示す電子メールを受信します。In a few minutes, you'll receive email stating that the file was approved.

  6. 右上隅の戻るボタンをクリックまたはタップして、参照画面に戻ります。In the upper-right corner, click or tap the back button to return to the browse screen.

    参照画面に戻る

  7. 一覧のもう 1 つのファイルの矢印をクリックまたはタップし、そのファイルの詳細を表示します。For the other file in the list, click or tap the arrow to show details about that file.

    詳細画面を開く

  8. 右上隅の鉛筆アイコンをクリックまたはタップし、ファイルの詳細を変更します。In the upper-right corner, click or tap the pencil icon to change details about the file.

    編集画面を開く

  9. [Status (状態)] ボックスに「Rejected」と入力するか貼り付けます (または、AprovedApprooved など、Approved 以外の任意の文字列)。In the Status box, type or paste Rejected (or anything except Approved, including Aproved or Approoved).

    ファイルを却下する

  10. 右上隅のチェック マーク アイコンをクリックまたはタップして変更を保存し、詳細画面に戻ります。In the upper-right corner, click or tap the checkmark icon to save your changes and return to the details screen.

    変更を保存する

    数分後に、ファイルが却下されたことを示す電子メールを受信し、ファイルが Dropbox から削除されます。In a few minutes, you'll receive email stating that the file was rejected, and the file will be deleted from Dropbox.