Microsoft Flow を使用して最新のパラレル承認ワークフローを作成するCreate parallel approval workflows with Microsoft Flow

パラレル承認ワークフローでは、請求書、発注書、休暇申請などの項目を複数のユーザーが承認する必要があります。各ユーザーの承認は、他のすべての承認者から独立しています。In a parallel approval workflow, multiple persons are required to approve items including invoices, purchase orders, vacation requests, etc. Each person's approval is independent of all other approvers.

このチュートリアルでは、Microsoft Flow を使用してパラレル承認ワークフローを自動化するフローを作成します。In this walkthrough, we use Microsoft Flow to create a flow that automates a parallel approval workflow. このフローにより、従業員の休暇申請プロセス (その従業員が日常的にサポートするすべてのユーザーまたはチームからの承認を求める) が自動化されます。This flow automates an employee vacation request process that requires approval from all persons (or teams) that the employee supports regularly. 従業員は SharePoint リストを使用して休暇を申請します。Employees use a SharePoint list to request vacation. 休暇の承認は、従業員の直属のマネージャー、販売チーム、および人事チームから得る必要があります。Vacation approvals are required from the employee's direct manager, the Sales team, and the Human Resources team. 各休暇申請は、決定を行う各承認者に転送されます。Each vacation request is routed to each approver for a decision. このフローでは、状態の変化を示す電子メールが送信され、決定情報によって SharePoint が更新されます。The flow sends email with status changes and then updates SharePoint with the decisions.

前提条件Prerequisites

  • Microsoft FlowMicrosoft Flow.
  • SharePoint Online リスト。A SharePoint Online list.
  • Office 365 Outlook と Office 365 ユーザー アカウント。Office 365 Outlook and Office 365 Users account.

注意

このチュートリアルでは、SharePoint Online と Office 365 Outlook を使用しますが、Zendesk、Salesforce、Gmail などの、その他のサービスを使用することもできます。While we use SharePoint Online and Office 365 Outlook in this walk-through, you can use other services such as Zendesk, Salesforce, or Gmail.

フローを作成する前に、SharePoint Online リストを作成します。その後、このリストを使用して、休暇の承認を要求します。Before you create the flow, create a SharePoint Online list; later, we'll use this list to request approval for vacations.

作成する SharePoint Online リストには、次の列を含める必要があります。The SharePoint Online list you create must include the following columns:

SharePoint リストの列

SharePoint Online リストの名前と URL をメモします。Make note of the name and URL of the SharePoint Online list. これらの項目は、後で [SharePoint - 新しい項目が作成されたとき] トリガーを構成するために使用します。We use these items later to configure the SharePoint - When a new item is created trigger.

空白のテンプレートからフローを作成するCreate your flow from the blank template

  1. Microsoft Flow にサインインします。Sign into Microsoft Flow.

    サインイン

  2. [自分のフロー] タブを選択します。Select the My flows tab.

    自分のフローの選択

  3. [一から作成] を選択します。Select Create from blank.

    一から作成する

トリガーの追加Add a trigger

  1. 検索ボックスに「SharePoint」と入力します。Enter SharePoint into the search box.

    SharePoint のトリガーを検索する

  2. 検索して、[SharePoint - 新しい項目が作成されたとき] トリガーを選択します。Find, and then select the SharePoint - When a new item is created trigger.

    SharePoint のトリガーを選択する

  3. 新しい項目でフローが監視する SharePoint リストの [サイト アドレス][リスト名] を選択します。Select the Site Address and the List Name for the SharePoint list that your flow monitors for new items.

SharePoint 情報

休暇申請を作成した従業員のマネージャーを取得するGet the manager for the person who created the vacation request

  1. [新しいステップ] を選択し、[アクションの追加] を選択します。Select New step, and then select Add an action.

    新しいステップ

  2. [アクションの選択] 検索ボックスに[get manager](マネージャー取得) と入力します。Enter get manager into the Choose an action search box.
  3. [Office 365 Users - Get manager](Office 365 ユーザー - マネージャー取得) アクションを検索して選択します。Find, and then select the Office 365 Users - Get manager action.

    Office ユーザーの選択

  4. [Get manager](マネージャー取得) カードの [ユーザー] ボックスに [Created By Email](電子メールによって作成) トークンを挿入します。Insert the Created By Email token into the User box on the Get manager card.

    このアクションを使用すると、SharePoint で休暇申請を作成した従業員のマネージャーを取得できます。This action gets the manager for the person who created the vacation request in SharePoint.

    マネージャーの構成を取得する

フローに名前を付けて保存するName and save your flow

  1. フローの名前を指定し、[フローの作成] を選択してこれまでに行った作業を保存します。Provide a name for your flow, and then select Create flow to save the work we've done so far.

    フローの保存

注意

定期的に画面上部の [フローの更新] を選択して変更をフローに保存します。Select Update flow from the top of the screen periodically to save the changes to your flow.

更新アクションを選択する

フローの保存や更新後に変更を続行するには、画面上部から [フローの編集] を選択してから変更を続行します。To continue making changes after you save or update your flow, select Edit flow from the top of the screen, and then continue making changes.

直属のマネージャー用の承認アクションを追加するAdd an approval action for immediate manager

  1. [フローの編集] を選択します。Select Edit flow.

    フローの編集

  2. [新しいステップ] を選択し、[アクションの追加] を選択します。Select New step, and then select Add an action.

    新しいステップ

  3. [アクションの選択] 検索ボックスに「承認」と入力します。Enter approval into the Choose an action search box.

    承認の検索

  4. [承認 -Start an approval (承認を開始)] アクションを選択します。Select the Approvals - Start an approval action.

    承認アクションの選択

  5. 必要に応じて、[Start an approval (承認を開始)] カードを構成します。Configure the Start an approval card to suit your needs.

    注: [タイトル][割り当て先ユーザー/グループ] は必須です。Note: Title and Assigned To are required.

    承認の構成

重要

このアクションを実行すると、[割り当て先ユーザー/グループ] ボックス内の電子メール アドレスに休暇申請が送信されるため、[Get manager](マネージャー取得) 一覧から取得した [Email](電子メール) トークンを挿入してください。This action sends the vacation request to the email address in the Assigned To box, so insert the Email token from the Get manager list.

販売チーム用のパラレル分岐承認アクションを挿入するInsert a parallel branch approval action for the sales team

  1. [Get manager](マネージャー取得) カードと [Start an approval](承認を開始) カードの間にある下向き矢印を選択します。Select the down arrow that's located between the Get manager card and the Start an approval card.
  2. 下向き矢印を選択した後に表示されるプラス記号を選択します。Select the plus sign that shows up on the down arrow after you select it.
  3. [Add a parallel branch](パラレル分岐の追加) を選択します。Select Add a parallel branch.
  4. [アクションの追加] を選択します。Select Add an action.

    マネージャーの構成を取得する

  5. 休暇申請を販売チームに送信する [Start an approval](承認を開始) アクションを検索して選択し、構成します。Search for, select, and then configure a Start an approval action that sends the vacation request to the sales team. [Start an approval](承認を開始) アクションを追加する方法がわからない場合は、直属のマネージャー用の承認アクションを追加するために使用したステップを参照してください。See the steps used to Add an approval action for immediate manager if you're not sure how to add the Start an approval action.

重要

[Start an approval](承認を開始) アクションの [割り当て先ユーザー/グループ] ボックスにある販売チームの電子メール アドレスを使用します。Use the sales team's email address in the Assigned To box of the Start an approval action.

人事チーム用のパラレル分岐承認アクションを挿入するInsert a parallel branch approval action for the human resources team

  1. 営業チーム用のパラレル分岐を追加する手順を繰り返して、休暇申請を人事に送信する [Start an approval](承認を開始) アクションを追加して構成します。Repeat the steps to insert a parallel branch for the sales team to add, and then configure a Start an approval action to send vacation requests to human resources.

重要

[Start an approval](承認を開始) アクションの [割り当て先ユーザー/グループ] ボックスにある人事チームの電子メール アドレスを使用します。Use the human resources team's email address in the Assigned To box of the Start an approval action.

これまでのステップに従った場合、フローは次の例のようになります。If you've followed along, your flow should resemble this example:

パラレル分岐が含まれるフロー

パラレル分岐を追加した後のオプションOptions after adding parallel branches

パラレル分岐にアクションを追加した後は、次の 2 種類の方法でフローにステップをさらに追加できます。After you've added actions to parallel branches, you have two options for adding more steps to your flow:

  • 小さい [Insert a new step](新しいステップの挿入) ボタン (分岐の空白部分、または分岐のすぐ下の領域を選択したときに表示される丸付きの + ボタン) を使用します。Use the small Insert a new step button (the circular plus button that appears when you select any white space on a branch or the area immediately below a branch). このボタンを選択すると、その特定の分岐にステップが追加されます。This button adds a step to that specific branch. このボタンによって追加したステップは、この特定の分岐が完了した後で実行されます。Steps you add with this button run after this specific branch completes.
  • ワークフロー全体の下部にある大きい [新しいステップ] ボタンを使用します。Use the larger New step button at the bottom of the entire workflow. このボタンを選択すると、すべての分岐が完了した後で実行されるアクションが追加されます。This button adds an action that runs after all branches complete. このボタンによって追加したステップは、すべての分岐が完了した後に実行されます。Steps you add with this button run after all branches complete.

以下のセクションでは、小さい [Insert a new step](新しいステップの挿入) を使用して、各分岐で次のステップを実行します。In the following sections, we use the small Insert a new step button to perform the following steps on each branch:

  • 休暇申請が承認されたか拒否されたかをチェックする条件を追加します。Add a condition that checks if the vacation request was approved or rejected.
  • 決定を従業員に通知する電子メールを送信します。Send an email that informs the employee of the decision.
  • SharePoint 内の休暇申請を承認の決定情報によって更新します。Update the vacation request in SharePoint with the approval decision.

次に、大きい [新しいステップ] ボタンを使用して、休暇申請に関するすべての決定をまとめた電子メールを送信します。Then, we use the larger New step button to send an email that summarizes all decisions made on the vacation request.

引き続き、次の処理を行いましょう。Let's continue:

各分岐に条件を追加するAdd a condition to each branch

  1. [Start an approval](承認を開始) 分岐にある空白部分を選択します。Select any white space on the Start an approval branch.
  2. 小さい [Insert a new step](新しいステップの挿入) ボタン (前のステップで空白部分を選択した後で表示された丸付きの + ボタン) を選択します。Select the small Insert a new step button (the circular plus button that appears after you select the white space in the previous step).
  3. 表示されるメニューから [条件の追加] を選択します。Select Add a condition from the menu that appears.
  4. [条件] カードの最初のチェックボックスをオンにして、動的コンテンツ一覧の [Start an approval](承認を開始) カテゴリから [Response](応答) トークンを選択します。Select the first box on the Condition card, and then select the Response token from the Start an approval category in the dynamic content list.

    パラレル分岐条件が含まれるフロー

  5. 一覧 ([条件] カードの中ほどにある) が [is equal to](と等しい) に設定されていることを確認します。Confirm the list (in the middle of the Condition card) is set to is equal to.
  6. 最後のボックスに「Approve」(承認) (このテキストでは大文字と小文字が区別されます) と入力します。Enter Approve (this text is case-sensitive) into the last box.
  7. 条件カードは、次の例のようになります。Your condition card should now resemble this example:

    パラレル分岐条件が含まれるフロー

    注意

    この条件は、[Start an approval](承認を開始) アクションから従業員のマネージャーに送信される応答をチェックします。This condition checks the response from the Start an approval action that goes to the employee's manager.

  8. [Start an approval 2](承認を開始 2) (販売チームへの承認要求) と [Start an approval 3](承認を開始 3) (人事チームへの承認要求) の分岐について、前のステップを繰り返します。Repeat the preceding steps on the Start an approval 2 (the approval request to sales) and Start an approval 3 (the approval request to human resources) branches.

各分岐に電子メール アクションを追加するAdd email actions to each branch

[条件] 分岐の [IF YES, DO NOTHING] の側で、次のステップを実行します。Perform the following steps on the IF YES, DO NOTHING side of the Condition branch.

注: フローでこれらのステップが使用されて電子メールが送信されるのは、要求が承認された場合です。Note: Your flow uses these steps to send an email when the request is approved:

  1. 条件の [IF YES, DO NOTHING] 分岐で [アクションの追加] を選択します。Select Add an action on the IF YES, DO NOTHING branch of the condition.

    新しいステップの追加

  2. [アクションの選択] カードの検索ボックスに「電子メールの送信」と入力します。Enter send email into the search box on the Choose an action card.

    電子メール アクションの検索

  3. [Office 365 Outlook - 電子メールの送信] アクションを選びます。Select the Office 365 Outlook - Send an email action.

    電子メールの送信アクションの選択

  4. 電子メール カードを必要に応じて構成します。Configure the email card to suit your needs.

    注: [宛先][件名]、および [本文] は必須です。Note: To, Subject, and Body are required.

    このカードは、休暇申請の状態が変化したときに送信される電子メールのテンプレートです。This card is a template for the email that is sent when the status of the vacation request changes.

    注: [電子メールの送信] カードの [本文] ボックスで、[承認 - Start an approval (承認を開始)] アクションのコメント トークンを使用します。Note: In the Body box on the Send an email card, use the Comments token from the Approvals - Start an approval action.

事前承認済みの電子メール テンプレートを構成する

要求が却下されたときに電子メールを送信するには、[条件] 分岐の [IF NO, DO NOTHING] の側を使用した後、前のステップを繰り返して却下電子メール用のテンプレートを追加します。To send an email when a request is rejected, use the IF NO, DO NOTHING side of the Condition branch, and then repeat the preceding steps to add a template for the rejection email.

[Start an approval 2](承認を開始 2) (販売チームへの承認要求) と [Start an approval 3](承認を開始 3) (人事チームへの承認要求) の分岐について、前のステップを繰り返します。Repeat the preceding steps on the Start an approval 2 (the approval request to sales) and Start an approval 3 (the approval request to human resources) branches.

決定によって休暇申請を更新するUpdate the vacation request with the decision

決定が行われたときに SharePoint を更新するには、次の手順を実行します。Perform the following steps to update SharePoint when decisions are made.

注: 以下のステップは分岐の [IF YES][IF NO] の両方の側で実行してください。Note: Be sure perform these steps on both the IF YES and the IF NO sides of the branch.

  1. [IF YES] 分岐から [アクションの追加] を選択します。Select Add an action from the IF YES branch.
  2. [アクションの選択] カードの検索ボックスに「更新」と入力します。Enter update into the search box on the Choose an action card.

    更新アクションの検索

  3. [SharePoint - アイテムの更新] アクションを選択します。Select the SharePoint - Update item action.

    アイテムの更新を選択する

  4. 必要に応じて、[アイテムの更新] カードを構成します。Configure the Update item card to suit your needs.

アイテムの更新の構成

[Start an approval 2](承認を開始 2)[Start an approval 3](承認を開始 3) の分岐について、前のステップを繰り返します。Repeat the preceding steps on the Start an approval 2 and Start an approval 3 branches.

フローを完成させるComplete the flow

  1. [新しいステップ] > [アクションの追加] を選択するSelect New step > Add an action

    アイテムの更新の構成

  2. 各承認の結果を要約した電子メールを送信するには、上記のステップを使用します。Use the steps provided previously to send an email that summarizes the results of each approval. この電子メールは休暇を申請した従業員に送信します。Send this email to the employee who requested vacation. カードは次の例のようになります。Your card may resemble this example:

    アイテムの更新の構成

最新の承認に関する詳細を説明するLearn more about modern approvals

最新の承認の概要Introduction to modern approvals