保持ポリシーと保持ラベルについて説明する
組織で保持ラベルと保持ポリシーを使用すると、コンテンツを必要な期間だけ保持した後、完全に削除することにより、情報の管理とガバナンスを行うことができます。 保持ラベルを適用し、保持ポリシーを割り当てることは、組織による次のことに役立ちます。
- コンテンツを最小限の期間保持する必要がある、業界の規制や内部ポリシーに積極的に準拠します。
- 組織で保持する必要がなくなった古いコンテンツを完全に削除することで、訴訟やセキュリティ違反が発生するリスクを軽減します。
- ユーザーが最新かつ関連するコンテンツのみで作業できるようにします。 関連性がなくなったコンテンツは削除する必要があります。
通常、コンテンツの管理には、コンテンツの保持とコンテンツの削除という 2 つのアクションが必要です。 コンテンツを保持すると完全に削除されることがなくなり、コンテンツは引き続き電子情報開示に使用できます。 コンテンツを完全に削除すると、コンテンツが組織から削除されます。
これら 2 つの保持アクションを使用して、次の結果になるように保持設定を構成できます。
- 保持のみ: コンテンツを永続的に、または指定した期間だけ保持します。
- 削除のみ: 指定した期間が経過した後、コンテンツを完全に削除します。
- 保持してから削除: 指定した期間だけコンテンツを保持した後、完全に削除します。
コンテンツに保持設定が割り当てられている場合、そのコンテンツは元の場所で維持されます。 ユーザーは、何も変更されていないかのように、引き続きドキュメントやメールを使用できます。 ただし、保持ポリシーに含まれるコンテンツを編集または削除すると、コンテンツのコピーが安全な場所に自動的に保存されます。 セキュリティで保護された場所とコンテンツは、ほとんどのユーザーには表示されません。 ほとんどの場合、ユーザーは、そのコンテンツが保持設定の対象であることを知る必要さえありません。
保持設定は、次のさまざまなワークロードで機能します。
- SharePoint と OneDrive
- Microsoft Teams
- Viva Engage
- Exchange
保持設定をコンテンツに割り当てるには、保持ポリシー、および保持ラベルとラベル ポリシーを使用します。 これらの方法の 1 つだけ使用することも、組み合わせて使用することもできます。
保持ポリシーと保持ラベルを使用してコンテンツに保持設定を割り当てる場合、それぞれについて理解する必要がある点がいくつかあります。 次に示すのは、重要なポイントのほんの一部です。 詳細な一覧については、「アイテム保持ポリシーと保持ラベルの機能比較」を参照してください。
保持ポリシー
- 保持ポリシーは、サイト レベルまたはメールボックス レベルで同じ保持設定をコンテンツに割り当てるために使用されます。
- 1 つのポリシーを複数の場所に適用することも、特定の場所またはユーザーに適用することもできます。
- 項目は、保持ポリシーで指定されているコンテナーから保持設定を継承します。 コンテンツを保持するようにポリシーが構成されており、その後、項目がそのコンテナーの外側に移動された場合、その項目のコピーがワークロードの安全な場所に保持されます。 ただし、保持設定がコンテンツと共にその新しい場所に移動することはありません。
保持ラベル
- 保持ラベルは、フォルダー、ドキュメント、メールなどの項目レベルで保持設定を割り当てるために使用されます。
- メールまたはドキュメントには、一度に 1 つの保持ラベルのみを割り当てることができます。
- コンテンツが Microsoft 365 テナント内の別の場所に移動される場合、保持ラベルの保持設定はコンテンツと共に移動します。
- 管理者は、組織内のユーザーが保持ラベルを手動で適用できるようにすることができます。
- 定義された条件に一致する場合は、保持ラベルを自動的に適用できます。
- SharePoint ドキュメントには、既定のラベルを適用できます。
- 保持ラベルでは、完全に削除される前にコンテンツを確認するための、廃棄レビューがサポートされています。
次のシナリオで考えてみましょう。 SharePoint サイト内のすべてのドキュメントを 5 年間保持する必要がある場合、そのサイト内のすべてのドキュメントに同じ保持ラベルを適用するより、保持ポリシーを使用して実施する方が効率的です。
一方、サイト内の一部のドキュメントは 5 年間保持し、他のドキュメントは 10 年間保持する必要がある場合は、保持期間が 5 年のポリシーを SharePoint サイトに適用する必要があります。 その後、保持設定が 10 年の保持ラベルを個別の項目に適用します。
保持ラベルとそれらを適用するポリシー
保持ラベルを公開すると、これらは保持ラベル ポリシーに含まれ、管理者とユーザーがコンテンツに適用できるようになります。 次の図で以下を確認できます。
単一の保持ラベルを複数の保持ラベル ポリシーに含めることができます。
保持ラベル ポリシーは、保持ラベルを公開する場所を指定します。 同じ場所を複数の保持ラベル ポリシーに含めることができます。
