レコード管理について説明する
どのような種類の組織でも、企業データで規制や法律に関わるレコードやビジネスクリティカルなレコードを管理するための管理ソリューションが必要です。 Microsoft Purview レコード管理は、組織が法的な義務に配慮するのに役立ちます。 また、規制へのコンプライアンスを示し、維持する必要がなくなった項目、価値がなくなった項目、ビジネス上の目的に不要になった項目を定期的に処理することによって効率を向上させるのにも役立ちます。 Microsoft Purview レコード管理には、次のような多くの機能が含まれています。
- レコードとしてのコンテンツのラベル付け。
- レコード ラベル内での保持ポリシーと削除ポリシーの設定。
- イベントベースの保持のトリガー。
- 破棄の確認と検証。
- レコードの削除の証明。
- 破棄された項目に関する情報のエクスポート。
コンテンツがレコードとしてラベル付けされている場合、次のことが行われます。
- 特定のアクティビティをブロックするための制限が実施されます。
- アクティビティがログに記録されます。
- 保持期間の終了時に、廃棄の証明が残されます。
項目をレコードとしてマークできるようにするには、管理者が保持ラベルを設定します。
その後、それらの保持ラベルに基づいて、ドキュメントやメールなどの項目をレコードとしてマークできます。 項目は、レコードとしてマークされる場合がありますが、規制記録として示されることもあります。 規制記録では、次のような他の制御と制限が提供されます。
- 項目が規制記録としてマークされている場合は、規制ラベルを削除できません。
- ラベルが適用された後は、保持期間を短縮できません。
比較の詳細については、ドキュメントの「許可またはブロックされているアクションの制限を比較する」セクションを参照してください。
最も重要な違いは、コンテンツが規制記録としてマークされている場合は、全体管理者も含めて、だれもラベルを削除できないことです。 項目を規制記録としてマークすると、元に戻すことができない結果になる可能性があります。必要な場合にのみ使用してください。 結果として、このオプションは既定では使用できず、管理者が PowerShell を使用して有効にする必要があります。
レコード管理の一般的なユース ケース
Microsoft Purview レコード管理の機能は柔軟です。 次のように、組織全体でレコード管理を使用できるさまざまな方法があります。
- 管理者とユーザーがドキュメントやメールに保持操作と削除操作を手動で適用できるようにします。
- ドキュメントやメールに保持操作と削除操作を自動的に適用します。
- サイト管理者が、SharePoint ライブラリ、フォルダー、またはドキュメント セット内のすべてのコンテンツに対して、既定の保持操作と削除操作を設定できるようにします。
- ユーザーが、Outlook のルールを使用して、保持操作と削除操作をメールに自動的に適用できるようにします。
組織全体でレコード管理が正しく使用されるようにするには、管理者はコンテンツ作成者と協力してトレーニング資料をまとめることができます。 ドキュメントで、ラベルを適用して使用する方法を説明し、一貫した理解が得られるようにする必要があります。