Power BI で共同作業し、共有する

バージョン管理は大変になることがよくあります。 たとえば、仕事仲間と共にあるプロジェクトの作業を行い、最終的に同じレポートの 10 個ものバージョンができてしまう場合です。 そのような状況では、同僚と一緒に 1 つのレポートを編集して更新しているうちに、どれが一番新しいバージョンなのかわからなくなる場合がよくあります。

1 つのレポートの複数のバージョンを使用することの問題を表す画像。

Power BI を利用すれば、同僚と共に同じダッシュボードやレポート上で同時に作業できるため、共同作業が簡単になり、より良い成果を得られます。 また、あなたと同僚がデータを探索したり、レポートやダッシュボードに変更を加えたりしても、基になるデータは影響を受けません。

全員が同じバージョンの Power BI レポートで作業している状況を示す画像。

Power BI では、さまざまな方法で同僚と共同作業できます。 このユニットでは、共有、コメント、印刷という 3 つの方法を取り上げます。

ヒント

同僚と共有できない場合、あなたか同僚に与えられている Power BI ライセンスの種類に起因する可能性があります。 サポートが必要であれば、Power BI 管理者にお問い合わせください。

共有

このセクションでは、デザイナーがコンシューマーとコンテンツを共有するしくみと、コンシューマーが他者とコンテンツを共有するしくみについて説明します。 あなたが地域のセールス マネージャーであり、他のマネージャーと協力し、シニア リーダーシップ向けプレゼンテーションの準備をしているとします。 あなたと同僚は始めから終わりまで Power BI で作業し、データ ドリブンの調査結果を収集、整理、分析、提示することができます。 チーム全員で同じ共有コンテンツを使用し、Power BI フレームワーク内で互いに連絡を取ります。

手順 1:Power BI "デザイナー" が Power BI "コンシューマー" とコンテンツを共有する 

プレゼンテーションでの作業を始めるには、デザイナーである同僚からコンテンツを受け取る必要があります。 このコンテンツには、アプリ、ダッシュボード、およびレポートを通じてアクセスすることができます。 デザイナーはこのコンテンツをあなたや他のマネージャーとさまざまな方法で共有できます。

  • 個々のダッシュボードまたは個々のレポートへのリンクを共有します。
  • コンテンツのリンクを送信します
  • Power BI でコンテンツをインストールします
  • Power BI アプリを投稿します。

デザイナーが個別のレポートまたは個別のダッシュボードに対するリンクを共有する

デザイナーは、あなたや他のマネージャーに対して、電子メールでリンクを送信できます。 そのリンクを選択してインストールすると、そのダッシュボードまたはレポートが [自分と共有] コンテンツとして表示されます。 このモジュールの前のユニットで説明したように、共有コンテンツはナビゲーション ウィンドウの [自分と共有][ホーム] ページから表示できます。

[自分と共有] タブの画像

デザイナーがアプリを共有する

デザイナーがダッシュボードやレポートをパッケージ化してアプリを作り、それを共有するという方法のほうが簡単な場合があります。 アプリを使う場合、すべての関連コンテンツがその 1 つのアプリに含まれているため、すべてのものを見つけやすくなります。 デザイナーは、インストール リンクを送信し、あなたの Power BI ワークスペースにアプリを自動インストールするか、あなたがアプリを取得できる Web サイトにアプリを投稿するという方法でアプリを共有できます。

アプリの共有方法に関係なく、Power BI のナビゲーション ウィンドウや [ホーム] ページの [アプリ] という見出しの下にアプリが表示されます。

[Power BI アプリ] タブとページの画像

これでデザイナーはあなたや他のマネージャーとコンテンツを共有できたので、プロジェクトを開始できます。 デザイナーはすべてのマネージャーにコンテンツのアクセスを与えたため、全員が共同作業を開始し、大きな会議に備えて準備できます。

ただし、面倒な問題がもう 1 つあります。あなたは他の同僚から助けてもらう必要がありますが、デザイナーはその同僚にコンテンツのアクセス許可を与えていません。

手順 2:コンシューマーが内外の同僚とコンテンツを共有する

デザイナーから再共有許可を与えられている場合、Power BI コンシューマーもコンテンツを共有できます。

このコンテンツのいずれかを再共有することにした場合、ナビゲーション ウィンドウの [自分と共有] タブに移動します。 [共有] 列に "共有" アイコンがある場合、そのアイコンをクリックして共有できます。

[自分と共有] 一覧の例を示す画像。

次の画像で、2 人の同僚が社内にいて、他の 2 人はそうではないという点にご注目ください。 [受信者がレポートを共有できるようにする] チェック ボックスが選択されていても、外部の同僚は再共有できません。

Power BI レポートを共有する方法を示す画像。

ダッシュボードにコメントを追加する

ダッシュボードが共有されると、コメントを利用し、そのダッシュボード上で直接、そのダッシュボードにアクセスできる全員が互いにメッセージを送信できます。 次のシナリオでは、コメントを追加するプロセスについて説明します。

このシナリオでは、Cassandra がダッシュボードを作成し、自分のチームと共有しました。 Cassandra はメールでグラフやメッセージを送信する代わりに、ダッシュボードを共有し、コメントを追加します。

共有されたダッシュボードとコメントのサンプルの画像。

月曜日の会議の準備として、チーム全体でダッシュボードを見て、更新したレポートを確認し、ダッシュボード キャンバスで会話を続けます。 

コメントは 2 種類あります。ダッシュボード全般に関するコメントと特定のビジュアルに関するコメントです。 グラフ アイコンによって、このコメントが特定のビジュアルに関連付けられていることがわかります。 アイコンを選択すると、ダッシュボード上で関連ビジュアルが強調表示されます。

同僚の @ 記号を使用するコメントの例。

同僚の注意を引く

ダッシュボードについてコメントする場合でも、特定のビジュアルについてコメントする場合でも、(@) 記号を使用することで同僚の注意を引きます。 「@」と入力すると、Power BI にドロップダウン リストが表示されます。そのリストで、組織に属する個人を検索したり、選択したりできます。 @ が先頭に付いた検証済みの名前が青いフォントで表示されます。

共同作業と共有の 3 つ目の方法は印刷です。 Power BI のダッシュボードやレポートを印刷し、配布しなければならないこともあります。カンファレンスで発表するときや、規制に関する文書を提出するときや、ネットワーク接続のない場所でプレゼンテーションするときなどです。 準備のために、いくつかの特定のタイルやレポートの視覚エフェクトに加え、ダッシュボードやレポートを印刷することをお勧めします。 

ダッシュボードを印刷するには、アクション メニューの左上隅にある [エクスポート] を選択し、[このページを印刷します] を選択します。

ダッシュボードを印刷する方法を示す画像。

レポートは一度に 1 ページ印刷できます。あるいは、最初に PDF にエクスポートした場合、一度にすべてのページを印刷できます。

[ファイル]、[印刷]、[PDF にエクスポート] メニューを示す画像

タイルとビジュアルはダッシュボードとレポートにあります。 1 つのタイルまたはビジュアルを印刷するには、最初にそれ自体を開く必要があります。 フォーカス モードや全画面表示モードを使用して、ダッシュボード タイルやレポート ビジュアルを個別に開くと、それを [エクスポート][このページを印刷します] で印刷できるようになります。

印刷のためにタイルやビジュアルを開く方法を示す画像。

注意

表示される印刷ダイアログは、使用しているブラウザーに基づきます。

PowerPoint に Power BI レポートをエクスポートする

レポートをチームと共有するもう 1 つの方法は、それを PowerPoint にエクスポートすることです。 各レポート ページは、Power BI のライブ レポートのリンクが含まれるスライドになります。

Power BI で、キャンバスに表示するレポートを選択します。 [ホーム] ページ、[アプリ]、またはナビゲーション ウィンドウの他のセクションからレポートを選択することもできます。 Power BI のメニュー バーから [エクスポート]、[PowerPoint] の順に選択します。

PowerPoint にレポートをエクスポートするプロセスを示すアニメーション。

ポップアップ ウィンドウが表示され、そこで現在の値または既定値を選択できます。 ほとんどのユーザーは [現在の値] オプションを選択します。そうすると、現在の状態でレポートがエクスポートされ、スライサーとフィルターの値に行ったアクティブな変更が含まれます。 [既定値] オプションの場合、変更なしで元のレポートがエクスポートされます。

エクスポートが完了したら、ファイルをダウンロードし、それを PowerPoint で開き、他の PowerPoint デッキと同様に変更したり、拡張したりできます。