保留通知を確認する

規制の要求または調査に対応する場合、保管担当者に対して、電子的に保存された情報 (ESI) と、アクティブまたは差し迫った法的事項に関連する可能性のある資料を保持する義務を通知する必要がある場合があります。 送信されると、法務チームは、各カストディアンが指定された指示に従うことを受け取り、読み、理解し、同意したことを知る必要があります。

保管担当者へのフォローアップの時間、コスト、労力を削減するために、電子情報開示 (Premium) を使用すると、電子メールを通じて法的保留通知を送信およびフォローアップできます。 各カストディアンは、電子メール通知に加えて、個別のコンプライアンス ポータルにアクセスでき、カストディアンは義務状態の変更を常に通知できます。

ヒント

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メール通知

訴訟ホールド通知が発行されると、各カストディアンは、定義された法的保留通知と追加された指示を含む一意のパーソナライズされた電子メールを受け取ります。

ヒント

組み込みの コミュニケーション エディター を使用して、カストディアンが通知を確認したり、電子メールからコンプライアンス ポータルに直接アクセスしたりできるようにする方法について説明します。

訴訟ホールド通知の構成に基づいて、カストディアンは次の通知を受け取る場合があります。

• 発行通知: 保管担当者に送信された最初の通知。 この通知には、発行手順と保留通知がメッセージの末尾に追加されます。
• リマインダー通知: 有効にすると、指定した頻度と間隔に基づいて、カストディアンにリマインダー通知が送信されます。 リマインダーは、カストディアンが通知を確認するまで、またはリマインダーの数が枯渇するまで、引き続き送信されます。
• エスカレーション通知: 有効にすると、リマインダー通知が使い果たされた後、エスカレーション通知がカストディアンとそのマネージャーに送信されます。 指定された数のエスカレーションが完了するか、カストディアンが保留通知を確認するまで、システムは自動的にエスカレーション通知を送信します。
• 再発行のお知らせ: 調査中に保留通知の内容が更新された場合、更新された通知は自動的にカストディアンに送信されます。
• リリース通知: カストディアンがケースから解放されると、リリース通知が送信されます。

コンプライアンス ポータル

電子メール通知に加えて、各カストディアンは一意のコンプライアンス ポータルにアクセスできます。 各カストディアンはポータルを通じて、アクティブな保留通知を表示、アクセス、確認できます。