Office 365 で非アクティブなメールボックスを作成および管理するCreate and manage inactive mailboxes in Office 365

Office 365 により、削除済みメールボックスの内容を保持することができます。Office 365 makes it possible for you to retain the contents of deleted mailboxes. この機能は非アクティブなメールボックスと呼ばれます。This feature is called inactive mailboxes. Inactive mailboxes allow you to retain former employees' email after they leave your organization.Inactive mailboxes allow you to retain former employees' email after they leave your organization. メールボックスは、対応する Office 365 ユーザーアカウントが削除される前に、訴訟ホールドまたは Office 365 アイテム保持ポリシー (Office 365 または Microsoft 365 のセキュリティ/コンプライアンスセンターで作成されたもの) がメールボックスに適用されると、非アクティブになります。A mailbox becomes inactive when a Litigation Hold or an Office 365 retention policy (created in the security and compliance center in Office 365 or Microsoft 365) is applied to the mailbox before the corresponding Office 365 user account is deleted. The contents of an inactive mailbox are retained for the duration of the hold that was placed on the mailbox before it was made inactive.The contents of an inactive mailbox are retained for the duration of the hold that was placed on the mailbox before it was made inactive. これにより、管理者、コンプライアンス責任者、およびレコード管理者は、コンテンツ検索を使用して、非アクティブなメールボックスのコンテンツを検索してエクスポートすることができます。This allows administrators, compliance officers, and records managers to use Content Search to search and export the contents of an inactive mailbox. Inactive mailboxes can't receive email and aren't displayed in your organization's shared address book or other lists.Inactive mailboxes can't receive email and aren't displayed in your organization's shared address book or other lists.

注意

2017 年 7 月 1 日に終了する予定だった、メールボックスを非アクティブにするために新しいインプレース ホールドを作成できる期間を延長しました。しかし、今年の終わりごろまたは来年の初めごろには、新しいインプレース ホールドを Exchange Online 内で作成することはできなくなります。その時点で、非アクティブのメールボックスを作成するために使用できるのは、訴訟ホールドと Office 365 アイテム保持ポリシーだけになります。ただし、インプレース ホールドにある既存の非アクティブなメールボックスは引き続きサポートされます。また、引き続き非アクティブなメールボックスのインプレース ホールドを管理することができます。これには、インプレース ホールドの期間を変更すること、およびそのインプレース ホールドを削除することによって非アクティブなメールボックスを完全に削除することが含まれます。We've postponed the July 1, 2017 deadline for creating new In-Place Holds to make a mailbox inactive. But later this year or early next year, you won't be able to create new In-Place Holds in Exchange Online. At that time, only Litigation Holds and Office 365 retention policies can be used to create an inactive mailbox. However, existing inactive mailboxes that are on In-Place Hold will still be supported, and you can continue to manage the In-Place Holds on inactive mailboxes. This includes changing the duration of an In-Place Hold and permanently deleting an inactive mailbox by removing the In-Place Hold.

始める前にBefore you begin

  • メールボックスを非アクティブにするには、メールボックスを削除する前に、訴訟ホールドまたは Office 365 のアイテム保持ポリシーをメールボックスに適用できるように、Exchange Online プラン2のライセンスを割り当てる必要があります。To make a mailbox inactive, it must be assigned an Exchange Online Plan 2 license so that a Litigation Hold or an Office 365 retention policy can be applied to the mailbox before it's deleted. Exchange Online プラン2のライセンスは、Office 365 Enterprise E3 および E5 サブスクリプションの一部です。Exchange Online Plan 2 licenses are part of an Office 365 Enterprise E3 and E5 subscription. メールボックスに Exchange online プラン1または Exchange Online キオスクライセンス (それぞれ、Office 365 E1 および F1 サブスクリプションの一部) が割り当てられている場合は、メールボックス b に保留を適用できるように、別の Exchange Online アーカイブライセンスを割り当てる必要があります。efore を削除します。If a mailbox is assigned an Exchange Online Plan 1 or Exchange Online Kiosk license (which are part of an Office 365 E1 and F1 subscription respectively), you would have to assign it a separate Exchange Online Archiving license so that a hold can be applied to the mailbox before it's deleted. 詳細については、「Exchange Online Archiving」をご覧ください。For more information, see Exchange Online Archiving.

  • 削除された Exchange Online メールボックスに関連付けられたライセンスは、対応する Office 365 ユーザーアカウントを削除した後に使用できるようになります。The licenses associated with the deleted Exchange Online mailbox will be available after you delete the corresponding Office 365 user account. その後、これらのライセンスを別のユーザーに割り当てることができます。You can then assign those licenses to another user.

  • 訴訟ホールドまたは Office 365 アイテム保持ポリシー (コンテンツを保持または保持してから削除するように構成されている) が削除される前に、メールボックスに適用されていない場合、メールボックスのコンテンツは保持または検出可能になりません。If a Litigation Hold or an Office 365 retention policy (that's configured to retain or retain and then delete content) isn't applied to a mailbox before it's deleted, the contents of the mailbox won't be retained or discoverable. なお、削除されたメールボックスは、削除後 30 日以内であれば回復できますが、回復されない場合、メールボックスとその内容は 30 日後に完全に削除されます。However, the deleted mailbox can be recovered within 30 days of deletion, but the mailbox and its contents will be permanently deleted after 30 days if it isn't recovered.

  • For more information about Litigation Hold, see In-Place Hold and Litigation Hold.For more information about Litigation Hold, see In-Place Hold and Litigation Hold. Office 365 アイテム保持ポリシーの詳細については、「Office 365 のアイテム保持ポリシーの概要」」を参照してください。For more information about Office 365 retention policies, see Overview of retention policies in Office 365.

非アクティブなメールボックスを作成するCreate an inactive mailbox

メールボックスを非アクティブにするには、2つの手順を実行します。 1) メールボックスを訴訟ホールドの対象にするか、Office 365 アイテム保持ポリシーを適用するか、2) メールボックスまたは対応する Office 365 ユーザーアカウントを削除します。Making a mailbox inactive involves two steps: 1) placing the mailbox on Litigation Hold or applying an Office 365 retention policy to it, and 2) deleting the mailbox or corresponding Office 365 user account. メールボックスが非アクティブになると、そのコンテンツは保持ポリシーまたはアイテム保持ポリシーが削除されるまで保持されます。After the mailbox is inactive, its contents are retained until the hold or retention policy is removed.

手順 1:メールボックスを訴訟ホールドの対象にするか、Office 365 アイテム保持ポリシーを適用するStep 1: Place a mailbox on Litigation Hold or apply an Office 365 retention policy

メールボックスを訴訟ホールドの対象にするか、Office 365 アイテム保持ポリシー (コンテンツを保持または保持してから削除するように構成されている) を適用すると、そのコンテンツは削除される前に保持されます。Placing a mailbox on Litigation Hold or applying an Office 365 retention policy (that's configured to retain or retain and then delete content) retains the contents in the mailbox before it's deleted. どちらの種類の保持も、削除済みアイテムや変更されたアイテムの元のバージョンなど、すべてのメールボックスのコンテンツを保持します。Both types of holds will retain all mailbox content, including deleted items and original versions of modified items. 削除または変更されたアイテムは、指定された期間、または非アクティブなメールボックスに適用されているホールドまたは保持ポリシーを除去することによって完全に非アクティブなメールボックスを削除するまで、非アクティブなメールボックスに保持されます。Deleted and modified items are retained in the inactive mailbox for a specified period, or until you permanently delete the inactive mailbox by removing the hold or retention policy that's applied to the inactive mailbox.

メールボックスが既にホールドの対象になっている場合や、Office 365 アイテム保持ポリシーがメールボックスに既に適用されている場合に行う必要があるのは、手順 2 で説明されているように、対応する Office 365 ユーザー アカウントを削除することだけです。If a hold is already placed on a mailbox, or if an Office 365 retention policy is already applied to a mailbox, then all you have to do is delete the corresponding Office 365 user account as explained in Step 2.

メールボックスを訴訟ホールドの対象にするため、または Office 365 アイテム保持ポリシーを適用するためのステップごとの手順については、以下を参照してください。For step-by-step procedures for placing a mailbox on Litigation Hold or applying an Office 365 retention policy, see:

注意

訴訟ホールドと Office 365 アイテム保持ポリシーでは、無期限のホールドまたは時間ベースのホールドを作成できます。無期限のホールドでは、非アクティブなメールボックスの内容が永久に保持されるか、またはそのホールドが除去されるかホールド期間が変更されるまで保持されます。ホールドまたはアイテム保持ポリシーを解除すると、非アクティブなメールボックスは完全な削除対象としてマークされ、メールボックスの内容は保持されなくなり、検索もできなくなります (メールボックスは 30 日より前に削除されていることを前提とします)。時間ベースのホールドまたは Office 365 アイテム保持ポリシーでは、ホールド期間を指定します。この期間は、アイテム ベースで、メールボックス アイテムが受信または作成された日から計算されます。メールボックス アイテムのホールド期間が切れると、そのアイテムが非アクティブなメールボックスの [回復可能なアイテム] フォルダーにあるかそこに移動された場合、そのアイテムは削除済みアイテム保持期間が切れた後に非アクティブなメールボックスから完全に削除されます。For Litigation Holds and Office 365 retention policies, you can create an indefinite hold or on a time-based hold. In an indefinite hold, the contents of the inactive mailbox will be retained forever, or until the hold is removed or until the hold duration is changed. After the hold or retention policy is removed (assuming that the mailbox was deleted more than 30 days ago), the inactive mailbox will be marked for permanent deletion and the contents of the mailbox will no longer be retained or discoverable. In a time-based hold or Office 365 retention policy, you specify the duration of the hold. This duration is on a per-item basis and is calculated from the date a mailbox item was received or created. After the hold expires for a mailbox item, and that item moved to or is located in the Recoverable Items folder in the inactive mailbox, the item is permanently deleted (purged) from the inactive mailbox after the deleted item retention period expires.

手順 2:メールボックスを削除するStep 2: Delete the mailbox

メールボックスをホールドの対象にするか、Office 365 アイテム保持ポリシーをそれに適用したら、次の手順としてそのメールボックスを削除します。After the mailbox is placed on hold or an Office 365 retention policy is applied to it, the next step is to delete the mailbox. メールボックスを削除する最善の方法は、Microsoft 365 管理センターで対応する Office 365 ユーザーアカウントを削除することです。The best way to delete a mailbox is to delete the corresponding Office 365 user account in the Microsoft 365 admin center. Office 365 ユーザーアカウントの削除の詳細については、「組織からユーザーを削除する」を参照してください。For information about deleting Office 365 user accounts, see Delete a user from your organization.

注意

Exchange Online PowerShell で Remove-Mailbox コマンドレットを使用してメールボックスを削除することもできます。You can also delete the mailbox by using the Remove-Mailbox cmdlet in Exchange Online PowerShell. 詳細については、「 Exchange Online でユーザーメールボックスを削除または復元する」を参照してください。For more information, see Delete or restore user mailboxes in Exchange Online.

非アクティブなメールボックスの一覧を表示するView a list of inactive mailboxes

組織内の非アクティブなメールボックスの一覧を表示するには、次のようにします。To view a list of the inactive mailboxes in your organization:

  1. https://protection.office.com移動し、Office 365 組織の管理者アカウントの資格情報を使用してサインインします。Go to https://protection.office.com and sign in using the credentials for an administrator account in your Office 365 organization.

  2. [情報ガバナンス > の保持] をクリックします。Click Information governance > Retention.

  3. [保持] ページで、[その他のナビゲーションバーの省略記号] をクリックし、[非アクティブなメールボックス] をクリックします。On the Retention page, click MoreNavigation Bar ellipses, and then click Inactive mailboxes.

    [保持] ページで、[詳細]、[非アクティブなメールボックス] の順にクリックして、非アクティブなメールボックスの一覧を表示します。

    [非アクティブなメールボックス] ページが表示されます。The Inactive mailboxes page is displayed. 注: 組織内の非アクティブなメールボックスの合計数が表示されます。Note the total number of inactive mailboxes in your organization is displayed.

    組織内のすべての非アクティブなメールボックスの一覧が表示されます。

または、Exchange Online PowerShell で次のコマンドを実行して、非アクティブなメールボックスの一覧を表示することもできます。Alternatively, you can run the following command in Exchange Online PowerShell to display the list of inactive mailboxes.

 Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted

検索結果![のエクスポート] アイコン エクスポートをクリックして、組織内の非アクティブなメールボックスに関する追加情報を含む CSV ファイルを表示またはダウンロードできます。You can click Export search results icon Export to view or download a CSV file that contains additional information about the inactive mailboxes in your organization.

また、次のコマンドを実行して、非アクティブなメールボックスとその他の情報の一覧を CSV ファイルにエクスポートすることもできます。You can also run the following command to export the list of inactive mailboxes and other information to a CSV file. この例では、CSV ファイルが現在のディレクトリに作成されます。In this example, the CSV file is created in the current directory.

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoType

注意

非アクティブなメールボックスは、アクティブなユーザーメールボックスと同じ SMTP アドレスを持つことができます。It's possible that an inactive mailbox may have the same SMTP address as an active user mailbox. この場合は、 DistinguishedNameまたはexchangeguidプロパティの値を使用して、非アクティブなメールボックスを一意に識別することができます。In this case, the value of the DistinguishedName or ExchangeGuid property can be used to uniquely identify an inactive mailbox.

非アクティブなメールボックスのコンテンツを検索し、エクスポートするSearch and export the contents of an inactive mailbox

セキュリティ & コンプライアンスセンターのコンテンツ検索ツールを使用して、非アクティブなメールボックスのコンテンツにアクセスできます。You can access the contents of the inactive mailbox by using the Content Search tool in the Security & Compliance Center. When you search an inactive mailbox, you can create a keyword search query to search for specific items or you can return the entire contents of the inactive mailbox.When you search an inactive mailbox, you can create a keyword search query to search for specific items or you can return the entire contents of the inactive mailbox. You can preview the search results or export the search results to an Outlook Data (PST) file or as individual email messages.You can preview the search results or export the search results to an Outlook Data (PST) file or as individual email messages. For step-by-step procedures for searching mailboxes and exporting search results, see the following topics:For step-by-step procedures for searching mailboxes and exporting search results, see the following topics:

次に示しているのは、非アクティブなメールボックスを検索するときの留意点です。Here are a few things to keep in mind when searching inactive mailboxes.

  • コンテンツ検索にユーザー メールボックスを含めた後に、そのメールボックスが非アクティブになった場合、非アクティブになってから検索を再実行すると、コンテンツ検索は非アクティブなメールボックスの検索を続行します。If a content search includes a user mailbox and that mailbox is then made inactive, the content search will continue to search the inactive mailbox when you re-run the search after it becomes inactive.

  • 場合によっては、ユーザーは同じ SMTP アドレスを持つアクティブなメールボックスおよび非アクティブなメールボックスを所有している可能性があります。この場合、コンテンツ検索の場所として選択した特定のメールボックスのみが検索されます。つまり、検索にユーザーのメールボックスを追加する場合に、アクティブなメールボックスと非アクティブなメールボックスの両方が検索されることは想定できません。検索に明示的に追加したメールボックスのみが検索されます。In some cases, a user may have an active mailbox and an inactive mailbox that have the same SMTP address. In this case, only the specific mailbox that you select as a location for a content search will be searched. In other words, if you add a user's mailbox to a search, you can't assume that both their active and inactive mailboxes will be searched; only the mailbox that you explicitly add to the search will be searched.

  • 同じ SMTP アドレスを持つアクティブなメールボックスと非アクティブなメールボックスを所有しないようにすることを強くお勧めします。We strongly recommend that you avoid having an active mailbox and inactive mailbox with the same SMTP address. 非アクティブなメールボックスに現在割り当てられている SMTP アドレスを再利用する必要がある場合は、非アクティブなメールボックスを回復するか、非アクティブなメールボックスのコンテンツをアクティブなメールボックス (またはアクティブなメールボックスのアーカイブ) に復元することをお勧めします。非アクティブなメールボックス。If you need to reuse the SMTP address that is currently assigned to an inactive mailbox, we recommend that you recover the inactive mailbox or restore the contents of an inactive mailbox to an active mailbox (or the archive of an active mailbox), and then delete the inactive mailbox.

非アクティブなメールボックスの保持期間を変更するChange the hold duration for an inactive mailbox

メールボックスが非アクティブになった後は、非アクティブなメールボックスに適用されているホールドまたは Office 365 アイテム保持ポリシーの期間を変更できます。After a mailbox is made inactive, you can change the duration of the hold or the Office 365 retention policy applied to the inactive mailbox. 詳細な手順については、「 Office 365 の非アクティブなメールボックスの保持期間を変更する」を参照してください。For step-by-step procedures, see Change the hold duration for an inactive mailbox in Office 365.

非アクティブなメールボックスを回復するRecover an inactive mailbox

元従業員が組織に復帰する場合、または新しい従業員が退職した従業員の職責を引き継ぐ場合には、非アクティブなメールボックスのコンテンツを回復できます。If a former employee returns to your organization, or if a new employee is hired to take on the job responsibilities of the departed employee, you can recover the contents of the inactive mailbox. 非アクティブなメールボックスを回復すると、そのメールボックスは新しいメールボックスに変換され、非アクティブなメールボックスのコンテンツとフォルダー構造が保持されて、メールボックスが新しいユーザー アカウントにリンクされます。When you recover an inactive mailbox, the mailbox is converted to a new mailbox, the contents and folder structure of the inactive mailbox are retained, and the mailbox is linked to a new user account. 回復された後、非アクティブなメールボックスは存在しなくなります。After it's recovered, the inactive mailbox no longer exists. ステップごとの手順、および非アクティブなメールボックスを回復するときの処理に関する詳細については、「 Office 365 の非アクティブなメールボックスを回復する」を参照してください。For step-by-step procedures and more information about happens when you recover an inactive mailbox, see Recover an inactive mailbox in Office 365.

非アクティブなメールボックスのコンテンツを別のメールボックスに復元するRestore the contents of an inactive mailbox to another mailbox

別の従業員が元従業員の職責を引き継ぐ場合、または別のユーザーが非アクティブなメールボックスのコンテンツにアクセスする必要がある場合は、非アクティブなメールボックスのコンテンツを既存のメールボックスに復元 (またはマージ) できます。If another employee takes on the job responsibilities of a former employee, or if another person needs access to the contents of the inactive mailbox, you can restore (or merge) the contents of the inactive mailbox to an existing mailbox. 非アクティブなメールボックスを復元すると、そのコンテンツは別のメールボックスにコピーされます。When you restore an inactive mailbox, the contents are copied to another mailbox. 非アクティブなメールボックスは保持されて、非アクティブなメールボックスとして残ります。The inactive mailbox is retained and remains an inactive mailbox. 非アクティブなメールボックスは、電子情報開示を使用して検索すること、そのコンテンツを別のメールボックスに復元すること、それを後に回復したり削除したりすることが引き続き可能です。The inactive mailbox can still be searched using eDiscovery, its contents can be restored to another mailbox, or it can be recovered or deleted at a later date. 詳細な手順については、「 Office 365 の非アクティブなメールボックスを復元する」を参照してください。For step-by-step procedures, see Restore an inactive mailbox in Office 365.

非アクティブなメールボックスを削除するDelete an inactive mailbox

非アクティブなメールボックスの内容を保持する必要がなくなった場合、ホールドを解除することにより、または非アクティブなメールボックスに適用された Office 365 アイテム保持ポリシーを除去することにより、非アクティブなメールボックスを完全に削除できます。If you no longer need to retain the contents of an inactive mailbox, you can permanently delete the inactive mailbox by removing the hold or removing the Office 365 retention policy applied to the inactive mailbox. メールボックスを削除してから 30 日が経過すると、そのメールボックスは保持の解除後に完全な削除対象としてマークされ、メールボックスが回復不能になります。If the mailbox was deleted more than 30 days ago, the mailbox will be marked for permanent deletion after you remove the hold, and the mailbox will become non-recoverable. メールボックスを過去 30 日以内に削除した場合、ホールドまたはアイテム保持ポリシーを削除した後もメールボックスを回復することができます。If the mailbox was deleted within the last 30 days, you can still recover the mailbox after removing the hold or retention policy. 非アクティブなメールボックスを完全に削除するための、ホールドまたは Office 365 のアイテム保持ポリシーを削除するための詳細な手順については、「 Office の非アクティブなメールボックスを削除する 365」を参照してください。For step-by-step procedures for removing a hold or a Office 365 retention policy to permanently delete an inactive mailbox, see Delete an inactive mailbox in Office 365.