アイテム保持ポリシーの例外の保持ラベルを作成する

  • [アーティクル]

セキュリティとコンプライアンスのための Microsoft 365 ライセンス ガイダンス。

必要なものを保持し、不要なものを削除するためのデータ ガバナンス戦略の一環として、アイテム保持ポリシーの例外を必要とするアイテムの保持ラベルをいくつか作成することが必要になる場合があります。

アイテム保持ポリシーはコンテナー レベルのすべてのアイテム (SharePoint サイト、ユーザー メールボックスなど) に自動的に適用されますが、保持ラベルは、SharePoint ドキュメントやメール メッセージなどの個々のアイテムに適用されます。

特定の SharePoint、OneDrive、または Exchange アイテムのアイテム保持ポリシーを補完する保持ラベルを使用する前に、保持の原則を理解していることを確認してください。 通常、適用されたアイテム保持ポリシーよりも長く特定のアイテムを保持するために保持ラベルを使用しますが、保持期間の終了時に自動削除をオーバーライドしたり、別の削除期間を適用したりするために使用することもできます。

一般的な例として、SharePoint サイトのコンテンツの大部分は 3 年間保持する必要があり、これはアイテム保持ポリシーでカバーされます。 ただし、7 年間保持する必要がある契約ドキュメントがいくつかあります。 これらの例外は、保持ラベルを使用して対処できます。 アイテム保持ポリシーをすべての SharePoint サイトに割り当てた後、保持ラベルを契約ドキュメントに適用します。 すべての SharePoint アイテムは 3 年間保持され、契約ドキュメントのみが 7 年間保持されます。

保持ラベルをアイテム保持ポリシーの例外として使用する方法の詳細については、「アイテム保持ポリシーと保持ラベルの組み合わせ」を参照してください。

保持ラベルでは、アイテム保持ポリシーよりも多くの機能もサポートされます。 詳細については、「アイテム保持ポリシーと保持ラベルの機能」を参照してください。

次の情報は、データ ライフサイクル管理戦略の一部としてアイテム保持ポリシーを補完する保持ラベルを作成するのに役立ちます。

注:

ビジネス、法務、または規制上の記録保持要件に関わる貴重なアイテムを管理する保持ラベルを使用する必要がある場合は、データ ライフサイクル管理ではなく、レコード管理ソリューションから保持ラベルを作成します。 たとえば、イベント ベースの保持または廃棄レビューを使用するとします。 手順については、「ファイル計画を使用して保持ラベルを作成および管理する」を参照してください。

ヒント

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はじめに

組織のグローバル管理者には、保持ラベルとそれらのポリシーを作成および編集できる完全な権限があります。 グローバル管理者としてサインインしていない場合は、「アイテム保持ポリシーと保持ラベルへのアクセス許可」を参照してください。

データ ライフサイクル管理用の保持ラベルを作成する方法

この構成では、Microsoft Purview ポータルまたはMicrosoft Purview コンプライアンス ポータルのいずれかを使用できます。

  1. 使用しているポータルに応じて、次のいずれかの場所に移動します。

    • Microsoft Purview ポータル>にサインインするデータ ライフサイクル管理カード>保持ラベル。

      データ ライフサイクル管理ソリューションカードが表示されない場合は、[すべてのソリューションの表示] を選択し、[データ ガバナンス] セクションから [データ ライフサイクル管理] を選択します。

    • [Microsoft Purview コンプライアンス ポータル>ソリューション>データ ライフサイクル管理>Microsoft 365>ラベル] タブにサインインします。

  2. [ ラベルの作成] を 選択し、プロンプトに従って保持ラベルを作成します。 ラベルを保存すると変更できなくなるため、ラベルに選択する名前に注意してください。

    保持設定の詳細については、「コンテンツを保持および削除するための設定」を参照してください。

  3. ラベルを作成し、ラベルの公開、ラベルの自動適用、または単にラベルを保存するオプションが表示されたら、[今すぐラベルを保存する] を選択し、[完了] を選択します。

  4. これらの手順を繰り返して、異なる保持設定に必要な保持ラベルを作成します。

既存のラベルを編集するには、そのラベルを選択してから [ラベルの編集] オプションを選択し、ラベルの説明や有効な設定を変更するための [保持ラベルの編集] 構成を開始します。

ほとんどの設定は、ラベルの作成と保存後に変更することはできません。これには、ラベル名と保持期間を除く保持設定が含まれます。

次の手順

保持ラベルを作成したので、ラベルを発行するか、自動的に適用することで、アイテムに追加する準備ができました。