訴訟ホールド通知を作成する

組織は、電子情報開示 (Premium) カストディアン通信を使用して、カストディアンとの通信に関するワークフローを管理できます。 法務チームは、コミュニケーション ツールを使用して、訴訟ホールド通知を体系的に送信、収集、追跡できます。 柔軟な作成プロセスにより、チームは保留通知ワークフローと、カストディアンに送信される通知の内容をカスタマイズすることもできます。

この記事では、保留通知ワークフローの手順について説明します。

ヒント

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手順 1: 通信の詳細を指定する

最初の手順は、訴訟ホールド通知またはその他のカストディアン通信の適切な詳細を指定することです。

1. Microsoft Purview コンプライアンス ポータルで、[電子情報開示 > Premium] に移動して、organizationのケースの一覧を表示します。

2. ケースを選択し、[コミュニケーション] タブ を 選択し、[ 新しい通信] を選択します。

3. [ 名前の通信] ページで、次の通信設定を指定します。

   • 名前: これは通信の名前です。
   • 発行元責任者: ドロップダウン リストには、通信の発行元責任者として選択できるユーザーがorganizationに表示されます。 カストディアンに送信される各通信は、選択した発行責任者に代わって送信されます。 ドロップダウンのユーザーの一覧は、ケースのメンバーとorganization全体の発行責任者で構成されます。 これらの発行担当者は電子情報開示管理者によって追加され、organizationのすべての電子情報開示 (Premium) ケースで利用できます。 詳細については、「 発行担当者の管理」を参照してください。
   • [通信テンプレートの選択]: ドロップダウン リストには、電子情報開示 (Premium) 設定ページのコミュニケーション ライブラリのテンプレートが表示されます。 テンプレートを選択すると、作成中の通知のテキストの開始点として ポータルコンテンツを定義 するに表示されます。 テンプレートを選択しない場合は、自分で最初から通知を作成する必要があります。 通信テンプレートの詳細については、「 カストディアン通信テンプレートの管理」を参照してください。

4. [次へ] を選択します。

手順 2: ポータルコンテンツを定義する

次に、保留通知の内容を作成して追加できます。 通信の作成ウィザードの [ポータル コンテンツの定義] ページで、保留通知の内容を指定します。 このコンテンツは、発行、再発行、アラーム、エスカレーションに関する通知に自動的に追加されます。 さらに、このコンテンツはカストディアンのコンプライアンス ポータルに表示されます。 Communications ライブラリからテンプレートを選択した場合、テンプレートが表示され、作成中の通知の開始点が提供されます。

ポータルコンテンツを作成するには:

1. ポータル コンテンツのテキスト ボックスに保留通知を入力 (または別のドキュメントから切り取って貼り付けます)。 前のウィザード ページで通信テンプレートを選択した場合、テンプレートが表示されます。 必要に応じてテンプレート コンテンツを編集できます。
2. 通知にマージ変数を挿入して通知をカスタマイズし、カストディアン コンプライアンス ポータルを共有します。
3. [次へ] を選択します。

ヒント

ポータル コンテンツのコンテンツと形式をカスタマイズする方法の詳細については、「 コミュニケーション エディターを使用する」を参照してください。

手順 3: 必要な通知を設定する

保留通知の内容を定義したら、通知プロセスの送信と管理に関するワークフローを設定できます。 通知は、カストディアンに通知およびフォローアップするために送信される電子メール メッセージです。 通信に追加されたすべてのカストディアンは、同じ通知を受け取ります。

保留通知を設定して送信するには、発行、再発行、リリース通知を含める必要があります。

発行通知

通信が作成されると、 発行通知 は指定された発行元責任者によって開始されます。 発行通知は、保管担当者に保存義務について通知する最初の通信です。

発行通知を作成するには:

1. [ 発行 ] タイルで、[ 編集] を選択します。
2. 必要に応じて、[ Cc ] フィールドと [Bcc ] フィールドにケース メンバーまたはスタッフを追加します。 これらのフィールドに複数のユーザーを追加するには、メール アドレスをセミコロンで区切り、アドレス間にスペースを入れずに区切ります。 たとえば、 user1@contoso.com;user2@contoso.com;user3@contoso.comです。
3. 通知の 件名 を指定します (必須)。
4. カストディアンに提供する内容または追加の指示を指定します (必須)。 手順 2 で定義したポータル コンテンツは、発行通知の最後に追加されます。
5. [保存] を選択します。

Re-Issuance 通知

ケースが進行するにつれて、カストディアンは、以前に指示されたデータよりも追加または少ないデータを保持する必要がある場合があります。 ポータルのコンテンツを更新すると、再発行通知が送信され、保存義務に対する変更についてカストディアンにアラートが送信されます。

再発行通知を作成するには:

1. [ 再発行 ] タイルで、[ 編集] を選択します。
2. 必要に応じて、[ Cc ] フィールドと [Bcc ] フィールドにケース メンバーまたはスタッフを追加します。 これらのフィールドに複数のユーザーを追加するには、メール アドレスをセミコロンで区切り、アドレス間にスペースを入れずに区切ります。 たとえば、 user1@contoso.com;user2@contoso.com;user3@contoso.comです。
3. 通知の 件名 を指定します (必須)。
4. カストディアンに提供する内容または追加の指示を指定します (必須)。 手順 2 で定義したポータル コンテンツは、再発行通知の最後に追加されます。
5. [保存] を選択します。

注:

ポータルのコンテンツが変更された場合 (コミュニケーションの編集ウィザードの [ポータル コンテンツの定義] ページで)、通知に割り当てられているすべてのカストディアンに再発行通知が自動的に送信されます。 通知が送信されると、カストディアンは保留通知を再認識するように求められます。 アラームまたはエスカレーション ワークフローを設定した場合は、これらも再開されます。 その他のケース管理イベントが通信をトリガーする方法の詳細については、「 通知をトリガーするイベント」を参照してください。

リリース通知

問題が解決された後、またはカストディアンがコンテンツを保持する対象でなくなった場合は、ケースからカストディアンを解放できます。 カストディアンが以前に保留通知を発行した場合、リリース通知を使用して、カストディアンが義務から解放されたことを通知できます。

リリース通知を作成するには:

1. [ リリース ] タイルで、[ 編集] を選択します。
2. 必要に応じて、[ Cc ] フィールドと [Bcc ] フィールドにケース メンバーまたはスタッフを追加します。 これらのフィールドに複数のユーザーを追加するには、メール アドレスをセミコロンで区切り、アドレス間にスペースを入れずに区切ります。 たとえば、 user1@contoso.com;user2@contoso.com;user3@contoso.comです。
3. 通知の 件名 を指定します (必須)。
4. カストディアンに提供する内容または追加の指示を指定します (必須)。
5. [ 保存] を 選択し、次の手順に進みます。

(省略可能)手順 4: オプションの通知を設定する

必要に応じて、自動リマインダーとエスカレーション通知を作成してスケジュールすることで、応答しないカストディアンでフォローアップするためのワークフローを簡略化できます。

リマインダー

保留通知を送信した後、リマインダー ワークフローを定義することで、応答しないカストディアンをフォローアップできます。

リマインダーをスケジュールするには:

1. [ アラーム ] タイルで、[ 編集] を選択します。
2. [状態] トグル (必須) をオンにして、アラーム ワークフローを有効にします。
3. アラーム間隔 (日数) を 指定します (必須)。 これは、最初とフォローアップのリマインダー通知を送信するまでに待機する日数です。 たとえば、アラーム間隔を 7 日に設定すると、保留通知が最初に発行されてから 7 日後に最初のアラームが送信されます。 それ以降のすべてのリマインダーも 7 日ごとに送信されます。
4. アラーム の数 (必須) を指定します。 このフィールドは、応答しないカストディアンに送信するリマインダーの数を指定します。 たとえば、リマインダーの数を 3 に設定すると、カストディアンは最大 3 つのリマインダーを受け取ります。 カストディアンが保留通知を確認すると、リマインダーはそのユーザーに送信されなくなります。
5. 通知の 件名 を指定します (必須)。
6. カストディアンに提供する内容または追加の指示を指定します (必須)。 手順 2 で定義したポータル コンテンツは、リマインダー通知の最後に追加されます。
7. [ 保存] を 選択し、次の手順に進みます。

エスカレーション

状況によっては、応答しないカストディアンをフォローアップするための追加の方法が必要になる場合があります。 指定した数のリマインダーを受信した後にカストディアンが保留通知を確認しない場合、法務チームは、エスカレーション通知をカストディアンとそのマネージャーに自動的に送信するワークフローを指定できます。

エスカレーションをスケジュールするには:

1. [ エスカレーション ] タイルで、[ 編集] を選択します。
2. [状態] トグルをオンにして、エスカレーション ワークフローを有効にします。
3. エスカレーション間隔 (日数) を指定します (必須)。
4. エスカレーションの数 (必須) を指定します。 このフィールドは、応答しないカストディアンに送信するエスカレーションの数を指定します。 たとえば、エスカレーションの数を 3 に設定すると、エスカレーション通知がカストディアンとそのマネージャーに最大 3 回送信されます。 カストディアンが保留通知を確認すると、エスカレーションは送信されなくなります。
5. 通知の 件名 を指定します (必須)。
6. カストディアンに提供する内容または追加の指示を指定します (必須)。 手順 2 で定義したポータル コンテンツは、エスカレーション通知の最後に追加されます。
7. [ 保存] を 選択し、次の手順に進みます。

手順 5: カストディアンを割り当てて通知を受信する

通知の内容を確定したら、通知を送信するカストディアンを選択します。

カストディアンを追加するには:

1. 名前の横にあるチェック ボックスをオンにして、カストディアンを通信に割り当てます。

   通信が作成されると、通知ワークフローが選択したカストディアンに自動的に適用されます。

2. [ 次へ ] を選択して、通信の設定と詳細を確認します。

注:

ケースに追加され、ケース内で別の通知が送信されていないカストディアンのみを追加できます。

手順 6: 設定を確認する

設定を確認し、[ 送信 ] を選択して通信を完了すると、発行通知を送信することで、通信ワークフローが自動的に開始されます。

通知をトリガーするイベント

次の表では、さまざまな種類の通知がカストディアンに送信されたときにトリガーされるケース管理プロセスのイベントについて説明します。

通信の種類	トリガー
発行通知	通知の初期作成。 保留通知を手動で再送信することもできます。
再発行に関する通知	通信の編集ウィザードの [ポータル コンテンツの定義] ページでポータル コンテンツを更新する。
リリース通知	カストディアンはケースから解放されます。
リマインダー	アラーム用に構成されたアラームの間隔と数。
エスカレーション	エスカレーション用に構成されたアラームの間隔と数。