SharePoint または OneDrive に保存されているレコードを更新するためにレコードのバージョン管理を使用するUse record versioning to update records stored in SharePoint or OneDrive

セキュリティとコンプライアンスのための Microsoft 365 ライセンス ガイダンスMicrosoft 365 licensing guidance for security & compliance.

注意

規制レコードは編集をブロックしているため、規制レコードのレコードのバージョン管理は利用できません。Because regulatory records block editing, record versioning is not available for regulatory records.

ドキュメントを レコードとしてマークし、レコードに対して実行できるアクションを制限する機能は、あらゆるレコード管理ソリューションに不可欠な目標です。The ability to mark a document as a record and restrict actions that can be performed on the record is an essential goal for any records management solution. ただし、後進のバージョンを作成するためには、他のユーザーと共同作業を行うことも必要になる場合があります。However, collaboration might also be needed for people to create subsequent versions.

たとえば、販売契約をレコードとしてマークする場合、新しい条件で契約を更新し、そして前のレコード バージョンを保持したまま最新バージョンを新しいレコードとしてマークする必要があります。For example, you might mark a sales contract as a record, but then need to update the contract with new terms and mark the latest version as a new record while still retaining the previous record version. これらのタイプのシナリオでは、SharePoint と OneDrive が レコードのバージョン管理 をサポートしています。For these types of scenarios, SharePoint and OneDrive support record versioning. OneNote ノートブックのフォルダーは、レコードのバージョン管理をサポートしていません。OneNote notebook folders don't support record versioning.

レコードのバージョン管理を使用するには、最初にドキュメントにラベルを付けて、レコードとしてマークしますTo use record versioning, you first label the document and mark it as a record. この時点で、レコード ステータス と呼ばれるドキュメント プロパティが保持ラベルの横に表示され、初期レコード ステータスは ロック済み になります。At this point, a document property, called Record status is displayed next to the retention label, and the initial record status is Locked.

次のことができます。You can now do the following things:

  • レコード ステータス プロパティをロック解除およびロックすることにより、ドキュメントの個々のバージョンをレコードとして継続的に編集および保持します。Continually edit and retain individual versions of the document as records, by unlocking and locking the Record status property. レコード ステータス プロパティが ロックされています に設定されている場合のみ、新しいバージョンのレコードが保持されます。Only when the Record status property is set to Locked is a new version of the record retained. このロックとロック解除の切り替えにより、ドキュメントの不要なバージョンおよびコピーを保持するリスクが軽減されます。This toggle of locked and unlocked reduces the risk of retaining unnecessary versions and copies of the document.

  • サイト コレクション内にあるインプレース レコード リポジトリにレコードを自動的に保存します。Have the records automatically stored in an in-place records repository located within the site collection. SharePoint および OneDrive の各サイト コレクションは、アイテム保管ライブラリのコンテンツを保持します。Each site collection in SharePoint and OneDrive preserves content in its Preservation Hold library. レコード バージョンは、このライブラリの [レコード] フォルダーに保存されます。Record versions are stored in the Records folder in this library.

  • すべてのバージョンを含むエバーグリーン ドキュメントを維持します。Maintain an evergreen document that contains all versions. 既定では、各 SharePoint および OneDrive ドキュメントには、アイテム メニューで利用可能なバージョン履歴があります。By default, each SharePoint and OneDrive document has a version history available on the item menu. このバージョン履歴ではどのバージョンがレコードであるかを簡単に確認し、それらのドキュメントを表示できます。In this version history, you can easily see which versions are records and view those documents.

ヒント

保持ラベルに削除アクションを設定して、レコードのバージョン管理を使用する場合は、保持設定の Start the retention period based on:When items were labeled に設定することを検討してください。When you use record versioning with a retention label that has a delete action, consider configuring the retention setting Start the retention period based on: to be When items were labeled. このラベル設定では、新しいレコード バージョンごとに保持期間の開始がリセットされます。これにより、常に以前のバージョンが新しいバージョンよりも先に削除されるようになります。With this label setting, the start of the retention period is reset for each new record version, which ensures that older versions will be deleted before newer versions.

レコードのバージョン管理は、アイテムをレコードとしてマークする保持ラベルを持つすべてのドキュメントで自動的に使用できます。Record versioning is automatically available for any document that has a retention label that marks the item as a record. ユーザーが詳細ウィンドウでドキュメントのプロパティを表示すると、レコード ステータスロック済み から ロック解除 に切り替わります。When a user views the document properties by using the details pane, they can toggle the Record status from Locked to Unlocked. このアクションにより、アイテム保管ライブラリの [レコード] フォルダーにレコードが作成され、保存期間の残りの期間はそこに保存されます。This action creates a record in the Records folder in the Preservation Hold library, where it resides for the remainder of its retention period.

ドキュメントのロックが解除されている間、標準の編集権限を持つすべてのユーザーがファイルを編集できます。While the document is unlocked, any user with standard edit permissions can edit the file. ただし、これはまだレコードであるため、ユーザーはファイルを削除することができません。However, users can't delete the file, because it's still a record. 編集が完了すると、レコードの状態ロック解除 から ロック済み に切り替えることができ、この状態の間はそれ以上の編集ができなくなります。When editing is complete, a user can then toggle the Record status from Unlocked to Locked, which prevents further edits while in this status.

レコードとしてタグ付けされたドキュメントのレコード ステータス プロパティ

レコードのロックおよびロック解除Locking and unlocking a record

コンテンツをレコードとしてマークする保持ラベルがドキュメントに適用された後、投稿権限またはより狭い権限レベルを持つユーザーは、レコードをロック解除したり、ロック解除されたレコードをロックしたりできます。After a retention label that marks content as a record is applied to a document, any user with Contribute permissions or a narrower permission level can unlock a record or lock an unlocked record.

レコード ステータスは、レコード ドキュメントがロック解除されていることを示しています

ユーザーがレコードのロックを解除すると、以下のアクションが発生します。When a user unlocks a record, the following actions occur:

  1. 現在のサイト コレクションにアイテム保管ライブラリがない場合は、それが作成されます。If the current site collection doesn't have a Preservation Hold library, one is created.

  2. アイテム保管ライブラリに [レコード] フォルダーがない場合は、[レコード] フォルダーが作成されます。If the Preservation Hold library doesn't have a Records folder, one is created.

  3. [コピー先] アクションは、ドキュメントの最新バージョンを [レコード] フォルダーにコピーします。A Copy to action copies the latest version of the document to the Records folder. [コピー先] アクションには最新バージョンのみが含まれ、以前のバージョンは含まれません。The Copy to action includes only the latest version and no prior versions. このコピーされたドキュメントはドキュメントのレコード バージョンと見なされ、ファイル名の形式は以下のようになります: [タイトル GUID バージョン#]This copied document is now considered a record version of the document, and its file name has the format: [Title GUID Version#]

  4. [レコード] フォルダーに作成されたコピーは元のドキュメントのバージョン履歴に追加され、このバージョンでは、[コメント] フィールドに レコード という単語が表示されます。The copy created in the Records folder is added to the version history of the original document, and this version shows the word Record in the comments field.

  5. 元のドキュメントは、編集可能ですが削除はされない、新しいバージョンです。The original document is a new version that can be edited, but not deleted. ドキュメントが編集可能になった場合でもドキュメントはまだレコードであるため、ドキュメント ライブラリの [アイテムはレコードです] 列には引き続き [はい] の値が表示されます。The document library column Item is a Record still shows the Yes value because the document is still a record, even if it can now be edited.

ユーザーがレコードをロックすると、元のドキュメントは再び編集ができなくなります。When a user locks a record, the original document again can't be edited. ただしこれは、バージョンをアイテム保管ライブラリの [レコード] フォルダーにコピーするレコードのロックを解除するアクションです。But it is the action of unlocking a record that copies a version to the Records folder in the Preservation Hold library.

レコードのバージョンRecord versions

ユーザーがレコードのロックを解除するたびに、最新バージョンがアイテム保管ライブラリにコピーされ、そのバージョンには レコード の値がバージョン履歴の [コメント] フィールドに含まれます。Each time a user unlocks a record, the latest version is copied to the Preservation Hold library, and that version contains the value of Record in the Comments field of the version history.

アイテム保管ライブラリに表示されるレコード

バージョン履歴を表示するには、ドキュメント ライブラリでドキュメントを選択し、[アイテム] メニューの [バージョン履歴] をクリックします。To view the version history, select a document in the document library and then click Version history in the item menu.

レコードが保存される場所Where records are stored

レコードは、サイト コレクションのトップレベル サイトにあるアイテム保管ライブラリの [レコード] フォルダーに保存されます。Records are stored in the Records folder in the Preservation Hold library in the top-level site in the site collection. トップレベル サイトの左側のナビゲーションで、[サイト コンテンツ] > [アイテム保管ライブラリ] を選択します。In the left navigation on the top-level site, choose Site contents > Preservation Hold Library.

アイテム保管ライブラリ



アイテム保管ライブラリの [レコード] フォルダー

アイテム保管ライブラリのしくみの詳細については、「SharePoint と OneDrive の保持のしくみ」を参照してください。For more information about how the Preservation Hold library works, see How retention works for SharePoint and OneDrive.

レコードのバージョン管理イベントの監査ログの検索Searching the audit log for record versioning events

レコードのロックおよびロック解除のアクションは、監査ログに記録されます。The actions of locking and unlocking records are logged in the audit log. [ファイル アクティビティとページ アクティビティ] から、[レコードのステータスがロックに変更されました][レコード ステータスが、ロック解除に変更されました] を選択します。From File and page activities, select Changed record status to locked and Changed record status to unlocked.

これらのイベントの検索に関する詳細情報については、「セキュリティ/コンプライアンス センターで監査ログを検索する」を参照してください。For more information about searching for these events, see Search the audit log in the Security & Compliance Center.

次の手順Next steps

レコード管理でサポートされているその他のシナリオについては、「レコード管理の一般的なシナリオ」を参照してください。For other scenarios supported by records management, see Common scenarios for records management.