Microsoft 365 でのレコード管理について説明します。Learn about records management in Microsoft 365

セキュリティとコンプライアンスのための Microsoft 365 ライセンス ガイダンスMicrosoft 365 licensing guidance for security & compliance.

規制や法律上、および事業運営上重要な記録を企業データ全体で管理するためのレコード管理ソリューションはあらゆる組織で必要です。Microsoft 365 のレコード管理は、組織が法的な義務行為を管理できるようにし、規制を遵守できる機能を提供します。これにより、事業運営上、保持する必要がなくなった、価値がなくなった、または不要になったアイテムを定期的に処分することができ、効率向上につながります。Organizations of all types require a records-management solution to manage regulatory, legal, and business-critical records across their corporate data. Records management in Microsoft 365 helps an organization manage their legal obligations, provides the ability to demonstrate compliance with regulations, and increases efficiency with regular disposition of items that are no longer required to be retained, no longer of value, or no longer required for business purposes.

Microsoft 365 のレコード管理ソリューションをサポートするには、次の機能を使用します。Use the following capabilities to support your records management solution in Microsoft 365:

  • コンテンツをレコードとして分類するLabel content as a record. コンテンツをレコードとしてマークする保持ラベルを作成および構成します。レコードは、ユーザーが適用することも、機密情報、キーワード、またはコンテンツ タイプを識別することにより自動的に適用することもできます。Create and configure retention labels to mark content as a record that can then be applied by users or automatically applied by identifying sensitive information, keywords, or content types.

  • ファイル計画を使用して、保持期間に関する要件を移行して管理しますMigrate and manage your retention requirements with file plan. ファイル計画を使用して、既存の保持プランを Microsoft 365 に持ち込んだり、新しいプランを構築して管理機能を強化したりすることができます。By using a file plan, you can bring in an existing retention plan to Microsoft 365, or build a new one for enhanced management capabilities.

  • 保持ラベルを使用して、保持と削除の設定を構成しますConfigure retention and deletion settings with retention labels. 保持期間を使用して保持ラベルを構成したり、最終更新日や作成日などのさまざまな要因に基づきアクションを構成したりします。Configure retention labels with the retention periods and actions based on various factors that include the date last modified or created.

  • イベントベースの保持を使って、イベントが発生したときに、別の保持期間を開始するStart different retention periods when an event occurs with event-based retention.

  • 処理確認レコードの削除の証明を使用して 廃棄を確認および検証しますReview and validate disposition with disposition reviews and proof of records deletion.

  • [エクスポート] オプションを使用して、廃棄されたすべてのアイテムに関する情報をエクスポートしますExport information about all disposed items with the export option.

  • 適切なアクセス権を取得するために、組織内のレコード管理機能に 特定のアクセス許可 を設定します。Set specific permissions for records manager functions in your organization to have the right access.

これらの機能を使用すると、組織の保持スケジュールと要件をレコード管理ソリューションに反映させ、保持、レコード宣言、廃棄を管理して、コンテンツのライフサイクル全体をサポートすることができます。Using these capabilities, you can incorporate your organization's retention schedules and requirements into a records management solution that manages retention, records declaration, and disposition, to support the full lifecycle of your content.

オンライン ドキュメントの他にも、レコード管理に関するウェビナーの録音を聴いたり、よく寄せられる質問を含む付属のスライドをダウンロードしたりすることもできます。In addition to the online documentation, you might find it useful to listen to the webinar recording for records management, and download the accompanying deck with FAQs.

レコードRecords

コンテンツがレコードとして宣言されている場合:When content is declared a record:

  • アクションが許可またはブロックされている という観点から、アイテムに制限がかけられています。Restrictions are placed on the items in terms of what actions are allowed or blocked.

  • アイテムに関する追加のアクティビティが記録されます。Additional activities about the item are logged.

  • アイテムが保持期間の終了時に削除された時点で、廃棄の証明を取得します。You have proof of disposition when the items are deleted at the end of their retention period.

保持ラベルを使用して、コンテンツを レコード または 規制レコード としてマークします。You use retention labels to mark content as a record, or a regulatory record. これら 2 つの違いについては、次のセクションで説明します。The difference between these two are explained in the next section. それらのラベルを発行してユーザーや管理者が手動でコンテンツに適用できるようにするか、レコードまたは規制レコードとしてマークするコンテンツにそれらのラベルを自動的に適用することができます。You can either publish those labels so that users and administrators can manually apply them to content, or auto-apply those labels to content that you want to mark as a record or a regulatory record.

保持ラベルを使用してレコードとして宣言することで、Microsoft 365 環境全体で単一かつ一貫したレコード管理戦略を実装することができます。By using retention labels to declare records, you can implement a single and consistent strategy for managing records across your Microsoft 365 environment.

許可またはブロックされているアクションの制限を比較するCompare restrictions for what actions are allowed or blocked

次の表を使用して、標準の保持ラベルを適用した結果、コンテンツに適用される制限事項、およびコンテンツをレコードまたは規制レコードとしてマークする保持ラベルを特定します。Use the following table to identify what restrictions are placed on content as a result of applying a standard retention label, and retention labels that mark content as a record or regulatory record.

標準の保持ラベルには、保持の設定とアクションが含まれていますが、コンテンツをレコードまたは規制レコードとしてマークしません。A standard retention label has retention settings and actions but doesn't mark content as a record or a regulatory record.

注意

完全性を期すために、テーブルにはロックされたレコードの列とロック解除されたレコードの列が含まれています。これは、SharePoint と OneDrive には適用できますが、Exchange には適用されません。For completeness, the table includes columns for a locked and unlocked record, which is applicable to SharePoint and OneDrive, but not Exchange. レコードをロックまたはロック解除する機能は、Exchange アイテムでサポートされていない レコード バージョン管理 を使用します。The ability to lock and unlock a record uses record versioning that isn't supported for Exchange items. そのため、レコードとしてマークされているすべての Exchange アイテムについて、[レコード - ロック済み] 列に動作がマップされ、[レコード - ロック解除] は関連がありません。So for all Exchange items that are marked as a record, the behavior maps to the Record - locked column, and the Record - unlocked column is not relevant.

アクションAction 保持ラベルRetention label レコード - ロック済みRecord - locked レコード - ロック解除Record - unlocked 規制レコードRegulatory record
コンテンツを編集するEdit contents Allowed ブロック済みBlocked Allowed ブロック済みBlocked
名前の変更など、プロパティを編集するEdit properties, including rename Allowed Allowed Allowed ブロック済みBlocked
削除Delete 許可 1Allowed 1 ブロック済みBlocked ブロック済みBlocked ブロック済みBlocked
コピーCopy Allowed Allowed Allowed Allowed
コンテナー内の移動 2Move within container 2 Allowed Allowed Allowed Allowed
コンテナー間の移動 2Move across containers 2 Allowed ロック解除されていない場合は許可Allowed if never unlocked ブロック済みBlocked ブロック済みBlocked
開く/読み取りOpen/Read Allowed Allowed Allowed Allowed
ラベルを変更するChange label Allowed 許可-コンテナー管理のみAllowed - container admin only 許可-コンテナー管理のみAllowed - container admin only ブロック済みBlocked
ラベルを削除するRemove label Allowed 許可-コンテナー管理のみAllowed - container admin only 許可-コンテナー管理のみAllowed - container admin only ブロック済みBlocked

脚注:Footnotes:

1 セキュリティ保護された場所にコピーを保持することによって、OneDrive と Exchange ではサポートされますが、SharePoint ではブロックされます。1 Supported by OneDrive and Exchange by retaining a copy in a secured location, but blocked by SharePoint.

ドキュメントが添付されているリスト アイテムに保持ラベルを適用する場合、そのドキュメントは保持設定を継承せず、リスト アイテムから削除されます。When you apply a retention label to a list item that has a document attachment, that document doesn't inherit the retention settings and can be deleted from the list item. 対照的に、そのリスト アイテムが保持ラベル付きのレコードとして宣言された場合、ドキュメントの添付ファイルは保持設定を継承し、削除されません。In comparison, if that list item was declared a record with a retention label, the document attachment would inherit the retention settings and couldn't be deleted.

2 コンテナーには、SharePoint ドキュメント ライブラリ、OneDrive アカウントと Exchange メールボックスが含まれます。2 Containers include SharePoint document libraries, OneDrive accounts, and Exchange mailboxes.

重要

規制レコードの最も重要な違いは、コンテンツに適用された後は誰もラベルを削除できず、グローバル管理者でさえもそれを削除できないということです。The most important difference for a regulatory record is that after it is applied to content, nobody, not even a global administrator, can remove the label.

規制レコード用に構成された保持ラベルには、次の管理者制限もあります。Retention labels configured for regulatory records also have the following admin restrictions:

  • ラベルを保存した後に保持期間を短くすることはできず、延長のみが可能です。The retention period can't be made shorter after the label is saved, only extended.
  • これらのラベルは自動ラベル付けポリシーではサポートされておらず、保持ラベル ポリシーを使用して適用する必要があります。These labels aren't supported by auto-labeling policies, and must be applied by using retention label policies.

また、SharePoint でチェックアウトされたドキュメントに規制ラベルを適用することはできません。In addition, a regulatory label can't be applied to a document that's checked out in SharePoint.

これらの制限があり不可逆的なアクションであるため、保持ラベル用にこのオプションを選択する前に、本当に規制レコードを使用する必要があるかどうかをご確認ください。Because of the restrictions and irreversible actions, make sure you really do need to use regulatory records before you select this option for your retention labels. 誤った構成を防止するために、このオプションは既定では使用できなくなっていますが、PowerShell を使用して最初に有効にする必要があります。To help prevent accidental configuration, this option is not available by default but must first be enabled by using PowerShell. 手順は、「保持ラベルを使用してレコードを宣言する」に含まれています。Instructions are included in Declare records by using retention labels.

構成ガイダンスConfiguration guidance

詳細については、「レコード管理の概要」を参照してください。See Get started with records management. この記事には、サブスクリプション、アクセス許可についての説明、およびレコード管理を行う際のエンド ツー エンド構成を行う方法についてのリンクがあります。This article has information about subscriptions, permissions, and links to end-to-end configuration guidance for records management scenarios.