Microsoft の多くのトピックに対応する環境を整えるGet your environment ready for Microsoft Viva Topics

多くのトピックを利用するには、トピックの検出にできる限り多くのコンテンツを含める必要があります。そのため、ユーザーに対して豊富なトピック セットを用意できます。To make the most of Viva Topics, you want to have as much content as possible included for topic discovery, so that you can have a rich set of topics for your users. しかし、トピックの検出にどのようなコンテンツを使用する必要がありますか。But what content should be used for topic discovery? インデックス付けされているコンテンツを最大限に引き出しながら、コントロールを制御する方法を示します。How do you maximize the content that is indexed, while staying in control? 対象コンテンツが多くなると、人工知能が発見できる洞察が向上します。The more content is in scope, the better the insights the artificial intelligence can discover. この記事では、適切なコンテンツを含め、ユーザーに適切なユーザーとリソースが提供され、ユーザーに適したエクスペリエンスを提供するための計画手順について説明します。This article walks you through planning steps to ensure that you are including the appropriate content, and that you have the right people and resources to make a good experience for your users.

多くのトピックを計画するには、次の必要があります。To plan for Viva Topics, you need to:

知識管理へのオンボーディングの手順を移行、接続、モダン化、セキュリティ保護、および特定する

  1. コンテンツを SharePoint に移行するMigrate content to SharePoint

    • トピックのインデックス作成には、SharePoint サイト上のコンテンツだけが含まれます。Topic indexing only includes content on SharePoint sites.
      • 可能な場合は、重要なコンテンツを外部ソースから SharePoint Online に移行します。Where possible, migrate valuable content into SharePoint Online from external sources.
      • コンテンツ ソースに優先順位を付け、知識の可能性を高くします。Prioritize content sources with high potential for tacit knowledge.
      • 知識管理の利点を強調して、ユーザーが OneDrive から SharePoint サイトにコンテンツを移動する可能性を高くします。Highlight the benefits of knowledge management to encourage users to move content from OneDrive to SharePoint sites.
  2. Microsoft Graph に情報を接続するConnect information to Microsoft Graph

    • 今後、外部コンテンツをナレッジ グラフに取り込み、使用可能にできます。In the future, external content can be brought into the knowledge graph and become available.
    • 移動できないコンテンツについては、Graph コネクタを使用して検索を強化し、将来の包含に備える方法を検討してください。For content that cannot be moved, consider using Graph Connectors to enhance search and prepare for future inclusion.
  3. SharePoint ページをモダン化するModernize SharePoint pages

    • トピック カードは、モダン ページにのみ表示できます。Topic cards can only be surfaced on modern pages.
    • モダン化の候補である、知名度の高いクラシック ページを特定します。Identify high profile classic pages that are modernization candidates.
  4. コンテンツを適切に保護するSecure content appropriately

    • トピック リソースは、ユーザーのアクセス許可に基づいてセキュリティによってトリミングされます。Topic resources are security trimmed based on a user's permissions.
    • アクセス許可の範囲が広がりや制限が不適切なコンテンツを特定します。Identify any content that might have incorrectly broad or restrictive permissions:
      • 共有レポートを使用してアクセス許可を確認するサイト所有者を奨励するEncourage site owners to use the Sharing reports to review permissions
      • 管理者に検索を使用して広範に共有されたコンテンツを監査するHave admins audit broadly shared content using Search
      • 機密性が高く、組織にとってより広範な利点を持つ可能性があるコンテンツを共有するコンテンツの所有者を奨励します。Encourage content owners to share content that is not sensitive and may have broader benefit to the organization.
    • ユーザーとコンテンツに関する Microsoft Graph の構成を確認します。Review your Microsoft Graph configuration on users and content:
      • トピックのインデックス作成では、Search または Delve (NOINDEX など) からコンテンツを除外する構成が適用されます。Topic indexing honors configuration excluding content from Search or Delve (for example, NOINDEX). これらの構成がまだ関連するかどうかを確認します。Review whether these configurations are still relevant.
  5. ナレッジ マネージャーとトピックを特定するIdentify knowledge managers and topics

    • 既存のタノミーを使用してトピックを手動で作成したり、AI が推奨するトピックを確認したりします。Use existing taxonomies to manually create topics, or help to confirm AI-suggested topics.
    • 予想されるトピックまたはシードされたトピックについて、対象分野の専門家 (SMES) を特定します。Identify subject matter experts (SMEs) for anticipated or seeded topics.
    • トピック マイニングのパイロットに使用できる重要なデータの大規模な本文をカバーするサイトを特定します。Identify sites that cover a large body of valuable data that can be used to pilot topic mining.
    • 知識マネージャーと実践コミュニティに参加します。Engage Knowledge Managers and communities of practice.

1. Microsoft 365 にコンテンツを移行する1. Migrate content to Microsoft 365

移行に役立つツールとサービスは複数あります。コンテンツを Microsoft 365に移行する方法の概要と情報を取得できます。There are several tools and services to help with your migration - you can get an overview and information about how to migrate at Migrate your content to Microsoft 365. 移行ツールには、次のものが含まれます。Migration tools include:

移行を最も多く行います。Make the most of your migration:

  • Microsoft Teams を含むモダン サイトに移行します。Migrate to a modern site - that includes Microsoft Teams. インデックス作成は任意の SharePoint サイト (クラシックまたはモダン) で行える一方で、ハイライトを通じてユーザーにトピックを表示し、カードはモダン ページでのみ行います。While indexing can happen on any SharePoint site (classic or modern), displaying topics to users through highlights and cards only happens on modern pages.
  • ユーザー名を維持する - ほとんどの移行ツールでは、移行全体でユーザー ID をマップできます。そのため、作成者や変更者など、プロパティは移行後も保持されます。Maintain usernames - most migration tools allow you to map user identities across the migration, so that properties like Created By or Modified By are maintained after the migration. トピックページまたはカードに追加されるエキスパートを特定するためにファイルの作成が使用されるので、これはトピックにとって重要です。This is important for topics because the authorship of files is used to identify the experts that are added to a topic page or card.
  • サービス アカウント名をわかりやすいものにします。ユーザー名を維持できない場合があります。Make service account names descriptive - There will be some cases where maintaining usernames isn't possible. たとえば、組織の従業員ではなくなったユーザーによって作成されたコンテンツを移行する場合です。For example, if you're migrating content that was created by someone who is no longer an employee of the organization. この場合、ほとんどの移行ツールは、管理者アカウントまたはサービス アカウントによって作成されたファイルと同じ方法でファイルを移動します。In this instance, most migration tools will move a file as if it was created by an admin account or a service account. これが頻繁に発生する場合は、そのサービス アカウントを専門家としてトピックに対して一覧表示できます。If this happens frequently, then that service account could then be listed against topics as an expert. ここで、そのアカウントの名前が非常に重要になります。This is where the naming of that account becomes really important. 説明的に記述すると、トピックを使用しているユーザーは、これらの人間以外のアカウントの存在を理解できます。If you make it descriptive, the presence of these non-human accounts will be understandable by your users consuming topics.

2. Microsoft Graph に情報を接続する2. Connect information to Microsoft Graph

一部のコンテンツを移行できない場合は、Microsoft Graph に接続します。If you can’t migrate some content, then connect it with the Microsoft Graph:

  • Graph コンテンツ コネクタ の実装を検討してくださいConsider implementing Graph Content Connectors. コネクタを使用すると、外部コンテンツのインデックスを Microsoft Graph に作成し、ユーザーは Microsoft Search を使用してそれを検出できます。Using connectors, external content can be indexed into the Microsoft Graph, where users can then discover it through Microsoft Search.
  • 今後の開発では、外部データを "子" トピックに取り込む予定です。Future developments will bring external data into Viva Topics.

3. SharePoint ページをモダン化する3. Modernize SharePoint pages

トピック カードとハイライトはモダン ページにのみ表示可能なので、含めるページをクラシックからモダンに変更します。Because topic cards and highlights can only appear on modern pages, update any pages you want to include in Viva Topics from classic to modern. 従来の SharePoint サイトをモダン化する」を参照してくださいSee Modernize your classic SharePoint sites. SharePoint モダン化スキャナー を使用して 、モダン化用にクラシック サイトを準備できます。You can use the SharePoint Modernization scanner to prepare your classic sites for modernization.

クラシック サイトが多い場合は、最新のサイトに変換するために、プロファイルの高いページに優先順位を付ける必要があります。If you have a lot of classic sites, prioritize high profile pages to convert to modern.

4. コンテンツを適切にセキュリティで保護する4. Secure content appropriately

ユーザーがトピック カードやトピック ページを操作すると、異なるリソースが表示される場合があります。When users interact with a topic card or a topic page, they may see different resources. これは、トピックに関連付けられているさまざまなファイルにアクセスできるためです。This is because they have access to different files that are associated with the topic. 基になるアクセス許可が厳しすぎると、トピックを通じた情報検出の一部が低下する可能性があります。If your underlying permissions are too strict, then the serendipitous aspects of information discovery through topics could be diminished. 一方、広すぎる場合は、トピックがユーザーに対して表示されるコンテンツを表示する可能性があります。On the other hand, if they're too broad, then a topic could surface content to a user that you don't intend them to see. ここでは、優れたアクセス許可管理が重要です。Good permissions management is critical here. また、優れたアクセス許可管理は、管理者とコンテンツ所有者間の継続的なパートナーシップに基づいて行います。And good permissions management is based on an ongoing partnership between administrators and content owners. これは進行中のアクティビティである可能性がある一方で、トピックを準備する際に実行できる実用的な手順は次のとおりです。While this might be an ongoing activity, there are some practical steps that you can take when preparing for topics:

  • 共有とアクセス許可を確認するサイトの所有者を奨励します。Encourage site owners to review sharing and permissions.

    SharePoint サイトの所有者は、サイトで構成されているアクセス許可と共有リンクの詳細を表示する、自分のサイトの共有レポートを確認できます。「レポートの共有」を参照 してくださいSharePoint site owners can review a sharing report for their site that shows full details of all permissions and sharing links configured on the site, see Sharing reports. これにより、内部および外部 (ゲスト) ユーザーが一覧表示されます。This lists internal and external (guest) users.

    サイト所有者は、[サイトの権限] ページと [権限の詳細設定] ページに移動して、サイトのアクセス許可を持つユーザー を確認 することもできます。Site owners can also see who has permissions for the site by going to the Site Permissions and Advanced Permissions Settings pages.

    1. サイトで、[設定サイトの アクセス許可 > ] を選択しますOn your site, choose Settings > Site permissions. サイトの所有者、サイト メンバー、およびサイトの訪問者の下に一覧表示されているユーザーを確認します。Check to see who is listed under Site Owners, Site Members, and Site Visitors. ゲスト ユーザーを確認します。Check for any Guest users.
    2. [権限 ] ページで、[ 高度な権限 の設定] を選択しますOn the Permissions page, choose Advanced Permissions Settings. 固有のアクセス許可を確認し、サイト内のアイテムへのアクセスが制限されているユーザーを確認できます。You can check for unique permissions and see who has limited access to any items in the site.
  • Microsoft 365 グループと Teams を監査して、パブリック グループまたはプライベート グループまたはチームとして適切に設定されている必要があります。Audit Microsoft 365 Groups and Teams to make sure they are appropriately set as public or private groups or teams. 新しい Teams と Microsoft 365 グループは既定でプライベートに設定されますが、最初にリリースされた場合は既定で公開されています。New Teams and Microsoft 365 Groups are set to private by default, but when first released were public by default. 以前にこれらのテクノロジを導入していた場合は、確認が必要な場合があります。If you were earlier adopters of these technologies, you might want to review. また、チームの機能はライフサイクルを通じて進化する場合が多く、チームの現在の使用を反映するために設定の更新が必要になる場合があります。Also, the function of a team often evolves over its lifecycle, and the setting might need to be updated to reflect the current use of the team.

  • "すべてのユーザー"、"外部ユーザー以外のすべてのユーザー"、または広範なセキュリティ グループの使用を確認します。Review use of “everyone”, “everyone except external users” or broad security groups. コンテンツがこれらの値と誤って共有されている可能性があります。Content may be incorrectly shared with these values. これらのグループの使用を確認するには、次の手順を実行します。To review the use of these groups you can:

    • グループ メンバーシップがないアカウントを作成するCreate an account that has no group memberships
    • このアカウントで検索を使用して、広く共有されているコンテンツを検出します。Use search with this account to discover content that is broadly shared.
    • 不適切なコンテンツが検索によってこのアカウントに表示される場合は、サイトの所有者と一緒にアクセス許可の構成を修正できます。If inappropriate content is visible to this account through search, then you can work with the site owners to correct the permission configuration.

アクセス許可に加えて、トピックを通じて検出可能な範囲を制御できます。In addition to permissions, you can also control the scope of what is discoverable through topics. インデックスを作成する情報は、常に制御できます。You are always in control of what is indexed.

管理者は、Microsoft 365 管理センターでインデックス作成を構成できます。Administrators can configure indexing in the Microsoft 365 Admin Center. ナレッジ マネジメントを セットアップすると、次の実行が可能です。When you set up Knowledge Management, you can:

  • すべての SharePoint サイトの検出を許可するか、またはトピック ソースとして含めるか除外するサイトを指定します。Allow discovery across all SharePoint sites or specify sites to include or exclude as topic sources.
  • 機密性の高い用語がある場合は、名前でトピックを除外できます。Where you have sensitive terms, you can also exclude topics by name. たとえば、ユーザーのアクセス許可に関係なく、強調表示やカードを表示しない機密性の高いプロジェクトの名前がある場合は、そのプロジェクト名を除外できます。For example, if you have the name of a sensitive project, where you don't want a highlight or card to appear, irrespective of the user's permissions, you can exclude that project name.

コンテンツ レベルでは、検出可能な内容を制御できます。At the content level, you can also control what is discoverable. 検索からコンテンツを除外するために実行した構成は、コンテンツ検出でも使用されます。Any configuration that you've done to exclude content from search will also be used by content discovery. たとえば、特定のドキュメント ライブラリが検索結果に表示されない場合、このドキュメント ライブラリはトピックの検出には使用されません。So, for example, if you have excluded a specific document library from appearing in search results, this document library will not be used for topic discovery.

5. ナレッジ マネージャーとトピックを特定する5. Identify knowledge managers and topics

トピックの管理には、2 つの新しい Azure Active Directory (AAD) ロール (ナレッジ管理者とナレッジ マネージャー) を含む 3 つの主要な役割が含まれます。Managing topics involves three key roles, including two new Azure Active Directory (AAD) roles: Knowledge administrator and Knowledge manager:

  • ナレッジ管理者 (KA) は技術的な役割を果たします。通常は IT 管理者です。The Knowledge administrator (KA) is a technical role, typically in IT. この役割により、M365 管理センターでの多くのトピックのセットアップと、トピックの検出と表示の構成が可能です。This role allows the setup of the Viva Topics in the M365 admin center, as well as the configuration of topic discovery and visibility.
  • ナレッジ マネージャー (KM) は、トピック自体と一緒に機能し、その品質と完成度を監督します。The Knowledge manager (KM) works with the topics themselves and oversees their quality and completeness.
  • トピック投稿者 (TC) は、AAD ロールに基づくのではなく、管理センターでのアクセス許可に基づいています。Topic contributors (TCs) are not based on an AAD role, but permissions in the admin center. トピックに関するコンテンツを管理し、リソースやユーザーを追加できる分野の専門家です。They are subject-matter experts able to curate the content on topics, adding resources and people.

組織によっては、これらの役割を担うユーザーが少数または多数の場合があります。Depending on your organization you may have few or many people acting in these roles. 一部の組織では、これらは同じユーザーである場合があります。For some organizations, these may be the same people.

ナレッジ管理者Knowledge admin ナレッジ マネージャーKnowledge manager トピックの投稿者Topic contributor
AAD 役割AAD role AAD 役割AAD role SMESME
管理センターにアクセスできるHas access to the admin center 管理センターにアクセスできるHas access to the admin center 管理センターへのアクセスなしNo access to the admin center
多くのトピックをセットアップするSets up Viva Topics トピックの管理と品質を所有するOwns management and quality of topics 専門知識に基づいてトピックに投稿します。Contributes to topics based on their expertise.
セキュリティとコンプライアンスの標準が適用され、ライセンス契約を理解します。Ensures that security and compliance standards are enforced and understands licensing agreement. トピックの作成、編集、削除、拒否などのトピック管理タスクを実行します。Performs topic management tasks such as create, edit, delete, and reject topics. トピックの投稿者のタスクをサポートします。Supports Topic contributors with their tasks. トピック ページの情報とコンテンツ (そのトピックにピン留めされているユーザーとリソースを含む) を管理します。Curates the information and content on topic pages, including which people and resources are pinned to that topic.

強調表示とカードは、SharePoint でモダン ページを閲覧する場合など、作業のコンテキストでユーザーに表示されます。Highlights and cards will appear to users in the context of their work, for example as they browse modern pages in SharePoint. トピックのエンド ユーザー エクスペリエンスを制御します。You control the end user experience for topics.

  • トピックを表示できるユーザーWho can see Topics? トピックの可視性は、Microsoft 365 管理センターで構成されます。Topic visibility is configured in the Microsoft 365 Admin Center. トピックの表示を許可するグループを選択します。Choose which groups to allow to see topics:

    • 組織内のすべてのユーザー。Everyone in my organization. "すべてのユーザー" にゲストが含まれるのではなく、ディレクトリ内のすべての内部ユーザーです。"Everyone" does not include guests, it is all internal users in your directory

    • 選択したユーザーまたはセキュリティ グループのみ (このオプションは、まだ [多くのトピック] を展開している間に適切なので、一部のユーザーでテストできます)。Only Selected people or security groups (this option is good while you are still rolling out Viva Topics, so you can test with a subset of users). ゲストにトピックを表示するには、[選択したユーザーまたはセキュリティ グループ] オプションを使用してライセンスを付与する必要があります。If you want guests to view Topics, you will need to use the “selected people or security groups” option, and grant them a license.

    • 該当者なし。No one.

      トピックのエクスペリエンスを表示するには、すべてのユーザー (ゲスト ユーザーも含む) にライセンスが適用されている必要があります。All users, even guest users, will need to have a license applied in order to view the topic experience. また、アクセス許可は常に何を表示できるのかを制御します。And remember that permissions always control what can be seen.

  • どのトピックが表示されますか?Which Topics are visible? 次のオプションを選択できます。You can choose to:

    • 候補のすべてのトピックを表示します。Show all candidate topics.
    • 確認済みトピックのみを表示します。Show only confirmed topics.

マネージャー、専門家、ユーザーが作成されたので、トピック自体について説明します。Now that we have the managers, experts, and users, we can talk about the topics themselves.

  • トピックの一覧にトピックをシードする方法をお試しください。It's a good practice to seed topics into your topic list. トピックの品質と量は、コンテンツに基づいており、対象のコンテンツに含まれている場合にのみトピックとして作成されます。The quality and quantity of topics is based on your content - it will only be created as a topic if it is included in the content that is in scope. このトピックに関する十分な情報と証拠がある場合は、AI によって作成されます。If there's sufficient information and evidence for the topic, it will be created by the AI. シードに関するトピックでは、ナレッジ マネージャーと対象分野の専門家が役立ちます。Seeding topics is where the Knowledge Manager and subject-matter experts can help. 人間の知識と AI を組み合わせることは、質の高いトピックに最適なルートです。Combining human knowledge with the AI is the best route for quality topics. そのため、予想されるトピックがある場合は、トピック センターで手動で作成できます。So if there are topics you anticipate you can manually create these in the Topic center. これにより、AI はトピックの関連性を強く示し、そのトピックに関連付けるリソースとユーザーを特定します。Doing that will give the AI a strong signal of the relevance of that topic and it will identify resources and people to associate with that topic.
  • 既存の分類を使用して、SharePoint または他の場所からのトピックの計画に役立ちます。Use existing taxonomies to help your topic planning, either from SharePoint or elsewhere. 既存の用語には、多くの場合、組織の用語、製品、対象領域が含まれます。Existing taxonomies often include organizational terms, products, subject areas, and so on. トピックのソースは、プロジェクトのリスト、既存の検索ブックマークなどから取得することもできます。Sources for topics can also come from lists of projects, existing search bookmarks, and so on.