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外部送信者 - Microsoft 365 に送信されたメールのトラブルシューティング

ヒント

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この記事では、Microsoft 365 で受信者にメールを送信しようとしたときに問題が発生している送信者のトラブルシューティング情報と、顧客への一括郵送のベスト プラクティスについて説明します。

IP およびドメインの評価の管理者ですか

Exchange Online Protection (EOP) は、Microsoft 365 のスパム対策保護を提供します。 また、SPF、DKIM、DMARC などの電子メール認証テクノロジを使用して、電子メールを送信するドメインが承認されていることを確認します。 多くの要因が EOP フィルター処理に影響します。 たとえば、送信 IP、ドメイン、電子メール認証、リストの正確性、苦情率、コンテンツなどです。 送信者の評判を下げ、電子メールを配信する能力の主な要因の 1 つは、迷惑メールの苦情率です。

新しい IP アドレスから電子メールを送信していますか

電子メールの送信に使用されたことのない IP アドレスは、通常、システムで評判がありません。 その結果、新しいソースからのメールで配信の問題が発生する可能性が高くなります。 IP アドレスがスパムを送信しないという評判が構築されると、通常、EOP を使用すると、メール配信エクスペリエンスが向上します。

既存の SPF レコードを持つドメインの新しい IP では、通常、ドメインの送信評判の一部を継承する利点が追加されます。 ドメインの送信に関する評判が良好な場合、新しい IP の起動時間が短縮される可能性があります。 新しい IP は、ボリューム、リストの正確性、迷惑メールの苦情率に応じて、数週間以内に完全に増加することが予想されます。

DNS が正しく設定されていることを確認する

メール ルーティングに必要な MX レコードなど、DNS レコードを作成および管理する方法については、DNS ホスティング プロバイダーに問い合わせる必要があります。

ルーティング不可能な IP として自分をアドバタイズしないようにする

逆引き DNS 参照に失敗した送信者からのメールは受け入れられない場合があります。 場合によっては、正当な送信者が、EOP に対して接続しようとするときに、インターネット ルーティング不能な IP で自身をアドバタイズすることがあります。 プライベート (ルーティング不可) ネットワーク用に予約されている IP アドレスは次のとおりです。

  • 192.168.0.0/16 (または 192.168.0.0 ～ 192.168.255.255)
  • 10.0.0.0/8 (または 10.0.0.0 ～ 10.255.255.255)
  • 172.16.0.0/11 (または 172.16.0.0 ～ 172.31.255.255)

Office 365 でユーザーに電子メールを送信すると、配信不能レポート (NDR) を受信する

一部の配信の問題は、Microsoft が送信者の IP アドレスをブロックした結果です。または、以前のスパム アクティビティにより、ユーザー アカウントが禁止送信者として識別されます。 配信不能レポート (NDR またはバウンス メッセージとも呼ばれます) がエラーで受信されたと思われる場合は、NDR メッセージの指示に従って問題を解決します。

受信したエラーの詳細については、Exchange Onlineの配信不能レポートEmailエラー コードの一覧を参照してください。

たとえば、次の NDR は、Microsoft が送信 IP アドレスをブロックしたことを示します。

550 5.7.606-649 Access denied, banned sending IP [x.x.x.x]; To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.

この一覧からの削除を要求するには、「 リスト解除ポータルを使用して、ブロックされた送信者の一覧から自分を削除する」を参照してください。

メールが受信者の迷惑メール Email フォルダーに届きました

メッセージが EOP によって誤ってスパムとして識別された場合は、受信者と協力して、分析のためにこの誤検知メッセージを Microsoft に送信できます。 詳細については、「メッセージとファイルを Microsoft に報告する」を参照してください。

IP アドレスからの EOP 調整トラフィック

ソース IP アドレスから疑わしいアクティビティが検出されたため、次の NDR を受け取ります。 ソースからのメールは、評価中に一時的に制限されています。

host xxxx.outlook.com [x.x.x.x]: 451 4.7.550 Access denied, please try again later

メッセージを評価し、すべてが正常であると判断した後、制限を削除します。

Microsoft 365 で送信者からメールを受信できない

Microsoft 365 送信者からメッセージを受信するには、EOP がデータセンターで使用する IP アドレスからの接続がネットワークで許可されていることを確認します。 詳細については、「Exchange Online Protection IP アドレス」を参照してください。

Microsoft 365 ユーザーへの一括メール送信のベスト プラクティス

Microsoft 365 ユーザーに対して一括メール キャンペーンを頻繁に実施する場合は、このセクションのヒントに従ってください。

From 名に、メッセージを送信するユーザーが反映されていることを確認します

メッセージの件名行は、メッセージの内容の簡単な概要である必要があります。 メッセージ本文は、オファリング、サービス、または製品の内容を明確かつ簡潔に示す必要があります。 以下に例を示します。

正しい:

差出人: marketing@shoppershandbag.com
件名: クリスマスシーズンのカタログを更新しました!

正しくない:

差出人: someone@outlook.com
件名: カタログ

ユーザーが自分が誰であるか、何をしているかを知りやすくするほど、ほとんどのスパム フィルターを使用する場合の難易度は低くなります。

キャンペーン電子メールには必ず登録解除オプションを含める

マーケティングメール(特にニュースレター)には、常に登録を解除する方法が含まれている必要があります。 以下に例を示します。

This email was sent to example@contoso.com by sender@fabrikam.com.

Update Profile/Email Address | Instant removal with SafeUnsubscribe™ | Privacy Policy

[件名] 行に "Unsubscribe" を含むメールの送信を受信者に要求することは、ワンクリック オプションよりも望ましくなくなります。 受信者にメッセージの送信を要求する場合は、リンクによってすべての必須フィールドが設定されたフォームに移動します。

マーケティング電子メールまたはニュースレターの登録にダブル オプトイン オプションを使用する

この業界のベスト プラクティスは、会社が製品またはサービスにアクセスするために連絡先情報を登録することをユーザーに要求または推奨する場合に推奨されます。 登録プロセス中にマーケティングメールや電子ニュースレターにユーザーを自動的にサインアップする方法は、今日のインターネット環境では疑問です。

登録プロセスでニュースレターや特別オファーを受信するオプションが既定で選択されている場合、興味のないユーザーがメールを受け取る可能性が非常に高くなります。

Microsoft では、ダブル オプトイン オプションを推奨しています。つまり、マーケティング電子メールまたはニュースレターのチェック ボックスは既定では選択されていません。 さらに、登録フォームが送信されると、確認メールがユーザーに送信されます。 確認メールには、ユーザーがマーケティング電子メールを受信する決定を確認できる URL が含まれています。

二重オプトイン方法は、疑わしいメールマーケティングプラクティスを排除するのに役立ちます。これは、誰も彼らが意図せずにマーケティングメールにサインアップしたと主張できないためです。

電子メール メッセージの内容が透過的かつトレース可能であることを確認する

Emailコンテンツは、メールの送信方法と同じくらい重要です。 次のベスト プラクティスを使用して、メール フィルター サービスによってメールにフラグが設定されていないことを確認します。

  • 受信者が送信者をアドレス帳に追加するように要求する場合、このアクションは配信を保証しないことを明確に示す必要があります。

  • メッセージ本文に含まれるリダイレクトは、類似性と一貫性があるべきで、多種多様であってはなりません。 このコンテキストのリダイレクトとは、リンクやドキュメントなど、メッセージから離れた任意の対象のことです。 多数の広告リンク、登録解除リンク、またはプロファイル リンクを更新している場合、それらはすべて同じドメインを指している必要があります。 以下に例を示します。

    正しい (すべてのドメインが同じです)。

    unsubscribe.bulkmailer.com

    profile.bulkmailer.com

    options.bulkmailer.com

    正しくありません (すべてのドメインが異なります)。

    unsubscribe.bulkmailer.com

    profile.excite.com

    options.yahoo.com

  • 大きな画像や添付ファイルを含むコンテンツや、画像で完全に構成されるメッセージは避けてください。

  • パブリック プライバシーまたは P3P 設定では、トラッキング ピクセルが存在することを明記する必要があります (Web バグまたはビーコン)。

データベースから不正な電子メール エイリアスを削除する

データベース内で NDR を引き起こした不正なメール アドレスは不要であり、電子メール フィルタリング サービスによる詳細な調査のために送信メールが危険にさらされます。 電子メール データベースを最新の情報に保ってください。