グループ、チーム、Viva Engageのライフサイクルの終了オプション

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Microsoft 365 グループと Microsoft Teams は、接続された複数のサービスと連携します。 グループまたはチームが削除されると、接続されているサービスのほとんどの情報も削除されます。 この記事では、削除前にグループまたはチームから情報を移動して情報を保持するためのオプションについて説明します。

不要になったグループまたはチームの一般的な方法は、ファイルをチームから移動し、SharePoint ドキュメント ライブラリなどの別の場所にアーカイブすることです。 このプラクティスは、ファイルやフォルダーに情報が格納され、電子メールを介して通信が行われる従来の作業スタイルに基づいています。

次の表は、グループとチームに関連付けられているサービスと、それぞれのコンテンツに含まれる主要な種類のコンテンツの概要を示しています。

サービス コンテンツの種類
Teams チャネル会話、チャネル内のファイル
Forms アンケートの構造と結果
OneNote Notebook
Outlook メールと予定表
Planner プロジェクトの状態とタスクの情報
Power Automate ワークフロー
Power BI データ、レポート、ダッシュボード
Web 上のプロジェクト プロジェクト計画
ロードマップ ロードマップ
SharePoint ファイル、リスト、Teams チャネル Wiki データ
Stream ビデオ
Viva Engage 会話

グループまたはチームを削除すると、関連付けられているリソースのほとんどが削除されます。 例外は次のとおりです。

  • Stream のビデオは残り、アップロード/記録したユーザーが所有しています
  • Power Automate のフローは残り、作成したユーザーが所有します。
  • Web 上の Project のプロジェクトとロードマップのデータは CDS に残り、個別に復元できます。

グループとチームは 30 日間論理的な削除状態のままであり、いつでも復元できます。 ただし、30 日後、サービスやコンテンツなどの関連リソースは、Microsoft 365 環境から削除されます。 アイテム保持ポリシーによって保護されたすべてのコンテンツは、電子情報開示検索を通じて引き続き使用できます。

グループ接続サービスのライフサイクル終了に関する考慮事項

グループまたはチームを削除するときに、チームとグループの所有者と IT 管理者が考慮する必要がある 3 つの重要な領域があります。

Content

チームが存在しなくなった後もコンテンツを保持する必要がありますか? Microsoft 365 の保持機能に依存するだけで十分ですか、それとも、リテンション期間を提供しないアプリやサービスのコンテンツの一部ですか? レコード管理、アーカイブ、または将来の使用および参照のために、コンテンツを保持する必要がありますか?

データ損失の可能性を回避するには、チームをアーカイブまたは削除する前に、これらの質問を行う必要があります。

サービス

コンテンツは現在の作業フォームに留まる必要がありますか? たとえば、Power BI レポートには引き続きアクセスできる必要がありますか? フォームの結果を視覚的な概要ビューで使用できるようにする必要がありますか? SharePoint のリストはどこにリンクされているか、埋め込まれていますか?

コンテンツをエクスポートするだけでは十分ではない可能性があるため、基になるグループを削除する前に、これらの質問を行う必要があります。

ゲスト

ゲストがチームに招待されると、ゲスト アカウントがホスト organizationのMicrosoft Entra IDに作成されてから、チームに追加されます。 チームが削除されると、ゲストはMicrosoft Entra IDから削除されません。 ゲストは、共有されていないグループ、サイト、チーム、コンテンツにはアクセスできませんが、チャットの開始、音声通話やビデオ通話、アプリの使用など、Microsoft Teams 内の機能を引き続き使用できる可能性があります。

チームまたはグループの所有者は、organizationの外部から他のユーザーを招待して、チームに追加することで、Microsoft Entra IDのゲストになることができます。 ただし、チーム所有者はゲストをMicrosoft Entra IDから削除することはできません。 アカウントの削除は、グローバル管理者またはユーザー管理者のみが実行できます。

ゲスト レビューを実行し、チームの削除時にゲストをMicrosoft Entra IDから削除する必要があるかどうかを理解することが重要です。 ゲストが他のチームのメンバーであるか、他の Microsoft 365 または Azure サービスを使用するなど、ディレクトリに残る有効なケースがある場合があります。

Teams

Teams 固有のコンテンツは、主に会話の形式です。

チャネル内の会話は、ネイティブの Microsoft Teams 機能を使用してコピーまたは移動することはできません。 ただし、Graph APIを使用してエクスポートできます。

さらに、アイテム保持ポリシーが Teams に適用されている場合、会話は保持され、電子情報開示検索を通じて利用できます。 電子情報開示 (Premium) を使用すると、 Teams チャットの会話を再構築できます。

チームのアーカイブ

チームをアーカイブする利点は、チームに対するフル アクセスをそのまま提供することです。 ユーザーは、チャネルの会話を閲覧し、アクティブでない場合でもファイルを開くことができます。 さらに、チームを引き続き作業する必要がある場合 (たとえば、プロジェクトが拡張されている場合) は、チームをアーカイブ解除できます。

チームが所有者によってアーカイブされると、チーム内のコンテンツと選択されている場合は、関連付けられている SharePoint サイトの両方のメンバーに対して読み取り専用に設定されます。 このアクションの目的は、ファイルや Wiki などの SharePoint ベースのコンテンツと共に、チャネル内の会話が既存の状態で保持されるようにすることです。

SharePoint サイトに表示される変更はありません。 ただし、Microsoft 365 グループの SharePoint アクセス許可が サイト訪問者に設定されているため、ファイルやリストに変更を加えることもできます。 これには、チームの OneNote ノートブックが含まれます。これは、SharePoint サイト内のサイト資産ライブラリに格納されます。

チームがアーカイブされると、基になる Microsoft 365 グループは引き続き有効期限ポリシー (設定されている場合) の対象となります。そのため、所有者は引き続きチームを更新する必要があります。

チームのチャネル会話と SharePoint サイトの内容は読み取り専用に設定されていますが、他の関連サービスにも同じ内容は適用されません。

  • Planner バケットとタスクは引き続き作成、変更、削除できます。
  • フォームは引き続き申請を受け取ることができます。
  • Outlook メールボックスは引き続きメールを受信できます。
  • Power BI ダッシュボード、レポート、データは引き続き変更できます。
  • プロジェクトとロードマップは、引き続き Project on the web で編集できます。
  • ビデオは引き続き Stream でアップロード、変更、削除できます。
  • Power Automate のフローは引き続き作成、変更、削除でき、引き続き実行されます。 (ただし、アーカイブされたチームのチャネルにメッセージを投稿する必要がある場合は失敗します)。

Forms

フォームは個々のアカウントからグループに移動できますが、あるグループから別のグループに移動またはコピーすることはできません。 チームが削除されたときにフォームに使用できるオプションは 3 つあります。

フォームを複製する

フォームは テンプレートとして共有でき、他のユーザーが自分のアカウントまたはグループにコピーできます。 これにより、結果の送信からのデータは保持されません。質問や設定などのフォーム構造のみです。

結果をスプレッドシートにエクスポートする

フォーム応答のデータを保持する必要がある場合は、 結果を Excel スプレッドシートにエクスポートすることで実現できます。 これにより、質問とその回答のみがデータとしてエクスポートされます。フォームによって作成されたグラフは含まれません。

フォームを削除する

グループを削除すると、関連付けられているフォームも削除されますが、グループメンバーはグループの所有者でなくても 直接削除 できます。 ただし、これは追加の利点を提供しない手動の手順です。

OneNote

グループに含まれる OneNote ノートブックは、関連付けられている SharePoint サイト内のサイト資産ライブラリに格納されます。 ノートブック ファイルは複数の個々のファイルに分散される場合もありますが、個別にコピーして開くわけではありません。 代わりに、OneNote デスクトップ クライアントを使用して OneNote ノートブックの内容を移動またはエクスポートする必要があります。

ページとセクションを別のノートブックに移動する

ページまたはセクションを別のノートブックに個別に移動すると、所有者はデータをクリーンし、保持する必要があるデータのみを取得できます。

ノートブック全体をパッケージとしてエクスポートする

ノートブック全体を既存の構造で保持する必要がある場合は、 OneNote パッケージ ファイルとしてエクスポート してから、新しい場所にインポートできます。 代わりに、これは、既存のマルチファイル構造ではなく、1 つのファイルにコンテンツを保持するメソッドとして使用できます。

PDF に印刷

ノートブックの一部のコンテンツを参照用またはレコードとしてのみ保持する必要があるシナリオでは、個々のページ を PDF に印刷して他の場所に保存できます。

メールボックスと予定表

チーム チャネル内で多くの会話が行われた可能性があるにもかかわらず、グループに関連付けられたメールボックスを使用することは珍しくありません。 メールボックスには、直接メールで送信されたメールのみが格納され、チャネルに直接送信されたメールは含まれません。

場合によっては、メールボックス内に格納されているメールは、会議、Planner タスクの更新、その他のアプリまたはシステム生成メッセージの通知である場合があります。 メールボックスの内容を確認して、コンテンツを保持するか削除するかを決定することが重要です。

Exchange でアイテム保持ポリシーが適用されている場合、電子メールと予定表アイテムは保持され、電子情報開示検索を通じて利用できます。

メールと予定表をエクスポートする

チームまたはグループ のメンバーは、 メールボックスと予定表の内容を Outlook Data/ Personal Storage (PST) ファイルにエクスポートできます。 その後、このファイルを別の場所に保存することも、コンテンツを別のメールボックスにインポートすることもできます。 PST ファイルの内容は Outlook で開かないと検索できないため、前者はお勧めできません。また、ファイル自体が時間の経過と同時に破損する可能性があります。

IT で実行されるコンテンツの移行

管理者は、サードパーティのツールを使用して、ユーザーの介入なしにメールボックス間で電子メールと予定表の内容を移行できます。 潜在的な記憶域の場所の 1 つは、グループ メールボックスの内容の "アーカイブ" として機能するために純粋に作成された共有メールボックスです。

Planner

各グループまたはチームは複数のプランを持つことができます。 オフボーディング プロセス中に、各プランの保持要件に確実に対応することが重要です。 他のサービスと同様に、Planner のオフボード コンテンツにはいくつかのアプローチがあります。

プランをスプレッドシートにエクスポートする

記録を保持するためにプランのコピーを保持する必要がある場合、最も簡単な方法は、 プランを Excel スプレッドシートにエクスポートすることです。 これは一方向のアクションです。スプレッドシートからプランをインポートするオプションはありません。

重要

プランを Excel にエクスポートすると、プラン内のほとんどの情報が取得されますが、コメント、リンク、またはファイルは含まれません。

タスクをコピーして別のプランに移動する

別のプランへのタスクのコピーまたは移動はソリューションのように見えますが、個々のタスクは同じグループ内の プラン間でのみコピーまたは移動 できます。 プランに関連付けられているグループが削除されている場合、データはバックアップされません。

プラン全体をコピーする

プラン全体をコピーすることもできます。 既存のグループにコピーすることはできません。 プランをコピーすると、新しいグループが作成されます。 さらに、プラン全体をコピーしても、コメント、割り当て、リンク、添付ファイル、日付は含まれません。

Power Automate

Power Automate で作成され、グループまたはチームに関連付けられたフローは、グループに属していません。 それらは作成者によって所有され、他のユーザーやグループと共有されるだけです。 そのため、グループまたはチームが削除されても影響を受けません。

フローの所有権を変更する

フローの運用を続行する必要がある場合、所有者は他のユーザーまたは Microsoft 365 グループを所有者として追加できます。

フローをエクスポートする

フローを引き続き動作させる必要がないが、将来の使用のために保持する必要がある場合は、 ファイルとしてエクスポート し、後で再度インポートできます。

Power BI

Power BI のデータとワークスペースは、グループやチームとは独立して動作でき、他のワークロードと同様に、オンボード外のさまざまな方法が提供されます。 Power BI のクラシック ワークスペースは Microsoft 365 グループに関連付けられますが、最新のワークスペースはではなく、(フローに似た) グループとコンテンツを共有するだけです。

レポートを別のワークスペースにコピーする

グループまたはチームを削除した後にレポートが必要な場合は、 既存のワークスペースから Power BI 内の別のワークスペースにコピーできます。

ダッシュボードまたはレポートからデータをエクスポートする

代わりに、レポートをアクティブにする必要はなく、データを保持する必要がある場合は、 Excel にエクスポートできます。

Project

Project for the webで作成されたプロジェクトとロードマップは、Microsoft 365 グループに関連付けされており、Power BI と同様にオフボーディングへのアプローチがあります。

プロジェクトを別のグループに割り当てる

プロジェクトをグループまたはチームの有効期間を超えて機能状態で保持する必要がある場合は、 別の Microsoft 365 グループに割り当てることができます。 これは、Dynamics 365管理センターを使用して行うことができます。

プロジェクトまたはロードマップからデータをエクスポートする

Dynamics 365管理センターを使用すると、プロジェクトからスプレッドシートにユーザー データをエクスポートできます。 データは Project ファイル () にエクスポートすることもできます。PowerShell を使用した MPP) および XML ファイル形式。

SharePoint

チーム チャネル内のすべてのファイルは、関連付けられているグループの SharePoint サイトに格納されます。 場合によっては、リストやページなど、ドキュメント以外のコンテンツが SharePoint に存在することがあります。

ファイルは通常、SharePoint サイト内の 3 つの主要な場所に格納されます。

  • Pages - サイト ページ ライブラリ
  • ページで使用される画像 – サイト資産ライブラリ
  • チャネル内のファイル – ドキュメント ライブラリ
  • Wiki ページ – Teams Wiki データ ライブラリ

サイトに 1 つ以上のサブサイトがある場合は、サブサイトごとにオフボーディング プロセスを繰り返す必要があります。 チームにプライベート チャネルまたは共有チャネルが含まれている場合は、チャネルごとに個別の SharePoint サイトがあります。

グループまたはチームからファイルを削除する場合は、グループまたはチームのメンバーではないユーザーと共有される可能性があることを考慮することが重要です。 差し迫った変更を伝えることができます。

ファイルをダウンロードする

上記のいずれかのライブラリに SharePoint に格納されているファイルは、 ローカル コンピューターにダウンロードできます。

ファイルの移動

さらに、ファイルは SharePoint 内の別の場所 (別のサイト内のライブラリなど) に移動できます。

エクスポート リスト

SharePoint リストに格納されているデータは 、Excel スプレッドシートにエクスポートし、別のサイトのリストに再度インポートできます。

または、Power Automate またはサード パーティ製ツールを使用して、機能、リスト ビュー、書式設定、およびその他の属性を保持するために、サイト間でリストを移行できます。

Wiki ファイルの "エクスポート"

チーム チャネル内の Wiki コンテンツは、関連付けられている SharePoint サイトの専用ライブラリ内の HTML 形式のファイルに格納されます。 他のチャネル Wiki に簡単にエクスポートおよびインポートすることはできませんが、HTML ファイルに変換して Web ページとして開くことができます。

Microsoft Stream

Power Automate と同様に、グループまたはチームに関連付けられている Stream のビデオは、グループによって実際に所有されておらず、グループが削除されるときに削除されません。 Stream のビデオは、ユーザーまたはグループを所有者として追加した場合でも、ビデオをアップロードまたは作成したユーザーによって所有されます。 Teams チャネルに記録された会議は、記録を開始したユーザーが所有します。

他の所有者の追加

グループが削除されるとビデオは Stream に保持されるため、元の所有者は 他のユーザーやグループとビデオを共有でき、所有者として追加することもできます。

ビデオをダウンロードする

ビデオを Stream に保持する必要がない場合や、レコード管理システムなどの別の場所に保存する必要があるシナリオでは、所有者 はローカルにダウンロードできます。

Viva Engage

Microsoft Teams の会話とは異なり、Viva Engageでは、会話を移動またはエクスポートするためのユーザーと管理者の両方のオプションが提供されます。

会話を別のグループまたはコミュニティに移動する

会話は、所有者や管理者だけでなく、任意のユーザーが別のViva Engage グループに移動できます。 これは、クラシック Viva Engageと新しい Viva Engage インターフェイスの両方で可能です。

ネットワーク データをエクスポートする

ネットワーク管理者Viva Engageネットワーク データをエクスポートします。 ただし、これを行うと、ネットワーク全体のすべての会話がエクスポートされます。 結果のエクスポートには、グループ ID が一覧表示されます。 この ID に基づいて会話をフィルター処理できます。

元従業員を削除してデータを保護する