非アクティブなメールボックスを作成および管理する

セキュリティとコンプライアンスのための Microsoft 365 ライセンス ガイダンス。

非アクティブなメールボックスを使用すると、元従業員がorganizationを離れた後もメールを保持でき、コンプライアンスや法的な理由で電子情報開示のアクセス許可が付与されている承認されたユーザーがアクセスできます。 たとえば、管理者、コンプライアンス責任者、レコード マネージャーなど、コンテンツ Searchを使用して非アクティブなメールボックスの内容を検索およびエクスポートできます。 非アクティブなメールボックスはメールを受信できません。また、組織共有のアドレス帳や他の一覧に表示されません。

非アクティブなメールボックスの詳細については、「非アクティブなメールボックスに関する詳細情報」を参照してください。

ヒント

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非アクティブなメールボックスを作成する

メールボックスを非アクティブ化するには、メールボックスを保留してから、メールボックスまたは対応するユーザー アカウントを削除する必要があります。

メールボックスを非アクティブにするには、メールボックスを削除する前に保留をメールボックスに適用できるように、 メールボックスのライセンスが正しく付与 されている必要があります。 ユーザー アカウントが削除されると、そのユーザー アカウントに関連付けられているExchange Online ライセンスを使用して、新しいユーザーに割り当てることができます。

Microsoft 365 リテンション期間を使用して、メールボックスに保留を適用することをお勧めします。 その他の方法については、「 非アクティブなメールボックスについて」を参照してください。

メールボックスを削除する最善の方法は、Microsoft 365 管理センター内の対応するユーザー アカウントを削除することです。 ユーザー アカウントの削除については、「組織からユーザーを削除する」を参照してください。 ただし、PowerShell の Remove-Mailbox コマンドレットを使用してメールボックスExchange Online削除することもできます。 詳細については、「Exchange Online のユーザー メールボックスを削除または復元する」を参照してください。

次の表は、各種の保持シナリオについて、非アクティブなメールボックスを作成するプロセスを要約しています。

宛先。。。	操作	結果
従業員の退職後にメールボックスの内容を無期限に保持する	1. メールボックスの保持アクション (アイテム保持ポリシー) または特定のメール アイテム (1 つ以上のアイテム保持ラベル) を使用して、Microsoft 365 アイテム保持設定を適用します。 2. 保持設定が適用されるまで待ちます。 3. ユーザーの Microsoft 365 アカウントを削除します。	[回復可能なアイテム] フォルダー内のアイテムを含め、保持設定が適用されている非アクティブなメールボックス内のすべてのコンテンツは無期限に保持されます。
従業員がorganizationを離れ、メールボックスを削除した後、特定の期間、すべてのメールボックス コンテンツを保持する	1. 保持期間が切れたときにアイテムを保持して削除するアイテム保持設定を使用して、Microsoft 365 アイテム保持ポリシーをメールボックスに適用します。 2. 保持設定が適用されるまで待ちます。 3. ユーザーの Microsoft 365 アカウントを削除します。	メールボックス アイテムの保持期間が期限切れになると、アイテムは回復可能なアイテム フォルダーに移動され、削除されたアイテムの保持期間 (Exchange メールボックスの場合) が期限切れになると、非アクティブなメールボックスから完全に削除 (消去) されます。 Microsoft 365 アイテム保持ポリシーの保持期間は、常にメールボックスアイテムが受信または作成された元の日付に基づいています。

注:

コンテンツを保持または保持して削除するように構成された Microsoft 365 保持設定が既にメールボックスまたはメールボックスアイテムに適用されている場合、または訴訟ホールドがメールボックスに既に配置されている場合、または非アクティブなメールボックスを作成するために必要な操作は、対応するユーザー アカウントを削除することです。

非アクティブなメールボックスの一覧を表示する

Microsoft Purview ポータルまたはMicrosoft Purview コンプライアンス ポータルを使用して、organization内の非アクティブなメールボックスの一覧を表示できます。

注:

ポータルは、最大 5,000 個の非アクティブなメールボックスを表示するように制限されています。 5,000 を超える非アクティブなメールボックスを表示するには、手順の手順に従って powerShell Exchange Online使用する必要があります。

この構成では、organizationのグローバル管理者またはコンプライアンス管理者アカウントでサインインするときに、Microsoft Purview ポータルまたはMicrosoft Purview コンプライアンス ポータルを使用できます。

1. 使用しているポータルに応じて、次のいずれかの場所に移動します。

   • Microsoft Purview ポータル>にサインインするデータ ライフサイクル管理カード>ポリシー>保持ポリシー。

     データ ライフサイクル管理ソリューションカードが表示されない場合は、[すべてのソリューションの表示] を選択し、[データ ガバナンス] セクションから [データ ライフサイクル管理] を選択します。

   • Microsoft Purview コンプライアンス ポータル>Solutions>データ ライフサイクル管理>Microsoft 365>アイテム保持ポリシーにサインインします。

2. 左側のナビゲーション ウィンドウで、[ データ ライフサイクル管理>Microsoft 365>アイテム保持ポリシー] を選択します。

3. [ 非アクティブなメールボックス ] オプションを選択します。

   

4. [ 非アクティブなメールボックス ] ページには、非アクティブなメールボックスの一覧が表示されます。 1 つを選択すると、その非アクティブなメールボックスの詳細が表示されます。 詳細には、メールボックスの Exchange 識別子と、 メールボックスが訴訟ホールド中かどうかが含まれます。

   詳細ウィンドウには、Microsoft 365 アイテム保持ポリシーや電子情報開示ホールドなど、他の種類の保留リストは表示されません。 この情報を確認するには、「Exchange Online メールボックスに配置された保留の種類を識別する方法」を参照してください。

非アクティブなメールボックスが多数ある場合は、一覧に表示される詳細について CSV ファイルを検索して並べ替える方が簡単な場合があります。[ 非アクティブなメールボックス ] ページで、[エクスポート] を選択 します。

または、Exchange Online PowerShell で次のコマンドを実行して、非アクティブなメールボックスの一覧を表示することもできます。

 Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted

次のコマンドを実行して、非アクティブなメールボックスおよびその他の情報の一覧を .CSV ファイルにエクスポートすることもできます。 この例では、現在のディレクトリに CSV ファイルが作成されます。

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoTypeInformation

注:

非アクティブなメールボックスに、アクティブなユーザー メールボックスと同じ SMTP アドレスが含まれている可能性があります。 この場合、DistinguishedName または ExchangeGuid プロパティの値を、非アクティブなメールボックスを一意に識別するために使用できます。

非アクティブなメールボックスのコンテンツを検索し、エクスポートする

非アクティブなメールボックスのコンテンツには、Microsoft Purview ポータルまたはMicrosoft Purview コンプライアンス ポータルのコンテンツ Search ツールを使用してアクセスできます。 詳細については、 コンテンツ検索の機能リファレンスに関する記事を参照 してください。

非アクティブなメールボックスの保持期間を変更する

メールボックスが非アクティブになった後、非アクティブなメールボックスに適用される保留の期間を変更できる場合があります。

詳細な手順については、「 非アクティブなメールボックスの保留期間を変更する」を参照してください。

非アクティブなメールボックスを回復する

元従業員がorganizationに戻った場合、または元従業員の職務を引き受けるために新しい従業員が雇用された場合は、非アクティブなメールボックスの内容を回復できます。

非アクティブなメールボックスを回復すると、そのメールボックスは新しいメールボックスに変換され、非アクティブなメールボックスのコンテンツとフォルダー構造が保持されて、メールボックスが新しいユーザー アカウントにリンクされます。 回復された後、非アクティブなメールボックスは存在しなくなります。

非アクティブなメールボックスを回復するときに発生する手順と詳細については、「非アクティブなメールボックス を回復する」を参照してください。

非アクティブなメールボックスのコンテンツを別のメールボックスに復元する

別の従業員が元従業員の職責を引き継ぐ場合、または別のユーザーが非アクティブなメールボックスのコンテンツにアクセスする必要がある場合は、非アクティブなメールボックスのコンテンツを既存のメールボックスに復元 (またはマージ) できます。

非アクティブなメールボックスを復元すると、そのコンテンツは別のメールボックスにコピーされます。 非アクティブなメールボックスは保持されて、非アクティブなメールボックスとして残ります。 非アクティブなメールボックスは、電子情報開示を使用して検索すること、そのコンテンツを別のメールボックスに復元すること、それを後に回復したり削除したりすることが引き続き可能です。

詳細な手順については、「 非アクティブなメールボックスを復元する」を参照してください。

非アクティブなメールボックスを削除する

非アクティブなメールボックスの内容を保持する必要がなくなった場合は、非アクティブなメールボックスに適用されている保留を削除することで、非アクティブなメールボックスを完全に削除できます。

詳細と手順については、「 非アクティブなメールボックスを削除する」を参照してください。