ご利用のアプリでデータの作成や編集をしますか？

[アーティクル]
03/09/2022

このステップのタスクを理解すると、「ソリューションがデータを取り込む必要があるのか」という疑問に答えることができます。その場合、どのデータを取り込む必要がありますか？ここでは、ソリューションが取り込む各データ要素について考慮すべき点をいくつか挙げます。

既存のフォームが存在しますか？

現時点で、このデータの取り込み使用している紙のフォーム、または電子フォームがありますか？こうしたフォームは、画面のレイアウトやデータがどのように取り込まれているかを考える上で、有用な出発点として役立ちます。

また、フォームについて批判的に考えてください。

データの要素を取り込み方法に沿った順序で表示する必要がありますか？
フォームを個別の小さなフォームに分割して、複数のプロセスを並行して実行できますか？

どのようなデータを取り込んでいますか？

取り込まれているデータは何ですか？それは何と呼ばれていますか？これはデータソースに由来する本名ですか？または業務のみで使われている通称ですか？データソースのデータ名を、ユーザーが知っている「わかりやすい」名前にマッピングした方がよい場合もあります。

データに階層がありますか？たとえば、各経費レポートには複数の経費が含まれる場合があり、経費の種類によっては追加情報を必要とするものもあります。

数式や計算でどのようなデータを作成していますか？

データの作成に計算を使用していますか？はいの場合、この計算結果を保存する必要がありますか？それともアプリの使用中にだけ表示しますか？いつでも再計算できるデータ (項目の合計やカウントなど) は、保存の必要がない場合があります。

たとえば、経費レポートにおける一意の ID には、現時点の日付と従業員名が使用されています。これらは変更されないように保存する必要があります。経費の小計と合計の計算も行われますが、これらはレポートの他のデータからいつでも再計算できるため、個別に保存する必要はありません。

そのデータは必要ですか？

プロセスのこの手順において、このデータはプロセスの完了に必須ですか？必要な場合、なぜ必要なのですか？このデータは特定の状況でのみ必要ですか？

このデータはどのような種類のデータですか？

どのような種類のデータが取り込まれていますか？

自由形式のテキスト : 一定のデータ長のみを許容していますか？このフィールドの入力は他のフィールドに依存していますか (例えば、その他 のドロップダウンメニューオプションなどのな関連するフィールド値) ？入力の必要がある既定のエントリはありますか？テキストは他のデータから派生するものですか？
数値 : パーセント表示ですか？整数ですか？小数点以下の桁数は必要ですか？この数に最小値または最大値が設定されていますか？この数は他の数に依存していますか (たとえば、他の入力値よりも大きくしたり小さくしたりできないなど)？既定の数値、、または他の入力値に基づいて算出される数はありますか？
日付 : 日付にはどの形式を使用していますか？日付と時刻の両方を含める必要がありますか？日付のルールはありますか (現時点での日付を基にした、最小や最大の日付など)？算出される日付はありますか (たとえば、「今日から7日後」など)？入力の必要がある既定の日付はありますか？
選択肢 : 応答を特定のセットに限定する必要がありますか？有効な応答は何ですか？この応答は別のデータ要素に依存していますか？既定の選択、または別のデータ要素に基づく既定の選択はありますか？単一の選択肢のみを許容していますか？または複数の選択肢を同時に選択できますか？
画像またはビデオ : 画像またはビデオを取り込む必要がありますか？これらの画像やビデオはユーザーのデバイスのカメラから取り込まれるものですか？れらの画像やビデオはメールで送信されるものですか？この画像で実行する必要がある AI はありますか (画像の要素検出など)？

今日、どこにデータを配置しますか？

今日のビジネス問題を解決する際に、データはどこに取り込まれますか？既存のシステムへと戻りますか？スプレッドシートに取り込まれますか？すべてを取り込みますか？

データがまだデジタル形式で保存されていない場合は、そのデータリポジトリを作成してください。これについては、データはどこにありますか？を参照してください。

考慮すべきもう1つの点は、このデータが組織内の他のプロセスにとって価値があるかどうかです。このデータが利用可能な場合、他のプロセスを自動化できますか？

このプロセスの後半でこのデータを使用するユーザーがいますか？

このプロセスの後半でこのデータを使用する手順が存在しますか？その際にこのデータはどのように使用されますか？このデータがプロセスの早い段階で利用可能であった場合、この下流にあるプロセスがより早く開始されるか、並行して実行される可能性がありますか？

プロセスを自動化すると、データがより早く利用可能となり、問題の解決に取り組む他の参加者がより早く行動できるため、ビジネス問題の解決にかかる合計時間が短縮できる場合があります。これにより、ビジネスプロセスの自動化がもたらすビジネスの価値に貢献できます。

このプロセス以外でこのデータから利益を得られる人はいますか？

このプロセスで取り込んだデータを利用できる他のチームやプロセスは存在しますか？ (プロセス内の後のステップではなく、この同じ情報を取り込む可能性のある、あるいはこの情報を利用できる可能性のあるビジネスのその他のプロセスなど)

ビジネスユーザーは、日々の行動の範囲内でしか考えられないことがあります。一歩引いて考えると、このデータを自動化できる他のプロセスに拡張する機会が見えてくるのではないでしょうか？多くの場合、別の領域のプロセスにはデータを取得する手段がないため、プロセスは手動で行われます。このプロセスが自動化された際に、このプロセスを基にして他のプロセスを構築する機会はありますか？

例 : 経費報告書データの作成

以下に、経費報告書の取り込みプロセスにおけるワークシートのデータ要素をいくつか示します。

データレベル	データ項目	項目の種類	編集可否	許容されるフォーマット	検証	既定/計算
経費報告書	経費報告書番号	テキスト	無効		空白にすることはできません	"EXP" + 日付 (YYYYMMDD)+ ユーザー ID
経費項目	経費の日付	日	有効	MM-DD-YYYY	今後は発生しない
経費項目	経費の種類	選択	有効	リストから選択する : 旅行、食事、ホテル、交通機関、駐車場、消耗品	空白にすることはできません
経費項目	金額	数	有効	###,###.##	空白と、負の値は入力できません
経費項目	入荷	イメージ	有効	JPG、PNG	金額が $ 74.99 よりも大きい場合は必須
経費項目	払戻可能	はい/いいえ	有効	はい/いいえ		既定値は [いいえ] です
経費明細	ゲスト名	テキスト	有効	その他	食費 - 金額が $ 75 よりも大きい場合に必要となる費用の種類

この例では、3つのレベルのデータが取り込まれています。 (これは、画面設計とデータ保存設計の両方の設計段階で非常に重要となります)

経費報告書 : これらの要素は、全体的な経費報告書に対して一度のみ取り込まれます。
経費明細 : これらの要素は、この経費レポートで報告されている各経費について取り込まれます。複数の経費項目を同じ経費報告書に関連付けることができます。
経費詳細 : 特定の支出項目食費と ホテル に関連付けられており、これらの2つの経費タイプを分類する際に役立ちます。経費項目が食費の場合は、ゲストの名前 と ゲストの会社 が必要となります。経費項目が ホテル の場合は、経費の種類 と金額—は必須となり、それぞれの金額は経費項目の金額と等しくなければなりません。

アプリに表示されるが、どこにも保存されないデータは、以下のオンザフライ計算です :

経費項目を経費報告書合計に総計する
経費明細を経費項目の合計に総計する
経費報告書の入力件数を数える
経費報告書の合計が提出者の上司の承認上限を超えているかどうかを確認する

経費報告プロセス中に収集されたデータは、最終的には財務システムで計上する必要があります。ただし、経費報告書自体は現在オンラインではなく、紙でしか保管されていません。このデータを格納するシステムが存在しないため、作成する必要があります。

これらの経費データをデジタルで保存しておくと、将来分析に活用できることになります。例えば、全社員が出張の際に同じホテルに宿泊する場合に、調達部門が経費データを引き出し、より良いレートで交渉できる可能性があります。これについては、プロジェクト計画で説明します。

次の手順 : ビジネスルールとは何ですか？

注意

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