チュートリアル: プロセスを標準化するビジネス プロセス フローの作成

注意

2020 年 11 月発効:

  • Common Data Service は Microsoft Dataverse に名称が変更されました。 詳細情報
  • Microsoft Dataverse に関して、用語を一部変更しています。 たとえば、エンティティテーブル に、フィールド に変わりました。 詳細情報

この記事は間もなく更新され、最新の用語が反映されます。

このチュートリアルでは、Power Apps を使用してビジネス プロセス フローを作成する方法について説明します。 業務プロセス フローを使用する理由に関する詳細については、「業務プロセス フローの概要」を参照してください。 モバイル タスク フローの作成の詳細については、「モバイル タスク フローの作成」を参照してください。

ユーザーが業務プロセス フローを開始すると、そのプロセスの段階とステップがフォーム上部のプロセスバーに表示されます:

複数のステージに分かれたビジネス プロセス

ヒント

業務プロセス フローの定義を作成した後、業務プロセス フローのインスタンスの作成、読み取り、更新、削除ができる人を制御することができます。 たとえば、サービス関連のプロセスでは、業務ビジネスフローのインスタンスを変更するために顧客サービス担当者にフル アクセスを提供することができます。しかし、営業担当者のためのインスタンスへの読み取り専用アクセスを提供して、顧客の販売後活動を監視することができます。 作成する業務プロセス フローの定義にセキュリティを設定するには、[操作] バーで、セキュリティ ロールの有効化 を選択します。

前提条件

ビジネス プロセス フローを作成するために、ユーザーごとのプラン が必要です。 一部の Dynamics 365 ライセンス プランには、ユーザーごとのプランが含まれています。

ビジネス プロセス フローを作成する

  1. ソリューション エクスプローラーを開きます。

  2. 左側のナビゲーション ウィンドウで、プロセス を選択します。

  3. 操作 ツール バーで、新規 を選択します。

  4. プロセスの作成 ダイアログ ボックスで、次の必須フィールドに入力します。

    • プロセス名を入力します。 プロセスの名前は一意である必要はありませんが、プロセスを選択する必要があるユーザーにとってはわかりやすくする必要があります。 これは後で変更できます。

    • カテゴリ の一覧で、ビジネス プロセス フロー を選択します。

      プロセスを作成した後にカテゴリを変更することはできません。

    • エンティティ の一覧で、プロセスの基準にするエンティティを選択します。

      選択したエンティティは、プロセス フローの最初のステージに追加できるステップで使用できるフィールドに影響します。 目的のエンティティが見つからない場合は、エンティティのエンティティ定義に [業務プロセス フロー (フィールドが作成されます)] オプション セットが存在していることを確認します。 いったんエンティティを保存したら、これを変更できません。

  5. OK を選択します。

    新しいプロセスが作成され、ビジネス プロセス フロー デザイナーが開き、作成済みの単一のステージが表示されます。
    主要な要素を示す業務プロセス フロー

  6. ステージを追加します。 ユーザーが 1 つのビジネス ステージからプロセス内の別のビジネス ステージに進む場合は、次の操作を実行します。

    1. コンポーネント タブから ステージ コンポーネントをドラッグし、デザイナーの [+] 記号にドロップします。

      ビジネス プロセス ステージをドラッグする

    2. ステージのプロパティを設定するには、ステージを選択してから、画面の右側の プロパティ タブでプロパティを設定します。

      • [表示名] を入力します。

      • 必要に応じて、ステージのカテゴリを選択します。 カテゴリ (評価開発 など) は、プロセス バーでシェブロンとして表示されます。

        ビジネス プロセス バー シェブロン

      • プロパティの変更を完了したとき、適用 ボタンを選択します。

  7. ステージにステップを追加します。 ステージ内のステップを表示するには、ステージの右下隅の 詳細 を選択します。 さらにステップを追加するには:

    1. コンポーネント タブから ステップ コンポーネントをステージにドラッグします。

      ビジネス プロセスのステージにステップを追加する

    2. ステップを選択してから、プロパティ タブでプロパティを設定します。

      1. ステップの表示名を入力します。
      2. ユーザーがステップを完了するためにデータを入力するようにする場合は、ドロップダウン ボックスの一覧から適切なフィールドを選択します。
      3. ユーザーが手順を完了するためにフィールドに入力してから、プロセスの次のステージに移動する必要がある場合は、必須 を選択します。
      4. 終了したとき、適用 を選択します。

    注意

    • 2 値選択のブール値フィールドを 必須 設定すると、フィールド値が はい でない場合はユーザーが続行できません。 次のステージに進む前に、ユーザーはフィールドを完了とマークする必要があります。
    • はいいいえ のいずれかを許容するフィールド値の場合は、2 値選択のブール値フィールドではなく、フィールドをオプション セットにする必要があります。
  8. プロセスに分岐 (条件) を追加します。 分岐条件を追加するには:

    1. コンポーネント タブから 条件 コンポーネントを 2 つのステージの間の [+] 記号にドラッグします。

      ビジネス プロセス フローに条件を追加する

    2. 条件を選択してから、プロパティ タブでプロパティを設定します。分岐のプロパティの詳細については、「分岐を使用して業務プロセス フローを強化する」を参照してください。 条件のプロパティの設定が終了したら、適用 を選択します。

  9. ワークフローを追加します。 ワークフローを呼び出すには、次の操作を行います。

    1. コンポーネント タブから ワークフロー コンポーネントをステージ、またはデザイナーの グローバル ワークフロー アイテムにドラッグします。 どちらを追加するかは、以下の条件に応じて異なります:

      • ステージの入力または終了でワークフローをトリガーするとき、ステージにドラッグします。 ワークフロー コンポーネントは、このステージと同じ主エンティティに基づいている必要があります。
      • プロセスがアクティブ化されたとき、またはプロセスがアーカイブされたとき (ステータスが 完了 または 廃棄済) にワークフローをトリガーする場合は、グローバル ワークフロー アイテムにドラッグします。 ワークフロー コンポーネントは、このプロセスと同じ主エンティティに基づいている必要があります。
    2. ワークフローを選択してから、プロパティ タブでプロパティを設定します。

      1. [表示名] を入力します。
      2. ワークフローがトリガーされる日時を選択します。
      3. ステージ エンティティと一致する既存のオンデマンド アクティブ ワークフローを検索するか、新規 をクリックして新しいワークフローを作成します。
      4. 終了したとき、適用 を選択します。

    ワークフローの詳細については、「ワークフロー プロセス」を参照してください。

  10. 業務プロセス フローを検証するには、[操作] バーで、検証 を選択します。

  11. 作業の継続中に、下書きとしてプロセスを保存するには、[操作] バーで、保存 を選択します。

    重要

    プロセスが下書きである限り、ユーザーは使用できません。

  12. プロセスを有効にしてチームで利用できるようにするには、[操作] バーで、アクティブ化 を選択します。

  13. 作成可能なユーザーに対するコントロールを提供、または業務プロセス フローのインスタンスを削除するには、デザイナーのコマンド バーで セキュリティ ロールの編集 を選択します。 たとえば、サービス関連のプロセスでは、業務ビジネスフローのインスタンスを変更するために顧客サービス担当者にフル アクセスを提供することができます。しかし、営業担当者のためのインスタンスへの読み取り専用アクセスを提供して、顧客の販売後活動を監視することができます。

セキュリティ ロール 画面で、ロールの名前を選択してセキュリティ ロールの情報ページを開きます。 業務プロセス フロー タブを選択してから、セキュリティ ロールの業務プロセス フローに適切な特権を割り当てます。

注意

システム管理者とシステム カスタマイザーのセキュリティ ロールは、既定で新しい業務プロセス フローにアクセスすることができます。

ビジネス プロセス フローに特権を割り当てる

適切なラジオ ボタンを選択して特権を指定し、保存をクリックします。 特権の詳細については、業務プロセス フローの特権を参照してください。

次に、組織内の適切なユーザーにセキュリティ ロールを割り当てることを忘れないでください。

ヒント

デザイナー ウィンドウのタスク フローを操作する時に覚えておくと役に立つヒントが次に示されています:

  • 業務プロセス フロー ウィンドウにあるすべてのスナップショットを作成するには、[操作] バーで、スナップショット を選択します。 たとえば、チーム・メンバーからプロセスでコメントを共有し取得する場合に便利です。
  • ミニマップを使用すると、プロセスの異なる部分に素早く移動できます。 これは画面の外での複雑なプロセスがあるときに便利です。
  • ビジネス プロセスの説明を追加するには、業務プロセス フロー ウインドウの左下にあるプロセス名の下にある 詳細 を選択します。 最大 2000 文字を使用できます。

業務プロセス フローの編集

業務プロセス フローを編集するには、ソリューション エクスプローラーを開き、プロセス を選択してから、編集するプロセスの一覧から 業務プロセス フロー を選択します。

編集する業務プロセス フローの名前をプロセスの一覧から選択すると、デザイナー内にその業務プロセス フローが開き、そのデザイナー内で必要な更新を行うことができます。 プロセス名で 詳細 を展開し、名前を変更する、または説明を追加して、追加情報を表示します。

業務プロセス フローについての拡張された詳細セクション

業務プロセス フローに関するその他の情報

ステージの編集
業務プロセス フローには最大 30 のステージを含めることができます。

ステージの次のプロパティの追加、または変更ができます:

  • ステージ名

  • エンティティ。 最初のステージを除くすべてのステージについてエンティティを変更できます。

  • ステージ カテゴリ。 カテゴリでは、アクションの種類によってステージをグループ化することができます。 これは、所属するステージごとにレコードをグループ化するレポートに便利です。 ステージ カテゴリのオプションは、[ステージ カテゴリ] グローバル オプション セットから取得されます。 必要ならば、このグローバル オプション セットに追加のオプションを追加し、既存のオプションのラベルを変更できます。 必要ならば既存のオプションを削除できますが、既存のオプションを維持しておくことを推奨します。 削除した場合、まったく同じオプションを追加して元に戻すことはできません。 それらの使用を望まない場合は、ラベルを "使用しない" に変更します。

  • 関連付け. プロセスの前のステージが他のエンティティに基づいている場合、関連付けを入力します。 現在定義しているステージの 関連付けの選択 を選択して、2 つのステージ間で移動する際に使用する関連付けを特定します。 次の機能に対する関連付けを選択することをお勧めします:

    • 関連付けには、多くの場合レコード間でデータを自動的に引き継ぎデータ入力を最小限にする定義済みの属性マップがあります。

    • レコードのプロセス バーで、次のステージ を選択した場合は、関連付けを使用するレコードがプロセス フローに表示されます。これによりプロセスのレコードの再利用を促進します。 さらにプロセスを簡素化するため、ユーザーがレコードを作成する代わりに選択するだけで済むように、レコードの作成を自動化したワークフローを使用することができます。

ステップの編集
各ステージは 30 までのステップを含めることができます。

分岐の追加
ステージに分岐を追加する方法については、「分岐を使用して業務プロセス フローを強化する」を参照してください。

業務プロセス フローを、使用するユーザーが使用できるようにするには、プロセス フローを順序付け、セキュリティ ロールを有効にし、プロセス フローをアクティブ化する必要があります。

プロセス フローの順序の設定
あるエンティティ (レコードの種類) に対して複数の業務プロセス フローがある場合、新しいレコードに自動的に割り当てるプロセスを設定する必要があります。 コマンド バーで 受注プロセス フロー を選択します。 新規レコードや、まだプロセス フローが関連付けられていないレコードの場合、ユーザーがアクセスする最初の業務プロセス フローが使用されるところのものです。

セキュリティ ロールの有効化
ユーザーに割り当てられているセキュリティ ロールで、業務プロセス フロー上で定義された特権に応じて、ユーザーは業務プロセス フローにアクセスすることができます。

既定では、システム管理者システム カスタマイザー のセキュリティ ロールのみが新しい業務プロセス フローを表示できます。

ビジネス プロセス フローに特権を指定するには、編集するビジネス プロセス フローを開き、ビジネス プロセス フロー デザイナーのコマンド バーで セキュリティ ロールの編集 を選択します。 このトピックで前述した ビジネス プロセス フローの作成 の手順 13 を参照してください。

アクティブ化します
業務プロセス フローを使用するには、その前に、それをアクティブ化する必要があります。 コマンド バーで、アクティブ化 を選択します。 アクティブ化を確認した後、業務プロセス フローが使用できる状態になります。 業務プロセス フローにエラーが検出された場合、エラーが修正されるまで、業務プロセス フローをアクティブ化できません。

オンデマンド アクションを業務プロセス フローに追加する

Dynamics 365 (online) バージョン 9.0 更新プログラムでは、新しいビジネス プロセス フロー機能である、アクション ステップでのビジネス プロセス フローの自動化が導入されています。 アクションまたはワークフローをトリガする業務プロセス フローにボタンを追加することができます。

アクション ステップを使用してオンデマンド ワークフローまたはアクションを追加する

営業案件の見込み評価プロセスの一部として、指定レビュー担当者によりレビューされるすべての営業案件を Contoso 組織が必要としていることを前提とします。 その後、Contoso 組織は以下の操作を実行するアクションを作成しました。

  • 営業案件レビュー担当者に割り当てられるタスク レコードを作成します。
  • 「レビュー準備完了」を営業案件のトピックに加えます。

また、Contoso はこれらのアクションをオンデマンドで実行可能である必要があります。 これらのタスクを営業案件の見込み評価プロセスに統合するには、アクションが営業案件の業務プロセス フロー上に表示される必要があります。 この機能を有効にするには、業務プロセス フローのアクション ステップとして実行 を選択します。 業務プロセス フローとして実行可能

次に、アクション ステップが Contoso の営業案件の業務プロセス フローに追加されます。 次に、プロセス フローは検証されて更新されます。

営業案件の業務プロセス フローに追加されたアクション。

これで、Contoso の販売員のメンバーは、実行 を選択することにより、オンデマンドで 営業案件の見込み評価 業務プロセス ステップからアクションをキックオフすることができます。

アクションを実行します。

重要

  • アクションまたはワークフローをオンデマンドで実行可能にするには、業務プロセス フローにアクション ステップが含まれている必要があります。 アクション ステップがワークフローを実行する場合、オンデマンドで実行するようワークフローを構成する必要があります。
  • アクションまたはワークフローに関連付けられたエンティティは、業務プロセス フローに関連付けられたエンティティと同じである必要があります。

業務プロセス フロー内のアクション ステップの使用上の制限

  • 入力パラメーターまたは出力パラメーターがエンティティ、EntityCollection、または OptionSet (候補リスト) タイプである場合、アクションはアクション ステップとして使用することができません。 1 つ以上の EntityReference 出力パラメーターまたは任意の数の EntityReference 入力パラメーターを持つアクションは、アクション ステップとして利用することはできません。 主エンティティ (グローバル アクション) に関連付けられていないアクションはアクション ステップで利用することはできません。

ビジネス プロセス フロー内のインスタント フロー

インスタント フロー を実行して、ビジネス プロセスのステージから、反復タスクの自動化、ドキュメントの生成、承認の追跡などができます。

ビジネス プロセスのステップとしてインスタント フローを追加する

たとえばプリンターを販売して リードを営業案件にする営業プロセス を使用して取引をクローズすると仮定します。 このプロセスの一環として、チーム リーダーにレビューを依頼し、営業チームがビジネス プロセス フローの初期段階でまとめた提案の承認を受けてから、顧客と共有する必要があります。

このために行うべきことが 2 つあります:

  1. 提案のレビューと承認をチームに依頼するインスタント フローを構築します。
  2. リードを営業案件にする営業プロセス のステップとして、インスタント フローを追加します。

ヒント

ビジネス プロセスのステップとして追加できるのは ソリューション対応のフロー のみです。

インスタント フローを作成

  1. Power Automate で、ナビゲーション メニューの ソリューション を選択します。

  2. 表示されるソリューションの一覧から 既定のソリューション を選択します。

  3. + 新規 メニューを選択して表示されるリストから フロー を選択します。

  4. Common Data Service を検索して選択します。

  5. Common Data Service トリガーの一覧から レコードが選択されたとき トリガーを探して選択します。

  6. 環境既定 に設定して、エンティティ名リードから営業案件への営業プロセス に設定します。

  7. ユーザーが提案へのリンクを入力するテキスト入力フィールドを追加します。

    インスタント フローのトリガー

    承認要求のコンテキストを提供するために、ビジネス プロセス フロー インスタンスの情報が必要なので、次の手順に従ってこれを実行します。

  8. JSON の解析 アクションを追加します。

  9. レコードの選択時 トリガーの動的値リストから選択して、コンテンツエンティティ に設定します。

  10. 次のコンテンツを スキーマ フィールドに貼り付けます。

    {
        "type": "object",
        "properties": {
        "entity": {
            "type": "object",
            "properties": {
                "FlowsWorkflowLogId": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFInstanceId": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFInstanceEntityName": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFDefinitionId": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFDefinitionEntityName": {
                    "type": "string"
                },
                "StepId": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFDefinitionName": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFInstanceName": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFFlowStageLocalizedName": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFFlowStageEntityName": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFFlowStageEntityCollectionName": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFFlowStageEntityRecordId": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFActiveStageId": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFActiveStageEntityName": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFActiveStageLocalizedName": {
                    "type": "string"
                }
            }
          }
        }
    }
    

    これにより以下のようになります:

    JSON の解析

  11. Common Data Service コネクタから レコードを取得する アクションを追加します。

  12. 環境(現在) に、エンティティ名リードを営業案件にする営業プロセス に、項目識別子BPFFlowStageEntityRecordID に、それぞれ設定します。

    レコードを追加する

    これでデータを取得したので、承認の開始と待機 (V2) アクションを追加して承認プロセスを定義し、関連情報を入力します。 慣れていない場合は 承認 で詳細をご確認ください。

    ヒント

    • 動的コンテンツ ピッカーを使用して レコードの取得 アクションからフィールドを追加し、承認要求に関連情報を追加して承認者が要求の内容を簡単に把握可能にします。
    • ビジネス プロセスが存在するアクティブな段階に関する詳細なコンテキストを提供する場合は、動的値のリストから BPFActiveStageLocalizedName フィールドを追加します。

    承認の開始と待機 (V2) カードは以下のようになります:

    承認カード

  13. 最後に、フローを保存してからオンにします。

リードを営業案件にする営業プロセスのステップとして、このフローを追加します。

これでインスタント フローを作成したので、あとはビジネス プロセス フローにこれを追加するだけです。

  1. ビジネス プロセス フロー デザイナで リードを営業案件にする営業プロセス を開きます。
  2. コンポーネント リストから フロー ステップ (プレビュー)提案 ステージにドラッグアンドドロップします。
  3. 次に フローの選択 フィールドから検索アイコンを選択して、ビジネス プロセス フローに追加できるフローをすべて一覧表示します。
  4. 一覧からクラウド フローを選択し、プロパティ ウィンドウの下部にある 適用 ボタンを選択して変更を保存します。
  5. 最後に、更新 ボタンを選択して、このビジネス プロセス フローとその新しいインスタント フロー ステップをユーザーが利用可能にします。

フロー ステップの考慮事項

プロセス ログに書き込まない場合は、フローが正常に完了した後でも、フロー ステップのステータスが 処理中 になることがあります。 クラウド フロー ステップを完了済みとしてマークするには、Common Data Service コネクタの レコードの更新 アクションを はいの場合 パスの下に追加します。 環境既定値 に、エンティティプロセス ログ に設定します。 次に、動的な値の一覧から選択して、レコード識別子FlowsWorkflowLogId に設定します。 最後に、ドロップダウンから選択して、ステータス値成功 に設定します。

アクション センター

自分と関係があるビジネス プロセス フローの一覧を表示する必要がある場合は、統合アクション センターを確認してください。

統合アクション センターのビジネス プロセス フロー ビュー

統合アクション センターの承認フロー ビュー

統合アクション センターでは、プロセスで使用する Microsoft Dataverse エンティティ レコードが 1 つ以上割り当てられているすべてのビジネス プロセスが表示されます。 たとえば、ビジネス プロセスで Dataverse の リード エンティティと 営業案件 エンティティが使用される場合、このプロセスのインスタンスのうち、リードまたは営業案件レコードのうちで、自分に割り当てられているものがすべて表示されます。

アクティブ タブ配下の、現在作業中のすべてのインスタンスを表示します。このタブからは、次の詳細を表示できます。

  • プロセスの名前。
  • 各プロセスの現在のステージ。
  • アクティブなステージに関連付けられている Dataverse レコードの所有者。
  • インスタンスが作成されてからの時間。

表示する

インスタンスを選択して新しいタブで開くか、選択してリンクをコピーするか、メールでリンクを共有するか、インスタンスを破棄または削除します。

次の手順