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Word テンプレートを使用して標準化されたドキュメントを作成する

  • [アーティクル]

Office Word テンプレートを作成して Customer Engagement アプリ (Dynamics 365 Sales、Dynamics 365 Customer Service、Dynamics 365 Field Service、Dynamics 365 Marketing、および Dynamics 365 Project Service Automation) にインポートした後、ユーザーはデータが自動的に挿入された標準化ドキュメントをワンクリックで生成できます。 この機能には Word テンプレートを正常に作成するために理解しておく必要がある特別な考慮事項があります。

警告

Word テンプレートを作成する際の既知の問題があります。 このトピックには、Word を不安定にする可能性のあるやり取りの避け方に関する情報が含まれています。 参照: 重要! 既知の問題および回避の方法

以下は、Word のサポートされているバージョンです。

エリア Word バージョン
Word テンプレートを作成 2013、2016
Customer Engagement アプリで生成された Word ドキュメントを使用する 2010、2013、2016

注意

マクロを有効にした Word 文書 (.docm) はサポートされていません。

このトピックの手順に従い、Customer Engagement アプリの Word テンプレートを正常に作成および使用できます。

手順 1: Word テンプレートの作成

テンプレートの作成場所

Customer Engagement アプリには Word テンプレートを作成できる場所が 3 か所あります。

  • 設定ページから。 設定 > テンプレート > ドキュメント テンプレート > 新規 (新規または追加ボタン。) の順に移動します。 システム管理者またはシステム カスタマイザーなどの設定ページへアクセスする十分なアクセス許可を必要とします。

  • レコードから。 営業の取引先企業などのレコードを開きます。 営業 > Client_Accounts > 自分のアクティブな取引先企業 の順に移動します。 取引先企業をクリックしてそれを開いてから その他 (…) > Word テンプレート > Word テンプレートの作成 の順にクリックします。 ここで作成したテンプレートは個人用で、テンプレートを作成するユーザーのみ使用可能です。

  • レコードの一覧から。 たとえば、営業 > Client_Accounts > 自分のアクティブな取引先企業 の順に移動します。 1 つの取引先企業を選択してから、その他 (…) > Word テンプレート > Word テンプレートの作成 の順にクリックします。

    Word テンプレートをエンティティから作成する。

ヒント

個人用のドキュメント テンプレートを削除するには、以下を実行します :

  1. 高度な検索 (高度な検索ボタンのスクリーン ショット。) をクリックします。
  2. 検索 で、個人ドキュメント テンプレート を選択します。
  3. 結果 (!) をクリックします。
  4. 削除する個人のドキュメント テンプレートを選択し、削除 (削除ボタン) をクリックします。

テンプレートを更新するには、テンプレートを削除してから、そのテンプレートの更新バージョンをアップロードします。

Word テンプレートの作成 をクリックしてから、フィルターに使用するエンティティを選択し、Word テンプレート > エンティティの選択 の順にクリックします。

Word テンプレートを選択し、エンティティを選択する。

関連付けの選択ページが表示されます。

Word テンプレートのエンティティを選択する。

1:N、N:1、および N:N 関連付けとはなんですか。

この画面では、Customer Engagement アプリのデータ構造の理解が必要です。 管理者またはカスタマイザーはエンティティの関連付けに関する情報を提供できます。 管理者コンテンツについては、エンティティの関連付けの概要 を参照してください。

取引先企業エンティティの関連付けの例を以下に示します。

関係 内容
1:N エンティティ関係。 取引先企業は、複数の取引先担当者を持つことができます。
N:1 エンティティ関係。 潜在顧客、取引先企業、取引先担当者は複数の取引先企業を持つことができます。
N:N のエンティティ関係。 取引先企業は、複数のマーケティング リストを持つことができます。

マーケティング リストは、複数の取引先企業を持つことができます。

この画面で選択した関連付けは Word テンプレートを定義するときに、後で使用できるエンティティおよびフィールドを決定します。 Word テンプレートにデータを追加する必要がある関連付けのみを選択します。

注意

ドキュメントを適時にダウンロードするため、各リレーションシップの関連レコード数には 100 件の上限があります。 たとえば、取引先企業に対するテンプレートをエクスポートして、取引先担当者の一覧を含めたいと思う場合、ドキュメントは最大 100 の取引先担当者を返します。

テンプレートのダウンロード

エンティティの選択 ページの テンプレートのダウンロード をクリックして、XML データとして含まれているエクスポートしたエンティティを使用して、ローカル コンピュータに [Word] ファイルを作成します。

重要

ある環境からダウンロードされたドキュメント テンプレートは、その環境内でのみ使用することができます。 Word または Excel テンプレート用の環境間の移行は、現在のところサポートされていません。

ステップ 2: [開発者] タブの有効化

Word テンプレート ファイルを開きます。 この時点では、ドキュメントが空白に見えます。

初めて開いたときの Word テンプレート。

Customer Engagement アプリの XML データを表示し追加するには、Word 開発者タブを有効にする必要があります。

  1. ファイル > オプション > リボンのカスタマイズ の順に移動してから、開発者 を有効にします。

    Word リボンに開発者を追加する。

  2. OK をクリックします。

    開発者 が Word リボンに表示されます。

    Word リボンの開発者ツール。

重要! 既知の問題および回避の方法

Customer Engagement アプリで生成された Word テンプレートおよび Office Word には既知の問題があります。 次のセクションでは、XML のコンテンツ管理フィールドを Word テンプレートに追加します。

警告

いくつかの原因で Word がフリーズすることがあります。 タスク マネージャ を使用して、Word を停止します。

  • 画像 や プレーンテキスト 以外のコンテンツ コントロールを挿入します。
  • 大文字の変更またはテキストの追加などのテキストの変更をコンテンツ コントロールに対して行います。 これらの変更はオートコレクトならびにユーザーの編集によって発生します。 既定では、Microsoft Word オートコレクトは、文を大文字にします。 コンテンツ コントロール フィールドを追加すると、Word は、それを新しい文として見て、フォーカスがフィールドから移動するときに大文字にします。

コントロール フィールドで問題を回避するには、以下を実行します :

プレーンテキストまたは画像としてのフィールドのみを追加

  1. XML マッピング ウィンドウを使用して、エンティティ フィールドを Word テンプレートに追加します。 必ず、プレーンテキスト または 画像 としてのフィールドのみを追加してください。

    プレーンテキストとしてフィールドを挿入する。

追加したコンテンツ コントロールにはテキストの変更をしないでください。

  1. コンテンツ コントロール フィールドに対してテキストを太字にするなどの書式の変更は行えますが、大文字の変更を含む他のテキストの変更はできません。

    これらのフィールドのテキストを変更しないでください。

    Word のフリーズやパフォーマンスの低下がある場合は、オートコレクトを無効にしてください。

オートコレクトの無効化

  1. Word でテンプレート ファイルを開き、ファイル > オプション > 校正 > オートコレクトのオプション の順に移動します。

    Word で、校正 > AutoCorrection オプションを選択します。

  2. 文の最初の文字を大文字で作成 および 自動的にスペルチェックの提案を使用 を選択解除します。

    AutoCorrection 設定の選択解除

  3. オートフォーマット および 入力時にオートフォーマット タブの ハイフン (--) とダッシュ (-) を選択解除します。

  4. OK をクリックします。

    上記の推奨事項に従う場合は、Word テンプレートを定義する準備が整いました。

ステップ 3: Word テンプレートを定義

XML マッピング ウィンドウを使用して、エンティティ フィールドで Word テンプレートを定義します。

  1. Word テンプレートで、開発者 > XML マッピング ウィンドウ の順にクリックします。

    Word リボンの XML マッピング ウィンドウを選択する。

    既定では XML スキーマが選択されています。

    既定の XML マッピング スキーマ。

  2. XML スキーマを選択します。 名前が "urn:microsoft-crm/document-template/" で始まっているスキーマです。

    XML スキーマを選択します。

    重要

    誤操作による編集によって頻繁に Word がフリーズしたり、パフォーマンスが低下したりする場合、「既知の問題および回避の方法」セクションに従って、オートコレクト オプションを無効にしてください。

  3. エンティティを展開し、エンティティ フィールドを右クリックして、コンテンツ コントロールを挿入 > プレーンテキスト の順にクリックします。

    プレーンテキストとしてフィールドを挿入する。

    エンティティ フィールドが Word テンプレートに追加されます。

    フィールドを Word テンプレートに挿入する。

    そのほかのエンティティ フィールドを追加し、わかりやすいラベルやテキストを追加して、ドキュメントを書式設定してください。

    完了したテンプレートは次のようになります :

    Word テンプレートのサンプル。

    入力したコンテンツ コントロール フィールドの中には、複数行のデータがある可能性があります。 たとえば、取引先企業には、1 人以上の取引先担当者がいます。 Word テンプレート内のすべてのデータを含める場合、繰り返すようにコンテンツ コントロール フィールドを設定します。

コンテンツ コントロール フィールドを繰り返すように設定

  1. テーブル行に繰り返しデータを持つフィールドを含めます。

  2. テンプレートでテーブル行全体を選択します。

    表を作成しコンテンツ コントロール フィールドを追加します。

  3. XML マッピング ウィンドウで コンテンツ コントロール フィールドを含む関連付けを右クリックし、繰り返し をクリックします。

    テーブル行の繰り返し設定。

    Customer Engagement アプリの Word テンプレートを使用してドキュメントを作成する場合、表は複数のデータ行で設定されます。

    テンプレートに目的のフィールドと書式がある場合、保存して Customer Engagement アプリにアップロードします。

手順 4: Customer Engagement アプリに Word テンプレートを再度アップロード

目的の状態に Word テンプレートを作成したら、保存することにより、Customer Engagement アプリにアップロードできるようになります。

新しく作成した Word テンプレートへのアクセスは、アップロードの方法とセキュリティ ロールに付与されたアクセス権によって異なります。 セキュリティ ロールを使用して、テンプレートへのアクセスを制御する を確認してください。

管理者は Word テンプレートを Customer Engagement アプリにアップロードするために設定ページを使用できます。 設定でアップロードされるテンプレートは組織のすべてのユーザーが使用できます。

管理者向け: Customer Engagement アプリに Word テンプレートをアップロード

  1. 設定 > テンプレート > ドキュメント テンプレート の順に移動します。

  2. テンプレートのアップロード をクリックします。

  3. ダイアログ ボックスの Word ファイルをドラッグ、またはファイルを参照します。

    テンプレートのアップロード ダイアログ ボックス。

  4. アップロード をクリックします。

    非管理ユーザーは自身が使用するためにレコードの一覧からテンプレートをアップロードできます。

非管理者または管理者が個人用テンプレートを作成する場合: Word テンプレートを Customer Engagement アプリにアップロード

  1. レコードの一覧のあるページを開きます。(例 : 営業で顧客取引先企業の一覧)

  2. 取引先企業などの 1 つのアイテムを選択し、その他 (…) > Word テンプレート > Word テンプレートの作成 の順にクリックします。

  3. Word テンプレート > アップロード の順にクリックします。

    アップロードをクリックして Customer Engagement アプリにテンプレートを取り込む。

  4. ダイアログ ボックスの Word ファイルをドラッグ、またはファイルを参照します。

  5. アップロード をクリックします。

ステップ 5: Word テンプレートからドキュメントを生成

作成した Word テンプレートを使用するには、以下を実行します:

  1. ドキュメントを作成するのに必要な情報があるレコードを開きます。 たとえば、営業の顧客取引先企業レコードを開きます。

  2. その他 (…) > Word テンプレート の順にクリックし、Word テンプレート で、作成したテンプレートを選択します。

    作成したテンプレートが表示されない場合は、2 つの可能性があります :

    1. 選択したレコードの種類 (エンティティ) に対して作成されたテンプレートのみ表示されます。 たとえば、営業案件レコードを開いた場合、取引先企業エンティティで作成したテンプレートは表示されません。

    2. テンプレートを表示するには、Customer Engagement アプリを更新する必要があります。 ブラウザーを更新するか、Customer Engagement アプリを閉じて再度開きます。

    Word テンプレートを選択すると、Customer Engagement アプリは選択したレコードから Word ドキュメントを作成します。

サンプルの Word テンプレートを試してください。

Customer Engagement アプリに含まれる Word テンプレートは 5 つあります。

これらのテンプレートは Customer Engagement アプリに含まれます。

サンプル Word テンプレートは、特定のレコードの種類 (エンティティ) で作成されました。 テンプレートは、同じレコードの種類のレコードにのみ適用されます。

名前 エンティティ
営業案件の概要 営業案件 ([営業] 領域)
キャンペーンの概要 キャンペーン ([マーケティング] 領域)
サポート案件の概要 サポート案件 ([サービス] 領域)
請求書 請求書 ([営業] 領域)
取引先企業の説明 クライアント 取引先企業 (営業、 サービス、およびマーケティング領域)

サンプル Word テンプレートを追加

  1. サンプル テンプレートと一致するエンティティの種類の情報があるレコードを開きます。 たとえば、取引先企業の概要テンプレートに適用する営業の顧客取引先企業レコードを開きます。

  2. その他 (…) > Word テンプレート の順にクリックし、Word テンプレート で、サンプル テンプレートを選択します。

    新しく作成した Word テンプレートを開き、見てみましょう。

注意

Customer Engagement に含まれるテンプレートは、確認はできますが、編集はできません。

さらに考慮すべきこと

テンプレートへのアクセスを制御するには、セキュリティ ロールを使用します。

管理者は、Word テンプレートへのアクセスを細分化して制御できます。 たとえば、営業担当者にWord テンプレートへの読み取りアクセス権は付与しても、書き込みアクセス権は付与しないということができます。

  1. 設定 > セキュリティ > セキュリティ ロール の順にクリックします。

  2. ロールを選択してから、[事業部管理] タブをクリックします。

  3. ドキュメント テンプレート を選択し、組織全体で使用できるテンプレートに対するアクセス権を設定します。 個別のユーザーが共有していたテンプレートに対する 個人ドキュメント テンプレート を選択します。

  4. アクセス レベルを調整するために、円をクリックします。

    セキュリティ ロールを使用してアクセスを調整します。

作成されたドキュメントの一覧はレコードと同じ順序ではありません

カスタム テンプレートから作成されたレコードの一覧は、Word ドキュメントでは Customer Engagement アプリでの順序と同じ順序で表示されない場合があります。 レコードは作成日時順に表示されます。

関連項目

Excel テンプレートによるデータの分析

Word テンプレートのトラブルシューティング

注意

ドキュメントの言語設定についてお聞かせください。 簡単な調査を行います。 (この調査は英語です)

この調査には約 7 分かかります。 個人データは収集されません (プライバシー ステートメント)。