誰が、いつ、どこで仕事をしているか?

このステップでは、誰がその作業を行っているかを理解する必要があります。 彼らの役割は何ですか?

まず人の名前から始めるのが最も簡単かもしれませんが、その人が仕事をしているときの役割が何であるかを理解すべきでしょう。 たとえば、次のようなものです。

  • 経費報告書を提出する 任意の従業員

  • レポートを承認する レポート提出者のマネージャー (提出者との関係が重要)

  • レポートをレビューする 会計専門家 (特定のチームのメンバーシップが重要です)

  • 集計された財務をレビューする CFO (特定の役職がキーです)

1 人の人がこれらの役割をそれぞれ果たす場合がありますが、重要なのは 彼らが仕事をするときに彼らが果たしている役割 を理解することです。 役割を理解すると、アプリの画面の設計、アクセスとセキュリティの構成に役立ちます。 (設計段階で説明します。)

IT 用語では、同じ機能を実行する各個人またはグループは、仕事の役職、そしてそれらの関連する特性の説明は ペルソナ (簡単に参照できるように、多くの場合、名前が付いています) と参照されます。

"誰" を特定したら、次のことを考慮してください。

  • どのデバイスを使用していますか? この作業の主な場所はどこですか? 事務所にいますか? クライアントサイト? 工場? (これについては、次のセクションで詳しく説明します。)

  • 他にどのようなシステムが定期的に使用されていますか? (これを知ることで、設計段階で役立ちます。 たとえば、Microsoft Teams に "住んでいる" マネージャー メールではなく承認リクエストを取得したい場合があります。)

  • この人は、アプリを使用したり、この新しいプロセスと連携したりすることで何を得ることができますか?

この最後のポイントは非常に重要です。アプリが処理するステップの前または後に、プロセスに関与した人々からの反対やためらいがあるかもしれないからです。 連携がないため、アプリが使用されないことにつながる可能性があります。

ヒント

ビジネス プロセスの変更によって誰が影響を受けるかを知ることは不可欠です。 アプリを使用しない場合でも、だれがアプリを使用し、誰がこの変更の影響を受けるかを特定します。

ヒント

知らない情報のためにこの分析をみるとき、行うべき最も良いことはその人と話し、その人の見方をすることです。 確かに彼らがどのように機能するかについて仮定を立てることはできますが、今日のやり方だけでなく、将来どのようにやりたいのか—簡単な会話で学ぶことができるということは驚くべきことです

彼らはどれくらいの頻度で仕事をしていますか?

また、タスクが実行される頻度も書き留めてください。 毎日、毎週、時折、季節ごと?

毎日に使用するアプリは、まれにしか使用されないアプリとは設計上の考慮事項が異なります。 (たとえば、前者は合理化する必要があり、後者はより多くの説明文を含める必要があるかもしれません。)

彼らはどこで仕事をしていますか?

問題の解決に貢献する一人一人を考えるとき、彼らが自分の仕事をどのように行うかについて考えてください:

  • これは机の上ですることですか?

  • 彼らは現場の特定の場所で働いていますか?

  • 現場で場所から場所へと移動しますか?

作成したソリューションが機能するように、各ユーザーがどのように機能するかを理解することは好ましいことです。

  • これはモバイル アプリになりますか?

  • デスクトップ アプリになりますか?

  • モバイル版とデスクトップ版の両方が必要ですか?

接続に関する考慮事項

各ワーカーがプロセスの一部を実行するときに、オンライン接続はできますか?

彼らは接続がない現場にいますか? ユーザーは自動化ソリューションを使用してリアルタイムでデータをキャプチャし、接続を確立したときにデータを同期させることができますか?

このステップを実行している人がオフラインの間に、プロセスの他の参加者は (もしあれば) 何を知る必要がありますか?

これを理解することは、ユーザーがプロセスの一部を実行している間、ユーザーが "切断" され、再接続時に結果を同期できるように、データをローカルでキャプチャするプロセスが必要かどうかを判断するのに役立ちます。

デバイスに関する考慮事項

問題を解決するために各共同作成者がどのように作業するかを理解するように、彼らがどのデバイスで作業しているかを知ることも重要です。 作業員が現場にいて、携帯電話またはタブレットでのみ作業している場合は、画面の外観と機能を定義する際に知っておくと便利です。 すべての共同作成者がデスクトップまたはラップトップ上にいる場合は、さまざまな設計アプローチをとることができます。 連携して動作するデスクトップ ソリューションとモバイル ソリューションを構築できます。

例: 経費報告プロセスのペルソナ

これらは、経費報告プロセスを調べたときに見つけた役割、ワークスタイル、および好みのタイプです。

営業の Lee の描画

Lee – 営業担当者

  • ほぼ常に外出している

  • 顧客とのミーティング時にタブレットを使用することが好まれます

  • 常にインターネット接続があるとは限らないため、オフラインで作業できる必要があります

  • 経費と領収書は、発生後できるだけ早くキャプチャすることが好まれます

営業課長 Nick の描画

Nick – 営業課長

  • ほぼ常に外出している

  • 必要なのはタッチスクリーンだけ

  • 出先で使えるオフライン機能が必要

  • すべての直属部下の経費報告を承認する責任がある

カスタマーサポートの Shawna の描画

Shawna – カスタマー サポート

  • 主にデスクトップを使用

  • 通常、チームの士気を高めるための費用が発生し、含まれる従業員を特定する必要があります

監査人 Rebecca の描画

Rebecca – 監査人

  • すべての場所の全従業員とやり取りする必要がある

  • 時々出張経費が発生する

  • 主にデスクトップを使用しているが、自分の携帯電話を使用することを好む

  • 通常インターネット接続があります

  • 全従業員の報告手順のコンプライアンスを確保する責任があります

会計部門の Abhay の描画

Abhay - 会計士

  • すべての経費報告書と領収書を確認できること

  • すべての経費報告書のコンプライアンスを確保する責任があること

  • 処理する業務量が多いため、情報を素早く処理できることが必要です

  • 予算に対して経費がどのように均衡しているかを報告できること

CFO の Charlotte の描画

Charlotte - CFO

  • 全体的な経費予算を監視し、セクション マネージャーが予算内で業務できるよう支援する

  • さまざまなオフィスに出張し、社外会議や競技会に参加し、自分の経費を計上する必要があります

  • さまざまなデバイス—デスクトップ、タブレット、自分の電話を使用して、オフィス、リモート、および自宅から作業します

  • 常にインターネット接続があるわけではない

特にプロセス (実際に経費報告書を作成する) のステップ 1 を検討したとき、これが文書化したものです。

タスク 1: 経費報告書を作成する

これは誰ですか?全社員
この作業はいつ発生しますか?オフィス、クライアント サイト、または移動中
仕事はいつ発生しますか?アドホック。 一部の従業員は少なくとも毎週これを行っています。 その他の人は年に 1〜2 回行う程度です。
オンラインまたはオフライン?現在、これは紙の上で行われていますが、チームはデジタルで行いたいと考えています。 接続がない場合、データ入力はオフラインで行うことができます。 営業担当者は、オンラインでしか領収書と経費の記録を開始できないことは好みません。 (たとえば、飛行機での帰路の途中これを行いたいかもしれません。)
デバイス?電話、タブレット、ラップトップ、またはデスクトップ