設備の安全管理アプリを使用する

設備安全管理アプリでは、組織内の設備管理者に対して、設備の復帰と準備状態を管理するステップ バイ ステップの指示を提供します。

これにより、組織は職場復帰ソリューションを使用して、従業員に安全な作業環境を提供できるようになります。

アプリの概要情報

職場復帰ソリューションは、組織を通常の状態に戻し、可能な限り安全かつ迅速に従業員に設備を再開する支援を行います。 設備管理者は、設備安全管理アプリを使用して、設備の具体的な復帰計画とそれに関連したフェーズや目標を通じた組織の体験を管理し、支援することができます。

組織の再開計画の実行と、構成された復帰フェーズを円滑に進めるにあたって、設備の準備状況に必要となる評価を先導し、その状態を確認します。 復帰フェーズの詳細については、ソリューションを構成するを参照してください

アセスメントは、設備の準備状況チェックリストからチェックを行います。 これらのチェックの結果に基づいて設備の準備ができていると判断された場合は、フェーズの移行要求を開始して設備を次の復帰フェーズに移行させます。 フェーズの移行要求は、組織に割り当てられたレビュアーによって処理され、承認されます。 ここでは 「4つの目」の原則を実践し、チェックリストでは全社的な準備の状況について一貫した議論ができるようなります。 レビュー担当者がフェーズの移行要求を承認した後、設備は次のフェーズに移行し、新たなチェックリストを作成して管理します。

左側のペインでは、設備管理 エリアで利用可能なすべてのコンポーネントの一覧が表示されます。

設備管理

アプリのコンポーネント

設備管理アプリには以下のコンポーネントが含まれています。

設備管理

  • 設備: 再開に向けて監視が必要となる設備 (建物や工場など) のリストです。

  • 設備グループ: キャンパス別や地域別など、—設備を柔軟にグループ化することができます。

  • 設備タイプ: 建物、データセンター、—駐車場などの設備の種類です。

復帰準備

  • フェーズの移行 : フェーズの移行は、新しいフェーズに移行するにあたってのリクエストを作成する目的で使用されます。 移行が承認されると、設備は提案されたフェーズとそれに関連するチェックリストで更新され、フェーズの構成された準備態勢の要素に基づいて更新されます。

会社員

  • 従業員の証明 : 従業員が回答した質問に基づいて、従業員の健康診断や証明書を記録します。 従業員の証明データは、通常、従業員が職場復帰アプリを使って入力します。

  • 従業員のセンチメント : 従業員の一般的な健康状態を追跡します。 これは自己申告の情報となりますが、時間の経過と共に一貫した追跡を行ったり、大きなグループと共に追跡すると、貴重なパラメータになります。 このデータは通常、従業員が職場復帰アプリで入力します。

  • 従業員の訪問 : 訪問を追跡します。 従業員の訪問は、従業員と予約レコードにリンクされています。

ゲスト

  • ゲストの登録 : 登録済みのゲストを追跡します。 ゲスト登録は常に従業員の予約と連動しています。 従業員がホスト役を務めます。 ゲストは、タイプ Guest の連絡先レコードとして格納されます。 ゲストは従業員アプリから追加することができます。

  • 従業員の訪問 : 設備への訪問を追跡します。 従業員の訪問は、従業員と予約レコードにリンクされています。

設備管理

ここでは、設備の管理方法について説明します。 設備を作成するだけでなく、その設備のフロアを作成してエリアと関連付けることで、より詳細なレベルで最大キャパシティを定義することができます。 また、ユーザーに設備を割り当てることもできます。

新しい設備を作成する

  1. 左側のペインで、設備 を選択し、新規 を選択します。

    新たな設備

  2. フィールドに適切な値を入力します。

    新たな設備のフォーム

    フィールド 説明
    設備番号 新たな設備で使用する番号を入力します。
    件名 新しい設備の名前を入力します。
    内容 新しい設備の説明を入力します。
    入力ウィンドウ間隔 入力時間の間隔を 30 分 ~ 60 分 から選択するか、非選択を選択します。
    設備の種類 設備のタイプを選択します。
    設備グループ 設備のグループを選択します。
    復帰フェーズ 復帰フェーズを選択します。
    住所の番地 1 住所の 1 行目を入力します。
    住所の番地 2 住所の 2 行目を入力します。
    住所の郵便番号 郵便番号を入力します。
    住所の市区町村 市を入力します。
    住所の都道府県 都道府県を入力します。
    住所の国 国を入力します。
  3. 保存して閉じる を選択します。

新たに作成したレコードは、アクティブな設備タイプ のビューに表示されます。

設備のフロアを作成する方法

  1. 左ペインで、設備 を選択し、フロアを追加する設備を選択します。

  2. 占有率 タブで、新規フロア を選択します。

    新たな設備フロアのフォーム

  3. フィールドに適切な値を入力します。

    新たな設備フロアの詳細

    フィールド 説明
    切り捨て フロアの名前です。
    フロア インデックス フロアに設定された番号です。
    設備 設備の名前を選択します。
  4. 保存して閉じる を選択します。

設備のエリアを作成する

フロアが作成されると、エリア オプションにリンクさせることができます。

  1. 左ペインで、設備 を選択し、エリアを追加する設備を選択します。

  2. 占有率 タブで、新規エリア を選択します。

    新たな設備エリアのフォーム

  3. フィールドに適切な値を入力します。

    新たな設備エリアの詳細

    フィールド 説明
    面グラフ エリアの名前です。
    設備 既定では、新たに作成された設備が割り当てられますが、別の設備名を入力することもできます。
    切り捨て 既定では、新たに作成されたフロアが割り当てられますが、別のフロア名を入力することもできます。
    容量 エリアに許容される人数。
  4. 保存して閉じる を選択します。

レコードを編集するには、レコードを選択し、保存して閉じる を選択します。

ユーザーに設備を割り当てる

  1. アクティブな設備 ビューに切替えます。

    アクティブな設備

  2. 設備を選択して 割り当て を選択します。続いて設備に割り当てる ユーザー を選択します。

    ユーザーに設備を割り当てる

設備の監視

関連するダッシュボード、詳細、チェックリスト、切り替えを確認することで、設備の現在の状態を監視し、評価することができます。

設備マネージャー ダッシュボードへのアクセス

設備マネージャー ダッシュボードにアクセスするには :

  1. 左のペインで、設備 を選択します。 既定のビューとなっている、自分の設備 ではご利用の設備のみが表示されます。 ビューを切り替えると、アクティブまたは非アクティブな設備がすべて表示されます。

  2. データにアクセスする設備を選択してください。 全般 タブには、施設管理者のダッシュボードが表示され、施設の利用状況やリ再開の案内、施設の稼働状況の分析などを行うことができます。 レポートには 3 つの主要なタブがあります :

    • 設備
    • ウイルスの拡散
    • 従業員のアクティビティ

設備

  • 準備 は、設備の安全な再開に必要な準備チェックの状況を示します。 上部には、COVID-19 が感染者によって伝播する可能性のある平均的な人数である生殖数と、平均的なセンチメントが一緒に表示されています。 中段には、個々のアクションの進捗状況を表示するために展開可能なカテゴリ (例えば、従業員の経験やコミュニケーション) に分けられたチェックがあります。

  • 占有率 設備のキャパシティや使用状況に関するメトリクスを提供します :

    • 設備の総キャパシティ、および再開フェーズに基づいた現在のキャパシティ。

    • 直近の日付の予約数、ゲスト登録数、訪問数、過去7日間の1日平均。

    • 2つのグラフは、日付の範囲を指定してフィルター処理できます :

      • 従業員の予約 (または従業員の予約とゲストの登録) と日付別の定員。 特定の日の従業員の予約 (およびゲスト登録) を、その日の総収容人数で表示する。

      • フロア別 (またはフロア、面積別) の 1 日平均稼働率。 ドットは定員を表し、内容は従業員の平均予約数とゲストの平均登録数を表しています。

  • 毎日の到着 施設のトラフィック制御に役立つ予約情報を表示します :

    • キャパシティと訪問のメトリック、平日で最も忙しい日、過去7日間の到着時間枠。

    • 日付範囲でフィルタリングでき、到着時間帯別、および平日別の予約数を表示する 2 つのグラフ。

      設備マネージャー ダッシュボード - 準備

ウイルスの拡散

このタブには、国別 (米国の場合は州別) の公衆衛生情報源からのデータが表示されます :

  • 新たな COVID の症例 は、最終報告日の症例数、14 日間の平均、1 日の傾向、総症例数を表示しています。

  • 新たな COVID の重症例 は、COVID-19 の死亡症例に関する情報を表示します。

  • 再生産数 は、COVID-19が感染者によって感染する可能性のある平均的な人数を表わします。 米国のデータでは州レベルです。

    設備マネージャー ダッシュボード - ウィルスの拡散

従業員のアクティビティ

このタブでは、従業員のエンゲージメントと従業員の職場復帰のアプリ利用状況を期間ごとにまとめています。 次のメトリックが表示されます :

  • 従業員アプリの使用率 は、従業員の職場復帰アプリを使用してパスを取得した回数を表わします。

  • 平均的な感情 平均的な従業員の感情を表わします。

  • 生成されたパス 生成されたパスの数表わします。

    2つのグラフがあります。 1 つは日付ごとの感情を表わし、もう 1 つは日付ごとの訪問者数に対して生成されたパスとゲストの登録数を経時的な傾向とともに表示します。

    設備マネージャー ダッシュボード - 従業員の活動

設備を詳しく見る

設備の記録を開くことで、設備の詳細をすべて見ることができます。 設備を詳しく見る方法 :

  • 設備の 詳細 タブを選択します。

    詳細を選択する

  • チェックリスト タブを選択して、チェック リストの項目とその完了ステータスを確認します。

    チェックリスト項目

    注意

    チェック リスト項目は、再開フェーズとそれに関連する準備態勢要素を管理するグローバル プロセスの一環として構成されます。 したがって、新しいチェックは、設備ではなく再開フェーズの準備態勢要素として追加されます。

  • 移行 タブを選択して、移行に関するリクエストやその状態を確認します。

    設備の移行

  • 占有率 タブを選択すると、任意のフロアやエリアの表示や、それらを設備に追加することができます。

    設備移行占有率

  • 関連性 タブを選択して、関連するアクションを確認します。

    設備移行の関連性

チェックリストを更新する

チェックリスト タブには、現在の設備、またはフェーズの組み合わせのチェックリストを表示した、編集可能なグリッドが含まれています。 編集可能なグリッドを使用すると、カテゴリごとにチェックリストの項目を簡単に見つけて、該当する場合は個々の項目を更新することができます。

  1. 左のペインで、設備 を選択します。

  2. 検索およびチェックリスト項目の更新を行う設備を選択します。

  3. チェックリスト タブを選択します。

    チェックリスト項目と状態

  4. カテゴリ を選び、続いて検索するカテゴリを選択します。

    カテゴリ ドロップダウン リスト

  5. ドロップダウンを選択し、はい を選択してチェックが完了したことを確認します。

  6. 完了日 列に日付を入力し、保存 を選択してチェックリストを更新します。

    チェックリストの完了日付を更新する

設備を新たなフェーズに移行する

設備を新たなフェーズに移行することが妥当だと判断した場合、移行の申請をすることができます。 この新しい切り替え記録を作成できるのは設備の管理者だけで、設備が新しいフェーズに移行する準備ができていることを示しています。 新しい切り替えを作成して保存すると、設備レコードの 切り替え タブのサブグリッドに 提出済み の状態で表示されます。 リクエストにはレビュー担当者が割り当てられます。 レビュー担当者が指定されるとすぐに、復帰の切替えリクエストを受諾または拒否することで、このリクエストに対する処理を開始できます。 切替えレコードの承認・拒否時には処理され、完了した時点でリクエストは終了したものとみなされ、履歴レコードとして保存されます。

プロセスが完了すると、切替えレコードはサブグリッドに 承認済み(承認されたリクエスト)または 拒否(拒否されたリクエスト)のいずれで表示されます。 切り替えのリクエストが受理された場合、切り替えのレコードで提案されたフェーズが設備レコードの復帰フェーズのフィールドに適用されます。 この更新は、ビジネス プロセス フロー ステージを更新するバックグラウンド プロセスをトリガーし、再開フェーズと現在のビジネス プロセス フロー ステージを調整します。

さらに、バックグラウンド プロセスでは、設備の新しいチェックリストが作成され、新しい指標と目標のセットが作成されます。 作成された新しいチェックリストは、選択された復帰フェーズに向けて設備マネージャーが事前に設定し、構成した準備要素に基づいています。 そして、新しいチェック リストは、設備レコードの チェックリスト タブからアクセスできます。

注意

バックグラウンド プロセスの実行中は、これら更新が表示されるまでに遅延が発生する場合があります。 そのため、画面上の更新情報を確認するにあたって、更新ボタンを選択する必要があるかもしれません。

たとえば、設備グループ—内の多くの設備マネージャー—を管理する設備のマネージャーは、フェーズの移行 でバックログを見つけることができます。 このリストは、設備グループやレビュー担当者によってフィルタリングされ、注意が必要なフェーズの切替えを発見に使用されます。

注意

あるフェーズから別のフェーズへの切替えは、切り替えが承認されなければ完了しません。 したがって、組織はこの切替えを監視する責任を誰かに与え、適切なレビュー担当者を割り当てることを強く推奨します。

復帰フェーズ移行

切替えリクエストを作成する

  1. 左ペインで、設備 を選択し、アクティブな設備 リストから設備のレコードを選択します。

  2. 移行 タブをを選択します。既に設定されている移行リクエストが存在する場合は、サブグリッドに表示されます。

  3. 新たな復帰フェーズへの移行 を選択します。

    新たな復帰フェーズへの移行

  4. フィールドに適切な値を入力します。

    フェーズ移行フォーム

    フィールド 説明
    提案された復帰フェーズ 移行の対象とする次の再開フェーズを選択します。
    概要 次のフェーズへの移行、または目標とする再開フェーズへの移行についての概要情報を入力します。
    レビューアー 適切なリソースを選択して、新しい移行を検討し、承認します。 既定では設備管理者のみが表示されますが、ビューを変更することで他のユーザーを選択できます。
  5. 保存して閉じる を選択します。 新しく作成されたレコードは、設備の 切替え タブで確認できます。

レコードを編集するには、レコードを選択し、保存して閉じる を選択します。 設備の移行フェーズが同意、または否認されたあとは、レコードの更新はできません。

切替えの承認または拒否

  1. 左のペインで、フェーズの切替え を選択します。

    フェーズ トランザクション

  2. レビュアー 列の名前で移行をフィルター処理します。

  3. 移行 レコードを選択します。 必要な分析を行い、レビューの状態 フィールドで 承認 または 拒否 を選択します。

    • 承認をするには、 承認済み を選択して、 レビュー コメント フィールドにコメントを入力し、保存して閉じる を選択します。

      承認済みの移行

    • 拒否をするには、 拒否済み を選択して、 レビュー コメント フィールドにコメントを入力し、保存して閉じる を選択します。

      否認済みの移行

移行のレビュー状態が更新され、適切なバックエンド プロセスがトリガーされ、目標とする再稼働フェーズに設備を移行します。

業務プロセス フローによる切り替えレコードの作成

簡単な使用法としては、ビジネス プロセス フローを利用して、新たな移行レコードを作成することもできます。 これには、次の 2 つの選択肢があります :

  • 前方に移動する

    設備が最終フェーズにない場合、現在のステージのサークルを選択して、次のステージ を選択します。 業務プロセス フローはすぐに移動するものではありませんが、バックグラウンドでは新たな切り替えレコードが作成され、そのレコードに移動します。 レコードは次のフェーズで自動入力され、承認に向けた準備が整います。

  • 後方に移動する

    設備が第一フェーズにない場合は、現在のステージのサークルを選択して、後ろの矢印 (<) を選択して戻ることができます。 または、前段階のステージのサークルを選択して、アクティブに設定する を選択します。 業務プロセス フローが直ちに変更されます。 バックグラウンドで、フェーズの遷移レコードが自動的に作成され、承認されます。 これにより、選択されたフェーズに対応するチェックリスト、メトリクス、目標を使用して設備を更新するバックグラウンド プロセスがトリガーされます。 変更がされるまでしばらく待機します。この間、他のタスクを実行し続けることができます。

従業員の認証をモニターする

組織の従業員が復職の対象となるほど健康であるかどうかを監視することができます。 従業員が回答した質問に基づいて、従業員の健康に関する自己申告をトラックすることができます。 このデータは通常、従業員が職場復帰アプリを使用して入力します。 設備安全管理アプリの 従業員の証明 エリアで回答の概要を確認することができます。

従業員の証明

従業員のセンチメントをモニターする

設備の安全管理アプリのこの領域では、職場復帰の見通しについての一般的な従業員の気持ちを把握しています。 この情報は自己申告ですが、長期にわたる一貫した追跡や、より大きなグループと一緒に追跡を行う際に貴重なパラメーターとなります。 このデータは通常、従業員が職場復帰アプリを使用して入力します。 回答の概要は、設備安全管理アプリの 従業員の感情 領域で確認できます。

従業員のセンチメント

ソリューションに関するフィードバックを提供する

職場復帰ソリューションについてのフィードバックを送信するには、https://aka.ms/rtw-community にアクセスしてください。