ルックアップ フィールドを使用して SharePoint リストをリンクする方法How to link SharePoint lists using lookup fields

このチュートリアルでは、ルックアップ フィールドを使用して 2 つの SharePoint リストを関連付ける方法について説明します。This tutorial shows how you can connect two SharePoint lists with lookup fields.

概要Overview

SharePoint には、次の 2 種類のルックアップ フィールドがあります。SharePoint provides two types of lookup fields:

  • ルックアップ: 別のリストへのリンクです。たとえば、Orders リストには、Customer リスト内の顧客にリンクするルックアップ フィールドがあります。Lookup: links to another list: for example an Orders list may have a lookup field that links to customers in a Customer list;
  • 選択肢: フィールドをクリックまたはタップすると小さなメニューが表示され、そこから項目を選択することができます。Choice: clicking or tapping the field displays a small menu of items that you choose from.

このチュートリアルでは、このような種類のルックアップ フィールドを使用するアプリを作成します。In this tutorial, you build an app that uses these kinds of lookup fields.

ルックアップ フィールドの用途What do you use lookup fields for?

企業内のデータは大きく複雑です。Data in an enterprise is large and complex. SharePoint リスト内のデータは、別のリスト内のデータと関連していることが少なくありません。Data in one SharePoint list often relates to data in another list. ルックアップ フィールドは、そうしたビジネス データを 1 つにまとめる代表的な方法といえます。Lookup fields are the primary way such business data comes together.

たとえば、Orders リストのルックアップ フィールドを Customers リストにリンクすれば、どの顧客からの注文であるかがわかります。For example, you might have an Orders list which has a lookup field that links to a Customers list, to show which customer placed the order. Orders リストのルックアップ フィールドを使うことで、Customers リストから他のデータを取得することができるのです。The lookup field in the Orders list lets you get other data from the Customers list as well. また、ルックアップ フィールドを使って Orders リストを Product リストに接続すれば、注文された製品について必要な情報 (製品の写真や仕様、製造元の詳細など) を取り込むこともできます。You might also use a lookup field to connect the Orders list to a Product list, and bring in information you need about the product ordered, such as product pictures, specifications, manufacturer details, etc.

選択肢フィールドの用途What are Choice fields used for?

選択肢フィールドは、ごく短いリストに使用します。といっても、独立したリストを作成するのではなく、小さなメニューにリストの値を登録しておき、選択肢フィールドをクリックまたはタップしたときにこのメニューが表示されるので、いずれかの値を選択します。Choice fields are used for very short lists, but instead of actually creating a separate list, you include the list values in a small menu, which appears when you click or tap on the Choice field, and you select one of the values.

顧客のステータス コード、製品の入手可能性、都道府県コードなど、基本的にデータの件数がさほど多くなく、内容も固定的なリストがその用途となります。Examples include data like Customer Status Code, Product Availability, State Codes; basically any fixed list that is relatively short. 実際には、このようなデータを独立したリストとして実装し、ルックアップ フィールドを使用してそのリストにリンクすることもできます。ただし、通常は、選択肢フィールドとして実装した方が、簡単で手間もかかりません。This data could in fact be implemented as separate lists, and then you would use a Lookup field to link to them, but it is usually easier and quicker to implement them as Choice fields.

SharePoint でリストを作成するCreate the lists in SharePoint

このチュートリアルでは、AssetsRepairShop という 2 つの SharePoint カスタム リストをリンクします。In this tutorial, you link two SharePoint custom lists together, Assets and RepairShop. Assets リストの目的は、チームのハードウェア機器を追跡することです。The Assets list is used to track hardware equipment in a team. ハードウェアは故障することがあるので、それを修理できる近隣の業者を RepairShop リストで追跡します。Since hardware gets broken from time to time, we use the RepairShop list to track the local shops which can fix it.

この例で使用するルックアップ フィールドThe lookup fields used in this example

RepairShop リストでは、業者を識別するためのフィールドとして ContactEmail が使用されています。The RepairShop list uses the ContactEmail field to identify the shop. Assets リストの各行で参照する値をあらかじめ用意しておくために、RepairShop リストを先に定義します。This list is defined first so that each row in the Assets list has something to point to.

Assets リストには 2 つのルックアップ フィールドがあります。The Assets list has two lookup fields:

  • 1 つは、RepairShop という、種類がルックアップのフィールドです。電子メール アドレスを使用して、RepairShop リスト内のエントリを参照します。one called RepairShop, of type Lookup, which uses email addresses to point to entries in the RepairShop list;
  • もう 1 つは AssetType です。種類が選択肢のフィールドで、ハードウェア資産の種類を列挙します。one called AssetType, of type Choice, which lists the kinds of hardware that this asset might be.

通常は、これら以外にも、追跡すべき情報に応じてフィールドを定義することになるでしょう。You most likely would define additional fields, depending on the information you need to track.

RepairShop リストの定義とデータの追加Define the RepairShop list and add data

この作業を最初に行っておくことで、Assets リストにデータを追加すると、RepairShop のエントリを Assets.RepairShop ルックアップ フィールドから選択することができます。You do this first, so that when you add data to the Assets list, RepairShop entries are available for you to choose from the Assets.RepairShop lookup field.

  1. SharePoint サイトで、新しい RepairShop リストを作成します。On your SharePoint site, create a new RepairShop list.

  2. 1 行テキストという種類の ContactEmail フィールドを追加します。Add a ContactEmail field of type Single line of text.

  3. 他にも必要なフィールドがあれば追加します。Add any other fields you need.

  4. [+ 新規] をクリックまたはタップして、サンプル データをリストに入力します。少なくとも 3 行は追加しましょう。ContactEmail の値が重複しないようにしてください。Click or tap + New to enter sample data into the list, at least 3 rows with different ContactEmail values. 資産を修理する必要が生じたとき、このいずれかを選択することになります。When an asset needs to be repaired, you choose one of these.

Assets リストの定義Define the Assets list

  1. SharePoint サイトで、新しい Assets リストを作成します。On your SharePoint site, create a new Assets list.

  2. プラス記号をクリックまたはタップし、[展開表示] を選択します。Click or tap the plus sign and choose More.

  3. 選択肢という種類の AssetType フィールドを追加し、選択肢メニューに表示する値を [それぞれの行に選択肢を入力してください] ボックスに入力します。Add an AssetType field of type Choice, and in the Type each choice on a separate line text box, fill in the values you want to appear in the choice menu. その後、[OK] をクリックまたはタップしてください。Then click or tap OK.

  4. さらにもう 1 つのフィールドを追加します。手順 2. と同様、プラス記号をクリックまたはタップし、[展開表示] を選択します。Start to add another field, just like in step 2: click or tap the plus sign and choose More.

  5. ルックアップという種類の RepairShop フィールドを追加し、[情報の取得先] ボックスから [RepairShop] を選択して、[この列] ボックスから [ContactEmail] を選択します。Add a RepairShop field of type Lookup, choose RepairShop from the Get information from text box, and choose ContactEmail from the In this column text box. その後、[OK] をクリックまたはタップしてください。Then click or tap OK.

  6. 他にも必要なフィールドがあれば追加します。Add any additional fields you want.

Assets リストからアプリを作成するCreate an app from the Assets list

このアプリを使用して Assets リストにデータを追加します。You use this app to add data to the Assets list.

  1. PowerApps Studio を開きます。Open PowerApps Studio. PowerApps を初めてご利用になる場合は、所属組織の電子メール アドレスを使って無料でサインアップし、指示に従って Windows ストアから PowerApps Studio をダウンロードしてください。If you are new to PowerApps, sign up for free using your organizational email address and follow the instructions to download PowerApps Studio from the Windows store.

  2. [ファイル] メニュー (画面左側) の [新規] をクリックまたはタップし、[SharePoint] をクリックまたはタップします。In the File menu (along the left edge), click or tap New, and then click or tap SharePoint.

  3. [最近利用したサイト] の一覧から SharePoint サイトを選択するか、該当するサイトの URL を直接テキスト ボックスに入力します。Choose your SharePoint site from the Recent sites list or enter your site's url directly into the text box. [移動] をクリックまたはタップします。Click or tap GO.

  4. SharePoint サイトからメインのリスト (この例では Assets) を選択します。Choose the main list from your SharePoint site, in this example, Assets. 右下隅の [接続] ボタンをクリックまたはタップします。Click or tap the Connect button in the lower-right corner.

Assets リストにデータを追加するAdd data to the Assets list

ここで、アプリを実行し、詳細の表示画面でルックアップ フィールドがどのように表示されるかを確認することができます。Now you can run the app and see how the view details screen looks for the lookup fields.

  1. F5 キーを押すか、[プレビュー]() を選択します。Press F5 or select Preview ( ).

  2. 右上隅にある + 記号をクリックまたはタップしてエントリを追加します。Click or tap the + symbol in the upper right corner to add an entry.

  3. この資産のタイトルを入力します。Enter a Title for this asset.

  4. [AssetType] のドロップダウン矢印をクリックまたはタップします。Click or tap the AssetType dropdown arrow. 表示される値は、このフィールドの作成時に入力した値です。The values displayed are those you entered when you created this field. いずれかのエントリを選択します。Choose one of the entries.

  5. [RepairShop] のドロップダウン矢印をクリックまたはタップします。Click or tap the RepairShop dropdown arrow. いずれかのエントリを選択します。Choose one of the entries.

  6. 右上隅にあるチェック マークをクリックまたはタップして新しいエントリを保存します。In the upper-right corner, click or tap the check mark to save the new entry.

  7. (省略可能) この手順を繰り返して、必要な数だけ項目をリストに追加します。(optional) Repeat this procedure to add as many items to the list as you want.

  8. Esc キーを押して既定のワークスペースに戻ります。Press Esc to return to the default workspace.

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