プロジェクトの承認を管理するフローを作成するCreate a flow to manage project approvals

注意

この記事は、SharePoint Online で PowerApps、Microsoft Flow、Power BI を使用するチュートリアル シリーズの一部です。This article is part of a tutorial series on using PowerApps, Microsoft Flow, and Power BI with SharePoint Online. シリーズ全般に関することや、関連するファイルのダウンロードの詳細については、シリーズの概要に関する記事をご覧ください。Make sure you read the series introduction to get a sense of the big picture, as well as related downloads.

このタスクでは、プロジェクトの承認プロセスを進めるフローを作成します。In this task we'll create a flow that drives the process of approving projects. Microsoft Flow は SharePoint と統合されているため、リストから直接、簡単にフローを作成できます。Microsoft Flow is integrated with SharePoint, so it's easy to create a flow directly from a list. 作成するフローは、項目が Project Requests リストに追加されると、トリガーされます。The flow we'll create is triggered when an item is added to the Project Requests list. フローがプロジェクトの承認者に電子メールを送信し、承認者は申請を電子メールで直接承認または拒否します。The flow sends an email to the project approver, who approves or rejects the request directly in email. その後、フローはプロジェクト申請者に承認または拒否の電子メールを送信し、SharePoint リストを適宜更新します。The flow then sends an approval or rejection email to the project requestor and updates our SharePoint lists appropriately.

手順 1: フロー テンプレートを構成するStep 1: Configure the flow template

  1. Project Requests リストで、[フロー][フローの作成] の順にクリックまたはタップします。In the Project Requests list, click or tap Flow, then Create a flow.

    フローの作成

  2. 右側のウィンドウで、[新しいアイテムが追加されたときに承認を開始する] をクリックまたはタップします。In the right pane, click or tap Start approval when a new item is added.

    承認フローの作成

  3. サインインをまだ行っていない場合、SharePoint と Outlook にサインインし、[続行] をクリックまたはタップします。If you're not already signed in, sign into SharePoint and Outlook, then click or tap Continue.

    テンプレートを使用してサインイン

    このフローのテンプレートが、完了待ちの状態で表示されます。You now see the template for this flow, ready for you to complete. フロー内のボックスは手順を表します。The boxes in the flow represent steps. これらは前の手順からの入力と、ユーザーが指定した入力を受け取ります。They take input from previous steps, as well as input that you provide. 各手順は後続の手順に出力を渡すことができます。Each step can then provide output to subsequent steps.

    承認テンプレート

  4. [担当者] ボックスに、テナントで有効な名前を入力します。In the Assigned To box, enter a name that is valid in your tenant.

    承認の電子メールの問い合わせ先

    フローの次のボックスでは、プロジェクトの承認者の決定に応答し、[はいの場合] または [いいえの場合] の 2 つの分岐のいずれかにフローをルーティングします。The next box in the flow responds to the project approver's decision and routes the flow to one of two branches: If yes or If no.

    承認条件

手順 2: 承認アクションを作成する = yesStep 2: Create actions for Approve = yes

既定では、この分岐によって申請者に承認の電子メールが送信されます。By default, this branch sends an approval email to the requestor. プロジェクトが承認されているため、Project Requests リストも更新され、Project Details リストに項目が追加されます。We'll also update the Project Requests list, and add an item to the Project Details list because the project has been approved.

  1. [はいの場合] の分岐で、[Inform item creator of approval](項目作成者に承認を通知する)[編集] の順にクリックまたはタップして、申請者に送信された電子メールの既定のオプションを表示します。In the If yes branch, click or tap Inform item creator of approval, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    電子メールの設定を編集する

  2. 既定では、電子メールはリスト アイテムを作成したユーザーに対して送信されます。ユーザーは件名とメッセージ本文を確認できます。By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. これらは必要に応じて更新できます。You can update these if you like.

    既定の電子メールの設定

  3. [Add an Action](アクションの追加) をクリックまたはタップします。Click or tap Add an Action.

    アクションの追加

  4. [アクションを選択してください] から "SharePoint" を検索し、[SharePoint – Update item](SharePoint – 項目の更新) をクリックまたはタップします。Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    項目の更新アクション

  5. SharePoint サイトの URL とリスト名を入力します。Enter the SharePoint site URL and list name.

    項目の更新パラメーター

  6. [ID] ボックスを選択し、[ダイナミック コンテンツ] ダイアログ ボックスで ID をクリックまたはタップします。Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    リスト ID ダイナミック コンテンツ

    ダイナミック コンテンツは、前の手順を基にフロー全体で使用できます。Dynamic content is available throughout the flow, based on previous steps. ここでは、SharePoint リストの情報が利用可能です。また、作成するアクションでこれを使用できます。In this case, the SharePoint list information is available, and we can use it in the actions that we create.

  7. [Title] ボックスを選択して、[ダイナミック コンテンツ] ダイアログ ボックスで "Title" を検索し、[Title] をクリックまたはタップします。Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    リスト タイトル ダイナミック コンテンツ

  8. [Approved] ボックスで「Yes」と入力します。In the Approved box, enter "Yes". フローのこの部分は次の図のように表示されます。This part of the flow should now look like the following image.

    リストの更新

  9. [Add an Action](アクションの追加) を再度クリックまたはタップします。Click or tap Add an Action again. 今回は、承認済みプロジェクトの Project Details リストに項目を追加します。This time we'll add an item to the Project Details list for the project that was approved.

    アクションの追加

  10. [アクションを選択してください] から "SharePoint" を選択し、[SharePoint – Create item](SharePoint – 項目の作成) をクリックまたはタップします。Under Choose an action, search for "SharePoint", then select SharePoint – Create item.

    項目の作成アクション

  11. SharePoint サイトの URL とリスト名を入力します。Enter the SharePoint site URL and list name.

    項目の作成パラメーター

  12. [Title] ボックスを選択して、[ダイナミック コンテンツ] ダイアログ ボックスで "Title" を検索し、[Title] をクリックまたはタップします。Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    リスト タイトル ダイナミック コンテンツ

  13. [RequestId] ボックスを選択し、[ダイナミック コンテンツ] ダイアログ ボックスで [ID] をクリックまたはタップします。Select the RequestId box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    リスト ID ダイナミック コンテンツ

  14. [PMAssigned] ボックスで「Unassigned」と入力します。In the PMAssigned box, enter "Unassigned". フローのこの部分は次の図のように表示されます。This part of the flow should now look like the following image.

    項目の作成の完了

手順 3: 承認アクションを確認する = noStep 3: Review action for Approve = no

既定では、この分岐によって申請者に拒否の電子メールが送信されます。By default, this branch sends a rejection email to the requestor. Project Requests リストも更新します。We'll also update the Project Requests list. プロジェクトは現在進行していないため、Project Details リストには項目を追加しません。The project isn't moving forward, so we don't add an item to the Project Details list.

  1. [いいえの場合] の分岐で、[Inform item creator of rejection](項目作成者に拒否を通知する)[編集] の順にクリックまたはタップして、申請者に送信された電子メールの既定のオプションを表示します。In the If no branch, click or tap Inform item creator of rejection, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    電子メールの設定を編集する

  2. 既定では、電子メールはリスト アイテムを作成したユーザーに対して送信されます。ユーザーは件名とメッセージ本文を確認できます。By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. これらは必要に応じて更新できます。You can update these if you like.

    既定の電子メールの設定

  3. [Add an Action](アクションの追加) をクリックまたはタップします。Click or tap Add an Action.

    アクションの追加

  4. [アクションを選択してください] から "SharePoint" を検索し、[SharePoint – Update item](SharePoint – 項目の更新) をクリックまたはタップします。Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    項目の更新アクション

  5. SharePoint サイトの URL とリスト名を入力します。Enter the SharePoint site URL and list name.

    項目の更新パラメーター

  6. [ID] ボックスを選択し、[ダイナミック コンテンツ] ダイアログ ボックスで ID をクリックまたはタップします。Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    リスト ID ダイナミック コンテンツ

  7. [Title] ボックスを選択して、[ダイナミック コンテンツ] ダイアログ ボックスで "Title" を検索し、[Title] をクリックまたはタップします。Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    リスト タイトル ダイナミック コンテンツ

  8. [Approved] ボックスで「No」と入力します。In the Approved box, enter "No". フローのこの部分は次の図のように表示されます。This part of the flow should now look like the following image.

    リストの更新

  9. 画面の右上で [フローの作成] をクリックまたはタップします。At the top right of the screen, click or tap Create flow.

    フローが完了しました。ボックスを折りたたむと、次の図のようになります。The flow is now complete, and it should look like the following image if you collapse the boxes.

    完了フロー

  10. 画面の右上で [完了] をクリックまたはタップします。At the top right of the screen, click or tap Done.

    [完了] ボタン

手順 4: 承認フローを実行するStep 4: Run the approval flow

  1. Project Requests リストで、[クイック編集] をクリックして、次のような項目を追加します。In the Project Requests list, click Quick Edit and add an item like the following:

    • [Title] = "New monitor for Megan"Title = "New monitor for Megan"

    • [Description] = "Megan が 24 インチのモニターを必要としている"Description = "Megan needs a 24" monitor"

    • [ProjectType] = "新規ハードウェア"ProjectType = "New hardware"

    • [RequestDate] = "02/03/2017"RequestDate = "02/03/2017"

    • [Requestor] = "Megan Bowen"Requestor = "Megan Bowen"

    • [EstimatedDays] = "1"EstimatedDays = "1"

    • [Approved] = "保留中"Approved = "Pending"

      リストに追加される項目

  2. 完了したら、ページの最上部で [完了] をクリックします。Click Done at the top of the page when you're finished.

    完了チェック マーク

  3. 承認者の電子メール アカウントの受信トレイを確認します。Check the inbox of the approver's email account. 次のような電子メールを受け取っています。You should have an email like the following.

    Allan Deyoung への電子メール

  4. [承認] または [拒否] をクリックすると、フローは別のプロセスを実行し、次のようなフィードバックを直接電子メールで受け取ります。After you click Approve or Reject, the flow runs another process, and you get feedback like the following, directly in the email.

    承認アクションの完了

  5. フローは、次の図のとおり、Allan の返答を含む電子メールを Megan に送信します。The flow sends an email to Megan with Allan's response, as in the following image. この電子メールは Megan から送信されます。それは、彼女がフローを所有しているためです。This email comes from Megan because she owns the flow.

    Megan Bowen への電子メール

次の手順Next steps

このチュートリアル シリーズの次の手順では、プロジェクトを管理するアプリを作成します。The next step in this tutorial series is to create an app to manage projects.