変更管理

  • [アーティクル]

要約: ビジネス コストの増加に伴い、組織は絶えずコストの削減方法を模索しながら、市場におけるシェアの拡大と従業員の生産性の向上に努めています。Microsoft® Office Live Meeting は、お客様がこのような目標を達成し、投資収益率を迅速に実現するお手伝いをします。経営陣は Live Meeting が及ぼす影響について大局的に考えることはできますが、従業員にこの新しいミーティング方法に賛同してもらうことは難しい場合があります。新しい製品やサービスを展開する際には、変更管理が最大の障害になることがあります。このドキュメントでは、ビジネス課題を定義し、使用例について確認し、Live Meeting の付加価値について説明することによって、変更管理を浸透させるためのガイダンスを提供します。

今日の主要なビジネス課題

  • 出張費/生産性
  • 出張者は年に 2 億 7,500 万人を超える (※ 米国の場合)
  • 企業は少ない労力で多くの成果を出す必要がある
  • Live Meeting は、出張費と、出張によるダウンタイムによって生じる「諸経費」の削減に役立つ
  • 地理的格差
  • 労働者は情報の 50% ～ 75% を他者から入手するが、現在はより多くの場所でより多くの人と共に作業する必要がある(1)
  • Live Meeting は一貫したコミュニケーションを提供するため、世界各国の従業員、顧客、パートナーの連携に役立つ
  • 在宅勤務の増加
  • 2005 年には、世界中の企業の 80% が在宅勤務を行う従業員を抱えると予想されていた(2)
  • Live Meeting を使用すると、従業員、顧客、パートナーは社外にいながら、ミーティングやミ―ティング リソースにアクセスできる
  • 製品化に要する時間に対するプレッシャー
  • 組織は競争相手の一歩先を行く必要がある
  • 加速度的な発展により、情報と人へのリアルタイム アクセスが必要になっている
  • Live Meeting を使用すれば、組織はより迅速に活動範囲とメッセージングを拡大できる

(1) Gartner Research (2002 年 7 月)

(2) Economist Intelligence Unit (2003 年 7 月)

Live Meeting によるメリット

  • 金銭面のメリット
  • コストの節約: 出張関連コストの削減
  • 時間の節約: 出張による移動時間の削減、簡単な情報共有、迅速な実行
    往復航空運賃  30,000 円
    拘束時間分の人件費 20,000 円
    食費、交通費など 10,000 円
    宿泊費  10,000 円
    2 時間の会議にかかる合計費用 = 70,000円
    注目

    マイクロソフト社員の 1 日を描いたシナリオ Movie。ユニファイド コミュニケーション導入によって、投資対効果として 240%、年間コストとして 212 億円以上のコスト削減に成功したマイクソフト。日本のマイクロソフト社員が実際に働いている環境を Movie でご紹介いたします。

    ストリーミング (46.9 MB)
    • 生産性のメリット
    • 活動範囲の拡大: 世界中でリアルタイムに共同作業を行うことで従業員が連携して、顧客満足度を高める
    • 少ない労力で多くの成果: 調整が必要な項目が減ることで、潜在顧客の増加、取引の増大、従業員トレーニングの高速化が実現する
    • 個人のメリット
    • 自宅にいる時間の増加: 出張の必要がないので、自宅で、あるいは家族や友人と過ごす時間が増える
    • 個人の生産性の向上: 「出張による移動時間」を他のプロジェクトに活用することで、業績を向上させる

    変更管理の主な推進ポイント

    ユーザーが以下の内容を把握し、確信できるようにする

    • 直接会ってミ―ティングを行わなくても、効果的にミ―ティングを運営し、結果を出すことができる
    • Live Meeting を使用すれば、音声のみの電話会議をより生産性の高いものにすることができる
    • 世界中の従業員、顧客、パートナーとリアルタイムで容易に対話することができる
    • Live Meeting を使用することで、個人的価値を実現することができる
    • 迅速かつ簡単に Live Meeting の使用を開始できる

    使用開始のヒント

    • エグゼクティブ スポンサーを確保する
    • 組織内の幹部から発せられる会社命令や公式発表は、展開の大きな手助けになります
    • 自社の出張サイトに Live Meeting の参考資料を追加し、出張の代替案を紹介してみましょう
    • 会議室で Live Meeting に関する資料を配付し、会議室でのミ―ティングの代替案として Live Meeting を提案してみましょう
    • 食堂に Live Meeting の資料を掲示し、普及の拡大を図ってみましょう
    • 率先して具体例を示す
    • 自分が参加する社内ミ―ティングで Live Meeting を使用して、直接その価値を紹介してみましょう
    • 次の方法で Live Meeting について話しあってみましょう
    • 電子メール
    • ニュースレター
    • SharePoint サイト
    • 社内の成功事例を収集し、同僚が参照できるように掲示してみましょう
    • Live Meeting の使用に対してインセンティブを出してみましょう
    • 早期導入グループを選んで導入してみましょう。適切な対象者は以下の通りです
    • 出張が多い
    • ネット ミ―ティングなど、他の Web 会議ツールを使用している
    • 定期的に会議室を予約している

    小規模、中規模、大規模ミ―ティングでの Live Meeting の使用

     

    小規模なコラボレーション セッション

    • ミ―ティング シナリオの例
    • 販売デモ
    • プロジェクトの計画と管理
    • 小規模なトレーニング グループ
    • コラボレーション - ドキュメントの校閲と修正
    • チーム ミ―ティング
    • 現在の作業方法
    • ドキュメントを電子メールで送信し、非同期でレビュー
    • 音声のみの電話会議で資料をレビュー
    • 参加者出張による対面ミ―ティング
    • 主な課題
    • 電子メールの紛失またはチェックし忘れ
    • 電子メールのやりとりが多すぎる
    • 最新のプロジェクトのドキュメントと計画を把握できなくなる
    • 電話会議の内容を理解しづらい
    • 対面ミ―ティングによる出張費の増加と生産性の低下 (社内と社外の両方の参加者)
    • Live Meeting の価値
    • 自分のデスクからプロジェクトを計画、展開、実行できる
    • リモートで専門家に参加を依頼できる
    • 同時に複数のドキュメントを処理できる
    • 今後のために 1 か所に資料を保存できる
    • リアルタイムのコラボレーションとドキュメント校閲を実現できる
    • 確実にすべてのユーザーが同時に同じドキュメントの同じ情報を見ることができる
    • 生産性の向上
    • 通常使用される Live Meeting の機能
    • 今すぐミーティング
    • アプリケーション共有
    • アップロードされたコンテンツ
    • ホワイトボード
    • テキスト スライド
    • 参加者の対話型ツール
    • 共有メモ

    中小規模の対話型セッション

    • ミーティング シナリオの例
    • グループ トレーニング
    • 新入社員オリエンテーション
    • 部門別会議
    • グループ デモンストレーション
    • 現在の作業方法
    • 参加者出張による対面ミ―ティング
    • 事前に電子メールで資料を送信し、音声のみの電話会議を開催
    • 非同期のトレーニングとミ―ティング
    • 主な課題
    • 出張 (社内と社外の両方の参加者)
    • コストの増加
    • 生産性の低下
    • ビジネス支出の削減
    • ミ―ティングおよびトレーニング セッションの減少
    • 外部組織は出張を伴うトレーニングへの参加を制限
    • 一貫したメッセージングの確保
    • Live Meeting の価値
    • 小規模ミ―ティングのメリット +
    • 一度に多数の参加が可能
    • 出張の必要性が低下
    • 自分のデスクから発表
    • 一貫したメッセージングの提供
    • 納期の短縮と経費の削減
    • 長期的な展開によって、定着率が向上
    • さらなる参加と対話を促進
    • 調整が必要な項目の減少 (会議室、食事など)
    • 通常使用される Live Meeting の機能
    • イベント: 登録およびアンケート ツール
    • 質問と回答
    • 座席表
    • 挙手ツール
    • アップロードされたコンテンツ
    • アプリケーション共有
    • 投票
    • 配布資料
    • レコーディング
    • コンピューター オーディオ (ミ―ティングの規模により一方向または双方向)
    • 発表者用 Web カメラ
    • 登録の追加項目

    大規模な公式プレゼンテーション

    • ミーティング シナリオの例
    • 仮想見本市
    • マーケティング セミナー
    • 製品の発売
    • マスコミおよびアナリスト向けの説明
    • 全社ミ―ティング
    • 人事情報に関するミ―ティング
    • 現在の作業方法
    • 参加者出張による対面ミーティング、セミナー、見本市
    • 事前に電子メールで資料を送信し、音声のみの電話会議を開催
    • 非同期のトレーニングとミーティング
    • 主な課題
    • 出張 (社内と社外の両方の参加者)
    • コストの増加
    • 生産性の低下
    • 出張費削減による社外参加者の減少
    • タイムリーなコミュニケーションの管理
    • Live Meeting の価値
    • 中規模のミ―ティング +
    • 1 回のミ―ティングに全員が参加可能
    • 上質な潜在顧客の獲得
    • 製品化に要する時間の短縮
    • 競争相手に一歩先んじる
    • 通常使用される Live Meeting の機能
    • イベント: 登録およびアンケート ツール
    • 質問と回答
    • 座席表
    • 挙手ツール
    • アップロードされたコンテンツ
    • アプリケーション共有
    • 投票
    • 配布資料
    • レコーディング
    • コンピューター オーディオ (一方向)
    • 発表者用 Web カメラ
    • 登録の追加項目
    • アクティブな発表者
    • スライドの循環表示
    • ミーティング ロビー

    Live Meeting の使用例

    シナリオ固有の価値ポイント -  販売における Live Meeting の使用

    • 一般的なビジネス要件
    • 販売コストの削減
    • 販売サイクルの短縮
    • 高い収益目標の達成
    • 販売プログラムの有効性の向上
    • 販売における Live Meeting の使用により可能になること
    • 出張が減少するため、ビジネス コストを削減できる
    • 販売に出かける前に、事前に潜在顧客を限定できる
    • 現場で顧客と応対しながら、リモートで該当分野の専門家や主要な関係者と対話できる
    • より多くの販売機会に対応できる
    • 緊急ミ―ティングを簡単に開催できる
    • 見込み客に関連資料を提供できる
    • 実体験できる
    • リモートの販売チームと会合を持てる
    • 活動範囲を拡大し、販売サイクルを短縮できる可能性がある
    • 新製品の販売担当をより効率的かつ効果的にトレーニングできる
    • 販売における Live Meeting の使用例
    • 潜在顧客獲得活動
    • 販売プレゼンテーション
    • 製品プレゼンテーション
    • リアルタイムの取引成立
    • 販売およびサポート トレーニング
    • 販売セミナー、オンライン イベント
    • カスタマー リレーションシップ マネジメント
    • 販売プログラムの開発
    • 同僚やパートナーとのミ―ティング

    シナリオ固有の価値ポイント-トレーニングにおけるLive Meetingの使用

    • 一般的なビジネス要件
    • コストの削減
    • 効果的なトレーニングの促進
    • グローバルに参加者を拡大
    • トレーニング サイクルの短縮
    • 製品化に要する時間の短縮
    • トレーニングにおける Live Meeting の使用により可能になること
    • トレーニングを積むことによって、定着率が向上する
    • 参加者を拡大できる
    • 参加者のさらなる関与を促進できる
    • 準備作業に要する時間、コスト、リソースを節約できる
    • いつもの環境でくつろぎながら発表できる
    • 社外の参加者は出張に要する時間とコストを節約できる
    • トレーニングにおける Live Meeting の使用例
    • 福利厚生トレーニング
    • 新しい企業構想の展開
    • 販売トレーニング
    • 企業ポリシー トレーニング
    • 新入社員オリエンテーション
    • ERP および CRM アプリケーション トレーニング
    • 規制遵守の検証
    • リーダーシップおよびキャリア開発
    • 管理トレーニング
    • チャネルおよびパートナー トレーニング

    シナリオ固有の価値ポイント - 人事における Live Meeting の使用

    • 一般的なビジネス要件
    • コストの削減
    • 優秀な人材の採用およびトレーニング
    • 人的資本の最大活用 &endash; 知識共有、コミュニケーション、および生産性の向上
    • 人事のセルフサービスの有効性の向上 - より効率的かつ自動化されたコミュニケーション方法の策定
    • 人事における Live Meeting の使用により可能になること
    • 従業員への連絡や従業員のトレーニングに要する時間と経費を節約できる
    • 事業経費関連のコストを削減できる
    • より柔軟性のあるライブおよびオンデマンド トレーニング オプションを提供できる
    • 新入社員オリエンテーションなどの必須のライブおよび録画済みトレーニングへの参加状況を容易に追跡できる
    • オンラインによる採用イベントをホストし、有能な人材要員を拡大できる
    • 人事における Live Meeting の使用例
    • 従業員トレーニングと専門家の育成
    • 新入社員オリエンテーション
    • 会社からのお知らせ
    • 福利厚生トレーニング
    • 企業ポリシーの変更
    • 管理トレーニング
    • 規制遵守に関する連絡
    • 新しいプログラムをリアルタイムに全社的に展開
    • 戦略的な人事コラボレーション セッション
    • 社員募集セミナー

    シナリオ固有の価値ポイント - マーケティングおよび広報イベントにおけるLive Meeting の使用

    • 一般的なビジネス要件
    • 市場占有率の拡大
    • 製品化に要する時間の短縮
    • マーケティング コストの削減
    • マーケティング プログラムの有効性の向上
    • マーケティングおよび広報イベントにおけるLive Meeting の使用により可能になること
    • 仮想見本市や仮想イベントにより活動範囲を拡大できる
    • 調整が必要な項目が減少する
    • 市場とのやりとりに要する時間とリソースを節約できる
    • 事業経費関連のコストを削減できる
    • 新しい潜在顧客を容易に追跡できる
    • リアルタイムに顧客や見込み客からフィードバックを収集し、CPE を促進できる
    • マーケティングおよび広報イベントにおける Live Meeting の使用例
    • 製品の発売
    • 潜在顧客獲得活動
    • マーケティング プレゼンテーション
    • マスコミおよびアナリスト向けの説明
    • クリエイティブ デザインのレビュー
    • 市場調査、フォーカス グループ、アンケート
    • セミナー、オンライン イベント
    • マーケティング プログラムの開発
    • 販売およびサポート トレーニング
    • ベンダー、同僚、パートナーとのミ―ティング