ビジネス データ検索を計画する

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この記事の内容 :

  • ビジネス データ検索について

  • ビジネス データ検索を計画する

  • ワークシート

ビジネス データと Microsoft Office SharePoint Server 2007 の他の機能を統合することで、エンタープライズ検索の機能を最大限活用して適切なビジネス データの検索、表示、および処理を行えるようになります。この統合は、Office SharePoint Server 2007 のエンタープライズ版でのみ行えます。Office SharePoint Server 2007 の標準版を展開しても、ビジネス データ アプリケーションの登録や、エンタープライズ検索を使用したビジネス データの検索は行えません。

ビジネス データ検索を計画するときは、検索機能を理解することが重要です。また、以下のことを検討することも重要です。

  • コンテンツ ソースにビジネス データを含めることを計画します。

  • 検索スキーマで管理プロパティにマップするのに適したビジネス データのプロパティを選択します。

  • ビジネス データの種類に対するアクセス制御リスト (ACL) を作成します。

  • 検索クエリのグループ化の方法と表示する検索結果を変更するため、検索範囲と検索フィルタを使用します。

  • ビジネス データ検索機能をサイト コレクションのサイトに統合することを計画します。

ビジネス データ検索について

ビジネス データ検索の結果は一般の検索結果からは除外されます。ビジネス データ検索の結果は 4 つの異なる方法で表示できます。

  • ビジネス データの含まれる検索範囲を使用して検索した場合、検索結果にはビジネス データ検索の結果が含まれます。既定ではビジネス データの検索範囲は設定されていませんが、管理者はビジネス データを含む検索範囲を作成できます。

  • ユーザーは、ビジネス データ ソースを検索するオプションを選択して、最初の検索結果を絞り込むことができます。

  • ユーザーは、検索センター サイトに用意されているビジネス データ タブを選択できます。タブのすべてのビジネス データが検索の対象になります。既定では、すべてのビジネス データ用タブは用意されていませんが、管理者は、すべてのビジネス データの検索用タブまたは特定のビジネス アプリケーション データの検索用タブを追加できます。

  • 標準検索クエリの検索用語が管理者の選択したキーワード フレーズに一致する場合、ビジネス データ検索の結果は推奨検索結果に表示されます。

検索結果にビジネス データを使用できるようにするには、検索サービスと個々のサイト コレクションの管理者がいくつかのオプションを構成する必要があります。ビジネス データを検索に使用できるようにするには、以下の手順を実行します。

ビジネス データを検索に使用できるようにする

  1. 基幹業務 (LOB) アプリケーションの場合、ビジネス データ カタログにアプリケーションを登録し、接続数を設定します。

  2. ビジネス アプリケーション データのコンテンツ ソースを作成します。

  3. アプリケーション データのコンテンツ ソースをクロールし、そのプロパティを新たにクロールされたプロパティとしてポータル サイト スキーマに追加します。

  4. ビジネス データ カタログの [検索設定の構成] セクションで該当するプロパティを選択し、検索用の管理プロパティにマップします。

  5. ビジネス データ カタログのビジネス データの種類に対する ACL を作成します。

  6. ビジネス データ ソースのコンテンツ ソースを再度クロールして、管理プロパティと ACL を更新します。

  7. ビジネス データの検索範囲を作成します。

  8. ビジネス データのキーワードを構成します。

上記のほとんどの作業は、検索共有サービスの管理者またはビジネス データ カタログの管理者が行います。一部の作業はサイト コレクションの管理者が行います。共有サービスの管理者とサイト コレクションの管理者は、ビジネス データの検索の計画を補助します。

ビジネス データ検索を計画する

ビジネス データ検索を計画する際には、ビジネス ニーズを考慮に入れ、どのようにすれば検索機能を使用してビジネス データの可視性とビジネス インテリジェンス機能の有用性を改善できるかを検討することが重要です。

初めに、各サイト コレクションにはどのビジネス プロセスが適しており、これらのプロセスを評価してプロセス内で作業するときにどのビジネス アプリケーションを使用するかを検討する必要があります。アプリケーションを特定する際には、ユーザーがそのビジネス データを検索する方法と、ビジネス データの範囲を考慮します。多くの場合、ユーザーは複数のサイトとサイト コレクションで特定のアプリケーションのビジネス データを検索しますが、すべてのサイトで同じビジネス データを使用しているわけではありません。ビジネス プロセスの範囲と、関連付けられたビジネス アプリケーションおよびビジネス データに基づき、いくつかの決定事項が影響を受けます。

ビジネス データの共有サービス プロバイダを計画する

多くの場合、ビジネス アプリケーションのセキュリティを基に、ビジネス データへのアクセスを制限できます。ただし、組織内の 1 つのユーザー グループでは頻繁に使用される一方、組織全体ではあまり使用されない特定の機密データについては、別個の共有サービス プロバイダ (SSP) を検討した方がよい場合があります。コンテンツとデータは SSP 間で共有されないため、特定の SSP の検索共有サービスを使用して検索するユーザーには、別の SSP の検索結果は表示されません。通常、このオプションの使用が適しているのは、ビジネス データ以外のドキュメントとサイトなどのコンテンツ セットが完全に独立している場合だけです。それ以外の場合、アプリケーションのセキュリティ、SharePoint グループ、検索範囲、および検索フィルタを使用して、データの利用を制限できます。

検索や他の Office SharePoint Server の機能 (ビジネス データ Web パーツ、InfoPath フォーム テンプレート、ワークフローなど) で使用するためのデータが含まれる各基幹業務 (LOB) アプリケーションを、各 SSP のビジネス データ カタログに登録します。SSP 管理者は、ビジネス アプリケーションに対するディスク容量とパフォーマンスの影響について、ファームの管理者と話し合う必要があります。詳細については、「ビジネス データ カタログでビジネス データ接続を計画する」を参照してください。

ワークシートでの作業

Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 情報アーキテクチャ ワークシート (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73273&clcid=0x411) を使用して、SSP の数および各 SSP のビジネス データ カタログのデータ ソースを記録します。

サイト階層の計画ツール (https://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=73143&clcid=0x411) を使用して、SSP の数および各 SSP のビジネス データ カタログのデータ ソースを計画します。

Microsoft® Office SharePoint® Server 2007: 必要なデータ容量の見積もりワークシート (https://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=AM101581191041) を使用して、各ビジネス データ ソースの接続の数を記録します。

ビジネス データ コンテンツ ソースを作成する

検索結果にビジネス データを使用するには、ビジネス データ コンテンツ ソースを作成する必要があります。ビジネス データ コンテンツ ソースは他のコンテンツ ソースと同様に追加できますが、計画の際に検討が必要な追加の構成手順があります。

ビジネス データの開始アドレスには、Microsoft SQL Server 2005 用データベースまたは他のデータベース、およびさまざまな基幹業務 (LOB) アプリケーションの場所が含まれます。多くの場合、これらの場所は Office SharePoint Server 2007 の展開前から存在する別のサーバー上にありますが、アプリケーションは同じサーバーにホストできます。負荷分散のため、データベースは別個のサーバーにホストできます。展開するサーバー ファームについて計画する場合は、ファームからアプリケーション サーバーへの接続の方法を検討してください。アプリケーション サーバーの展開の詳細については、「ドキュメントの概要 : サーバー ファームとトポロジを設計する (Office SharePoint Server)」を参照してください。

セキュリティを確保すると同時に、ビジネス データ アプリケーションへのパフォーマンスの影響を抑えるには、ビジネス データ コンテンツ ソースのクロール時に、ビジネス データが格納されている実際の場所が使用されないようにします。通常は、関連するすべてのビジネス データの種類、プロパティ、値などのデータのコピーを格納するデータ ウェアハウスを作成します。その場所がビジネス アプリケーションのコンテンツ ソースで使用されます。

以下のシナリオをサポートする追加のコンテンツ ソースを作成できます。

  • 特定のアプリケーションのビジネス データを他のアプリケーションのビジネス データより頻繁にクロールする。

  • コンテンツ ソースを使用して、対象を 1 つ以上のアプリケーションの特定のデータ セットに限定する検索範囲を作成する。コンテンツ ソースの代わりにプロパティに基づいて検索範囲を作成できるため、プロパティを使用しても同じ結果になるのであれば、コンテンツ ソースは必要ありません。

  • コンテンツ ソースによって定義された特定のビジネス データ セットを対象とする ****[検索センター] タブを作成する。検索範囲の場合と同様、これは検索センター サイトでのビジネス データの表示方法を定義する唯一の方法ではありません。

ビジネス データ コンテンツ ソースのクロールの頻度は、ビジネス データ アプリケーション サーバーに及ぼす影響を考慮して決定します。各ビジネス データ アプリケーションの管理者と協力して妥当なスケジュールを設定してください。

ワークシートでの作業

Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 コンテンツのクロールを計画するワークシート (https://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=AM102007021041) の「コンテンツ ソース」セクションを使用して、ビジネス データ コンテンツ ソースに関する決定事項、および各コンテンツ ソースの予定クロール スケジュールを記録してください。

コンテンツ ソースの詳細については、「コンテンツのクロールを計画する (Office SharePoint Server)」を参照してください。

ビジネス データの検索プロパティを作成する

ビジネス データを使用するには、管理プロパティとして検索に使用できるビジネス データのプロパティを選択する必要があります。SQL Server のプロパティはクロール後に直接マップできますが、基幹業務 (LOB) アプリケーションは最初にビジネス データ カタログに登録する必要があります。管理プロパティは、ビジネス データの検索時に使用するプロパティのサブセットになります。

通常は、情報アーキテクチャの計画時に特定した主要ビジネス プロセスから、管理プロパティが明らかになります。クロールされた複数のプロパティを 1 つの管理プロパティにマップし、それを優先するかどうか、または管理プロパティに複数の値が含まれるようにし、クロールされたプロパティの見つかったすべての値を含めるかどうかを選択できます。

検索で使用できるようにするビジネス データ アプリケーションのプロパティとビジネス データの種類を決定する際には、ユーザーが検索できる内容、その情報の表示方法、およびデータを格納するデータ ウェアハウスへのクロールの影響を考慮に入れる必要があります。通常は、すべてのデータではなく、一部のプロパティに関するデータだけが表示されるようにします。たとえば、複数の地域にオフィスを抱える組織では、ビジネス ニーズに応じて、主要な地域にある特定のオフィスの結果だけが表示されるようにします。含めるビジネス データの種類、および各ビジネス データの種類に含めるプロパティを決定してください。使用できるようにするプロパティを決定する際には、以下の要素を考慮に入れます。

  • 機密保持に関するポリシー   ビジネス上の理由から、特定のレコードの機密を保持しなければならない場合があります。たとえば、主要なビジネス計画者にのみ関係があり、アプリケーションでデータを使用する大部分のユーザーには関係のないレコードなどです。この場合、機密ではないビジネス データの種類のプロパティは表示されるようにし、機密のプロパティは表示されないようにします。

  • パフォーマンスへの影響   一部のプロパティを機密扱いしないこともできますが、このようなプロパティのクロールによる影響や、ユーザーがビジネス アクションを使用してこれらのプロパティにアクセスし、変更できるようにした場合の影響が、機密扱いから外すという決定から得られるビジネス上の利点とつりあわないことがあります。有効にするビジネス データの種類のグループごとのパフォーマンスを慎重に検討してください。

ワークシートでの作業

Microsoft® Office SharePoint® Server 2007: エンドユーザーの検索操作性の計画ワークシート (https://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=AM102044221041) の「管理プロパティを計画する」セクションを使用して、管理プロパティを記録します。

検索用のクロールされたプロパティおよび管理プロパティの詳細については、「エンド ユーザーの検索操作性を計画する (Office SharePoint Server)」を参照してください。

ビジネス データ検索の結果へのアクセスとそのセキュリティを計画する

各ビジネス アプリケーションのセキュリティを使用して、ビジネス データ検索の結果へのアクセスを制限できます。また、SharePoint グループを使用してビジネス データ検索へのアクセスを制限することもできます。

ビジネス データ アプリケーションへのアクセス権を持つユーザーは、アプリケーションが SQL Server 2005 などのデータベース アプリケーションであるか、基幹業務 (LOB) アプリケーションであるかに関係なく、そのアプリケーションのビジネス データにもアクセスできます。ビジネス データ検索の結果では、そのセキュリティを使用し、適切な権限を持つユーザーにのみ検索結果を表示できます。

ただし、Office SharePoint Server 2007 内からビジネス データとビジネス データ検索の結果へのアクセス権を適用することもできます。データベースへのアクセス権がないユーザーでも、適切な SharePoint の権限があれば、検索結果を表示できます。

ビジネス アプリケーションに直接アクセスできるユーザーの数は制限することをお勧めします。この数を制限する場合、多くの組織で 1 つのアカウントか、少数のユーザーから構成されるグループを作成することになります。各アプリケーションのビジネス データと関連の検索結果を表示する適切な権限を持つ SharePoint グループを作成し、組織のユーザーをそのグループに割り当てることができます。権限を付与する場合、より広範なセキュリティのニーズと、各ビジネス アプリケーションのデータに関係するユーザーを考慮してください。各アプリケーションで職務遂行のためにビジネス データを検索する必要のあるユーザーを検討します。

ワークシートでの作業

カスタム アクセス許可レベルおよびグループ ワークシート (https://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=AM101599101041) を使用して、アプリケーションへのアクセス権を記録します。

サイトおよびコンテンツのセキュリティ ワークシート (https://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=AM101591961041) を使用して、アプリケーションへのアクセス権を記録します。

ビジネス データの検索範囲を計画する

検索範囲の使用により、ユーザーに対してビジネス データの特定のサブセットの検索を許可できます。情報アーキテクチャを計画する際に、主要ビジネス プロセスまたはプロセスのグループを特定します。これらのプロセスの一部は特定のビジネス データ アプリケーションに密接にリンクされます。特定のアプリケーションとそのアプリケーションに関連するコンテンツの検索範囲を作成するには、ビジネス データのプロパティに基づく範囲ルールを適用して検索結果の範囲を絞り込むか、そのビジネス プロセスの開始アドレスのみを含むコンテンツ ソースを作成し、そのコンテンツ ソースを検索範囲のベースにします。

検索範囲の計画の詳細については、「エンド ユーザーの検索操作性を計画する (Office SharePoint Server)」を参照してください。

ビジネス データのキーワードを作成する

ビジネス アプリケーションごとに、最も妥当な検索結果を考え、ユーザーが検索クエリを実行するときに使用する可能性が高い検索用語を検討する必要もあります。たとえば、主要ビジネス プロセスを記録する主要業績評価指標 (KPI) リストがある場合、ユーザーがそのビジネス プロセスの一般的な用語を使用してビジネス データを検索したときに検索結果の最上位に表示されるようにすることができます。特殊用語 (キーワードとおすすめコンテンツとも呼ばれます) を使用して、主要ビジネス データを強調表示することもできます。ビジネス データ カタログのアプリケーションのリスト、データベース、および特定のビジネス データの種類を強調表示できます。たとえば、顧客ビジネス データ プロファイルを顧客に関連するキーワードに対応したおすすめコンテンツとして強調表示し、検索結果の最上位に表示されるようにすることができます。

各ビジネス プロセスと関連アプリケーションに対応する主要語句を検討して、初期展開中に構成する重要な特殊用語の優先度を設定できます。次に、これらの用語に対応する最も重要なコンテンツを検討します。これらの用語を記録して展開中に使用できるリファレンスを作成し、検索用語をテストして、主要コンテンツが検索結果の上位に表示されるかどうかを確認します。上位に表示されない場合、これらの結果を上位に表示するための特殊用語を作成します。

ワークシートでの作業

Microsoft® Office SharePoint® Server 2007: エンドユーザーの検索操作性の計画ワークシート (https://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=AM102044221041) の「キーワード」セクションを使用して、キーワードを記録します。

キーワードと特殊用語の詳細については、「エンド ユーザーの検索操作性を計画する (Office SharePoint Server)」を参照してください。

検索センター サイトのビジネス データ タブを作成する

検索センター サイトには、すべてのビジネス データ ソースを対象とする検索に使用できるビジネス データ タブがあります。特定のアプリケーション、データベース、またはアプリケーションやデータベース内のレコードについての追加のビジネス データ タブを特定できます。情報の構造を調べ、組織の主要ビジネス プロセスごとにビジネス データ タブを追加することを検討してください。ユーザーが特定のデータ セットを検索する可能性が高い場合は、そのデータ用のタブを作成すると便利です。検索センター サイトのビジネス データ タブを使用すると、[検索範囲] メニューで検索範囲の長い一覧を作成することなく検索を拡張することもできます。

また、各タブの表示と機能はカスタマイズできます。検索センター サイトのカスタマイズの詳細については、「Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK にようこそ」(hhttps://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/ms550992.aspx の「Searching in Office SharePoint Server 2007」(hhttps://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/ms497338.aspx を参照してください。

例

Contoso 社は、サポート電話を処理する顧客向けコール センターを設置している技術系企業です。コール センターは 1 つのサイト コレクション上に設定されています。サポート担当者は、基幹業務 (LOB) アプリケーションを使用して顧客と顧客の抱える問題を記録します。過去の顧客の問題のアーカイブは SQL Server 2005 データベースに格納されており、SQL Server 2005 Analysis Services を使用して分析できます。これらの各アプリケーション、関連する顧客、および製品ラインは、Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 情報アーキテクチャ ワークシート (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73273&clcid=0x411) に記録されます。

ビジネス データ カタログの管理者は、ビジネス データ カタログに顧客の問題用のアプリケーションを登録し、ビジネス アプリケーション データのプロパティを検索で使用される管理プロパティにマップし、顧客、地域、部署、製品ラインなど、ビジネス データの主要な種類のビジネス データ プロファイルを作成する計画を立てます。計画したプロパティは、Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 ビジネス データ ワークシート (https://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=AM101583641041) に記録されます。検索で使用される管理プロパティは、Microsoft® Office SharePoint® Server 2007: エンドユーザーの検索操作性の計画ワークシート (https://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=AM102044221041) の「管理プロパティを計画する」セクションに記録されます。

サイト コレクションのコンテンツは、チームとプロセス間で情報を共有するビジネス プロセスとユーザーの統合セットに関係するため、コンテンツを分離するための追加の SSP は必要ありません。必要な SSP は 1 つだけです。これは、サイト階層の計画ツール (https://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=73143&clcid=0x411) に記録されます。

検索サービスの管理者は顧客サービス アプリケーション用のコンテンツ ソースの作成を計画しているため、顧客と顧客の問題はサイト コレクションのコンテンツの他の部分より頻繁に更新できます。このコンテンツ ソースは、Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 コンテンツのクロールを計画するワークシート (https://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=AM102007021041) の「コンテンツ ソース」セクションに記録されます。

ビジネス データ カタログの管理者は顧客サービス アプリケーションにアクセスできる 1 つのアカウントを使用してアプリケーションのデータをクロールすることを決定します。追加ユーザーにはアプリケーションへの直接のアクセス権は付与されませんが、ユーザーをサイト コレクションのビジネス データにアクセスできる SharePoint グループに追加すれば、アクセスできるようになります。SQL Server 2005 データベースのデータへのアクセス権はキューブによって制限され、各ユーザーには自分の担当分野に関係するデータしか表示されません。組織のほとんどのユーザーには、職務に直接関係するデータへの読み取り専用アクセスしか許可されません。この情報は、サイトおよびコンテンツのセキュリティ ワークシート (https://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=AM101591961041) に記録されます。

計画作成チームは、顧客と顧客の問題の範囲のほか、ビジネス データに関係しないその他の検索範囲を計画します。計画作成チームは、Microsoft® Office SharePoint® Server 2007: エンドユーザーの検索操作性の計画ワークシート (https://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=AM102044221041) の「範囲を計画する」セクションにこの情報を記録します。

ビジネス データの特殊用語を検討するときは、Contoso 社の検索サービスの管理者が各主要製品ラインのサポートの熟練担当者を特定し、それぞれの専門分野に関連するキーワードに基づいて各担当者のおすすめコンテンツを作成します。

チームは、顧客に関する情報と顧客サービス レポートの格納されるチーム専用の検索センター サイト、および顧客サービス担当者に関係する重要なドキュメントとサイトを計画します。チームは、まずポータル サイト テンプレートを利用した検索センター サイトから開始し、ビジネス ニーズに基づいて機能を計画します。チームは、顧客サービス担当者がデータベースで特定の顧客を検索できるようにする顧客タブ、および顧客サービス レポート用の別のタブを計画します。

ワークシート

ビジネス データ検索を計画するには、以下のワークシートを使用します。

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入手できるすべてのブックの一覧については、「Office SharePoint Server 2007 のダウンロード可能なブック」を参照してください。