情報管理ポリシーの計画 (SharePoint Server 2010)
適用先: SharePoint Server 2010
トピックの最終更新日: 2016-11-30
ここでは、情報管理ポリシーを計画し、それを Microsoft SharePoint Server 2010 ドキュメント管理ソリューションと統合する方法について説明します。
この記事の内容
情報管理ポリシーとポリシーの機能
情報管理ポリシーのレポート
情報管理ポリシーと Office system アプリケーションの統合
SharePoint Server 2010 で利用できるポリシー機能
ドキュメント ポリシーを計画する
情報管理ポリシーとポリシーの機能
情報管理ポリシーとは、コンテンツ タイプに対する一連のルールのことです。ポリシー内の各ルールは、ポリシー機能と呼ばれます。たとえば、情報管理ポリシー機能を使用して、あるタイプのコンテンツを保持する期間を指定したり、ドキュメントの監査を行ったりできます。情報管理ポリシーを使用すると、組織の情報にアクセスできるユーザー、そのようなユーザーが組織の情報に対して行える操作、情報を保持する必要のある期間などを制御できます。
注意
ここでは、特に断りのない限り、ポリシーという用語は情報管理ポリシーを意味します。
ポリシーを実装すると、組織が法律的に求められている要件 (レコードを保持する義務など) に準拠するのに役立ちます。たとえば、法律的に推奨されるガイドラインに従って従業員レコードを処理するために組織で使用される人事ポリシーには、以下のようなポリシー機能を含めることができます。
各従業員関連ドキュメントの編集および表示の履歴を記録するための監査。
作成中のコンテンツが必要以上に長い間維持されないようにするための保持。
各ドキュメントの物理コピーを適切に識別できるようにするためのラベル。
機密性の高い従業員関連ドキュメントが安全なプリンターだけで印刷されるようにするための印刷制限。これはカスタム ポリシー機能の例であり、Microsoft SharePoint Server 2010 のオブジェクト モデルを使用して実装するか、サードパーティのソフトウェア ベンダーから入手する必要があります。
ポリシー機能は、SharePoint Server 2010 上で動作するプログラムとして実装されます。ポリシー機能の有効化と構成はサーバー管理者が行います。ポリシー機能を有効にすると、サイト管理者はこの機能を使用してポリシーを定義できるようになります。SharePoint Server 2010 には、コンテンツの管理に役立つポリシー機能が用意されています。SharePoint Server 2010 のオブジェクト モデルを使用すると、企業固有のニーズを満たすカスタム ポリシー機能を設計してインストールできます。
ポリシー機能は、1 つ以上のポリシー リソースを使用できます。ポリシー リソースは、何らかの機能をポリシー機能に提供するプログラムです。たとえば、バーコード生成ポリシー機能のポリシー リソースは、一意のバーコード値を提供できます。カスタム ポリシー リソースを作成してインストールすることで、ポリシー機能をサポートできます。
組織で SharePoint Server 2010 と共に Microsoft Office system クライアント アプリケーションを使用している場合、ポリシーはサーバーとクライアント アプリケーションの両方に対して適用されます。これは透過的に行われます。ドキュメントに対して適用されるポリシー機能は、ドキュメントに関連付けられたポリシー ステートメントで記述されており、ポリシー対応のアプリケーションは、ユーザーがドキュメントのポリシーに違反するタスクを実行するのを防ぎます。
ポリシーを実装するには、ポリシーをサイトのコンテンツ タイプ、ライブラリ、またはリストと関連付けます。
注意
サイト コンテンツ タイプ ギャラリーでは、任意のカスタム コンテンツ タイプにポリシーを適用できますが、主要なコンテンツ タイプに直接ポリシーを適用することはできません。
以下の方法で、ポリシーをライブラリ、リスト、またはコンテンツ タイプと関連付けることができます。
ポリシー機能をサイト コレクション ポリシーと関連付けてから、そのポリシーをコンテンツ タイプまたはリストやライブラリと関連付けます。 サイト コレクションのトップレベル サイトには、トップレベル サイトの管理者が新しいポリシーを作成できるサイト コレクション ポリシー ギャラリーが含まれます。作成したサイト コレクション ポリシーをエクスポートすれば、他のサイト コレクションの管理者は各自のサイト コレクション ポリシー ギャラリーにそれをインポートできます。これにより、組織全体でポリシーを標準化できます。
サイト コレクション ポリシーがコンテンツ タイプに関連付けられており、そのコンテンツ タイプがリストまたはライブラリと関連付けられている場合、リストまたはライブラリの所有者は、リストまたはライブラリでサイト コレクション ポリシーを変更することはできません。これにより、コンテンツ タイプに関連付けられたポリシーは、確実にサイト階層の各レベルで適用されます。
ポリシー機能のセットをコンテンツ タイプと直接関連付けてから、そのコンテンツ タイプを 1 つまたは複数のリストあるいはライブラリに追加します。 この方法を使用して作成したポリシーがサイト コレクション全体で確実に使用されるようにするには、ポリシーを、トップレベル サイト コレクションのサイト コンテンツ タイプ ギャラリーのコンテンツ タイプと関連付けます。このようにすると、サイト コレクション内にあるそのコンテンツ タイプのすべてのアイテムと、元のコンテンツ タイプから継承されるコンテンツ タイプのすべてのアイテムに、ポリシーが適用されます。この方法を使用してポリシーとコンテンツ タイプを関連付けると、作成されたポリシーはエクスポートできないため、他のサイト コレクションでポリシーを再利用しづらくなります。
注意
サイト コレクション内で使用されるポリシーをより厳密に制御するために、サイト コレクションの管理者は、コンテンツ タイプにポリシー機能を直接設定する機能を無効にすることができます。コンテンツ タイプに対するポリシー機能の設定を制限した場合、コンテンツ タイプの設計者は、サイト コレクション ポリシー ギャラリーのポリシーしかコンテンツ タイプに関連付けることができなくなります。サイト コレクションのポリシー機能の設定の詳細については、「Create, delete, and view site collections」を参照してください。
ポリシー機能のセットをリストまたはライブラリに直接関連付けます。 この方法は、リストまたはライブラリが複数のコンテンツ タイプをサポートしていない場合にのみ使用できます。この方法でのポリシーの作成は、厳密に定義されたポリシーを単一のリストまたはライブラリに適用する場合にのみ、有効です。
注意
サイト コレクション内で使用されるポリシーをより厳密に制御するために、サイト コレクションの管理者は、ライブラリにポリシー機能を直接設定する機能を無効にすることができます。ライブラリに対するポリシー機能の設定を制限した場合、コンテンツ タイプの設計者は、サイト コレクション ポリシー ギャラリーのポリシーしかライブラリに関連付けることができなくなります。
情報管理ポリシーのレポート
ソリューションの各 Web アプリケーションでポリシーがどのように使用されているのかを追跡するために、SharePoint Server 2010 サーバーの全体管理を使用して、情報管理ポリシー使用状況レポートを構成できます。情報管理ポリシー レポートは、組織でのポリシーの使用状況を監視するのに役立ちます。ポリシーは、組織が特定の規則に準拠できるようにするために実装されることが多いため、ポリシーの使用状況を頻繁に監視することで、組織が規則を順守しているかどうかを確認できます。
SharePoint Server 2010 には、XML スプレッドシート形式の既定のポリシー レポート テンプレートが用意されています。または、同じスキーマに基づいたカスタム レポート テンプレートを作成できます。ポリシー レポートの作成スケジュールを指定することも、手動でレポートを生成することもできます。
ポリシー レポートは、Web アプリケーション内のサイト コレクションごとに生成されます。レポートには、リストおよびライブラリごとに以下の情報が記録されます。
各ポリシーを使用するアイテムの数。
使用されている各ポリシーがサイト コレクション ポリシーに基づいているのか、それともコンテンツ タイプで構成されているのかについての情報と、そのポリシーの概要 - その説明と、各ポリシー機能の説明。
情報管理ポリシーと Office system アプリケーションの統合
SharePoint Server 2010 情報管理ポリシーは、Office system クライアント アプリケーションで公開されます。サーバーで情報管理ポリシーを構成する際には、ドキュメントに対して適用されるポリシーについての情報をインフォメーション ワーカーに提供するポリシー ステートメントを記述できます。たとえば、ポリシー ステートメントでは、ドキュメントは一定の時間がたつと有効期限が切れること、または機密性の高い情報が含まれるため会社の外部に知られてはならないことなどを示すことができます。ステートメントで、インフォメーション ワーカーがポリシーについてさらに情報が必要になった場合に利用する連絡先名を提供することもできます。
SharePoint Server 2010 に含まれるポリシーは、Office system クライアント アプリケーションの機能を通じてインフォメーション ワーカーに公開されます。たとえば、ポリシーの一部としてラベルが定義されている場合、ユーザーは、ほとんどの Office system クライアント アプリケーションにある [挿入] メニューを使用して、ドキュメントにラベルを挿入できます。ラベルが必要な場合は、ラベルが挿入されていないドキュメントをユーザーが保存しようとすると、メッセージが表示されます。同様に、バーコード ポリシー機能がドキュメントのポリシーの一部である場合は、ユーザーはクライアント アプリケーションからバーコードを挿入できます。
カスタム ポリシー機能を Office system クライアント アプリケーションに統合することもできます。ただし、Office system クライアント アプリケーションから利用できるようにするポリシー固有の動作を実装し、その動作をアドインなどのメカニズムを通じてクライアント コンピューターにインストールする手段をユーザーに提供したうえで、Office system クライアント アプリケーションからそれを利用できるようにする必要があります。たとえば、コンテンツ タイプの印刷に使用できるプリンターを制限するカスタム ポリシー機能を実装する場合は、Microsoft Office クライアント アプリケーション用のカスタム アドインを提供し、それらのアプリケーションから制限できるようにする必要があります。
SharePoint Server 2010 で利用できるポリシー機能
ここでは、SharePoint Server 2010 に用意されているポリシー機能について説明します。
有効期限 有効期限ポリシー機能は、追跡と管理が可能な一貫した方法で、コンテンツの破棄や処理を支援します。コンテンツ アイテムの有効期限が切れるときには、アイテムを破棄するか、カスタム ワークフローを実行するかを指定できます。特定のタイプのコンテンツに対し、特定の日付に有効期限が切れるように設定できます。コンテンツのタイプ、リスト、またはライブラリと関連付けられている日付や時刻に基づいて期限切れにするか、何らかのドキュメント アクティビティ (ドキュメントの作成など) が行われてから一定の期間が経過した後に期限切れにすることができます。
監査 監査ポリシー機能を使用すると、ドキュメントおよびリスト アイテムに対して実行されたイベントおよび操作を記録できます。以下のようなイベントを記録する監査を構成できます。
ドキュメントまたはアイテムの編集
ドキュメントまたはアイテムの表示
ドキュメントのチェックインまたはチェックアウト
ドキュメントまたはアイテムに対する権限の変更
ドキュメントまたはアイテムの削除
ラベル付け ラベル付けポリシー機能を使用すると、あるタイプのドキュメントまたはリスト アイテムと関連付けるラベルを指定できます。ラベルは、ユーザーが指定したプロパティと書式に基づいて SharePoint Server 2010 によって生成される、検索可能なテキスト領域です。たとえば、法律事務所では、係争事件に関係するドキュメントに、依頼人の氏名、訴訟番号、およびその事件を担当する弁護士が記述されたラベルを含めることができます。ラベルは、ドキュメントのプロパティを印刷されるコピーに表示する手段として、ドキュメントの印刷バージョンで特に役に立ちます。ドキュメントに対してラベルを使用するだけでなく、ラベルをリスト アイテムと関連付け、そのラベルをリストのビューに含めることができます。
バーコード バーコード ポリシー機能を使用すると、ドキュメントに対して固有の ID 値を作成し、その値のバーコード イメージをドキュメントに挿入することで、ドキュメントの物理コピーを追跡できます。既定では、バーコードは一般的な Code 39 標準 (ANSI/AIM BC1-1995、Code 39) に準拠しているため、ポリシー オブジェクト モデルを使用すれば、他のバーコード プロバイダーを使用することもできます。
ドキュメント ポリシーを計画する
ソリューションのポリシーを計画する際には、まずポリシーに対する組織全体のニーズを明らかにしてから、そのニーズを満たすサイト コレクション ポリシーを設計します。そしてそれらのポリシーを配布し、関連するすべてのサイト コレクションのサイト コレクション ポリシー ギャラリーに含めます。このとき、カスタム ポリシー機能を計画する必要が生じる場合があります。ポリシーにカスタム ポリシー機能とリソースが必要な場合は、そのソリューションを使用するすべてのサーバー ファームにその機能とリソースをインストールし、有効化する必要があります。
組織全体に適用されるポリシーの代表的な例として、製品仕様の監査と保持に関するベスト プラクティスを組織の部門間に行き渡らせるためのポリシーが挙げられます。監査と保管が一貫して行われるように、すべての製品仕様に適用する単一のサイト コレクション ポリシーを設計します。サイト コレクション ポリシーを定義してテストした後、それをエクスポートして、製品仕様が格納されている他のサイト コレクションのサイト コレクション ポリシー ギャラリーにインポートします。その後、さまざまなサイト コレクションのすべての製品仕様コンテンツ タイプにポリシーを関連付けて、すべての製品仕様に適用します。
| ワークシートでの作業 |
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ドキュメント ポリシーを計画する場合は、Policy Worksheet (英語) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165883&clcid=0x411) (英語) を活用してください。計画するポリシーごとに別のワークシートを作成し、以下の情報を各ワークシートに記録します。
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ワークシート
この記事と共に、次のワークシートを展開の計画に活用してください。