PPM ソリューションの実装後も導入を維持するための 7 つの方法7 Ways to Sustain Adoption of your PPM Solution, Post-Implementation

Project およびポートフォリオ管理 (PPM) ツールでは、ほとんどの場合、プロジェクトの管理方法、追跡方法、およびレポート方法が組織全体で大幅に大幅に変化します。Project and Portfolio Management (PPM) tools almost always cause a drastic shift in how projects are managed, tracked and reported across the organization. ただし、これらのツールの実装によっては、継続的な導入に集中する必要がある組織の場合には失われます。However, it is lost upon organizations that there needs to be as much focus on continued adoption as there is on the implementation of the tools. このホワイトペーパーでは、新しい PPM ツールの使用が組織の文化の一部になるまで、導入を維持するために重点を置くことができる主要な領域の一部について説明します。In this white paper, we will look at some of the key areas you can focus on to sustain adoption—post implementation—until usage of the new PPM tools becomes part of organizational culture.

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その他の記事については、 ホワイトペーパー「Trenches」を参照してください。To see more articles, see "From the Trenches" white papers.

PPM ソリューションの実装後も導入を維持するための 7 つの方法7 Ways to Sustain Adoption of your PPM Solution, Post-Implementation

はじめにIntroduction

新しいアイデアや革新性が次のようなものと考えられているプロジェクトに参加したことがあります。さらに、何度もの強力なサポートが得られるようになります。Have you ever been involved in a project where the new idea or innovation seemed to be the next best thing, gains strong support all across, gets executed, and then within a few months of being implemented, nobody uses it anymore? 「はい」と答えた場合は、これらのプロジェクトにも同意することになりますが、変更管理作業やトレーニング作業などの dearth はありませんでした。If you answered yes, you will also agree with me that in these projects, there was no dearth of change management efforts, training efforts, and so on. ユーザーが特定のツールを使用しないようにしたのはなぜですか? 実装時に考えられるのは最大のアイデアだと考えられていますか?Why do people just stop using certain tools, which were thought be the greatest ideas at the time of implementation?

上記の質問には、多くの回答があります。There could be many answers to the question above. 市場の状況によってはツールが古くなっているかもしれません。または、組織戦略が変更された可能性があります。It could be that the tool is outdated due to market conditions, or maybe the organizational strategy has changed. しかし、よく見られない場合は、プロジェクトの実装中に達成された導入を維持するための取り組みが行われていないことが実際の理由です。However, if you look carefully, more often than not, the real reason is that no efforts have been made to sustain the adoption that was achieved during the implementation of the project. プロジェクトのライフサイクル中に変更を管理するだけではありません。変更はプロジェクト閉鎖の範囲外でも管理する必要があります。It is not just enough to manage change during the project lifecycle; change must be managed beyond the project closure as well. これは、すべてのプロジェクトに適用されますが、PPM ソリューションの実装のコンテキストでは、多くの場合、PPM ツールでは、組織全体でのプロジェクトの管理方法、追跡方法、レポート方法が大幅に大きくなるためです。This applies to any project, but more so in the context of the implementation of the PPM Solution, because PPM tools almost always cause a drastic shift in how projects are managed, tracked and reported across the organization.

このホワイトペーパーでは、導入後の導入を維持するために重点を置くことができる主要な分野のいくつかについて説明します。また、新しい PPM ツールの使用が組織の文化の一部になるまでは、スロットルを停止させないようにします。In this white paper, we will look at some of the key areas you can focus on to sustain the adoption post-implementation, and not let go of the throttle until usage of the new PPM tool becomes part of organizational culture.

導入を維持するための7つの方法7 Ways to Sustain Adoption

組織が近い将来に、PPM ソリューションを実装する (または新しいバージョンにアップグレードする) と想定してみましょう。Let's assume your organization is going to implement the PPM solution (or upgrade to a newer version) in the near future. また、プロジェクトライフサイクルでは、完全強制トレーニングサポートと変更管理サポートが提供されていることを前提としています。Let us also assume that there is full-force Training support and Change Management support available during the project life-cycle. このコンテキストでは、実装が完了すると、実際に注意が必要な主な領域を以下に示します。In that context, here are the key areas that need real attention once the implementation is completed.

1) 30-60-90 日の目標を確立する1) Establish 30-60-90 Day Goals

PPM ソリューションを展開する前に、まず、実装の30-60-90 日の目標を決定する必要があります。Before you roll out the PPM solution, the first thing you need to do is to determine the 30-60-90 day goals for your implementation. このことを正確に確認してください。You read that correctly. これは、後ではなく、ロールアウト前に行う必要があります。This needs to be done BEFORE the roll-out and not AFTER. 時間または作成されたプロジェクトの数に提出されたタイムシートの割合など、簡単に測定できるものから始めて、それらを一貫して評価します。Start with things that are simple to measure, like % of timesheets submitted on time or number of projects created etc., and measure them consistently and report on them. これらの ' 目標 ' は、次のように役立ちます。These 'goals' will help you as follows:

  • 最初に、目標と測定基準によって、ツールがどの程度適切に使用されているかがわかります。First of all, the goals and metrics will tell you how well the tool is being used. メトリックが正しく表示されない場合は、すぐにアクションにジャンプして、ツールの使用を拡大するために必要なサポートを提供することができます。If the metrics look bad, then you can immediately jump to action and provide the support needed to increase the usage of the tool.

  • 目標によって、プロジェクトの成功または失敗についての一般的なものではなく、特定の作業を行うことができます。The goals will give you specific things to work with, instead of being generic about the success or failure of the project. これにより、管理に対する PPM ソリューションの価値を示すことができます。They will help you show the value of the PPM solution to the management.

    最後に、これは小さな victories を記念するのに役立ちます。And finally, this will help celebrate the small victories. PPM ソリューションは、組織全体にわたる変化を可能にするために実装されている可能性がありますが、重要なのは、すぐにお客様を positivity て、ソリューションを中心にして、関心のある情報を把握することです。While the PPM solution could have been implemented to bring about sweeping changes across the organization, it is important to gain quick wins and celebrate them, to keep the interest and the positivity around the solution.

さらに、30-60-90 日の目標を達成することはできません。And by the way, do not stop at 30-60-90 day goals. 長期的な目標も設定し、それを監視してください。Make sure you establish some long term goals as well and monitor them.

2) 値を表示します。2) Show Them the Value!

PPM ソリューションを実装する前に、メリット分析が行われたことがほぼ保証されています。これにより、プロジェクトの追跡とメンテナンスの簡略化、コラボレーションの強化、視認性の向上など、他のユーザーがデータを生成して維持するために必要な作業が行われた場合に限り、これらすべてが可能になります。Before the PPM Solution was implemented, it is almost guaranteed that a benefits analysis was done, which listed simpler project tracking and maintenance, enhanced collaboration, better visibility and control etc., However, the big elephant in the room that nobody talks about is that, all these are only possible, if all users of the PPM solution do the work necessary to generate and maintain the data. その結果、エンドユーザーが自分のタイムシートを時間に提出することによって、またはリソースの割り当てを監視することによって、リソースマネージャーがどのように役立つかを判断することができます。The consequence of this is that, the end user has no idea as to the value he/she brings to the organization just by submitting his timesheets on time, or how a Resource Manager can help by monitoring their resource allocations.

実際のユーザーが長い期間を使用するようにするには、最初のフォーカスで、各ユーザーがツールと組織にもたらす価値を表示する必要があります。If you want real user adoption long term, the first focus should be to show each user the value they bring to the tool and the organization. 生成されたレポートとダッシュボードを表示します。Show them the reports and dashboard that are generated. ツールに送信されたデータを使用します。Using the data they submit into the tool. 上級管理者は、これらのレポートとダッシュボードを使用して、それらのレポートとダッシュボードを実際に使用し、それらの価値について、それらのグループとコミュニケーションを取ることができます。Engage senior management to actually use those reports and dashboards and communicate to their groups, as to the value it is bringing them. 植物が太陽を圧倒した場合にのみ、植物が成長するのと同様に、エンドユーザーは、組織のリーダーが it を重視していることがわかっている場合にのみ、ツールの重要性を感じます。Just like a plant only grows when the Sun shines on it, end users feel the importance of the tool, only when they know that organizational leaders have their focus on it.

3) 学習方法を変更する3) Change your Learning Methodologies

これについて考えてみましょう。Think about this. 車で運転している間に、電波を聞くと、子供として実際に使用していても、長い時間には聞こえませんでした。As you are driving along in your car, listening to the radio, suddenly there comes a song that you really used to like as a child, but have not heard it in a long, long time. そのようなことはできますが、曲の正確な歌詞が思い出せない場合でも、曲の調整に沿ってブーンということがあります。I can bet you on that, while you may not remember the exact lyrics of the song, you can pretty much hum along the tune of the song. 考えられるのはなぜですか?Why do you think, it is so? 次の2つの理由が考えられます。Because of two reasons.:

  1. 何度もその曲を聞くことがあります。You heard that song many, many times.

  2. 歌詞は ' 情報 ' でしたが、選局には「感覚」が付いていました。While the lyrics were 'information', the tune had a 'feeling' attached to it. 人間は、情報だけではなく、わかりやすくする傾向があります。As human beings, we tend to remember feelings better than information alone.

では、どのような方法でディスカッションに適用されますか。So, how does that apply to our discussion here?

PPM ソリューションの従来のトレーニングでは、多くのデータまたは情報を講義、トレーニングセッション、マニュアルなどの cramming に集中する傾向があります。Traditional training for PPM solutions tend to focus on cramming a lot of data or information into lectures, training sessions, manuals and so on. しかし、このような情報には感じられないようになっているため、ユーザーはこれらのセッションが完了したときに保持されません。However, there is no feeling or emotion attached to that information, so people do not retain it once these sessions are done. 実際には、ユーザーが初めて学んだことを20% 以上保持しないことを前提とする必要があります。In fact, you have to assume that the users will not retain more than 20% of what they learn for the first time. それでは、どのように解決するのでしょうか。So, how do we solve this? 気に入った曲を処理するのと同様に、Just like we handled the song we liked.

  • トレーニングを受けるための手段を提供します。Provide more avenues for obtaining training. すべてのユーザーが同じように理解するわけではありません。All users do not understand things the same way. 他のユーザーは、ビデオを鑑賞している場合でも、閲覧材料の方向によりチューニングされています。Some people are more tuned towards reading material, while others like to watch videos. そのため、複数の方法で情報とトレーニングを入手できるようにしてください。So make sure people have more than one way to obtain information and training.

  • ユーザーが情報に感覚を付けることができるようにします。Allow users to attach a feeling to the information. これには、ユーザーを小規模グループの昼休みおよび学習セッションに追加して、ユーザーがグループ設定で質問をしたり、ディスカッションフォーラムを開いたりできるようにするなどの操作を含めることができます。This can include things like pulling users into small group lunch-and-learn sessions, allowing users to ask questions in a group setting, opening up discussion forums, and so on. 質問の1つに対して、特定の講演者が何を認識しているかがすぐにわかります。I am pretty sure you still remember what a particular speaker said in response to one of your questions. 同じことがすべてのユーザーにも適用されます。The same applies to all your users as well.

  • 適切なアイデア、質問、参加をお勧めします。Reward good ideas, questions and participation. プロジェクトの TechCenter とフォーラムは、このような例を示しています。このようにすると、コミュニティによってすべての正しい回答が得られるので、より多くの知識や専門知識を propelling することができます。The Project TechCenter and Forums are great examples of this, where all the correct answers are rewarded by the community themselves, thereby propelling more active sharing of knowledge and expertise.

4) 評価して再度行う4) Reassess and Reconfirm

一度に、PPM の実装でクライアントで作業していたときに、PPM ソリューションからのすべてのレポートは OLAP キューブを使用して実行することにしました。At one time, when I was working with a client on a PPM Implementation, we decided that all the reporting from the PPM Solution would be done using OLAP Cubes. OLAP キューブの機能をよく理解していない場合は、この記事では、定義済みのスケジュールでのみデータが更新されることを理解しておいてください。If you are not familiar with the functionality of OLAP cubes, for the purposes of this story, understand that the data is only refreshed on a predefined schedule. このケースでは、毎日のことに同意しました。In our case, we agreed it was going to be daily. ただし、ソリューションが展開されると、レポートが正しくないという苦情が寄せられ、ユーザーが入力したときにデータが表示されなくなりました。However, once the solution was rolled out, we started getting complaints that the reports were incorrect, and were not showing the data as the users were entering it, and so on. この問題に深く注目したところ、経営幹部がデータをほぼ時間単位 (リアルタイムデータを想定しています) で参照していて、ユーザーが必要に応じてデータを更新していたことがわかりました。As we delved deeper into the issue, we discovered that the executives were looking at the data almost hourly basis (expecting real-time data), and users were updating data on as-needed-basis. OLAP データは毎晩更新されているため、レポートは更新されていません。And since the OLAP data was a nightly refresh, the reports were obviously not updated. そのため、オプションを評価した後、これらのレポートを書き直して、データベースからデータを直接取得するようにして、リアルタイムにすることができました。Therefore, after evaluating the options, we went back and rewrite those reports to directly pull data from the database, making them real time.

この記事の教訓The moral of the story? プロジェクトの設計段階で検討、検索、前提、および設計されたプロジェクトチームが実際の環境では常に機能しない場合があります。What the project team thought, found, assumed, and designed during the project design phase may not always work in real world. そのため、変更を加えるには、を開いておく必要があります。So, be open to making changes. 最初のソリューションの実装が、日常業務で実際に実行しているユーザーの役割と一致していない場合は、厳密ではなく、ユーザーに対して強制的に設計する必要があります。If you find that your initial solution implementation does not align with what users actually are doing in their daily job, do not be rigid and force the design upon the people. これは、ユーザーの関心を失う可能性のある、確実な方法です。That is a sure-fire way to lose user interest.

5) ガバナンスを確立する5) Establish Governance

自分の意見、変更など、PPM ソリューションを維持するためのガバナンスモデルの確立は、自分の意見で重要です。Establishing a governance model to maintain your PPM solution, including changes etc., is, in my opinion, crucial. このトピックについては、ホワイトペーパーの詳細について説明されています 。 (t 1/2): PPM ソリューションの導入後の実装This topic has been covered in a great detail in the white paper Beat the Half-life (t ½): Governing Your PPM Solution, Post-Implementation. ガバナンス戦略は、PPM ソリューションを維持するのに役立つ一方、ユーザーも、実装のすべての側面を必要としないことを示しています。While the governance strategy helps maintain your PPM solution itself, it also shows the users that it is not required to like every single aspect of the implementation. 変更を確認するメッセージは OK であることが示されています。It shows them that asking for a change is OK. これにより、テーブルが自動的に表示され、ユーザーがドライバーになることができます。This itself will bring an openness to the table, which helps users become the drivers. すべての人が実装されているものと一致していることを前提とした場合に比べて、ソリューションについて改善できることについて、積極的にお勧めします。Actively talking about what can be improved about the solution is much better for adoption than just assuming everybody is aligned with what has been implemented.

6) Fanatical サポートを提供する6) Provide Fanatical Support

これらの日は、PC 上で実行するあらゆる種類の作業を行うための無料ツールを入手できるように見えます。These days it seems like you can get a free tool for any kind of work you want to do on your PC. 間違いなく、無料のものをすぐに気に入っています。Do not get me wrong—I absolutely love the free stuff. ただし、無料のツールについては、サポートされていないということがあります。However, the one thing I dislike about free tools is the lack of support. 問題が発生した場合は、自分で解決策を検索して調査し、いくつかのソリューションを試して、期待していることがあります。If I run into issues, I am on my own to search and research a solution, try several solutions, and hope one works. このような状況では、PPM ソリューションのユーザーを配置しないでください。Do not put the users of your PPM solution in this situation.

私の意見では、どのアプリケーションまたはプロセスをサポートしているかにかかわらず、ユーザーのサポートに fanatical する必要があります。In my opinion, we all should be fanatical about supporting our users, no matter which application or process we are supporting. 常に、ソリューションを使用していなくても、できるだけ高速に応答します。Always respond as fast as you can, even if it is not always with a solution. ユーザーが自分の問題に注意を払うことがわかった場合は、ほとんどの場合、そのようにするだけで簡単に設定できます。Once the user knows that somebody is paying attention to his/her issue, in most cases that itself is enough to put them at ease. また、ソリューションを使用してフォローアップしたことを確認してください。または、少なくとも正しい方向にポイントするようにしてください。And make sure you follow-up with a solution, or at least point them to the right direction. 常に、サポートしている PPM ツールは、ユーザーが毎日の作業を完了するために毎日使用する多くのツールの1つであることに注意してください。また、ユーザーの満足度を向上させることによって、ユーザーの満足度を向上させることができます。Always, remember that the PPM tool you are supporting is one of the many tools the user uses every day to get their job done, and the faster you can make their life easier by resolving their issue, the happier the users are.

私を信頼します。実装後の強力なサポートを行わない場合、PPM の実装が非常に短時間で行われることを保証できます。Trust me; without strong support post-implementation, I can guarantee you that the PPM Implementation will fall through very quickly. また、サポートと解決のプロセスについても説明します。Also, be smart about the support and resolution process. ユーザーに対してソリューションを提供する際には、将来の問題のためにユーザーをリダイレクトするだけで済むように、サポート技術情報を構築することができます。As you provide solutions to users, build a knowledge base, so that for future issues, you can just redirect users for a self-help solution.

7) の動作を示します。7) Behavior That Is Rewarded Will Be Repeated!

お子様がいる場合は、このことをすぐに理解する必要があります。お客様は、自分が何かをしているときに幸せになるようにすることができます。その場合は、次のようになります。If you have kids, you will understand this right away: You reward a kid with a happy face when they do something, and they will keep doing it, until it starts getting on your nerves. どのような動作が行われるかは、変更する必要があるまで繰り返されます。Whatever behavior you reward will be repeated until you do something to change it. そのようにしているすべての消極的な採用者に対して、実際にツールを学習、理解、使用しようとしている、少なくとも3つの先行導入者がいます。For every reluctant adopter you are trying to entice, there are at least 3 other early adopters who are actually trying to learn, understand, and use the tool.

これらの unsung supporters については忘れないようにしてください。Do not forget about these unsung supporters. これは、実際に変更を受け入れ、ツールを使用して、最終的に他のユーザーを支援することを目的としたものです。They are the ones who actually embrace change, use the tool, and eventually lead others by helping them. できる限り多くのサポートを提供します。Provide them with as much support as you can. 自分が実行していることを認識して判断し、その操作を続行し、他のユーザーがそれらを理解できるようにします。Recognize and reward the things they are doing so that they continue doing them, and others can learn from them. それらをスーパーユーザーにして、ヘルプ記事を下書き表示できるようにします。Make them super users, and allow them to draft help articles. 一番下の行は、好ましくない動作を促して、最終的に不要な動作を上書きすることです。The bottom line is, encourage desirable behaviors so that they eventually override the undesirable ones.

まとめConclusion

このような方法では、エンドユーザーが使用できるようになり、リストが確実にに追加されます。The techniques listed above are not the only ones that can help in the end-user adoption, and the list can definitely be added to. 理解しておく必要がある重要なポイントは、実装時にユーザーが導入および変更管理を行うだけでなく、実装後に数か月もかかるだけではありません。The key point that needs to be understood is, it is not enough to just focus on user adoption and change management during the implementation, or a few months after the implementation. これは、決して終了することのない標準的な進行中のプロセスであり、一定の焦点と注意を払う必要があります。This is a standard, ongoing process that never ends, and it needs a constant focus and attention.

著者についてAbout the Author

Prasanna Adavi (PMP、MCTS、MCITP、MCT) は、シニアエンタープライズプロジェクト管理 (EPM) コンサルタントであり、Microsoft Project、Microsoft Project Server、および Microsoft SharePoint プラットフォームに特化されています。Prasanna Adavi (PMP, MCTS, MCITP, MCT) is a Senior Enterprise Project Management (EPM) Consultant and Trainer specializing in the Microsoft Project, Microsoft Project Server, and Microsoft SharePoint platforms. It 担当者は、ビジネスソリューションを構築して有効にし、組織が投資を最大限に活用できるようにすることを重視しています。His main focus is to build and enable business solutions to help organizations achieve the best return on their investments.

また、IT、ERP (SAP)、製造、アプリケーション開発、自動車サービス、クリエイティブサービスなど、さまざまなドメインや業界におけるエンドツーエンドのプロジェクトについても、広範な実績があります。He also has extensive experience in leading projects end-to-end in a wide spectrum of domains and verticals, including IT, ERP (SAP), Manufacturing, Application Development, Automotive and Creative Services. このユーザーは、さまざまな Project Server、各国での EPM および SharePoint イベント、および SharePoint および EPM コミュニティへの正規の共同作成者として、通常の発表者です。He is a regular presenter at various Project Server, EPM and SharePoint events across the country, and a regular contributor to the SharePoint and EPM Community.

Prasanna は、通常の blogger ( https://www.prasannaadavi.com) および https://www.msprojectpodcast.com) 主に、Microsoft Project および project Server ソリューションに重点を置いたポッドキャスト) を実行します。Prasanna is a regular blogger (https://www.prasannaadavi.com) and also runs a bi-weekly podcast (https://www.msprojectpodcast.com), mainly focusing on Microsoft Project and Project Server solutions. Prasanna は、EPMA があるシニアコンサルタントです ( https://www.epmainc.com) 。Prasanna is a Senior Consultant with EPMA (https://www.epmainc.com).