PPM ソリューションの実装後も導入を維持するための 7 つの方法

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プロジェクトとポートフォリオ管理 (PPM) ツールは、ほとんどの場合、organization全体でプロジェクトを管理、追跡、報告する方法に大幅なシフトを引き起こします。 ただし、ツールの実装と同じくらい継続的な導入に重点を置く必要があることは、組織によって失われます。 このホワイト ペーパーでは、新しい PPM ツールの使用が組織文化の一部になるまで、導入後の導入を維持するために焦点を当てることができるいくつかの重要な領域について説明します。

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その他の記事については、「 溝から」ホワイト ペーパーを参照してください。

PPM ソリューションの実装後も導入を維持するための 7 つの方法

概要

新しいアイデアやイノベーションが次に最適であると思われるプロジェクトに関与し、全体で強力なサポートを得て、実行され、実装されてから数か月以内に、誰もそれを使用しなくなりましたか? 「はい」と答えた場合、これらのプロジェクトでは、変更管理の取り組み、トレーニングの取り組みなどが不足していないことにも同意します。 実装時に最も優れたアイデアと考えられていた特定のツールの使用をやめるのはなぜですか?

上記の質問には多くの答えがある可能性があります。 市場の状況によってツールが古くなっているか、組織の戦略が変更されている可能性があります。 しかし、注意深く見ると、より多くの場合、実際の理由は、プロジェクトの実施中に達成された導入を維持するための努力が行われなかったことです。 プロジェクトのライフサイクル中に変更を管理するだけでは十分ではありません。変更は、プロジェクトの終了以外にも管理する必要があります。 PPM ツールは、ほとんどの場合、プロジェクトの管理、追跡、およびorganization全体で報告する方法が大幅に変化するため、これは、PPM ソリューションの実装のコンテキストでは、どのプロジェクトにも当てはまります。

このホワイト ペーパーでは、導入後の導入を維持し、新しい PPM ツールの使用が組織文化の一部になるまでスロットルを手放さないようにするために焦点を当てることができる重要な領域をいくつか見ていきます。

導入を維持するための 7 つの方法

近い将来、organizationが PPM ソリューションを実装する (または新しいバージョンにアップグレードする) と仮定しましょう。 また、プロジェクトのライフ サイクル中に、完全なトレーニング サポートと Change Management サポートを利用できるものとします。 そのコンテキストでは、実装が完了したら、本当に注意が必要な重要な領域を次に示します。

1) 30-60-90日の目標を設定する

PPM ソリューションをロールアウトする前に、まず実装の 30-60-90 日の目標を決定する必要があります。 正しく読み上げました。 これは、AFTER ではなく、ロールアウトの前に行う必要があります。 時間に送信されたタイムシートの割合や作成されたプロジェクトの数など、測定が簡単なものから始め、それらを一貫して測定してレポートします。 これらの '目標' は、次のように役立ちます。

  • まず第一に、目標とメトリックは、ツールがどの程度使用されているかを示します。 メトリックが不適切に見える場合は、すぐにアクションにジャンプし、ツールの使用量を増やすために必要なサポートを提供できます。

  • 目標により、プロジェクトの成功または失敗に関する一般的な作業ではなく、特定の作業を行う必要があります。 これらは、PPM ソリューションの値を管理に表示するのに役立ちます。

    そして最後に、これは小さな勝利を祝うのに役立ちます。 PPM ソリューションは、organization全体に大きな変化をもたらすために実装できましたが、ソリューションの関心と積極性を維持するために、迅速な勝利を得て祝う必要があります。

ところで、30-60-90日の目標に立ち寄らないでください。 長期的な目標も確実に確立し、監視してください。

2) 値を表示します。

PPMソリューションが実装される前に、利点分析が行われたことがほぼ保証されています。これは、より簡単なプロジェクトの追跡とメンテナンス、強化されたコラボレーション、可視性と制御などを示しています。しかし、誰も話さない部屋の大きな象は、PPMソリューションのすべてのユーザーがデータの生成と維持に必要な作業を行う場合にのみ可能です。 その結果、エンド ユーザーは、時間通りにタイムシートを送信するだけで、またはリソース割り当てを監視することでResource Managerがどのように役立つかを、エンド ユーザーがorganizationにもたらす価値について知る必要がありません。

実際のユーザー導入を長期的に行う場合は、最初に、各ユーザーにツールとorganizationに持つ価値を示す必要があります。 生成されたレポートとダッシュボードを表示します。 ツールに送信するデータを使用します。 上級管理職と連携して、これらのレポートやダッシュボードを実際に使用し、グループに伝えます。また、その価値に関する情報も提供します。 工場が成長するのと同じように、エンド ユーザーは、組織のリーダーがそれに焦点を当てていることを知っている場合にのみ、ツールの重要性を感じます。

3) 学習方法を変更する

これについて考えてみましょう。 あなたがラジオを聞いて、あなたの車の中で一緒に運転しているとして、突然あなたが本当に子供のように好きだったが、長い、長い時間でそれを聞いたことがない曲が来ます。 私はあなたが曲の正確な歌詞を覚えていないかもしれませんが、あなたは曲の曲に沿ってかなりハムすることができます。 なぜあなたはそうだと思いますか? 次の 2 つの理由が考えられます。

  1. あなたはその歌を何度も聞いた。

  2. 歌詞は「情報」でしたが、曲には「気持ち」が付いていました。 人間として、私たちは情報だけでは感情を思い出す傾向があります。

それでは、ここでの議論にどのように当てはまるのでしょうか。

PPM ソリューションの従来のトレーニングでは、多くのデータや情報を講義、トレーニング セッション、マニュアルに詰め込む方法に重点を置く傾向があります。 しかし、その情報に感情や感情が付かないので、これらのセッションが完了すると、人々はそれを保持しません。 実際には、ユーザーが初めて学習した内容の 20% 以上を保持しないと仮定する必要があります。 では、これをどのように解決すればよいでしょうか。 私たちが好きな曲を処理したのと同じように。

  • トレーニングを取得するためのより多くの手段を提供します。 すべてのユーザーは、同じ方法で物事を理解していません。 資料の読み方に合わせて調整する人もいれば、ビデオをwatchするのが好きな人もいます。 そのため、情報とトレーニングを取得する方法が複数あるようにします。

  • ユーザーが情報に感情を添付できるようにします。 これには、ユーザーを小さなグループのランチと学習セッションに引き込む、ユーザーがグループ設定で質問をしたり、ディスカッション フォーラムを開いたりなどが含まれます。 私はあなたがまだあなたの質問のいずれかに応答して特定の話者が言ったことを覚えていると確信しています。 すべてのユーザーにも同じことが当てはまります。

  • 良いアイデア、質問、参加に報いる。 Project TechCenter とフォーラムは、この優れた例であり、すべての正解がコミュニティ自体によって報われ、それによって知識と専門知識のより積極的な共有が推進されます。

4) 再評価と再確認

一度に、PPM 実装でクライアントと作業していたとき、PPM ソリューションからのすべてのレポートは OLAP キューブを使用して行われると判断しました。 OLAP キューブの機能に慣れていない場合は、このストーリーの目的で、データが定義済みのスケジュールでのみ更新されることを理解してください。 私たちの場合、我々はそれが毎日になると合意しました。 しかし、ソリューションがロールアウトされると、レポートが正しくないという苦情が表示され始め、ユーザーがデータを入力するにつれてデータが表示されませんでした。 この問題を詳しく掘り下げると、エグゼクティブはデータをほぼ 1 時間単位 (リアルタイム データを想定) で見ていて、ユーザーは必要に応じてデータを更新しているのを発見しました。 OLAP データは夜間更新であるため、レポートは明らかに更新されませんでした。 そのため、オプションを評価した後、これらのレポートを書き直してデータベースから直接データをプルし、リアルタイムにします。

物語の道徳? プロジェクト チームがプロジェクト設計フェーズで考え、見つけ、想定し、設計した内容は、現実世界で常に機能するとは限りません。 そのため、変更を加えるためにオープンにしてください。 最初のソリューションの実装が、ユーザーが実際に毎日の仕事で実行しているものと一致しないことが判明した場合は、厳格にせず、設計を人に強制してください。 これは、ユーザーの関心を失う確実な方法です。

5) ガバナンスの確立

変更などを含む PPM ソリューションを維持するためのガバナンス モデルを確立することは、私の意見では重要です。 このトピックは、ホワイト ペーパー「 Beat the Half-life (t 1/2): Governing Your PPM Solution, Post-Implementation(実装後の PPM ソリューションの管理)」で詳しく説明されています。 ガバナンス戦略は PPM ソリューション自体を維持するのに役立ちますが、実装のあらゆる側面を好きになる必要はないことをユーザーに示しています。 変更を求めることは問題ありません。 これにより、テーブルが開き、ユーザーがドライバーになるのに役立ちます。 ソリューションについて何を改善できるかについて積極的に話す方が、誰もが実装されているものと一致していると仮定するよりも、導入の方がはるかに優れています。

6) 狂信的なサポートを提供する

最近では、あなたのPC上でやりたい仕事の任意の種類のための無料のツールを得ることができるようです。 私を間違えないでください - 私は絶対に無料のものが大好きです。 しかし、私が自由なツールについて嫌いなのは、サポートの欠如です。 問題が発生した場合、ソリューションを検索して研究し、いくつかの解決策を試し、1 つが機能することを願っています。 この状況では、PPM ソリューションのユーザーを配置しないでください。

私の意見では、サポートしているアプリケーションやプロセスに関係なく、ユーザーをサポートすることに関して、私たちは皆狂信的でなければなりません。 常にソリューションを使用するとは限らない場合でも、できる限り迅速に対応します。 ユーザーが自分の問題に注意を払っていることをユーザーが認識したら、ほとんどの場合、その問題自体で十分です。 また、ソリューションをフォローアップするか、少なくとも正しい方向にポイントしてください。 常に、サポートしている PPM ツールは、ユーザーが毎日仕事を完了するために使用する多くのツールの 1 つであり、問題を解決することで生活をより速くできるほど、ユーザーは幸せになります。

信じてください;実装後の強力なサポートがなければ、PPM実装が非常に迅速に通過することを保証できます。 また、サポートと解決プロセスについてもスマートにしてください。 ユーザーにソリューションを提供するときは、サポート情報を構築して、将来の問題のために、ユーザーをセルフヘルプ ソリューション用にリダイレクトできます。

7)報われる行動が繰り返されます!

あなたが子供を持っている場合、あなたはすぐにこれを理解するでしょう:彼らは何かをするとき、あなたは幸せな顔で子供に報酬を与え、彼らはあなたの神経に乗り始めるまで、それを続けます。 報酬を与える行動は、何かをして変更するまで繰り返されます。 あなたが誘惑しようとしているすべての消極的な採用者のために、実際にツールを学び、理解し、使用しようとしている少なくとも3人の早期採用者がいます。

これらの支持者を忘れないでください。 彼らは実際に変化を受け入れ、ツールを使用し、最終的には彼らを助けることによって他の人を導く人です。 できるだけ多くのサポートを提供してください。 自分がやっていることを認識し、報酬を与え、それを続け、他の人が彼らから学ぶことができます。 ユーザーをスーパー ユーザーにし、ヘルプ記事の下書きを許可します。 要するに、望ましくない動作を最終的にオーバーライドするように、望ましい動作を推奨します。

まとめ

上記の手法は、エンド ユーザーの導入に役立つ唯一の手法ではなく、一覧を確実に追加できます。 理解する必要がある重要なポイントは、実装中、または実装後数か月後にユーザーの導入と変更管理だけに焦点を当てるだけでは十分ではありません。 これは、決して終わらない標準的で進行中のプロセスであり、常に焦点と注意が必要です。

著者について

Prasanna Adavi (PMP、MCTS、MCITP、MCT) は、Microsoft Project、Microsoft Project Server、および Microsoft SharePoint プラットフォームを専門とする上級エンタープライズ プロジェクト管理 (EPM) コンサルタントおよびトレーナーです。 彼のメインの焦点は、組織が投資に対する最良のリターンを達成するのに役立つビジネス ソリューションを構築し、有効にすることです。

また、IT、ERP(SAP)、製造、アプリケーション開発、自動車、クリエイティブサービスなど、幅広い分野や業界でエンドツーエンドの主要プロジェクトに幅広い経験を持っています。 彼は、国/地域全体のさまざまな Project Server、EPM、SharePoint イベントの定期的な発表者であり、SharePoint および EPM コミュニティへの定期的な共同作成者です。

Prasanna は通常のブロガー (https://www.prasannaadavi.com) であり、主に Microsoft Project および Project Server ソリューションに焦点を当てた隔週ポッドキャスト (https://www.msprojectpodcast.com) も実行しています。 Prasanna は、EPMA (https://www.epmainc.com) のシニア コンサルタントです。