戦略的推進力によるプロジェクトの調整
この記事は、"From the Trenches" コレクションの一部です。 ポートフォリオ管理の戦略的ドライバーを使用して、重要なプロジェクトの意思決定を行う標準的なアプローチを効果的に作成する方法について説明します。
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その他の記事については、「 溝から」ホワイト ペーパーを参照してください。
戦略的推進力によるプロジェクトの調整
あなたは、その後、時間の経過とともにエグゼクティブスポンサーからの堅いコミットメントを失ったプロジェクトに取り組んだことがありますか? あなたが主要なエグゼクティブの注意のために戦っていて、プロジェクトが方向性を欠いている場合は、それをやってはいけない可能性があります。
このエグゼクティブ コミットメントの変更は、プロジェクト チームの障害になることはほとんどありません。通常は、方向の変更を表します。 むしろ優先順位のシフトを表します。 プロジェクトのスコープを変更したり、優先順位を変更したり、強制終了したりする必要がある場合があります。 これらの決定は非常に感情的になる可能性があります。
これらの感情の一部を取り除く優れた方法は、重要なプロジェクトの意思決定を行う標準的なアプローチで課題を正面から攻撃することです。
私が言及しているアプローチはポートフォリオ管理です。 情報に基づいた意思決定を行うアプローチは、プロジェクトを組織の戦略的目標に合わせることです。 Microsoft Project Server 2010 には、ビジネス戦略を含むあらゆる種類の基準に基づいてリアルタイムの意思決定を可能にする非常に強力な機能があります。
学習内容
この記事は主に、経営幹部が適切なプロジェクトを選択するのに役立つ測定可能な戦略的ドライバーを定義する方法に専念しています。 戦略的なドライバー定義に深く取り組む前に、まずポートフォリオ管理の概要と、Project Server がプロセスを自動化する方法の基本について説明します。
ポートフォリオ管理とは
この記事では、定義を本当にクリーンにしておきましょう。
ポートフォリオ管理 とは、ビジネス戦略に基づいて適切なプロジェクトに優先順位を付け、選択し、同意するための正式なプロセスに従うことを意味します。
プロジェクト管理 は、これらのプロジェクトを正常に提供するチームがあることを意味します。
ライフレッスン
このビジネスを初めて始めたとき、ポートフォリオ・マネジメントをなめさせたと思っていました。 私はすべてのプロジェクトのリストをコンパイルし、マネージャーに持ち込み、1から5までの重要度の順に優先順位を付け、そのリストを顧客と一緒に確認しました。
私の空想的な小さなシステムは失敗し、すべてが優先順位になり、率直に言って誰も同じかより高い優先順位のプロジェクトが多すぎることを気にしなかったので、私は痛みの矢面に立った。 では、私は何を学びましたか? いくつかの点を次に示します。
優先度のランク付けは機能しません。 プロジェクトを 1 から 5 または 1 から 10 に評価する理由 これらの数値はあまりにも主観的です。 "最優先事項" を意味する "1" がある場合でも、この決定をバックアップするために必要な詳細がはるかに多すぎます。
エグゼクティブはポートフォリオを所有しています。 経営幹部は、資金を提供するプロジェクトを決定するために協力する必要があり、決定に同意して支持する必要があります。 私の場合は、その所有権を取得し、プロジェクトをランク付けした後、確認を求めました。 本当に関わり、優先順位を教え、重複を解決する必要がある人々は、本当に互いに話し合うことはありません。 私は彼らのために「書類を記入する」よりも、これを促進すべきでした。
相談してください。 特定のプロジェクトが特定の優先順位を持つ理由について多くの質問をします。 誰もが互いに挑戦していないと、すべてのプロジェクトがリストに入る場合は、問題があり、私は提供するのに十分なリソースがないことを保証することができます。
ポートフォリオは生きています。 あなたにすべてのメアリーシェリーのフランケンシュタインを行くわけではありませんが、事実は、優先順位の変化です。 新しい管理、市場の変化、または他に考えることができるものがあるため、変更されます。 数ヶ月ごとに、継続的な整合を確保するために正式なポートフォリオレビューが行われる必要があります。
プロジェクトを強制終了してもかまいません。 プロジェクトはもはややる価値がないと判断することは完全に受け入れられます。 ただ、決定を下し、それについてしっかりと、彼らのハードワークのために皆に感謝し、次に進みます。 私はまだ「私のプロジェクトはお粗末です、誰もそれに取り組みたくないし、スポンサーはチェックアウトされていますが、ねえ、私はこの死んだ象に無限の時間を費やすことが大好きです」と私に言った人に会っていません。私を信じて、プロジェクトを殺すことは堅実なプロセスと均等な意思決定によって受け入れられるならば、人々は彼らの仕事に満足するでしょう。
ポートフォリオ プロセス
ポートフォリオの優先順位付けと戦略的ドライバーの使用に重点を置きますが、その前に、一般的なポートフォリオ プロセスを簡単に見てみましょう。
次の例では、提案されたプロジェクトを作成することから始めます (この時点では基本的にプレースホルダーであるため、"プロジェクト スタブ" と呼ぶのが好きです)。 これらの提案されたプロジェクトを入力して、知識豊富な人々のチームに、各プロジェクトのビジネス ケースを構築するよう依頼します。
提案されたプロジェクトを作成したら、次の手順では、これらのプロジェクトをビジネス戦略に合わせて調整し、エグゼクティブ チームが受け取ったデータに基づいて適切なプロジェクトを選択できるようにします。 プロジェクトが選択されると、プロジェクト マネージャーが参加し、定義されたチームとの配信を開始します。
| これを行うには... | これを使用します。... |
|---|---|
| 提案されたプロジェクトを作成する |
リスク、戦略的アラインメント、リソースのニーズ、利点、およびその他の関連データ |
| 適切なプロジェクトを選択する |
エグゼクティブ主導のポートフォリオ分析 |
| プロジェクトの計画と管理 |
選択したプロジェクト |
戦略的ドライバーの定義
Microsoft Project Server を使用すると、さまざまな条件に基づいてプロジェクトに優先順位を付けられます。 まず、戦略的なドライバーベースの最適化である、より高度で付加価値の高いアプローチへの単純な番号付けシステムから始めます。 この記事で焦点を当てるのは後者です。
戦略的ドライバーは、上級幹部によって設定されるいくつかの重要な目標の 1 つです。 これらのドライバーは慎重に作成し、次の条件を満たす必要があります。
誰でも簡単に理解して読む。
測定可能である。
値を明確に測定するのに十分な特定ですか?
さて、私にいくつかの例を与えてください!
もちろん。 たとえば、割引航空会社で働いているとします。 あなたのエグゼクティブチームは、すべての主要航空会社が統合されていること、預け入れ荷物の手数料が増加していること、および顧客サービスの問題が増加していることを認識しています。 これらのスマートエグゼクティブは、不満を抱いている顧客を成長させ、拾う機会があることを認識しているので、次のようないくつかの箇条書きがある複数年計画を思い付きます。
収益を 25% 増やす
業界で最高の顧客サービスを提供すると認められる
さらに50機の飛行機を追加
新しい FAA 規制を採用するリーダーと見なされる
これはすごいです。 あなたのエグゼクティブは、彼らの目標を明確かつ簡潔に述めています。 あなたは今、方向性を知っているし、ポートフォリオ分析を開始するための戦略的なドライバーのリストを持っています。 おそらく、そうでない場合があります。
多くの企業が戦略ドライバーを定義する際によくある間違いは、このリストを取得して戦略ドライバーとして使用することです。 なぜ私はこれらが十分ではないことをあなたに伝えているのか疑問に思うかもしれません。 説明しましょう。
辛い点を許しますが、それらの箇条書きは30,000フィートレベルで少しあいまいすぎます。 約 5 ~ 8 人のドライバーが必要です。 ドライバーが少なすぎると、すべてが同様に優先順位付けされます。 8 人以上のドライバーが多くなり、さまざまなプロジェクト間の違いを洗い流します。
これらの 30,000 フィートの箇条書きを、15,000 フィート レベルの測定可能なドライバーのセットに関連付ける方法を見てみましょう。
手順 1: 会議を開催する
経営幹部は、いくつかの特定の目標を念頭に置いて、5年間の計画を述べる。 戦略的ドライバーのセットを定義することで、プロジェクトをこれらの目標にすばやく合わせる必要があります。 それらのドライバーを思い付くために、多数の会議を開催します。 役員は部屋にいるか、レコメンデーションを持って戻ってくるが、会議を持っている必要がある彼らに報告するグループである可能性があります。
この会議では、各目標を満たすために選択したドライバーをいくつか用意します。
| ビジネス目標 | 戦略的推進要因 |
|---|---|
| 収益を 25% 増やす |
新しいプレミアム製品の導入 エネルギー効率の向上 |
| 業界で最高の顧客サービスを提供すると認められる |
通話保留時間の短縮 事前空のサービス プログラム |
| さらに50機の飛行機を追加 |
家族の目的地への侵入 短距離ビジネスの目的地を増やす |
| 新しい FAA 規制を採用するリーダーと見なされる |
フリートとコンポーネントの標準化 |
手順 2: "強制入力" を認識する
あなたは私たちがFAA規制部分に少し明るいことに気づいたかもしれません。 FAA規制のために飛行機の変更に遅れている今日の多くの航空会社は、彼らが改造または特別な部品を購入する必要がある飛行機の様々なタイプを非難します。 他の航空会社は、フリート全体が同じまたは類似のメイクとモデルであるため、記録的な時間の変更を完了できます。 私たちの偽の航空会社は、彼らが新しい艦隊を構築しており、宇宙のリーダーとして見られたいので、標準化する必要があると判断しました。
米国に住んでいる場合は、FAA(連邦航空協会)が政府機関であることを知っている。 FAA が航空会社に対して、そのシートベルトの交換を指示した場合、航空会社は自分のシートベルトを交換する必要があります。 私たちのシートベルトの交換プロジェクトは"強制イン"である必要があります。つまり、他のプロジェクトがあったとしても、これを行う必要があります。
私たちの航空会社が行う必要があるプロジェクトの他の種類もあります。 おそらく、彼らのウェブサイト上の技術の変化に追いつくために、彼らは新しいコンピュータとソフトウェアにアップグレードする必要があります。
ランク付けから独立して実行される 2 種類のプロジェクトを認識します。
| 強制入力 | 例 |
|---|---|
| 規制とコンプライアンス |
税法の変更から業界固有の法律に至るまでの規制プロジェクト 法人として法的コンプライアンスを維持するために実行する必要があるプロジェクト |
| 維持 |
会社の実行を維持するために実行する必要があるプロジェクト 建物のメンテナンス 航空機のメンテナンスまたは交換 IT システムの更新または置換 |
これらのプロジェクトが "強制イン" されているからといって、すぐに実行する必要があるわけではないことに注意してください。 プロジェクトを後日に延期したり、別の同様の種類のプロジェクトに対応したりできる場合は、常に考慮する必要があるオプションがあります。
FAA から 3 月末までにこれらのシートベルトを交換するように指示された場合は、強制的に取り込まれるため、リソースが割り当てられます。 一方、会社のオフィスで新規採用者に対応するための拡張が必要な場合でも、オフィススペースを 2 倍にしながら 1 年待つ可能性があります。
この手順を完了するには、必ず完了する必要があるプロジェクトがあることを認識します。 それらをそのように分類し、予算、リソースのニーズ、開始日は常にチャレンジできることに注意してください。
手順 3: ドライバーの重み付け
手順 1 では、戦略ドライバーを決定し、経営陣に同意するか同意しないかの質問を行いました。 たとえば、これらがドライバーであると全員が同意したとします。
| ビジネス目標 | 戦略的推進要因 |
|---|---|
| 収益を 25% 増やす |
新しいプレミアム製品の導入 エネルギー効率の向上 |
| 業界で最高の顧客サービスを提供すると認められる |
通話保留時間の短縮 事前空のサービス プログラム |
| さらに50機の飛行機を追加 |
家族の目的地への侵入 短距離ビジネスの目的地を増やす |
| 新しい FAA 規制を採用するリーダーと見なされる |
フリートとコンポーネントの標準化 |
今のところ、誰もが自分自身に非常に満足しており、誰もがほとんど意見の相違がない可能性があります。 このドキュメントの前半で、ドライバーは測定可能である必要があると述べたことを思い出してください。 手順 3 では、ドライバーを測定します。 これは、プロジェクトが整列されていないために選択されないことに気付き始める場所です。 プッシュバックといくつかの政治を期待しています。 これは通常のプロセスですが、これを乗り切るのはやや難しいので、そこにハングアップします。
Microsoft Project Server には、戦略的ドライバーを作成し、重み付けする機能があります。 あなたは私がツールであなたと直接共有しようとしているすべてを行うことができます。 実際、私のクライアントの多くは、実際にリアルタイムでツールに情報を入力して、意思決定の影響を確認できるようにします。
では、始めましょう。 ドライバーを重み付けする方法は 2 つあります。 1 つの方法は、ドライバーを手動で重み付けして、次のように合計で最大 100% を加算する方法です。
| 戦略的推進要因 | 戦略的ドライバーの重み付け |
|---|---|
| 新しいプレミアム製品の導入 エネルギー効率の向上 |
15% 40% |
| 通話保留時間の短縮 事前空のサービス プログラム |
5% 10% |
| 家族の目的地への侵入 短距離ビジネスの目的地を増やす |
10% 5% |
| フリートとコンポーネントの標準化 |
15% |
| 合計重み付け |
100% |
Project Server でサポートされるもう 1 つの重み付け方法は、分析階層プロセス (つまり AHP) と呼ばれます。 これは、すべてのエグゼクティブに各ドライバーを追加のドライバーと比較するように依頼することで重み付けを取得するための非常に強力なツールです。Project Server は、これらの回答に基づいてパーセンテージを計算します。 このプロセスのしくみを次に示します。
あなたは各ドライバーを引き上げ、それが多かれ少なかれ重要であるかどうかをエグゼクティブに言うように頼みます。 次に簡単な例を示します。
| このドライバーです。.. | このドライバーよりも多かれ少なかれ重要です... | 決定事項 |
|---|---|---|
| 新しいプレミアム製品の導入 |
エネルギー効率の向上 |
はるかに重要 |
| 新しいプレミアム製品の導入 |
通話保留時間の短縮 |
はるかに重要ではない |
すべてのドライバーは、他のすべてのドライバーに対して重み付けされます。
この演習のポイントは、各ドライバーが他のドライバーのメリットに基づいていかに重要であるかという点で、エグゼクティブに考えさせるものです。 この作業の最後に、Project Server では、あなたと他のすべてのユーザーを驚かせる可能性のある一連の重み付けを提供します。 この時点で、あなたは "わかりました、これは私たちが同意したものです。それに固執してみましょう"または重み付けを再調整することができます。 お勧めするベスト プラクティスは、ツールが思い付いた内容に固執することです。これは、決定を下した部屋のユーザーとの実際の会話に基づいているためです。 これらの番号がどこから来たのかを理解できるように、フォローアップドキュメントとコミュニケーションがあることを確認してください。
手順 4: ドライバーに測定値を追加する
これまでのところ、この全体の演習は、適切なプロジェクトに資金を提供し、スコープを設定できるように、経営幹部を彼らにとって重要なものと同じページに置く必要がありました。 次は、プロジェクト チームにも使用できるものがある場所に到達します。
手順 3 が完了した後、次のドライバーと重み付けを考え出したとします。
| 戦略的推進要因 | 戦略的ドライバーの重み付け |
|---|---|
| 新しいプレミアム製品の導入 エネルギー効率の向上 |
40% 15% |
| 通話保留時間の短縮 事前空のサービス プログラム |
10% 5% |
| 家族の目的地への侵入 短距離ビジネスの目的地を増やす |
10% 5% |
| フリートとコンポーネントの標準化 |
15% |
| 合計重み付け |
100% |
この時点で、プロジェクト チームに対して、提案されたすべてのプロジェクトとプレイ中のプロジェクトをこれらのドライバーに合わせて取得するように依頼できます。 私たちが直面している問題は、これらのプロジェクトがどれだけうまく配置されているかを測定することです。 すべてのプロジェクトが "新しいプレミアム製品の導入" に揃っている場合、どれを選択しますか?
Microsoft Project Server を使用すると、特定の戦略的ドライバーに合わせてプロジェクトをどの程度調整できるかの測定値を定義できます。 私たちのエグゼクティブはまだやっていません。 ツールで適切な測定値を得るのに役立つようお願いする必要があります。 これを行うには、プロジェクト チームが選択できるいくつかの選択を設定します。
| 戦略的推進要因 | 重み 付け | 位置揃え |
|---|---|---|
| 新しいプレミアム製品の導入 |
40% |
極端:新しい収益で$ 25Mをもたらします> やや:新しい収益で$ 10Mをもたらします< Less: Premium 製品プロジェクトのみをサポート 適用対象外: 影響は一切ありません |
| エネルギー効率の向上 |
15% |
極端な: 画期的なテクノロジ やや:x%/galによって石油価格を下げる 小さい: 平面の負荷を x% 軽くする 適用対象外: 影響は一切ありません |
| 通話保留時間の短縮 |
10% |
などなど。。。 |
| 事前空のサービス プログラム |
5% |
などなど。。。 |
| 家族の目的地への侵入 |
10% |
などなど。。。 |
| 短距離ビジネスの目的地を増やす |
5% |
などなど。。。 |
| フリートとコンポーネントの標準化 |
15% |
などなど。。。 |
上でわかるように、プロジェクトがドライバーに合わせて配置されている場合にエグゼクティブが期待する内容を明確に示すいくつかの測定値を配置します。 実際には、各ドライバーに関連付けることができる測定可能な入力は 3 つ以上ありますが、わかりやすくするためにこれらを追加しました。
手順 5: プロジェクトを戦略的ドライバーに合わせる
この手順では、このペーパーの冒頭で設定した最終的な目標をまとめるが、それは確かに最後のステップではない。 「最後の考え」セクションでさらに詳しく説明します。
ここまでは、経営幹部と一緒に座り、管理しやすい戦略的ドライバーのセットを定義してきました。 これらのドライバーに A.P. メソッドを使用して重み付けし、プロジェクトを調整する必要がある明確なメトリックを設定しました。 また、規制プロジェクトやサステイニング プロジェクトなどの一部のプロジェクトでは、そのレベルの調整は必要ないかもしれないが、「強制イン」プロジェクトとしてポートフォリオに残る必要があるという事実についても議論しました。
ポートフォリオ分析を行う前に、Project Teams で実行する必要がある作業があります。 プロジェクトが実際に資金提供されたプロジェクトであるか、単に検討のアイデアであるかに関係なく、すべて Microsoft Project Server に入力できます。
その後、チームは、定義されているメジャーを含め、プロジェクトをこれらのドライバーに関連付けます。 これは簡単に入力できるシンプルな Web サイト ページです。
チームは会議に一緒に座り、スポンサーと結果を共有して、プロジェクトを適切に調整する必要があります。
最終的な考え
Microsoft Project Server には、プロジェクトの優先順位付け、選択、または強制終了をより効果的に行うのに役立つ、非常に強力な機能がいくつかあります。 このドキュメントでは、ポートフォリオ管理プロセス全体については説明しませんが、非常に強力であり、リアルタイムの意思決定を可能にします。
戦略的配置は、プロジェクトの選択と分析の 1 つのコンポーネントです。 また、ライフタイム プロジェクト コスト、Net Present Value (NPV)、予算、リソース プランなどの他のデータをキャプチャして、プロジェクトの配信の複雑さを確認することもできます。
航空会社の例に戻ると、プロジェクトは戦略的ドライバーに基づいて重要な価値を返す可能性がありますが、リソースが多すぎて、時間がかかりすぎて、投資収益率が問題になる可能性があります。 調整されたからといって、それを行う必要があるわけではありません。 この点に注意してください。
Microsoft Project Server では、「ここに一連のプロジェクトがあり、ポートフォリオが 1 つ得られる」というだけではありません。実際、リスクやコストなど、さまざまなことを考慮した多くのポートフォリオと "what if" シナリオを作成できます。 現在の年に完了する作業を表すロックダウンされたポートフォリオが 1 つ存在し、その後、今後数年間のいくつかの作業ポートフォリオが存在する場合があります。
ポートフォリオ主導の企業への道のりは始まったばかりかもしれませんが、正しく行えば最終的には報われることを保証します。 私はあなたがあなたの時間の価値があるこの記事を発見し、いつでもあなたの質問に答えることを常に幸せに願っています。
著者について
Bill Raymond は、変革的なプロジェクトを提供する 20 年以上の経験豊富なエグゼクティブです。 強い技術的バックグラウンドを持つビジネスマンは、困難な課題を解決する技術的なソリューションを設計しながら、成功したプロジェクトを提供することに集中することができます。 彼の経験は、商用ソフトウェアリリースの管理からERPシステムの実装、企業ガバナンスポリシーと標準を構築するためのビジネスプロセスの開発までです。 Bill はキャリアを通じて、企業が最大のプロジェクトを整理、優先順位付け、管理するのに役立つ新しいテクノロジを常に採用してきました。 技術的な経歴を持つ彼は、組織が独自の文化を認識しながら基準を推進することで、組織の可能性を実現するのを支援してきました。
Bill は、Program Planning Professional, Inc. (Pcubed.com) のソリューション担当副社長であり、2001 年から Microsoft Project MVP の名門を務めています。
いつでも Bill にお問い合わせください。
電話: +1 415-294-0165
仕事用電子メール: William.Raymond@Pcubed.com
個人用電子メール: William_Raymond@Yahoo.com