キャリアを諦めることなく、プロジェクトをキャンセルする

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この記事は、"From the Trenches" コレクションの一部です。 プロジェクトを停止するタイミングを認識するためのベスト プラクティス、その利点、およびプロジェクトを取り消すときに考慮する必要がある考慮事項について説明します。

この記事の Word バージョンをダウンロードするには、「 (キャリアをキャンセルせずに) プロジェクトを取り消す: ホワイト ペーパー (Project Server 2010)」を参照してください。

その他の記事については、「 溝から」ホワイト ペーパーを参照してください。

プロジェクトを取り消す (キャリアを取り消さずに)

プロジェクトマネージャーとして、私たちは辞めないようにハードワイヤードされています。 何かを簡単に辞めるPeopleは、プロジェクト マネージャーの役割がまったく魅力的であるとは思いません。 プロジェクト マネージャーは、本質的に楽観的です。 私たちは、結果指向、挑戦動機、決して死ぬことのない、実現、シーザグラスハーフフルの種類の人々です。 結局のところ、プロジェクトが初期段階にあり、それを示すものは何もないが良いアイデアである場合、プロジェクトマネージャーは完成したプロジェクトのビジョンを持っています。 彼女はプロジェクトの完成のためのエバンジェリストです。

今でも、この記事を読んで、「私は本当にキャンセルしたくないプロジェクトを保存する方法を教えてくれることを願っています」と考えていませんか?

あなたは一人ではいないでしょう。

文化として、プロジェクトマネージャーは自然なチアリーダーです。 私はあなたについて知りませんが、映画「完璧な嵐」を見たとき、船が水の壁をまっすぐに上がっているとき、私は黙って「C'mon。 あなたはそれを作るつもりです。驚いて。 (スポイラーアラート:ボートはそれを作らなかった、と私は映画が始まる前にそれを知っていた。それは私が応援するのを止めませんでした)。

ときどき、ちょうど停止する時間です

ダコタ・インディアンズは「馬が死んだら、マウントを外す」という言葉を持っています。プロジェクト マネージャーは、 以外の何かを行うことを好むでしょう。 死んだ馬を降りるのではなく... er、プロジェクト、プロジェクトマネージャーは、ライダー(プロジェクトマネージャー)を変更する可能性が高く、2頭の死んだ馬(プロジェクト)をまとめ、チームとしてカートをより速く引っ張るかどうかを確認します。 私たちは、馬の名前を変更し、より多くのトレーニングのためにライダーを送り、馬に資金を追加するか、誰もそれが呼吸していないことに気づかず、誰もが既に知っていることの宣言を避けることを願って静かに待つことを望みます。 馬はこれ以上進まない。

しかし、現代のプロジェクト管理の世界では、1 つのプロジェクトを超えてポートフォリオ管理に焦点を当てる可能性が高く、プロジェクトが同じリソースを競う必要がある場合は、プロジェクトを取り消すのが組織全体にとって最適な道筋となる場合があります。

プロジェクトを停止するには、まず、続行するのが不適切であるという事実を特定します。 それは明らかではないかもしれません。 一部の組織では、プロジェクト ポートフォリオ管理環境の一部としてステージゲート プロセスを採用しています。 ステージ ゲーティングは、プロジェクトの各フェーズ間で正式なレビューを設定し、プロジェクトの準備が整い、前進する価値があることを確認します。 しかし、この構造であっても、プロジェクトを停止することに抵抗があります。 ステージゲーティング環境が定義されて実装されているのを見つけることは全く珍しいことではありませんが、プロジェクトが開始されたら、プロジェクトを停止する政治的意志がないことを見つけることも珍しいことではありません。 ステージゲートがありますが、すべてのゲートが開いています。

プロジェクトの速度を落としたり、一時停止したり、取り消したりできない場合は、ステージゲートの値がほとんどありません。

プロジェクトが進むべきではない理由は、誰のせいでもない可能性があります。 考えられる理由は無限にあります。 おそらく、プロジェクトの経済性が変わったのです。 完成した製品に対して得られると思っていた価格がもはや実現不可能であるため、予想される投資収益率は明らかに起こりません。 おそらく、経済自体が変わったのです。 高級品のプロジェクトは、おそらく贅沢が販売できなくなった地域に場所がありません。 おそらく、競合他社は、予想する前と準備が整う前に競合製品をリリースすることで、状況を変えた可能性があります。 プロジェクトの成功に必要な重要な知識と専門知識を持つ重要な担当者を失った可能性があります。または、プロジェクトが予算、スケジュール、リスク、品質、または複雑さのしきい値を超えている可能性があるため、続行が疑わしい場合があります。

プロジェクトは既に開始されているので、どのように停止しますか?

正式なステージゲートプロセスやアドホックなビジネスレビュープロセスを使用する場合でも、プロジェクトを進めるべきではないと判断する方法がいくつかあります。

最初に最も明白なのは、ビジネス ケースの "更新" を行うことです。 プロジェクトの開始時に使用したビジネス ドライバー メトリックは何でも確認する必要があります。 プロジェクトには、期待される投資収益率を引き続き提供する機会がありますか? プロジェクトからの成果物は依然として望ましいですか? プロジェクトを開始する前に評価するために使用したのと同じ構造を使用すると、現在の状況を比較できます。

もう 1 つの方法として、Project Management Institutes PM Body of Knowledge の 10 のナレッジ 領域を使用します。これらの各領域のプロジェクトの状態を評価し、その評価をプロジェクトの開始時の期待値と比較します。

  1. Project Integration Management

  2. プロジェクト スコープ管理

  3. Project Time Management

  4. プロジェクト コスト管理

  5. プロジェクト品質管理

  6. Project Human Resource Management

  7. Project Communications Management

  8. プロジェクト リスク管理

  9. プロジェクト調達管理

  10. Project Stakeholder Management

例として、8 番のリスク管理を見てみましょう。 プロジェクトは、最初の日に最もリスクが高いはずです。 これは、最も多くの "不明" がある場合です。 最後の日に、プロジェクトを提供したばかりのため、リスクはゼロにする必要があります。 これで、それがどのように判明したかがわかります。当然ながら、プロジェクトが進むにつれてリスクの量は減少すると予想されます。 なの。 リスクが増加し続けている場合、それはプロジェクトの範囲を見直す必要があることを示している可能性があります。

投資収益率 (ROI) 分析を行う場合 (ビジネス レビューのプロジェクトを一時停止するときに常に考慮することをお勧めします)、投資の "I" がゼロではないことを忘れないでください。 あなたは既にそのお金の一部を費やしているので、考慮する必要がある投資は、プロジェクトを完了するために必要な残りのリソースとお金です。 プロジェクトを取り消すと、Return のように "R" は 0 になる可能性がありますが、少なくとも "I" は大きくなりません。

ビジネス レビューを行う際に、機会コストを考えるのも良いことです。 このプロジェクトにこれ以上費やしていない場合、リソースがこのプロジェクトに関連付けられていない場合は、貴重な別のプロジェクトで何かを行い、ここで失われた投資を克服することはできますか?

終了する

プロジェクトを取り消す必要がある場合は、必ず意識して取り消してください。 感情的な疲れでプロジェクトを終了するだけで、それを維持するよりも多くのダメージを引き起こす可能性があります。

取り消されようとしているプロジェクトに参加しているチーム メンバーの世話をしていることを確認します。 過剰なコミュニケーションを取り、スタッフがビジネス レビュー中にフィードバックを提供する機会があることを確認します。 おそらく、彼らはあなたが考慮していない視点を持っており、現時点ですべての入力はおそらく歓迎されています。

プロジェクトの終了に関する重要なベスト プラクティスをいくつか採用し、この状況で必ず適用してください。 次のものが含まれる場合があります。

  • スタッフに会い、進行中の作業から何を回収できるかを確認します。 あなたが持っていることさえ知らない大きな利点があるかもしれません。

  • 非難から離れて滞在することは、ここで素晴らしいアイデアです。 責任はとにかく一般的に役に立ちませんが、何をすべきかではなく、誰を非難するかに焦点を当てることは、このそうでなければ不幸な結果から肯定的な結果を得る機会を奪うことができます。

    ラップアップ会議を行ってプロジェクトを終了し、すべてのチーム メンバーの参加に感謝します。 学習したレッスンやその他のプロジェクト ドキュメントが、作業製品と共に記録およびアーカイブされていることを確認します。

  • 真のコストとベネフィットを計算できるように、プロジェクトの最終的な会計処理があることを確認します。 また、あなたの下請負業者を忘れないでください。 未処理のすべての請求書が解決され、長期サブスクリプションなどのベンダーに未処理の請求書がないことを確認します。 結局のところ、あなたはすぐに次のプロジェクトで再び彼らと一緒に働いているかもしれません。

プロジェクトを今すぐ停止する利点

それはすべての悪いニュースではありません。 ビジネス レビューの一環として、プロジェクトの現在までの投資に関して、指摘する価値のあるリターンがいくつか存在する可能性があります。

最初に最も明白な利点は、プロジェクト チーム メンバーの新しい可用性です。 このプロジェクトで作業していない場合は、すぐに他のプロジェクトで使用できるようになります。

次はサルベージです。 進行中の作業を他の目的にどの程度適応できるかは、多くの場合、驚くべきことです。 場合によっては、これは完全な (ただし、より控えめな) 製品になる可能性があります。 他の状況では、他のプロジェクトですぐに価値のある回復可能なモジュールが存在する可能性があります。 達成されたすべてを投げ出すのは、多くの場合、大きな間違いです。 事前に支払われたハードウェア、ソフトウェア、サブスクリプション、サービスなどの考え方をサルベージに含めます。 おそらく、組織の別の部分では、生産性の高いものにこれらのライセンスを使用できます。

ソフトベネフィットは、ほとんど常に士気が向上します。 停止する必要があるプロジェクトに取り組んでいるほとんどのユーザーは、そのプロジェクトが発生する前に停止する必要があることを認識しています。 ほとんどの場合、問題が恐れるのではなく、オープンな状態にあるという安心感があり、プロジェクトの終わりが雇用の終わりを意味するわけではないという知識は、通常、生産性の高いものに取り組むスタッフにとって素晴らしいニュースです。

キャリアはどうですか? エラーに関連付けられていますか?

2005年、KPMGはグローバルITマネジメント調査を実施しました。 その中で彼らは停止しなければならないプロジェクトについて議論し、あるコメンテーターは「期待される利益を提供する可能性が低いプロジェクトをキャンセルすることは失敗と見なされるべきではなく、そのようなプロジェクトを取り消すことができないはずである」と述べた。それは完全に理にかなっています。 あなたが続行すべきではないプロジェクトのチアリーダーである場合は、解決策ではなく、問題の一部になりました。

この予期しないプロジェクトの終了プロセスを実行する側面の利点は、"正直なブローカー" になることです。 あなたは立ち上がって悪いニュースを共有することを望んできました。その結果、経営陣との信頼性はほぼ確実に向上します。 プロジェクトを終了する良い仕事をした場合は、提供する多くのデータと利点もあります。 救済されたものの会計と、投資とリターンの両方の真の会計があります。 また、プロジェクトを取り消すことは必ずしも大惨事とは限らないと経営陣に知ってもらいたいので、組織の残りの部分の利点も指摘する必要があります。 結局のところ、チーム メンバーの可用性を解放することで、他のプロジェクトの成功の可能性が高くなります。

プロジェクトマネージャーがプロジェクトで終了することを望んでいません。 それは私たちの性質ではありません。 しかし、これはプロジェクト マネージャーであることの自然な部分であり、すべてのプロジェクト マネージャーが直面する準備ができている必要があります。

著者について

Chris Vandersluis は、カナダに拠点を置く MICROSOFT 認定パートナーであるモントリオールの社長兼創設者です。 彼はマギル大学で経済学の学位を取得し、プロジェクト制御システムの自動化に30年以上の経験を持っています。 彼は、プロジェクト管理研究所 (PMI) の長年のメンバーであり、Microsoft Project Users Group (MPUG) のモントリオール、トロント、ケベックの各章の設立を支援しました。 クリスが執筆した出版物には、Fortune、Heavy Construction News、Computing Canada Magazine、PMI の PMNetwork が含まれており、彼は Project Times の定期的なコラムニストです。 彼はマギル大学で高度なプロジェクト管理を教え、多くの場合、北米と世界中のプロジェクト管理協会の機能で話します。 HMS Software は、TimeControl プロジェクト指向のタイムキーピング システムの発行元であり、1995 年から Microsoft Project Solution Partner です。

Chris Vandersluis には、次の電子メールで連絡できます。 chris.vandersluis@hms.ca

Chris Vandersluis による EPM 関連の記事をさらに読む場合は、HMS の EPM ガイダンス サイト (https://www.epmguidance.com/?page_id=39) を参照してください。