ダッシュボードの使用方法
この記事は、"From the Trenches" コレクションの一部です。 ここでは、EPM 環境でダッシュボードを使用することを決定するときに直面する可能性がある一般的な課題について説明します。 また、優れた見た目のダッシュボードの美しさによって、ユーザーがデータ ("系統"、更新されたデータなど) の品質を詳しく調べる必要がなくなる場合があることについて説明します。 さらに、高いデータ品質と完全性を確保するために、ダッシュボードのデータが承認プロセスをどのように経由する必要があるかについて説明します。 このホワイト ペーパーには、ユーザーの管理下にあるデータをユーザーが歪曲し、ダッシュボードに表示されるデータを不正確に表すことを回避するためのいくつかの技法が含まれます。 最後に、EPM 用のダッシュボードを作成するときに考慮する必要のあるいくつかの基本ルールについて説明します。
この記事の Word バージョンをダウンロードするには、「 ダッシュボードの指示」を参照してください。
その他の記事については、「 溝から」ホワイト ペーパーを参照してください。
ダッシュボードの使用方法
それは間違いありません。 ダッシュボードは大怒しています。 棒グラフ、ヒストグラム、円グラフ、信号機の警告ビューなど、経営陣はダッシュボードの即時応答に依存しているようです。
より迅速かつ迅速な結果を提供するためのビジネス文化の圧力が高まる中、ダッシュボードの需要はすぐには取り上げられない可能性が高くなります。
プロジェクト管理ソフトウェア業界は、プロジェクト管理データがダッシュボードに最適であるため、この種の表示のポスターの子です。 ダッシュボードに必要なデータの種類を見ると、いくつかの特性を見てみましょう。
表示および理解できる方法でグループ化されていますか?
タイムリーですか?
データの承認または審査プロセスはありますか?
差異を生み出すのに役立つ数値データまたは時刻/日付データはありますか?
これは、Microsoft Project Server などの Enterprise Project Management (EPM) システムのプロジェクト管理データで見つかるものです。
プロジェクト サーバーを含むほとんどの EPM システムには、いくつかのダッシュボード機能があることに驚く必要はありません。 Microsoft の場合、機能はビジネス インテリジェンス センターの SharePoint Server の提供を受けます。 このタイプのシステムは、SQL ベースのデータを調び、非常に幅広いグラフィカルディスプレイを生成できます。 そして、子猫と同じように、エグゼクティブが光沢のある新しいおもちゃよりも好きなものは何もありません。 プロジェクトからの即時フィードバックに対する上級管理職の要望は非常に厳しい場合があるため、基になるデータの準備が整う前に、多くのプロジェクト管理オフィスがディスプレイを提供するよう圧力をかけられる可能性があります。
"EPM ダッシュボードを作成できますか?私はかつて、オフィスでEPM環境の設計を手伝っている間に、ITの上級幹部から尋ねられました。
「確かに」と私は答えた。
「私たちは金曜日にそれを持つことができますか?」私の驚きにエグゼクティブに尋ねた。
「うーん、確か」と答えました。 「さて、今週の金曜日ではありません。 しかし、将来の金曜日」
彼は私のユーモアに全く面白くなかった。
それは知性のないマネージャーではなかったが、そのような人々が迅速な意思決定を可能にするために経験する圧力の基礎となる。
ダッシュボードは視覚的に刺激的であるため、多くの場合、表示を生成する何かを表すはずであることを忘れます。 そのため、ダッシュボードを作成する方法を見つける前に、アイコンが必要な色のカラー パレットを選ぶのに時間がかかりすぎる前に、ダッシュボード アリーナでいくつかの一般的な課題を見てみましょう。
オズ症候群のウィザード
彼らは最終的にカーテンを引き戻し、レバーを引っ張り、すべての印象的な「魔法」を生成するためにダイヤルを回していたただの普通の男を見つけたときオズのウィザードを覚えていますか?
人間の介入によって駆動される美しいディスプレイは、ダッシュボードに常に表示されます。 偉大なグラフィックス、素晴らしいアイコン、素晴らしい色、さらにはアニメーションや効果音など、デザインとプレゼンテーションに多くの作業が入ります。 問題は、誰もデータとダッシュボードの間のパスをトレースしていないということです。その結果、誰かがデスクに座って、どの色を作るインジケーターを手動で決定する必要があるかということです。
既存のダッシュボードを初めて見る場合は、ディスプレイを構成する生データの表示を常に求める価値があります。 「これはどういう意味で、このインジケーターがどこから駆動されているかを教えてもらえますか?」 は重要な質問です。 いくつかのインジケーターのミニ監査を行い、コンポーネント データに追跡します。
ダッシュボードを設計する場合も、同じ原則が適用されます。 すべての指標に対して、何らかのソースに戻る証跡が必要であり、文書化されている場合に最適です。 ダッシュボードが、Bob がプロジェクトに対する彼の気持ちをスプレッドシートに入力することによって駆動される場合は、彼に指示してもらうだけです。 より高速になります。
すべてを測定する
「測定できれば、ダッシュボードに配置します」と、一部のダッシュボード デザイナーのマントラのようです。
ダッシュボードの技術に巻き込まれるのは簡単で、測定可能で理解しやすいと思われるデータを見つけて、そこからインジケーターを作成すると、特定の内臓スリルがあります。 突然、コストの退屈な古いリストの代わりに、あなたは赤いゾーンや異なる色の矢印に変わる赤やタコメーターで満たされている温度計を持っています。 これは楽しいと思いませんか? Excel 2010 (または Excel 2013) の新しい条件付き書式機能を使用して、Excel で 30 分間試してみましょう。
問題は、エグゼクティブ ダッシュボードを作成しているユーザーが、それをまったく作成する必要があるかどうかを確認するために停止しないインジケーターを作成する能力に巻き込まれたときに発生します。 それは常に "どのようにそれを行うのですか?";場合によっては、"実行する必要がありますか" です。
ページに視覚的に刺激的なインジケーターが多数あるので、スペースシャトルのダッシュボードのように見えたら、宇宙飛行士のような何年ものトレーニングが必要になるか、生活をシンプルにする必要があることがわかります。
表示数を減らすべき基本的なルールを次に示します。すべてのインジケーターには潜在的なアクションが必要です。1 つ 1 つ。 そのため、信号機インジケーターがあり、赤い場合は、その場合に誰かが実行する必要がある適切なアクションが必要です。 単純な場合があります "この光が赤になると、プロジェクト マネージャーは PMO の責任者に詳細なレポートを表示する必要があります。アクションが何であるかに関係なく、アクションが存在する必要があります。
ハーフベイクプラン
材料が半分しかないケーキは食べません。特に、どの半分が欠けているか分からなかった場合。 ダッシュボードで、すべてのデータを把握する方法を教えてください。
リソース容量レポートの例を見てみましょう。 IT 用のリソース 信号機が赤色になりました (常に表示されるわけではありませんか?今、経営陣は問題を見たいと考えています。詳細を見ると、明らかな答えが表示されます。 IT 担当者が多いため、インジケーターは赤である必要があります。
この最初のヒストグラムは、問題を示しています。 赤い線は、組織の容量を示しています。 積み上げヒストグラムは、すべてのプロジェクトの要件を一緒に追加することによって予測される結合された要件を示します。 これが管理に提示するダッシュボードの場合は、より多くの作業を受け入れるか、すぐにスタッフのレベルを下げるかの決定は明らかです。
ちょっと待って。 スタッフレベル計画の削減が有効になる直前に、すべてのプロジェクトがダッシュボードビューで表されているかどうかを確認するために誰かに発生します。
彼らはできませんでした。
凡例に表示されたプロジェクトがいくつかありましたが、これらのプロジェクトの結果はヒストグラムに表示されませんでした。 結果はどこにありましたか? おそらく、これらのプロジェクトはまだ公開されていませんでした。 おそらく、完全なプロジェクトスコープがまだ決定されていたのです。 リソース要件が適切なレベルで定義されていない可能性があります。 データが改訂されると、2 番目のヒストグラムで、実際には人よりも多くの作業が行われ、より多くのスタッフを雇用し、契約容量を追加するか、将来いくつかのプロジェクトを遅延することを検討する必要があることを確認できます。データの一部だけを使用して同じビューを見てから行ったであろう正反対の決定。
問題はダッシュボードの設計ではありません。データの品質でもありません。 問題となるのは、データの完全性です。 この明らかな例では、自分の目で問題を見ることができますが、同じデータセット内に数百または数千のプロジェクトまたはサブプロジェクトがあるプロジェクト環境を想像してください。
データの一部のみを使用して意思決定を行うと、多くの場合、不適切な決定が行われます。 意思決定者がデータが不完全であるとさえ知らない決定を下すのが、せいぜい彼らに対する力を失うのです。
これを解決するには、何らかの承認プロセスでのデータのレビュー、またはおそらく、検証プロセスと、インジケーターの部分的な画像のみを見ているというデータベース ベースのインジケーターの組み合わせで解決できます。
最も前の日付
あなたが私のような場合は、冷蔵庫に到達し、あなたに最も近いチーズをつかみますが、あなたは「最高の前に」日付をチェックするべきではありませんか? ダッシュボード上のその美しい画像を構成するソース データの主題に取り組んでいる間に、そのインジケーターを生成しているデータの古さについての考え方はありますか?
ダッシュボード インジケーターの監査を行って、インジケーターを生成したデータが長時間更新されていないことを確認することだけが珍しくありません。 多くの場合、レビュー会議でこれを選ぶ鋭いエグゼクティブです。 これは、前回のレビュー会議のノートだけでなく、前回与えられたすべての配布資料のコピーを持ち込み、練習した目が最後の配布資料と新しい配布資料を見てデータを比較する人の一種です。
同一のインジケーターは、変更されていない (ほとんどのプロジェクト環境ではありそうもない) か、データが更新されていない (多くの組織ではるかに可能性が高い) ことを意味します。 多くの場合、自分のスプレッドシートの結果から生きて死ぬ財務の人、または多くのサブ台帳で構成される大規模なスプレッドシートファームでは、これは一般的なエラーです。 プロジェクト マネージャーやプロジェクト データを見る人は、厳しい注意を払わずにこのようなエラーをキャッチする可能性が低い場合があります。
最悪のシナリオは、一部のデータが更新され、現在であり、一部のデータがまったく更新されていないシナリオです。 したがって、おそらくフォワード計画はプロジェクトの半分で更新され、最後の期間の実績はそれらのプロジェクトに転記されましたが、残りの半分のプロジェクトでは実績が転記されなかったか、計画が更新されていませんでした。 ダッシュボード ビューまたは結果のデータに関する決定が行われる場合は、そのデータの現在の状態をどこかに表示する必要があります。
この種の問題は、データ内のいくつかの基本的なチェックとバランスを使用して解決することもできます。ダッシュボードに表示できます。 たとえば、簡単なテストでは、次のことを確認できます。
表示された期間のすべてのタイムシートが収集されました。そして
収集されたタイムシートの合計時間は、表示された合計時間とほぼ同じです。
データの血統
ディスプレイが美しいほど、「そのデータはどこから取得され、どの程度信頼性が高いですか?」と質問する可能性は低くなります。プロフェッショナルなグラフィカルなディスプレイにデータを配置する際にカウントされる端正さについて何かがあります。 データベースからデータを作成する場合は、多くの場合、そのデータが到着した場所から離れた場所に保持できます。 グラフィカル デザイナーは、いくつかの便利な検索フィールドと、そこからインジケーターを計算する方法を見つけ、検証されたプロセスを通じてこれらのフィールドが入力されているかどうか、何らかの監視、計算によって、またはデータが入力する人々によって "企業の品質" と見なされないかどうかを簡単に尋ねるのを無視できます。
おそらく、ソフトウェア開発プロジェクトと、未解決の新しく追加されたソフトウェアの問題の一覧に取り組んでおり、QA 部門がソフトウェアの一部としてリリース日に近づいて作成した優れた SharePoint の問題の一覧があります。 この種のリストは、ソフトウェアがリリースされる準備ができているかを示す重要な指標になります。 ただし、多くの異なるグループが新機能のアイデアや強化要求に同じリストを使用している場合、問題のリストをカウントするだけで、リストが別の目的で使用されるデータで汚染されたため、不適切なインジケーターが表示されます。
ダッシュボードのインジケーターに表示されるデータには、何らかのプロセスとその品質の検証が必要です。
全体像を見ていますか?
そのダッシュボードの信号レポートに戻り、IT ラインをもう一度見てみましょう。
IT には、6 月であり、両方のインジケーターが 20% 以上オフになっているため、特定の 1 年間のプロジェクトのスケジュールインジケーターとコスト インジケーターの両方に赤いライトがあるとします。
最高財務責任者は、詳細な結果を既に見て、彼はかなり怒っています。 1 月から 6 月の実績は、物語を示しています。
| ($,000s) | Jan | Feb | 03 月 | Apr | 5 月 | 6 月 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 予算 |
80 |
100 |
120 |
120 |
120 |
120 |
| 実際の日数 |
100 |
120 |
140 |
140 |
140 |
140 |
| 分散 |
20 |
20 |
20 |
20 |
20 |
20 |
| 累積分散 |
20 |
40 |
60 |
80 |
100 |
120 |
これまでのところ、プロジェクトはすでに予算を超えて$ 120,000であり、それは半分以上です! このペースで、CFOは、プロジェクトは元の130万ドルの予算よりも18%多くの費用がかかり、おそらく彼らは彼らの損失を削減し、プロジェクトをキャンセルする必要があると言います。
ただし、さらに詳しく見ると、画像は非常に異なって見えます。 プロジェクトが終了するまでの予定とコストは次のようになります。
| (,000s) | Jan | Feb | 03 月 | Apr | 5 月 | 6 月 | 7 月 | 8 月 | 9 月 | Oct | 11 月 | 12 月 | 合計 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 予算 |
80 |
100 |
120 |
120 |
120 |
120 |
120 |
120 |
120 |
120 |
100 |
80 |
1,320 |
| 実際の日数 |
100 |
120 |
140 |
140 |
140 |
140 |
120 |
100 |
80 |
40 |
0 |
0 |
1,120 |
| 分散 |
20 |
20 |
20 |
20 |
20 |
20 |
0 |
(20) |
(40) |
(80) |
(100) |
(80) |
(200) |
| 累積分散 |
20 |
40 |
60 |
80 |
100 |
120 |
120 |
100 |
60 |
(20) |
(120) |
(200) |
これで、ストーリーの詳細が表示されます。 プロジェクトは予想よりも速く実行されています。 実際には、12 月ではなく 10 月中旬に完了する予定であり、予算の下で $200,000 を完了する予定です。
これは、シンプルなダッシュボードとその解釈方法に関する課題です。 ダッシュボードは完全に正確でしたが、赤かった理由は良く、悪くはありません。
ダッシュボード インジケーターは、アクションを実行する必要があり、どこで見るべきかをエグゼクティブに警告する必要がありますが、全体像を示すより詳細なデータに同じエグゼクティブを導く必要もあります。
ゲーマーの豊富な
これで、ダッシュボードが不適切な意思決定を誤って管理しないようにするためにできることがいくつかあります。これは大きなステップです。 ただし、ダッシュボードタイプのインジケーターが利用可能になるとすぐに、ユーザーはそれらを独自の利点に使用することをお勧めします。 コントロールの下でデータをスキューして悪く見ないようにすることで、ユーザーがプロセスをゲーム化することは完全に理解できます。
ユーザーがプロセスのゲームを試みようとする妨げにはなっていませんが、これらのゲーマーのイベントを回避するためのいくつかの手法があります。
プロセスを変更する
プロセスを常に変更することで、プロセスをゲーム化するのが難しくなります。プロセスを理解したと思う人の先を行こうとしています。検索エンジンの最適化の検索エンジンビジネスのすべての人がこれを知っていますが、これに対する課題は、プロセスを変更し続け、変更のすべての人をトレーニングするために必要な膨大な量の作業です。
ニンジンなし、スティックのみ
もう 1 つのオプションは、ゲームでプロセスをキャッチしたユーザーを規範化することです。 これは難しい問題です。 Peopleデータについて明らかに嘘をついている人は問題に陥るはずですが、プロセスの抜け穴を見つけるだけの人を罰することは、一般的に士気に悪いです。
小切手と残高
これは通常、ゲーマーに対して最も強力なツールです。 他のデータとのバランスを取る必要があるさまざまなソースのデータがある場合、誰かが自分の管理下にあるデータだけを操作し、ダッシュボード プロセスを優先して倒すのが非常に困難になります。 もちろん、データ内でそのようなチェックとバランスを見つけることが常に可能であるとは限りませんので、警戒は常に良いことです。
いくつかの基本的なルール
さて、私たちが言ったことのいくつかをまとめましょう。 強力に見えるダッシュボードの作成は技術的には難しいわけではありませんが、ダッシュボードの設計とプロジェクト管理プロセスに実装できる基本的なルールがいくつかあります。これにより、そのようなダッシュボードから出てくる決定が適切かつ効果的であることを確認できます。
上で説明した基本的な概念の概要を次に示します。
インジケーターはソース データにトレースバックする必要があります
インジケーターは、手動で入力した人の意見や感情だけでなく、実際には環境の詳細なデータ内の何かを表していることを確認します。
すべてのインジケーターにアクションが必要
すべてのインジケーターにはアクションが必要です。1 つ 1 つ。 アクションが何であるかに関係なく、アクションが存在する必要があります。 これは、インジケーターの数を妥当なレベルに維持するのにも役立つ可能性があります。
データが完了しているか、データが完了していないことを示す必要があります。
部分的な画像だけを見ながら不適切な決定が行われないように、データが完全であるか不完全であるかが表示から明らかになっていることを確認します。
表示にはタイムラインを表示する必要があります
一部のデータが更新され、他のデータが更新されない場合は、古いデータまたは古いデータと新しいデータの組み合わせに基づく不適切な決定が回避されるように、データの更新日がダッシュボードに表示される必要があります。
進行中の方法でデータ品質を確認する
ダッシュボードには、インジケーターを駆動するデータの定期的なレビューと、意思決定プロセスをユーザーがゲームしないようにするための定期的な更新が必要です。 一部の組織では、主要なインジケーターとトレースを結果からソース データに戻し、数式とデータの品質を確認して変更されていないことを確認する定期的な監査プロセスを実装します。 もちろん、常にこれを行うことはできませんが、これらのきれいな信号機が緑色、赤、または黄色に変わるのは健全なアイデアです。
幸せなダッシュボード!
関連情報
Microsoft Project Server でダッシュボードを実行する方法の詳細については、TechNet のいくつかの優れた記事を読むことをお勧めします。
Microsoft Project Server 2010 Reporting by Jean-Francois LeSaux and Steven Haden from Microsoft Consulting Services (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=222672) によって作成されたExcel Services
Blaise Novakovic、Jean-Francois LeSaux、Steven Haden、Microsoft コンサルティング サービスによって作成された Microsoft Project Server 2010 のダッシュボードの作成 (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=222669)
著者について
Chris Vandersluis は、カナダに拠点を置く MICROSOFT 認定パートナーであるモントリオールの社長兼創設者です。 彼はマギル大学で経済学の学位を取得し、プロジェクト制御システムの自動化に30年以上の経験を持っています。 彼は、プロジェクト管理研究所 (PMI) の長年のメンバーであり、Microsoft Project Users Group (MPUG) のモントリオール、トロント、ケベックの各章の設立を支援しました。 クリスが執筆した出版物には、Fortune、Heavy Construction News、Computing Canada Magazine、PMI の PMNetwork が含まれており、彼は Project Times の定期的なコラムニストです。 彼はマギル大学で高度なプロジェクト管理を教え、多くの場合、北米と世界中のプロジェクト管理協会の機能で話します。 HMS Software は、TimeControl プロジェクト指向のタイムキーピング システムの発行元であり、1995 年から Microsoft Project Solution Partner です。
Chris Vandersluis には、次の電子メールで連絡できます。 chris.vandersluis@hms.ca
Chris Vandersluis による EPM 関連の記事をさらに読む場合は、HMS の EPM ガイダンス サイト (https://www.epmguidance.com/?page_id=39) を参照してください。